Ngoài phí cấp giấy phép: Tổng chi phí triển khai một nền tảng cộng tác tích hợp AI cho nhân viên

Cho dù bạn là doanh nghiệp lớn mua ứng dụng kinh doanh cốt lõi cho mọi nhân viên trong công ty sử dụng hay chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ mua bộ điện thoại cho văn phòng, thì hầu hết các quyết định mua sắm CNTT đều phụ thuộc vào hai yếu tố chính là chi phí và giá trị.

Mức giá là bao nhiêu? Chi phí thực tế ngoài mức giá ghi trên nhãn còn bao gồm chi phí giấy phép, chi phí tiện ích bổ sung như lưu trữ trên đám mây hoặc dịch vụ hỗ trợ cao cấp và chi phí bảo trì hệ thống liên tục trong một, năm hoặc mười năm nữa là bao nhiêu? 

Giá trị mang lại cho tổ chức của bạn là gì? Sản phẩm công nghệ cụ thể này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tăng doanh thu, giảm thiểu rủi ro, cải thiện hoạt động hay giúp đỡ nhân viên của bạn như thế nào? Và lợi ích đó có xứng đáng với chi phí bỏ ra hay không?

Trên thực tế, việc định lượng đầu tư vào CNTT có thể là một thách thức, không chỉ khi ngân sách eo hẹp và kinh tế bất ổn. Dù kinh doanh có thuận lợi đến đâu, lãnh đạo của bạn sẽ muốn thấy các công cụ và công nghệ mà bạn đưa vào sử dụng mang lại được giá trị, đặc biệt khi đó là những công cụ mà nhân viên sử dụng hàng ngày, như nền tảng cộng tác và giao tiếp của bạn. Đánh giá tổng chi phí sở hữu, hay TCO, giúp bạn xây dựng một đề án kinh doanh vững chắc và đánh giá hiệu quả chi phí cũng như giá trị của các khoản đầu tư tiềm năng của bạn.

TCO là thước đo theo thời gian về toàn bộ tác động kinh tế của khoản đầu tư trong toàn bộ vòng đời của khoản đầu tư đó. Chúng ta thường nghĩ rằng chi phí là tổng số tiền mà bạn thanh toán trên hóa đơn, nhưng nhiều giao dịch mua cũng đi kèm với chi phí bổ sung. Bạn có thể có vốn để mua một căn nhà, nhưng bạn có đủ khả năng trang bị nội thất, trả tiền bảo hiểm và thuế bất động sản, bảo trì căn nhà và dành ngân sách để sửa chữa khi bình nước nóng của bạn bị hỏng không?

Tương tự, với khoản đầu tư vào CNTT, TCO bao gồm cả chi phí ban đầu cũng như những khoản thanh toán bạn cần chi trả sau này. Bạn có thể chia khoản này thành ba phần dựa trên thời gian:

• Ngày 0 thường là chi phí liên quan đến việc cấp giấy phép. Đó là chi phí có trong báo giá và chi phí được trả trực tiếp cho nhà cung cấp. Bạn có thể thấy những chi phí này trong hóa đơn nguyên vật liệu, báo giá hoặc hóa đơn.
• Ngày 1 bao gồm chi phí một lần để cấp cho người dùng quyền truy cập giải pháp. Ví dụ bao gồm chi phí triển khai và thực hiện cũng như chi phí đào tạo cho nhân viên của bạn.
• Ngày 2+ liên quan đến chi phí liên tục cho việc quản lý, hỗ trợ và duy trì giải pháp, qua đó đảm bảo giải pháp luôn hoạt động. 

So sánh về mức chi phí Ngày 1

Tiếp theo, hãy xem xét các chi phí liên quan đến Ngày 1 như triển khai và đào tạo. Thường khi triển khai một giải pháp mới, bạn cần thanh toán cho một nhà cung cấp bên ngoài hoặc tận dụng nguồn lực nội bộ để cấu hình hệ thống, đào tạo đội ngũ CNTT và nhân viên của bạn và triển khai giải pháp, tất cả đều làm tăng mức tổng chi phí của bạn. Việc cắt giảm thời gian và nguồn lực dành cho những công việc này có thể giúp giảm TCO của bạn. Đó là lý do tại sao một nền tảng trực quan, dễ sử dụng lại quan trọng đến vậy.

Một nghiên cứu về TCO của Metrigy năm 2023 do Zoom ủy quyền đã cho thấy 86% người dùng mới của Zoom có thể bắt đầu sử dụng trong thời gian chưa đến 30 phút so với mức trung bình là 72% của các nhà cung cấp khác. Ngoài ra, phần trăm người dùng mới của Zoom không cần đào tạo là 54% so với mức 41% người dùng của Microsoft Teams. Theo báo cáo của Metrigy, lý do được đề cập nhiều nhất cho việc không cần đào tạo là vì Zoom dễ sử dụng.

So sánh về mức chi phí Ngày 2+

Cuối cùng, đừng quên xem xét về chi phí vận hành và bảo trì Ngày 2+ của bạn. Đây là những chi phí liên tục và thường “tiềm ẩn” để duy trì và hỗ trợ một giải pháp. Khi giải pháp của bạn dễ sử dụng đối với nhân viên, đồng thời đủ đơn giản để giúp các quản trị viên CNTT dễ dàng duy trì và quản lý người dùng, thì giải pháp đó có thể giúp giảm tổng chi phí của bạn.

Metrigy đã chứng minh rằng do Zoom dễ quản trị nên có thể giúp tiết kiệm chi phí. Để quản lý số lượng người dùng như nhau, nền tảng của chúng tôi chỉ cần số lượng nhân viên CNTT làm việc toàn thời gian ít hơn 15% so với các nhà cung cấp khác được đánh giá trong nghiên cứu này.

Việc đánh giá chi phí đầu tư CNTT của bạn có thể phức tạp, nhưng việc xem xét các yếu tố ngoài chi phí giấy phép ban đầu là điều có ích. Tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp của bạn, việc thêm các tính năng AI và các tính năng cộng tác khác vào giấy phép hiện có thực sự có thể tốn kém hơn và về lâu dài, chi phí duy trì một hệ thống phức tạp thậm chí có thể gia tăng số tiền bạn phải trả nhiều hơn.

Để có mức tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp hơn, hãy thử Zoom Workplace . Dịch vụ này tổng hợp các công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, bao gồm cả chức năng AI tạo sinh của Zoom AI Companion. Bạn có thể giúp nhân viên cộng tác hiệu quả hơn và làm việc năng suất hơn với các bản tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra, email nháp và tin nhắn Team Chat với sự hỗ trợ của AI cùng nhiều tính năng khác. Tất cả đều không mất thêm phí nếu bạn đã có các dịch vụ trả phí được chỉ định trong tài khoản người dùng Zoom.*

Bạn đã sẵn sàng xem Zoom có thể giúp tổ chức của bạn giảm mức TCO như thế nào chưa? Yêu cầu demo để xem nền tảng tích hợp mọi tính năng của chúng tôi hoạt động trên thực tế.

*Ghi chú: AI Companion có thể không khả dụng ở tất cả các khu vực hoặc phân khúc ngành.

Ghi chú của biên tập viên: Blog này ban đầu được xuất bản vào tháng 12 năm 2023 và đã được cập nhật vào tháng 2 năm 2024 để đảm bảo cung cấp thông tin gói mức giá cập nhật nhất.