Nie tylko opłata licencyjna: całkowity koszt wprowadzenia platformy do współpracy opartej na sztucznej inteligencji

Niezależnie od tego, czy zarządzasz dużym przedsiębiorstwem kupującym podstawową aplikację biznesową, z której będzie korzystać każdy pracownik w Twojej firmie, czy jesteś właścicielem małej firmy kupującym zestaw telefonów do biura, większość decyzji o zakupie w zakresie IT sprowadza się do dwóch głównych czynników: kosztów i wartości.

Ile to będzie kosztować? Jaki jest faktyczny koszt wykraczający poza cenę, obejmujący licencje, dodatki, takie jak przechowywanie w chmurze lub zaawansowane wsparcie oraz bieżąca konserwacja systemu rok, pięć lub dziesięć lat później? 

Jaką wartość wnosi do Twojej organizacji? W jaki sposób ten konkretny element technologii pomoże Twojej firmie zwiększyć przychody, zmniejszyć ryzyko, poprawić działalność lub w inny sposób pomoże Twoim pracownikom? I czy te korzyści są warte ponoszonych kosztów?

Prawda jest taka, że opłacalność inwestycji w obszarze IT może być trudna do oszacowania nie tylko wtedy, gdy budżety są napięte, a sytuacja gospodarcza niepewna. Nawet gdy interes się kręci, kierownictwo będzie chciało zobaczyć, że wprowadzane narzędzia i technologie wnoszą jakąś wartość — szczególnie gdy są one używane przez pracowników każdego dnia, jak platforma do komunikacji i współpracy. Ocena całkowitego kosztu posiadania (TCO) pomaga przedstawić silne uzasadnienie biznesowe i ocenić opłacalność oraz wartość potencjalnych inwestycji.

Całkowity koszt posiadania to wskaźnik pełnego wpływu gospodarczego inwestycji w jej całym cyklu życia. Często myślimy o kosztach jako o kwocie do zapłaty wskazanej na fakturze, ale wiele zakupów wiąże się również z dodatkowymi kosztami. Możesz mieć środki na zakup domu, ale czy będziesz w stanie go wykończyć i wyposażyć, płacić za ubezpieczenie i podatek od nieruchomości, utrzymywać go lub wyłożyć pieniądze na naprawę, gdy zepsuje się bojler?

Podobnie, całkowity koszt posiadania w przypadku inwestycji IT obejmuje koszt zakupu rozwiązania, a także koszty, które ponosisz w czasie. Można podzielić je na trzy części:

• Koszt początkowy to zazwyczaj koszt związany z licencjonowaniem — to kwota na wycenie płacona bezpośrednio sprzedawcy. Koszty te można znaleźć na zamówieniu, w wycenie lub na fakturze.
• Koszty jednorazowe obejmują jednorazowe koszty zapewnienia użytkownikom dostępu do rozwiązania. Przykłady obejmują koszty wdrożenia, a także koszty szkolenia pracowników.
• Koszty bieżące obejmują bieżące koszty administracyjne, koszty wsparcia i utrzymania rozwiązania — zapewnienia ciągłego działania rozwiązania. 

Porównanie kosztów jednorazowych

Następnie przyjrzyjmy się kosztom jednorazowym, takim jak wdrożenie i szkolenie. Często podczas wdrażania nowego rozwiązania musisz zapłacić zewnętrznemu dostawcy za skonfigurowanie systemu, szkolenie zespołu IT i pracowników oraz uruchomienie rozwiązania, lub wykorzystać do tego zasoby wewnętrzne, co zwiększa koszty. Ograniczenie czasu i zasobów poświęconych na te zadania może pomóc obniżyć całkowity koszt posiadania, dlatego łatwa w użyciu, intuicyjna platforma jest tak ważna.

Badanie TCO Metrigy 2023 zlecone przez Zoom wykazało, że 86% nowych użytkowników Zoom zaczynało swobodnie korzystać z platformy w ciągu mniej niż 30 minut, w porównaniu ze średnią 72% wśród innych dostawców. Ponadto 54% nowych użytkowników Zoom nie potrzebowało szkolenia, w porównaniu do 41% użytkowników Microsoft Teams. Zgodnie z raportem Metrigy łatwość użytkowania Zoom była najczęściej zgłaszanym powodem, dla którego szkolenie nie było potrzebne.

Porównanie kosztów bieżących

Wreszcie, nie można zapomnieć o uwzględnieniu bieżących kosztów utrzymania i eksploatacji. Są to ponoszone cyklicznie i często „ukryte” koszty utrzymania i wspierania rozwiązania. Gdy Twoje rozwiązanie jest łatwe w użyciu dla pracowników, a także proste w utrzymaniu i zarządzaniu dla administratorów IT, może to pomóc obniżyć ogólne koszty.

Badanie Metrigy wykazało, że łatwość administrowania Zoom może zwiększyć oszczędności — nasza platforma wymagała 15% mniej pełnoetatowych pracowników IT do zarządzania tą samą liczbą użytkowników niż w przypadku innych dostawców analizowanych w badaniu.

Ocena kosztów inwestycji IT może być skomplikowana, ale opłaca się patrzeć na więcej niż tylko koszty jednorazowego zakupu licencji. W zależności od potrzeb firmy dodanie funkcji opartych na sztucznej inteligencji i innych funkcji współpracy do istniejącej licencji może być w rzeczywistości droższe, a cena utrzymania złożonego systemu może jeszcze bardziej zwiększyć koszty.

Aby obniżyć całkowity koszt posiadania, zapoznaj się z pakietem Zoom Workplace — łączy on w sobie niezbędne narzędzia dla dużych i małych firm, w tym możliwości generatywnej sztucznej inteligencji Zoom AI Companion. Możesz zapewnić swoim pracownikom lepszą współpracę i większą produktywność za pomocą opartej na sztucznej inteligencji funkcji podsumowania spotkań, tworzenia wiadomości e-mail i wiadomości w Zoom Team Chat za pomocą sztucznej inteligencji i nie tylko. Wszystko to dołączamy bezpłatnie do płatnych usług na Twoim koncie użytkownika Zoom*.

Chcesz zobaczyć, jak Zoom może pomóc Twojej organizacji obniżyć całkowity koszt posiadania? Poproś o wersję demonstracyjną, aby zobaczyć naszą kompleksową platformę w akcji.

* Uwaga: asystent AI Companion może nie być dostępny we wszystkich regionach i branżach.

Uwaga redaktora: ten wpis został pierwotnie opublikowany w grudniu 2023 r. i został zaktualizowany w lutym 2024 r., aby uwzględnić najbardziej aktualne informacje o planie cenowym.