Lizenzierungsgebühr und mehr: die Gesamtkosten einer KI-gestützten Plattform für kollaboratives Arbeiten

Ob Sie nun ein Großunternehmen sind, das eine zentrale Geschäftsanwendung kauft, die von jedem Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verwendet wird, oder ob Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens mehrere Telefone für Ihr Büro kaufen – bei den meisten IT-Kaufentscheidungen kommt es auf zwei wesentliche Faktoren an: Kosten und Nutzen.

Wie viel kostet das Ganze? Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten neben dem Anschaffungspreis unter Berücksichtigung von Lizenzen, Add-ons wie Cloud-Speicher oder Premier Support und fortlaufender Systemwartung innerhalb der nächsten 5 oder 10 Jahre? 

Welchen Nutzen hat Ihr Unternehmen davon? Inwieweit hilft diese Technologie Ihrem Unternehmen dabei, den Umsatz zu steigern, Risiken zu mindern, Geschäftsabläufe zu verbessern oder Mitarbeiter anderweitig zu unterstützen? Und ist dieser Nutzen die Kosten wert?

Tatsächlich lassen sich IT-Investitionen nur schwer quantifizieren. Das gilt nicht nur, wenn Budgets knapp sind und die wirtschaftliche Lage ungewiss ist. Selbst wenn die Geschäfte gut laufen, müssen Sie den Geschäftsführern nachweisen, dass die eingeführten Tools und Technologien Mehrwert schaffen – besonders, wenn Ihre Mitarbeiter sie tagtäglich nutzen, wie Ihre Plattform für Kommunikation und kollaboratives Arbeiten. Durch die Einschätzung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) können Sie einen überzeugenden Business Case vorlegen und die Kosteneffektivität und den Wert Ihrer potenziellen Investitionen bewerten.

Der TCO-Wert ist eine zeitbasierte Messung aller wirtschaftlichen Auswirkungen einer Investition für ihre gesamte Lebensdauer. Oft betrachten wir als Kosten nur den Gesamtbetrag auf der Rechnung. Viele Käufe bringen aber auch Zusatzkosten mit sich. Eventuell verfügen Sie über das Eigenkapital für einen Hauskauf. Sind Sie aber auch in der Lage, es auszustatten, Versicherungen und Grundsteuern zu zahlen, das Haus instand zu halten und Reparaturen zu bezahlen, falls der Boiler ausfällt?

Das Gleiche gilt für eine IT-Investition. Die TCO umfassen die Vorabkosten genauso wie alle weiteren Aufwendungen, die auf Sie zukommen. Diese können in drei zeitbasierte Abschnitte unterteilt werden:

• Tag 0 bezeichnet in der Regel die Kosten für die Lizenzierung: der auf der Rechnung angegebene Betrag, der direkt an den Anbieter gezahlt wird. Sie finden diese Kosten auf der Stückliste, dem Angebot oder der Rechnung.
• Tag 1 umfasst die einmaligen Kosten für die Bereitstellung der Lösung für Benutzer. Dazu gehören die Bereitstellungs- und Implementierungskosten sowie Schulungen für Ihre Mitarbeiter.
• Tag 2+ beinhaltet die laufenden Kosten für Administration, Support und Wartung der Lösung – also alles, was für die Aufrechterhaltung des Betriebs notwendig ist. 

Day 1 cost comparison

Next, let’s look at Day 1-associated costs like implementation and training. Often when implementing a new solution, you need to pay an external vendor or leverage internal resources to configure the system, train your IT team and employees, and deploy the solution, all of which add to your total cost. Cutting down on the time and resources spent on these tasks can help lower your TCO — which is why an easy-to-use, intuitive platform is so important.

A 2023 Metrigy TCO study commissioned by Zoom found that 86% of new Zoom users were up and running in less than 30 minutes, compared to the average of 72% among other vendors. Moreover, 54% of new Zoom users needed no training, compared to 41% of Microsoft Teams users. Zoom’s ease of use was the most cited reason for not needing training, according to the Metrigy report.

Day 2+ cost comparison

Finally, don’t forget to consider your Day 2+ maintenance and operating costs. These are the ongoing, and often “hidden” costs of maintaining and supporting a solution. When your solution is easy for employees to use as well as simple for IT admins to maintain and manage users, it can help reduce your overall costs.

Metrigy demonstrated that Zoom’s ease of administration can drive savings — our platform required 15% fewer full-time IT employees to manage the same number of users as other vendors evaluated in the study.

Eine Einschätzung der Kosten Ihrer IT-Investitionen kann kompliziert sein. Es lohnt sich aber, nicht nur auf den anfänglichen Preis Ihrer Lizenzen zu schauen. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens kann es kostspieliger sein, KI- und weitere kollaborative Funktionen zu einer vorhandenen Lizenz hinzuzufügen. Zudem können die Kosten für die Wartung eines komplexen Systems langfristig sogar zu noch höheren Ausgaben führen.

Für niedrigere Gesamtbetriebskosten bietet sich Zoom Workplace an. Darin werden wesentliche Tools für Unternehmen aller Größenordnungen gebündelt, darunter Funktionen mit generativer KI von Zoom AI Companion. Dank KI-gestützter Meeting-Zusammenfassungen, E-Mail-Entwürfen, Team-Chat-Nachrichten mit KI-Unterstützung und vielem mehr können Ihre Mitarbeiter kollaborativer und produktiver arbeiten. All dies ist ohne weitere Kosten in Ihrem kostenpflichtigen Zoom-Benutzerkonto enthalten.*

Möchten Sie sehen, wie Ihr Unternehmen mit Zoom seine Gesamtbetriebskosten senken kann? Fordern Sie eine Demo an und sehen Sie sich unsere All-in-One-Plattform in der Praxis an.

* Hinweis: AI Companion ist unter Umständen nicht in allen Regionen und vertikalen Märkten verfügbar.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Blog wurde ursprünglich im Dezember 2023 veröffentlicht und im Februar 2024 mit den aktuellsten Abos und Preisen aktualisiert.