AI Companion Vergaderen en chatten Telefoonsysteem Rooms & Workspaces Zoom Workplace AI

Meer dan alleen de licentiekosten: de totaalprijs om werknemers een AI-gestuurd samenwerkingsplatform te bieden

6 minuten lezen

Bijgewerkt op February 09, 2024

Gepubliceerd op December 04, 2023

Voorbij de licentiekosten

Of het nu een grote onderneming is die een belangrijke bedrijfstoepassing voor haar werknemers koopt of een klein bedrijf dat een reeks telefoons voor kantoor aanschaft, bij de meeste IT-aankoopbeslissingen draait het om twee grote factoren: kostprijs en waarde.

Wat gaat het kosten? Wat is de  werkelijke kostprijs naast het prijskaartje, als je rekening houdt met licenties, add-ons zoals cloudopslag of premier-ondersteuning en doorlopend systeemonderhoud voor één, vijf of tien jaar lang? 

Welke waarde biedt het je organisatie? Hoe helpt deze technologie je bedrijf de omzet te vergroten, risico's te beheersen, je activiteiten te verbeteren of hoe is ze je werknemers anders van dienst? En is dit voordeel de kostprijs waard?

Het klopt dat IT-investeringen moeilijk kwantificeerbaar zijn, en niet alleen wanneer het budget krap en de economie onzeker is. Zelfs in tijden van bedrijfsgroei willen je managers zien dat de hulpmiddelen en technologieën die je introduceert waarde hebben; zeker als je werknemers ze dagelijks gebruiken, zoals je communicatie- en samenwerkingsplatform. Door de totale eigendomskosten, of TCO, te evalueren, kun je een sterke businesscase samenstellen en de kosten-batenanalyse en waarde van je potentiële investeringen beoordelen.

Berekening van de totale eigendomskosten (TCO)

TCO is een op tijd gebaseerde meting van de volledige economische impact van een investering gedurende de volledige levenscyclus ervan. We zien de kostprijs vaak als de totaalprijs op een factuur, maar bij vele aankopen komen extra kosten kijken. Misschien heb je voldoende kapitaal om een huis te kopen, maar heb je wel voldoende geld om het te bemeubelen, verzekeringen en onroerendgoedbelasting te betalen, het te onderhouden en reparaties, zoals aan een defecte boiler, te laten uitvoeren?

Ook bij een IT-investering omvat TCO de voorafgaande en latere kosten. Je kunt dit opsplitsen in drie op tijd gebaseerde onderdelen:

  • Dag 0 is doorgaans de kostprijs van de licentie. Dit staat op de offerte en wordt rechtstreeks aan de leverancier betaald. Deze kostprijs is terug te vinden in de stuklijst, op de offerte of factuur.
  • Dag 1 is de eenmalige kostprijs om gebruikers toegang te bieden tot de oplossing. Voorbeelden hiervan zijn de uitrol- en implementatiekosten, alsook training voor je werknemers.
  • Dag 2+ houdt de lopende kosten in voor het beheren, ondersteunen en onderhouden van de oplossing, d.w.z. om alles draaiende te houden. 

Een vergelijking van TCO: hoe staat het Zoom-platform ervoor?

We vergelijken het Zoom-platform met Microsoft aan de hand van deze TCO-vergelijking over dag 0, dag 1 en dag 2+ met een hypothetisch scenario.

In dit scenario werk je voor een onderneming met 1000 werknemers in uiteenlopende geografische regio's. Je hebt een aantal fysieke kantoren met 20 vergaderruimtes en 40 telefoons in gemeenschappelijke ruimten. We gaan er ook van uit dat alle werknemers al over een Microsoft Office 365 E3 ELA-pakket beschikken. 

Je bent op zoek naar een oplossing waarmee je al je werknemers toegang tot AI-mogelijkheden wilt bieden. Bovendien wil je voor je hybride werknemers beter verbonden kantoren creëren die goed samenwerken. Dit doe je door je vergaderruimten uit te rusten met mogelijkheden voor videovergaderingen en cloudtelefonie in te voeren voor de telefoons in gemeenschappelijke ruimten.

Kostenvergelijking op dag 0

Bij Microsoft loop je extra kosten op voor add-ons of externe leveranciers, als je toegang wilt krijgen tot bepaalde functies. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je afzonderlijke licenties voor add-ons moet toevoegen aan de Microsoft E3 ELA, zoals add-ons voor Teams Premium om live vertalingen tijdens vergaderingen en samenvattingen van vergaderingen te krijgen. Bovendien zou je ook Copilot-licenties moeten aanschaffen, zodat je werknemers toegang tot AI krijgen. Of Teams Phone met een belabonnement en add-ons voor gedeelde apparaten om telefonie in de hele organisatie mogelijk te maken. 

Daarnaast worden sommige mogelijkheden, zoals sms of cloudvideo-interop, niet door Microsoft zelf aangeboden en is een afzonderlijke licentie van derden vereist. Met Zoom kun je je Office 365 E3 ELA-pakket behouden en een Zoom Workplace Onderneming Premier-abonnement toevoegen met onder andere AI-mogelijkheden, cloudtelefonieen samenwerkingsruimten met videomogelijkheden, maar dan tegen een lagere dag 0-kostprijs voor jou.
Dag 0-kostprijs

Kostenvergelijking op dag 1

Laten we nu kijken naar de kosten op dag 1, zoals implementatie en training. Vaak moet je, wanneer je een nieuwe oplossing implementeert, een externe leverancier betalen of interne mensen inzetten om het systeem te configureren, je IT-team en werknemers trainen en de oplossing uitrollen, waardoor de totale kostprijs toeneemt. Door de tijd en middelen voor die taken te beperken, kun je je TCO verlagen. Net daarom is een gebruiksvriendelijk en intuïtief platform zo belangrijk.

Uit een door Zoom opgedragen TCO-onderzoek van Metrigy in 2023 is gebleken dat 86% van de nieuwe Zoom-gebruikers in minder dan 30 minuten operationeel was, in vergelijking met gemiddeld 72% bij andere leveranciers. Bovendien had 54% van de nieuwe Zoom-gebruikers geen training nodig, ten opzichte van 41% van de Microsoft Teams-gebruikers. Uit het rapport van Metrigy kwam verder naar voren dat het gebruiksgemak van Zoom het vaakst werd aangehaald als reden dat training overbodig was.

Kostenvergelijking op dag 2+

Tot slot moet je de onderhouds- en bedrijfskosten op dag 2+ in beschouwing nemen. Dit zijn de lopende, vaak 'verborgen' kosten om een oplossing te onderhouden en te ondersteunen. Wanneer je oplossing gebruiksvriendelijk is voor werknemers en eenvoudig is in onderhoud en gebruikersbeheer voor IT-beheerders, kunnen je totale kosten worden gedrukt.

Metrigy toonde aan dat het beheergemak van Zoom besparingen kan opleveren. Voor het beheer van hetzelfde aantal gebruikers waren voor ons platform 15% minder voltijdse IT-medewerkers nodig dan voor andere in het onderzoek beoordeelde leveranciers.

Een alles-in-één, AI-gestuurde samenwerkingsoplossing

Het evalueren van de kosten van je IT-investeringen is soms ingewikkeld, maar het loont om verder te kijken dan de voorafgaande licentieprijs. Naargelang de behoeften van je bedrijf is het toevoegen van AI-mogelijkheden en andere samenwerkingsfuncties aan een bestaande licentie mogelijk duurder en kan het behouden van een complex systeem op lange termijn nog meer kosten met zich meebrengen.

Probeer
 Zoom Workplace om je TCO te verlagen. Het bundelt essentiële tools voor grote en kleine bedrijven, waaronder de generatieve AI-mogelijkheden van Zoom AI Companion. Zorg dat werknemers beter kunnen samenwerken en productiever zijn met AI-gestuurde samenvattingen van vergaderingen, e-mails en Team Chat-berichten kunnen opstellen met AI-ondersteuning, enzovoort. Dit alles is zonder extra kosten inbegrepen bij de betaalde services die zijn toegewezen aan je Zoom-gebruikersaccount.*

Ben je klaar om te zien hoe Zoom jouw organisatie kan helpen de TCO te verlagen? Vraag een demo aan voor een voorproefje van ons alles-in-één platform in de praktijk.


*Opmerking: AI Companion is mogelijk niet in alle regio's of sectoren beschikbaar.

Opmerking van de redacteur: Deze blog werd oorspronkelijk gepubliceerd in december 2023 en is bijgewerkt in februari 2024 met de meest recente abonnementsprijzen.

 

Our customers love us

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom - One Platform to Connect