Общие затраты на предоставление сотрудникам платформы для коллективной работы на базе ИИ, помимо суммы лицензионного платежа

И крупное предприятие, приобретающее основное бизнес-приложение для повседневной рабочей деятельности сотрудников, и владельца малого бизнеса, покупающего набор телефонов для офиса, и любую другую организацию, которая планирует приобрести ИТ-инфраструктуру, в большинстве случаев интересуют два аспекта — цена и ценность.

Сколько это будет стоить? Какую сумму составят фактические затраты, помимо стоимости продукта, с учетом платы за лицензии, дополнительные услуги, такие как облачное хранилище или премьер-поддержка, а также текущее обслуживание через один год, пять или десять лет? 

Какую ценность принесет продукт вашей организации? Как эта конкретная технология поможет компании повысить доход, снизить риски, улучшить операции или принести сотрудникам другую пользу? Оправдывают ли эти преимущества затраты на них?

По правде говоря, затраты на инвестиции в ИТ сложно рассчитать, причем не только в тех случаях, когда бюджет органичен, а экономическая ситуация нестабильна. Даже если дела в компании идут хорошо, руководители хотят быть уверены в том, что инструменты и технологии, которые вы внедряете, имеют ценность, особенно если сотрудники используют их каждый день. К примеру, это может быть платформа для коммуникаций и коллективной работы. Определив совокупную стоимость владения (TCO), можно создать надежное экономическое обоснование, а также оценить экономическую эффективность и ценность потенциальных инвестиций.

TCO — это показатель общего экономического эффекта от инвестиций на протяжении всего их жизненного цикла, рассчитываемый по периодам. Мы часто представляем затраты как сумму к оплате по счету-фактуре, но многие покупки влекут за собой дополнительные расходы. Возможно, у вас есть капитал для покупки дома, но можете ли вы его меблировать, уплачивать страховые взносы и налоги на имущество, поддерживать его в нормальном состоянии и оплачивать ремонт в случае поломки водонагревателя?

Подобным образом, если рассматривать инвестиции в ИТ, TCO охватывает первоначальные затраты, а также суммы, оплачиваемые в дальнейшем. Все эти затраты можно разделить на три периода.

• День 0. Обычно включает затраты, связанные с лицензированием. Это стоимость, указанная в ценовом предложении, оплачиваемая непосредственно поставщику. Суммы этих затрат можно найти в ведомости материалов, ценовом предложении или счете-фактуре.
• День 1. Включает единовременные затраты на предоставление пользователям доступа к решению. Например, это могут быть затраты на развертывание и внедрение, а также обучение сотрудников.
• День 2 и позже. Включает текущие эксплуатационные затраты на администрирование, поддержку и техническое обслуживание решения (то есть затраты на поддержание в рабочем состоянии). 

Сравнение затрат в день 1

Теперь давайте рассмотрим затраты в день 1, такие как затраты на внедрение и обучение. Часто при внедрении нового решения необходимо привлекать внешнего поставщика или использовать внутренние ресурсы для настройки системы, обучения команды ИТ-специалистов и сотрудников и развертывания решения. Все эти задачи несут за собой дополнительные затраты. Сократив время и ресурсы, необходимые для выполнения этих задач, можно снизить TCO. Именно поэтому так важно иметь простую в использовании и интуитивно понятную платформу.

Результаты исследования TCO, проведенного компанией Metrigy в 2023 году по запросу Zoom, свидетельствуют о том, что 86% новых пользователей Zoom приступили к работе менее чем через 30 минут. Среди других поставщиков этот показатель составил 72%. Более того, обучение не требовалось для 54% новых пользователей Zoom. Этот же показатель для пользователей Microsoft Teams составил 41%. Согласно отчету компании Metrigy, причиной отсутствия необходимости в обучении чаще всего называли простоту использования Zoom.

Сравнение затрат в день 2 и позже

Наконец, не забудьте учесть затраты на техническое обслуживание и эксплуатацию в день 2 и позже. Это текущие и часто «скрытые» затраты на техническое обслуживание и поддержку решения. Если сотрудникам будет легко использовать ваше решение, а ИТ-администраторам — вести пользователей и управлять ими, то вы сможете сократить общие затраты.

Компания Metrigy продемонстрировала, что простота администрирования Zoom способствует экономичному распределению ресурсов: для управления тем же количеством пользователей на нашей платформе, которую сравнивали с решениями других поставщиков, оцениваемыми в исследовании, требовалось на 15% меньше ИТ-сотрудников, работающих на условиях полной занятости.

Оценить затраты на инвестиции в ИТ может быть сложно, но все-таки стоит рассматривать не только первоначальную цену лицензий. В зависимости от потребностей вашей компании, добавление возможностей ИИ и других функций для коллективной работы в текущую лицензию может оказаться более дорогостоящим, а техническое обслуживание сложной системы может привести к еще большему увеличению затрат в долгосрочной перспективе.

Если вы хотите снизить TCO, ознакомьтесь с платформой Zoom Workplace. Она объединяет необходимые инструменты для компаний любого размера, включая возможности генеративного ИИ Zoom AI Companion. Благодаря сводкам конференций на базе ИИ, составлению сообщений электронной почты и сообщений в Team Chat при поддержке ИИ и многим другим функциям можно помочь сотрудникам улучшить коллективную работу и повысить продуктивность. Все эти возможности предоставляются с платными службами, назначенными вашей учетной записи пользователя Zoom, без доплат*.

Хотите узнать, как снизить TCO организации с помощью Zoom? Запросите демоверсию и убедитесь в эффективности нашей универсальной платформы на практике.

* Примечание. Решение AI Companion может быть недоступно для некоторых регионов или отраслевых вертикалей.

Примечание редактора. Этот блог был впервые опубликован в декабре 2023 года. В феврале 2024 года блог был дополнен актуальной информацией о тарифных планах.