Die Cloud hat in der Debatte „Cloud gegen Telefonanlage vor Ort“ bei Sprachverbindungen die Nase vorn. Die meisten Unternehmen wechseln in die Cloud und entscheiden sich im Rahmen dieser Migration zunehmend für das Modell „Einheitliche Kommunikation als Dienstleistung“ (Unified Communications as a Service, UCaaS).
Tatsächlich sind die Bereitstellungen von vor Ort betriebenen Telefonielösungen in den letzten Jahren weniger geworden, während die Bereitstellung von Cloudlösungen zugenommen hat.
Kommunikation am Arbeitsplatz – Lizenzen und Stückzahlen | Q3 2017–Q3 2020
Zwischen dem dritten Quartal 2017 und dem dritten Quartal 2020 ist der Absatz von IP-Leitungen vor Ort um 6 % zurückgegangen. Der Telefongeräteabsatz ist im selben Zeitraum um 29 % eingebrochen und der Absatz von UC-Anwendungen vor Ort sank um 4 %. Im Quartalsvergleich ist der Absatz an IP-Leitungen vor Ort um 9 % zurückgegangen, während 11 % weniger Telefone ausgeliefert wurden.
Die Anpassungsmaßnahmen, die Unternehmen nach Ausbruch der COVID-19-Pandemie zur Wahrung eines unterbrechungsfreien Geschäftsbetriebs ergriffen haben, deuten darauf hin, dass diejenigen, die nicht in die Cloud wechseln, das Risiko eingehen, abgehängt zu werden.
Hinweis: Zahlen in Tausend
Quelle: Wainhouse, Q3 2020 „UC SpotCheck“ („UC-Stichprobe“
Der Wechsel in die Cloud wird weiterhin durch den Faktor beeinflusst, dass viele PBX das Ende Ihrer Lebensdauer erreichen und von ihren Herstellern bald nicht mehr unterstützt werden. Es kann sehr schwer sein, Personal für die Verwaltung einer veralteten PBX-Anlage zu finden, da sich die meisten Administratoren auf moderne Cloudlösungen verlagert haben.
Beim Übergang zu hybriden Arbeitsumgebungen spielt die Modernisierung der Kommunikation für den Geschäftserfolg eine entscheidende Rolle. In absehbarer Zukunft werden viele Mitarbeiter weiterhin zu Hause oder an anderen Standorten außerhalb des Unternehmens arbeiten.
„Unsere Marktrecherche zeigt, dass Unternehmen weltweit zwar damit beginnen, ihre Mitarbeiter in die Büros zurückzuholen, jedoch 38 % dieser Unternehmen einen höheren Anteil an mobiler Arbeit als vor der Pandemie haben werden. Unternehmen versprechen sich von einheitlicher Kommunikation (UC) weiterhin Produktivitätssteigerungen, da sie ihren Mitarbeitern dadurch mehr Werkzeuge an die Hand geben und ihnen größere Flexibilität ermöglichen können, beispielsweise in den Bereichen kollaboratives Arbeiten, Video und Sprachkommunikation. Mit der Cloud stehen Administratoren zusätzlich zu den neusten und aktuellsten Funktionen und Anwendungen auch mehr sOptionen für Bereitstellung und Verwaltung der einheitlichen Kommunikation zur Verfügung.“
Ein Vorteil der Verlegung von Sprachverbindungen in die Cloud ist das oftmals in diesen Lösungen enthaltene komplette UCaaS-Angebot, das die interne und externe Kommunikation über mehrere Modalitäten hinweg erleichtert und reine Sprachlösungen ersetzt.
Viele Unternehmen bevorzugen zudem eine Cloudlösung. Die Ausgaben können auf diese Weise transparenter gesteuert werden, und es wird möglich, die Dienste entsprechend den schwankenden Geschäftsanforderungen auszubauen oder zurückzufahren.
Die Kommunikationsbedürfnisse der meisten Unternehmen übersteigen mittlerweile die Fähigkeiten veralteter PBX-Telefonanlagen. Mitarbeiter arbeiten zunehmend zu Hause oder an anderen Standorten außerhalb des Unternehmens. Es wird immer Bedarf an Mitarbeitern bestehen, die ständig unterwegs sind und daher ihre persönliche und geschäftliche Kommunikation ganz auf Mobilgeräten erledigen. Cloudbasierte Kommunikation verzeichnet deshalb schnelles Wachstum, auch weil Unternehmen erkennen, dass eine Cloudlösung Flexibilität, Einfachheit und geringere Gemeinkosten bedeutet.
Anstatt einfach eine alte Telefonanlage durch eine neue zu ersetzen, können Sie den Wechsel nutzen, um erweiterte einheitliche Kommunikationsmöglichkeiten wie Chat und Meetings zu bieten, mit denen Ihre Mitarbeiter produktiver und effektiver werden. Ihre Telefonielösung sollte es Benutzern mühelos ermöglichen, zwischen Chat, Anrufen und Meetings hin- und herzuwechseln. Sie sollte außerdem ein intuitives Erlebnis über verschiedene Geräte hinweg, von Mobilgerät zu Desktop oder Tischtelefon, bieten.
Wenn Sie diese Gelegenheit ergreifen und die Fähigkeiten Ihrer Telefonanlage um den vollen Funktionsumfang einer UCaaS-Lösung erweitern, verschaffen Sie sich gleich mehrere Vorteile:
UCaaS-Triebkräfte
Umfragen von Omdia Research ergaben, dass die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität zu den Hauptgründen gehört, weshalb Unternehmen zu einheitlicher Kommunikation als Dienstleistung übergehen. Ein weiterer Antrieb sind Initiativen zur Bewältigung des digitalen Wandels, die durch die Pandemie Auftrieb bekamen, als ganze Belegschaften für unbestimmte Zeit ins Homeoffice geschickt wurden. Führungskräfte haben den Anspruch, dass dieser Wandel ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt, flexibel und mobil zu arbeiten, damit die Unternehmen wettbewerbsfähig und reaktionsschnell bleiben und zudem die Gesamtbetriebskosten gesenkt werden können.
Zoom Phone ist eine wichtige Komponente der Zoom-UCaaS-Plattform, die ein nahtloses Erlebnis über verschiedene Kommunikationsformen hinweg bietet. Zu den Hauptvorteilen von Zoom als einheitliche Kommunikationsplattform gehören:
Eine vollständige Liste der verfügbaren Funktionen und weitere Informationen zur Hardware finden Sie auf der Zoom Phone-Website.
Zoom bietet sich als kostengünstige Lösung für Unternehmen an, die auf UCaaS umstellen. Dies konnte Nemertes Research in seiner Kosten-Nutzen-Analyse 2020 „Workplace Collaboration and Contact Center“ („Kollaboratives Arbeiten und Contact Center“) zeigen. Die jährlichen Betriebskosten pro Lizenz wurden für Zoom auf 525 USD geschätzt, während der Branchendurchschnitt bei 1196 USD lag. Die Mehrheit der befragten Unternehmen, die sich bei ihrer Kommunikation auf Zoom verlassen, befanden Zoom im Vergleich zur Konkurrenz für überlegen, weil es zu Hause oder unterwegs arbeitende Mitarbeiter unterstützt.
Vorteile einer Umstellung auf Zoom Phone
World Fuel Services hatte ein veraltetes Telefonsystem, das ausufernde Serviceverträge und Verwaltung vor Ort erforderte und steigende Wartungskosten verursachte. Das Unternehmen wechselte mit Zoom Phone in die Cloud, führte dadurch Lösungen zusammen, sparte Geld, wurde betrieblich flexibler und verbesserte die Wirtschaftlichkeit.
Zoom Phone bietet Unternehmen flexible Optionen, um die Cloud-PBX mit dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) zu verbinden. Zu diesen Optionen gehören lokale PSTN-Dienste und die Nutzung bereits bestehender oder bevorzugter Telekommunikationsanbieter (Bring Your Own Carrier, BYOC).
Zoom Phone bietet lokale PSTN-Verbindungen in 47 Ländern und Gebieten und erweitert sein Portfolio laufend um neue Regionen. Die flexiblen Abonnements von Zoom Phone tragen den Bedürfnissen von Unternehmen jeder Größe Rechnung, sei es ein multinationaler Großkonzern oder ein Kleinunternehmen, das nur in einem einzigen Land angesiedelt ist.
Das Angebot umfasst regionale Abos für Firmen in den USA und in Kanada, im Vereinigten Königreich und in Irland, in Australien und Neuseeland sowie den Plan Global für Unternehmen außerhalb dieser Regionen. Verfügbar sind Verträge für zeitlich unbegrenzte Telefonate oder Berechnung nach Gebührentakt sowie gebührenfreie Nummern.
Mit der BYOC-Option von Zoom Phone kommen Sie in den Genuss aller Vorteile und Funktionen von Zoom Phone, während Sie Ihre bestehenden Dienstleisterverträge, Rufnummern und Gesprächstarife bei Ihrem bisher bevorzugten Netzbetreiber beibehalten. Sie gewinnen dadurch mehr Flexibilität und Kontrolle beim Wechsel Ihres Unternehmens in die Cloud.
Dank Zoom Phone BYOC kann die PSTN-Verbindung vom Firmengelände des Kunden mit Trunk-Leitungen aus der als „lokales Peering“ bekannten älteren Peeringtechnologie hergestellt werden. Eine andere Möglichkeit ist das „Cloud-Peering“, wobei die Anbindung vom gewünschten PSTN-Cloudanbieter zu unserer UCaaS-Cloud erfolgt.
„Zuerst dachten wir, dass Zoom Phone nicht infrage kommen würde, weil es in Kolumbien nicht unterstützt wurde. Aber dann erfuhren wir, dass wir unseren eigenen Netzbetreiber behalten konnten – wir konnten für Zoom Phone also das PSTN-Netz von Columbia Telefonica nutzen.“
Beziehen Sie Folgendes in Ihre Überlegungen ein, wenn Sie Ihre Sprachkommunikation in die Cloud verlagern möchten:
Machen Sie Unterstützer in der Führungsetage aus und einigen Sie sich auf Kriterien, an denen der Geschäftserfolg gemessen wird. Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Team aus dem ganzen Unternehmen zusammen, das Ihre Anforderungen repräsentiert.
Ermitteln Sie Profile, Anwendungsfälle und individuelle Sprachszenarien. Definieren Sie, inwiefern die vorgeschlagene Lösung die Anforderungen für jeden Benutzertyp erfüllt. Identifizieren Sie Abhängigkeiten, wie Jahresabschluss oder Feiertage, welche die Zeitplanung für Ihre Bereitstellung einschränken können.
Denken Sie daran, dass eine Cloudlösung in der Regel mit weniger Vorabkosten verbunden ist als eine Vor-Ort-Lösung. Mit einer Cloudlösung sind Ihre Ausgaben vorhersehbarer und Verträge können normalerweise jährlich oder monatlich abgeschlossen werden.
Sind Sie auf die Nutzung von Elementen Ihrer älteren Anlage angewiesen, die durch den Wechsel in die Cloud modernisiert werden könnte? Diskutieren Sie Ihre Optionen mit Anbietern. Wie viele Benutzer werden ein Tischtelefon und wie viele ein Softphone mit einem USB-Gerät wie beispielsweise einem Headset nutzen? Wie statten Sie Benutzer aus, die in erster Linie unterwegs arbeiten?
Wenn Sie mehrere Standorte unterhalten, möchten Sie die Cloudlösung vielleicht zuerst an einem kleineren Standort bereitstellen, damit Ihr Team sich mit dem Onboarding-Prozess vertraut machen kann. Achten Sie darauf, genügend Zeit für die Portierung von Rufnummern und das Versenden von Mitteilungen einzuplanen, um Beteiligten und Endbenutzern die Umstellung bewusst zu machen.
Planen Sie Zeit ein, um Endbenutzer für die neuen Möglichkeiten zu schulen, wenn Sie zu einer neuen Kommunikationsplattform wechseln oder auch nur Modalitäten zu Ihrer bestehenden Plattform hinzufügen. Stimmen Sie die Schulung auf den Zeitplan für die Umstellung/Migration ab, damit die Benutzer sich mit der neuen Lösung wohlfühlen. Handouts, Videos und moderierte Schulungen sind jeweils gute Möglichkeiten. Ermitteln Sie Mitarbeiter im Unternehmen, die Neuerungen gegenüber aufgeschlossen sind, sodass sie individuelle Teams bei der Umstellung unterstützen können.
Alle Kunden von Zoom Phone haben Anspruch auf drei Unterstützungsmeetings mit dem Zoom Phone Enablement Team bei der Bereitstellung, um Einstellungen im Web-Portal festzulegen. Ebenfalls verfügbar sind die folgenden Selfservice-Ressourcen:
Das Professional-Services-Team von Zoom kann Kunden, die komplexere Bereitstellungen benötigen, oder Kunden, die während der Migration fachkundige technische Anleitung und Projektmanagement wünschen, folgendermaßen unterstützen:
„Das ist die beste Produkteinführung, die ich jemals erlebt habe. Die Benutzer hätten gar nicht bemerkt, dass wir auf ein neues System umstellen, wenn sie nicht hätten migrieren müssen … in einem Zeitfenster von sechs Wochen. Wir hatten es hier schon mit Projekten zu tun, die nicht annähernd so groß waren wie der Wechsel einer Telefonanlage und trotzdem mehrere Monate gedauert haben.“
„Wir beschlossen, uns direkt an die Experten zu wenden, um mögliche Probleme zu vermeiden, denen wir ohne Unterstützung sicher gegenübergestanden wären. Das Ganze war völlig intuitiv und durch das Sicherheitsnetz konnten alle Beteiligten Ruhe bewahren … und auch der Preis war fair. Alles verlief problemlos und ohne Überraschungen.“
„Früher brauchte jeder ein Tischtelefon. Mit Zoom war dieses Tischtelefon nicht mehr unbedingt erforderlich. Aufgrund dieses Wandels ging der Gebrauch von herkömmlichen Telefonen stark zurück. Aus der ROI-Perspektive hat uns die Einführung von Zoom Phone eine Kostensenkung von 30 % bis 40 % gebracht.“
„Uns erschien eine cloudbasierte Telefonieplattform, die ohne SIP-Trunks mit potenziellen punktuellen Ausfällen und ohne SIP-Vermittler auskam, als attraktiv, denn Zoom Phone ist ein wahrhaft globaler Telefonieanbieter. Wir fanden auch heraus, dass Zoom Phone im Vergleich zu führenden Alternativen günstiger ist und wir im Vergleich zu unserem vorhandenen Telefonsystem deutliche Einsparungen erzielen konnten.“
„Unsere alte [Vor-Ort-]Telefonanlage war nicht mehr zeitgemäß. Sie war veraltet, kostspielig und aus technischer Sicht schwer zu warten. Neue Telefone mussten wir von einem Netzwerktechniker installieren lassen.“
