Optimiser l'Investissement d'une Plateforme IA pour la Collaboration en Entreprise

Que vous souhaitiez acheter une application métier complète pour chacun des membres de votre entreprise de grande taille ou équiper votre petite structure de quelques téléphones de bureau, la décision d’achat de matériel informatique repose souvent sur le coût et la valeur.

Quel sera son coût global ? Quel est le coût réel au-delà du prix d’achat initial lorsqu’on analyse tous les coûts associés, tels que les licences, les options de stockage sur le cloud ou l’assistance Premier, mais aussi la maintenance continue du système sur une période d’un an, cinq ans, voire dix ans ? 

Quelle sera sa valeur pour l’entreprise ? En quoi ce matériel permettra-t-il à votre entreprise d’augmenter ses revenus, de réduire les risques, d’améliorer son fonctionnement ou de faciliter le travail de ses collaborateurs ? Et les bénéfices dans tout cela ?

À vrai dire, il est difficile de quantifier l’impact de l’investissement dans l’informatique, et pas seulement lorsque les budgets sont serrés ou le contexte économique incertain. Même lorsque l’activité économique est florissante, vos responsables veulent s’assurer que les outils et les technologies que vous choisissez ont de la valeur, en particulier ceux utilisés quotidiennement par le personnel, notamment votre plateforme de communication et de collaboration. L’identification du coût de revient total, ou « coût total de possession », peut vous aider à préparer un dossier de rentabilité solide pour évaluer l’intérêt de vos investissements potentiels.

Le coût total de possession permet de mesurer l’impact économique d’un investissement sur l’ensemble de son cycle de vie. Il s’agit de s’affranchir du seul critère du prix d’achat en prenant en compte tous les frais indirects. Vous avez peut-être les fonds nécessaires pour devenir propriétaire d’une maison, mais avez-vous évalué les autres postes de dépenses (mobilier, assurance habitation, taxe foncière, travaux d’entretien et de réparation, lorsque votre chauffe-eau tombe en panne par exemple) ?

De la même manière, dans les projets d’investissement informatique, le coût total de possession englobe non seulement le coût d’achat initial, mais aussi les différents coûts associés. Vous pouvez répartir ces coûts dans trois grandes étapes chronologiques :

• Le jour 0 correspond généralement aux coûts de licence, à savoir le montant facturé qui est payé au fournisseur. Ils figurent dans la nomenclature, sur le devis ou sur la facture.
• Le jour 1 représente les coûts associés à l’accès des utilisateurs à la solution. Par exemple, les coûts de déploiement et de mise en œuvre, ou encore les coûts de formation des équipes.
• Le jour 2+ désigne les coûts continus d’administration, d’assistance et de maintenance de la solution, autrement dit sa gestion globale. 

Comparaison des coûts au jour 1

Examinons maintenant les coûts associés au jour 1, tels que les frais de mise en œuvre et de formation. Lors de la mise en œuvre d’une nouvelle solution, vous devez souvent faire appel aux services d’un fournisseur externe ou mobiliser des ressources internes pour configurer le système, former votre équipe informatique et vos salariés, et déployer la solution, ce qui augmente le coût total. En réduisant le temps et les ressources consacrés à ces tâches, vous pouvez également réduire le coût total de possession, d’où l’importance d’avoir une plateforme simple et facile à utiliser.

Selon une étude 2023 de Metrigy sur le coût total de possession, commandée par Zoom, 86 % des nouveaux utilisateurs de Zoom étaient opérationnels en moins de 30 minutes, contre 72 % en moyenne pour les utilisateurs d’autres solutions. De plus, 54 % des nouveaux utilisateurs de Zoom n’avaient besoin d’aucune formation, contre 41 % des utilisateurs de Microsoft Teams. La facilité d’utilisation de Zoom était la raison la plus souvent citée pour justifier l’absence de besoin de formation.

Comparaison des coûts au jour 2 et plus

Les coûts de maintenance et d’exploitation aux jours 2 et suivants doivent également être pris en compte. Il s’agit des frais courants et souvent « cachés » liés à la maintenance et à l’assistance technique de la solution. Lorsque votre solution est facile à utiliser pour les employés et simple à maintenir et à gérer pour les administrateurs, elle permet de réaliser des économies sur les coûts généraux.

L’étude de Metrigy a indiqué que la facilité d’administration permettait également des économies. La plateforme Zoom nécessite ainsi 15 % de personnel informatique à temps plein en moins pour gérer le même nombre d’utilisateurs que les autres fournisseurs évalués dans l’étude.

Même si le coût de vos investissements informatiques s’avère difficile à évaluer, il est essentiel d’aller au-delà du simple prix d’achat de vos licences. Suivant les besoins de votre entreprise, ajouter des fonctionnalités d’IA et de collaboration à une licence existante peut coûter plus cher. Maintenir un système complexe peut, par ailleurs, également augmenter les coûts sur le long terme.

Pour réduire le coût total de possession, optez pour  Zoom Workplace, la solution qui rassemble les outils essentiels aux entreprises de toutes tailles, y compris les fonctionnalités d’IA générative de Zoom AI Companion. Avec les synthèses de réunion et la rédaction d’e-mails et de chats de groupe basés sur l’IA, entre autres, améliorez la productivité de vos équipes et la collaboration. Ces fonctionnalités sont incluses sans frais supplémentaires dans les services payants de votre compte utilisateur Zoom*.

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* Remarque : AI Companion peut ne pas être disponible dans certaines régions ni pour certains secteurs d’activité.

Note de l’éditeur : cet article a été publié initialement en décembre 2023 et a été actualisé en février 2024 pour inclure les dernières informations de tarification des forfaits.