ライセンス料金プラスアルファ: AI 搭載型コラボレーション プラットフォームを従業員に導入するための総コスト

大規模エンタープライズが社内の全従業員が使用する主要なビジネス アプリケーションを購入するにしろ、スモール ビジネス オーナーがオフィス用の電話セットを購入するにしろ、ほとんどの IT 関連の購入決定を左右するのは、「コストと価値」という 2 つの主要素です。

一体どのぐらいのコストがかかるのでしょうか。ライセンス料金、クラウド ストレージやプレミア サポートなどのアドオン、1 年後や 5 年後、はたまた 10 年後まで継続するシステム維持費など、料金表を見るだけでは分からない実際のコストはいくらなのでしょうか。

そして組織にはどのような価値がもたらされるのでしょう。この特定のテクノロジーは、どのような方法で企業の収益を増やし、リスクを軽減し、運用を効率化させる一助となるのでしょうか。あるいは従業員を支援するのでしょうか。また、こうした利点はコストに見合うものなのでしょうか。

実際、IT への投資は容易に数値化できるものではありません。そしてこれは、単に予算が厳しいときや経済が不安定なときだけではないのです。ビジネスが軌道に乗っているときでも、リーダーは導入しようとしているツールやテクノロジーに価値があるかどうかを見定めたいものです。それがコミュニケーションやコラボレーションのプラットフォームなど、従業員が毎日使うツールなら尚更です。総所有コスト（TCO）の評価は、強力なビジネスケースを作成し、潜在的投資の費用対効果と価値を判断するための一助となります。

TCO とは、投資のライフサイクル全体にわたる経済的影響を時間ベースで測定するものです。コストというと、請求書に記載された支払総額だと考えがちですが、多くの場合はそこに追加のコストもかかります。住宅購入資金はきちんと準備しているとして、その家具代、保険料や固定資産税、維持費、給湯器が故障した場合の修繕費の予算なども考慮に入れていますか？

同様に IT 投資でも、TCO には初期費用だけでなく将来的に支払うコストも含まれます。TCO は、経時的に 3 段階に分割できます。

• 設計段階にかかるものは、主にライセンスに関連するコストです。見積もりに記載されており、ベンダーに直接支払うものです。部品表、見積もり、請求書を見れば、これらのコストを確認できます。
• 開発段階では、ユーザーがソリューションを利用できるようにするための 1 回限りのコストが発生します。たとえば展開や導入のコスト、従業員トレーニングのコストがそれにあたります。
• 運用段階以降は、ソリューションの管理、サポート、保守にかかる継続的コスト、つまりソリューションを活用していくためのコストが発生します。

Day 1 cost comparison

Next, let’s look at Day 1-associated costs like implementation and training. Often when implementing a new solution, you need to pay an external vendor or leverage internal resources to configure the system, train your IT team and employees, and deploy the solution, all of which add to your total cost. Cutting down on the time and resources spent on these tasks can help lower your TCO — which is why an easy-to-use, intuitive platform is so important.

A 2023 Metrigy TCO study commissioned by Zoom found that 86% of new Zoom users were up and running in less than 30 minutes, compared to the average of 72% among other vendors. Moreover, 54% of new Zoom users needed no training, compared to 41% of Microsoft Teams users. Zoom’s ease of use was the most cited reason for not needing training, according to the Metrigy report.

Day 2+ cost comparison

Finally, don’t forget to consider your Day 2+ maintenance and operating costs. These are the ongoing, and often “hidden” costs of maintaining and supporting a solution. When your solution is easy for employees to use as well as simple for IT admins to maintain and manage users, it can help reduce your overall costs.

Metrigy demonstrated that Zoom’s ease of administration can drive savings — our platform required 15% fewer full-time IT employees to manage the same number of users as other vendors evaluated in the study.

IT 投資のコストを評価するのは一筋縄ではいきませんが、ライセンスへの初期費用だけを考慮に入れるよりも有益な結果を生み出します。ビジネスニーズによっては、既存ライセンスに AI 機能やその他のコラボレーション機能を追加すると、結局は割高になることがあります。また、複雑なシステムを維持するためのコストは、長期的に見ればさらに嵩む可能性があります。

TCO を低く抑えるためにも、ぜひ Zoom Workplace をご確認ください。Zoom Workplace は、あらゆる規模のビジネス用必須ツールのバンドルです。Zoom AI Companion の生成 AI 機能も搭載しています。AI を活用したミーティング要約、AI アシスタントによるメールとチームチャット メッセージ作成などを活用すると、従業員のよりよいコラボレーションと生産性向上を実現できます。Zoom ユーザー アカウントに割り当てられている有料サービスがあれば、すべての機能を追加料金なしでご利用いただけます。*

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* 注: AI Companion は、地域や業種によってはご利用いただけない場合があります。

編集部注: このブログは 2023 年 12 月に公開済みですが、最新の料金プラン情報を反映させるため、2024 年 2 月に更新されました。