Di luar biaya lisensi: Total biaya penyediaan platform kolaborasi yang didukung AI bagi karyawan

Baik Anda sebuah perusahaan besar yang membeli aplikasi bisnis inti yang akan digunakan oleh setiap karyawan di perusahaan Anda, maupun pemilik bisnis kecil yang membeli seperangkat telepon untuk kantor Anda, sebagian besar keputusan pembelian TI bergantung pada dua faktor utama: biaya dan nilai.

Berapa harganya? Berapa biaya aktual di luar label harga, dengan memperhitungkan lisensi, add-on seperti penyimpanan cloud atau dukungan utama, dan pemeliharaan sistem berkelanjutan dalam waktu satu, lima, atau sepuluh tahun ke depan? 

Nilai apa yang akan didapatkan oleh organisasi Anda? Bagaimana teknologi khusus ini akan membantu bisnis Anda dalam meningkatkan pendapatan, memitigasi risiko, meningkatkan operasi, atau membantu karyawan Anda? Selain itu, apakah manfaat tersebut sepadan dengan harganya?

Kenyataannya, investasi TI bisa sulit diukur, dan tidak hanya ketika anggaran terbatas dan perekonomian tidak menentu. Bahkan ketika bisnis sedang bagus, pimpinan Anda tetap ingin mengetahui apakah alat dan teknologi yang Anda ajukan memiliki nilai — terutama jika alat dan teknologi tersebut digunakan oleh karyawan Anda setiap hari, seperti platform kolaborasi dan komunikasi. Dengan mengevaluasi total biaya kepemilikan, atau TCO, Anda dapat membuat kasus bisnis yang kuat serta menilai efisiensi biaya dan nilai potensi investasi Anda.

TCO adalah pengukuran berbasis waktu atas dampak menyeluruh investasi dari segi ekonomi selama seluruh siklus hidupnya. Sering kali kami memikirkan biaya total yang Anda bayarkan di faktur, tetapi banyak pembelian juga disertai dengan biaya tambahan. Anda mungkin memiliki modal untuk membeli rumah, tetapi apakah Anda memiliki kemampuan untuk melengkapi furniturnya, membayar asuransi dan pajak properti, memeliharanya, dan anggaran perbaikan saat pemanas air rusak?

Sama halnya dengan investasi TI, TCO mencakup biaya di muka serta biaya ke depannya. Anda dapat membagi hal ini menjadi tiga bagian berbasis waktu:

• Hari 0 biasanya adalah biaya yang terkait dengan lisensi—itulah yang tercantum dalam penawaran dan dibayarkan langsung ke vendor. Anda dapat menemukan biaya-biaya ini di daftar lengkap material, penawaran, atau faktur.
• Hari 1 melibatkan biaya satu kali untuk memberi pengguna akses ke solusi. Contohnya termasuk biaya penyebaran dan implementasi serta pelatihan untuk karyawan Anda.
• Hari 2+ melibatkan biaya berkelanjutan untuk pengelolaan, dukungan, dan pemeliharaan solusi agar bisnis tetap berjalan. 

Perbandingan biaya Hari 1

Selanjutnya, mari kita lihat biaya terkait Hari 1 seperti penerapan dan pelatihan. Sering kali ketika menerapkan solusi baru, Anda perlu membayar vendor eksternal atau memanfaatkan sumber daya internal untuk mengonfigurasi sistem, melatih tim TI dan karyawan, serta menerapkan solusi, yang semuanya akan menambah total biaya Anda. Mengurangi waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk tugas-tugas ini dapat membantu menurunkan TCO Anda, sehingga platform yang intuitif dan mudah digunakan menjadi sangat penting.

Sebuah Studi TCO Metrigy 2023 yang ditugaskan oleh Zoom menemukan bahwa 86% pengguna Zoom baru menggunakan platform ini kurang dari 30 menit, dibandingkan dengan rata-rata 72% di antara vendor lain. Selain itu, 54% pengguna Zoom baru tidak perlu pelatihan, dibandingkan dengan 41% pengguna Microsoft Teams. Menurut laporan Metrigy, kemudahan penggunaan Zoom menjadi alasan utama mengapa pengguna tidak memerlukan pelatihan.

Perbandingan biaya Hari 2+

Terakhir, jangan lupa untuk mempertimbangkan biaya pemeliharaan dan pengoperasian Hari 2+ Anda. Ini adalah biaya berkelanjutan dan sering kali “tidak terlihat” dalam memelihara dan mendukung solusi. Jika solusi Anda mudah digunakan oleh karyawan serta mudah bagi admin TI untuk memelihara dan mengelola pengguna, solusi tersebut dapat membantu mengurangi biaya Anda secara keseluruhan.

Metrigy menunjukkan bahwa kemudahan administrasi Zoom dapat mendorong penghematan — platform kami memerlukan 15% lebih sedikit karyawan TI purnawaktu untuk mengelola jumlah pengguna yang sama dengan vendor lain yang dievaluasi dalam studi ini.

Mengevaluasi biaya investasi TI Anda bisa jadi rumit, tetapi ada baiknya Anda juga melihat harga selain lisensi. Tergantung kebutuhan bisnis Anda, menambahkan kemampuan AI dan fitur kolaborasi lainnya ke dalam lisensi yang sudah ada sebenarnya bisa menjadi lebih mahal, dan biaya pemeliharaan sistem yang rumit dapat menimbulkan biaya yang lebih besar lagi dalam jangka panjang.

Untuk TCO yang lebih rendah, coba Zoom Workplace — aplikasi ini menyediakan alat penting untuk bisnis besar dan kecil, termasuk kemampuan AI generatif Zoom AI Companion. Anda dapat memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dengan lebih baik dan menjadi lebih produktif dengan ringkasan rapat yang didukung AI, penulisan email dan pesan Team Chat dengan bantuan AI, dan sebagainya. Semuanya sudah disertakan dalam layanan berbayar yang ditetapkan di akun pengguna Zoom Anda tanpa biaya tambahan.*

Siap melihat bagaimana Zoom dapat membantu organisasi Anda menurunkan TCO? Minta demo untuk melihat platform all-in-one kami beraksi.

*Catatan: AI Companion mungkin hanya tersedia untuk wilayah dan bidang industri tertentu.

Catatan editor: Blog ini awalnya diterbitkan pada bulan Desember 2023 dan diperbarui pada bulan Februari 2024 untuk menyertakan informasi paket harga terbaru.