Spotkania w drodze: 5 przydatnych wskazówek

Przeciętny dzień pracy nie oznacza, że spędzasz przy biurku osiem godzin bez przerwy. Czasem coś wypada — musisz wyjść do lekarza lub zabrać psa na spacer, albo spotkać się z klientem, wziąć udział w konferencji lub spędzić trochę czasu ze współpracownikami.

To, że jesteś z dala od biurka, nie oznacza jednak, że współpraca jest niemożliwa. Nadal musisz mieć możliwość odbierania ważnych połączeń i udostępniania informacji współpracownikom. Jak to jednak zrobić, gdy jesteś w drodze, jednocześnie zachowując bezpieczeństwo oraz zapewniając profesjonalną i sprawną komunikację? Zacznij od przestrzegania tych pięciu wskazówek dotyczących tego, co należy, a czego nie należy robić.

Niezależnie od tego, czy wybierasz się na spotkanie z klientem, czy odbierasz dzieci ze szkoły, często w ciągu dnia pracy spędzasz czas w samochodzie. Właśnie dlatego producenci samochodów stosują obecnie systemy informacyjno-rozrywkowe zaprojektowane tak, aby oferować funkcje popularnych urządzeń mobilnych, pomagając kierowcom komunikować się w bezpieczny i skuteczny sposób za pomocą konsoli samochodowej.

Dodaliśmy obsługę Android Auto™, ułatwiając kierowcom pozostawanie w kontakcie podczas jazdy.Użytkownicy systemu Android™ będą teraz mogli rozpoczynać i dołączać do połączeń konferencyjnych wyłącznie za pomocą dźwięku* oraz przeglądać harmonogramy spotkań na kompatybilnej konsoli samochodowej. Aktywne połączenia zarządzane są za pomocą aplikacji Android Auto, która pozwala w razie potrzeby na wyciszenie mikrofonu i zakończenie połączenia.

Android Auto dołącza do marek Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay i innych, które umożliwiają bezpieczniejszą współpracę w podróży za pomocą Zoom.

Android i Android Auto są znakami towarowymi firmy Google LLC. Aby korzystać z Android Auto na konsoli samochodowej, potrzebujesz telefonu z systemem Android 8 lub nowszym, aktywnego pakietu danych i aplikacji Android Auto.

*Gdy połączysz się z Android Auto, wideo zostanie automatycznie wyłączone.

Nie ma nic gorszego niż przerwanie rozmowy, ponieważ przez przypadek włączył Ci się mikrofon — może z wyjątkiem sytuacji, gdy kamera pokazuje Cię pod wyjątkowo nieatrakcyjnym kątem. Jeśli jednak współpracujesz w drodze, takie rzeczy mogą przydarzać się częściej.

W ustawieniach Zoom Meetings możesz zaznaczyć opcję, aby wyłączyć kamerę i mikrofon po rozpoczęciu spotkania i dołączeniu do niego, co pomoże uniknąć potencjalnie niezręcznych sytuacji. Te ustawienia powinny dotyczyć wszystkich spotkań, do których dołączasz z urządzenia mobilnego, co pomoże Ci zachować profesjonalizm, nawet jeśli odbierasz telefon z parkingu pod szkołą.  

Czasami rozmowa wideo nie ma sensu w danej sytuacji, na przykład, jeśli chcesz uniknąć niepotrzebnego rozproszenia uwagi podczas jazdy lub gdy po prostu musisz porozmawiać z jedną osobą przez telefon, aby uzyskać potrzebne informacje. Właśnie w tym miejscu przydaje się rozwiązanie do komunikacji głosowej, takie jak Zoom Phone. Możesz odbierać połączenia Zoom Phone w drodze ze swojego telefonu komórkowego za pomocą aplikacji mobilnej Zoom, bez konieczności udostępniania przy tym swojego prywatnego numeru. Ponadto możesz wysyłać wiadomości SMS do swoich kontaktów, gdy chcesz szybko przekazać szczegółowe informacje po wyjściu z samochodu.

Chcesz mieć pewność, że ludzie wiedzą, że jesteś w drodze, zanim do Ciebie zadzwonią? W Zoom Team Chat możesz ustawić komunikat o stanie obecności z notatką w swoim profilu, którą inni będą mogli zobaczyć, gdy wybiorą Twój kontakt lub zaczną z Tobą czat. Możesz poinformować, że jesteś na spotkaniu, będziesz wolno odpowiadać lub przez cały dzień będziesz w terenie. Możesz także ustawić stan tak, aby wygasł w określonym czasie – na przykład z końcem Twojego urlopu.

Możesz także zmienić swój stan obecności — zieloną, czerwoną lub szarą kropkę obok Twojej ikony na czacie — aby wskazać, że jesteś dostępny, zajęty lub poza biurem.

Czasami nie musisz się spotykać — wystarczy zwykły czat. W takim przypadku możesz z łatwością kontynuować komunikację, gdy nie prowadzisz pojazdu i możesz bezpiecznie odpowiadać.

Jeśli chcesz odpowiedzieć na pytanie lub podzielić się szybkimi informacjami ze współpracownikami, najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z aplikacji do czatu, takiej jak Zoom Team Chat, na urządzeniu mobilnym. Możesz błyskawicznie wyświetlić ważne informacje, a nawet udostępnić dowolne pliki, zdjęcia i dokumenty zapisane na urządzeniu mobilnym. Możesz też napisać wiadomość na czacie i zaplanować jej wysłanie w późniejszym czasie.

Jeśli bierzesz udział w spotkaniu w drodze i nie możesz w danej chwili odpowiedzieć w pełni, zawsze możesz skorzystać z ciągłego czatu podczas spotkania. W ten sposób możesz skontaktować się z uczestnikami spotkania za pośrednictwem dedykowanej grupy w Zoom Team Chat. Po włączeniu funkcja ta na bieżąco wysyła wiadomości z czatu podczas spotkania do kanału grupowego, co pomaga nadrobić zaległości w rozmowie po zakończeniu spotkania i odpowiednio odpowiedzieć.

Współczesny dzień pracy nie jest już taki sam jak kiedyś. Komunikujemy się teraz z większej liczby miejsc niż kiedykolwiek wcześniej — z biura, z naszych domów, z samochodu i tak dalej. Potrzebujesz technologii, która pomoże Ci udostępniać informacje zawsze i wszędzie.

Platforma Zoom została zaprojektowana specjalnie po to, aby Ci w tym pomóc. Dzięki Zoom zyskujesz jedno scentralizowane miejsce, w którym możesz komunikować się ze współpracownikami i klientami za pośrednictwem preferowanych kanałów. Dotyczy to także Twojego samochodu i urządzenia mobilnego, więc nie musisz się martwić, że podróż przeszkodzi w komunikacji. Dzięki Zoom możesz współpracować, gdziekolwiek jesteś.

Chcesz zebrać wszystkie te rozwiązania w jednym miejscu? Zacznij korzystać z Zoom One już dziś.