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外出先でのミーティング: 推奨事項と禁止事項 5 選

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更新日 June 17, 2024

公開日 September 13, 2023

外出先でのミーティング: 推奨事項と禁止事項 5 選

通常の勤務日だからといって、8 時間ずっとデスクに張り付いているわけではありません。 日常生活には、いろいろな雑務があります。予約が入っていることもあるし、犬の散歩に行く必要だってあるでしょう。 日中に顧客とのミーティングを予定することも、カンファレンスに出席することも、同僚とやり取りすることもあるかもしれません。

しかし、デスクから離れるからといって、コラボレーションを中断しなくてはならないわけではありません。 引き続きこのような重要な通話にダイヤルインしたり、同僚と情報を共有したりする必要もあるでしょう。 その場合、外出先で安全を確保しつつ、洗練されたプロフェッショナルなコミュニケーションを行うにはどうしたらよいでしょうか。 そんなときに役立つ 5 つの推奨事項と禁止事項をご紹介します。

推奨事項: 車載ディスプレイに接続して安全を確保する

顧客とのミーティングに向かう最中や、学校に子どもを迎えに行くときなど、勤務日にだって車を運転する機会は結構あります。 自動車メーカーが現在、人気のモバイル デバイスの機能を反映するよう設計されたインフォテインメント システムを提供しているのは、そういった理由からです。このシステムは、ドライバーが車載ディスプレイを使用して安全かつ効果的にコミュニケーションするのを助けます。

Zoom では、ドライバーが運転中でもつながりを維持しやすいように、Android Auto™ のサポートを追加しました。Android ™ ユーザーは、オーディオのみ* でカンファレンスを開始、参加することも、互換性のある車載ディスプレイでミーティング スケジュールを閲覧することもできるようになりました。 アクティブな通話は Android Auto を通じて管理され、必要に応じてマイクをミュートにすることも、通話終了時に切断することもできます。

Android Auto は、Mercedes BenzTeslaApple CarPlay などと連携して、外出中も Zoom との安全なコラボレーションを実現します。

Android と Android Auto は、Google LLC の商標です。 お使いの車載ディスプレイで Android Auto を使用するには、Android 8 以降を搭載した Android 電話、有効なデータプラン、Android Auto アプリが必要です。

* Android Auto に接続すると、ビデオは自動的にオフになります。

禁止事項: ミュート / ビデオのオフを忘れる

たまたまマイクがオンになっていて通話の邪魔をしてしまったときほど、後ろめたいことはありません。もちろん見栄えの悪いカメラアングルで自分が表示されたときも、同様に気恥ずかしいものです。 ですが外出中のコラボレーションでは、こうした事態がいつもよりも起こりがちです。

Zoom ミーティングの設定では、ミーティングの開始時や参加時にカメラとマイクをオフにするよう設定できるため、居心地の悪い状況になるのを回避できます。 これらの設定は、モバイル デバイスから参加するミーティングにも適用するべきです。そうすれば、子どもを学校に迎えに行って列に並んでいても、プロフェッショナルに通話に対応できます。  

推奨事項: ビデオが不要の場合は電話ソリューションを使う

状況次第では、ビデオに映る必要などまるでないこともあります。運転中に不用意に注意が逸れるのを回避したい場合や、必要な情報を入手するには 1 対 1 の電話で十分な場合などです。 そんなときに便利なのが、Zoom Phone のような音声コミュニケーション ソリューションです。 Zoom Phone の通話は、外出中でもお使いのモバイル電話に入れた Zoom モバイルアプリから発着信できるため、通話のために個人の電話番号を教えることによるプライバシー侵害のおそれもありません。 さらに、車から降りたらすぐに詳細を連絡先に伝えたい場合には、SMS のテキスト メッセージを送信することもできます。

禁止事項: 予定の設定を忘れる

あなたが外出中であることを、発信者に前もって知らせる必要がありますか? Zoom Team Chat では、プロフィールの一部としてメモを表示するステータス メッセージを設定でき、他のユーザーにはあなたの連絡先を選択したときやあなたとチャットするときにこのメモが表示されます。 アポイントメントのために退席中であることや、返答が遅れること、1 日現場に出ていることなどを共有できます。 1 日の勤務終了時や有給休暇の終了時など、一定期間が過ぎたらステータス メッセージの表示を終了するよう設定することもできます。

ステータス

チャットのアイコンの隣にある緑、赤、グレーのドットのプレゼンス状態を切り替えて、それぞれオンライン、取り込み中、外出中であることを示すこともできます。

推奨事項: チャットアプリで概要を把握する

簡単なチャットができれば十分で、特にミーティングが必要ないこともあります。 そんなときは、運転中ではなく安全に応答できるときならいつでも、簡単にコミュニケーションを継続できます。

質問に回答したり、同僚にすぐに詳細を共有したりする必要がある場合は、モバイル デバイスで Zoom Team Chat のようなチャットアプリを使うことをおすすめします。 すぐに重要な詳細を送信できる上、モバイル デバイスに保存されているファイル、画像、ドキュメントの共有も可能です。 チャットを入力しておいて、後で送信するようスケジュールすることもできます。

運転中にミーティングに参加していて、その場では十分に返答できないような場合は、持続的なミーティング チャット機能で、いつでもこれまでの概要を把握できます。この機能を使えば、Zoom Team Chat で専用グループを介して同じミーティング出席者をフォローできます。 この機能を有効にすると、ミーティングで送信されたミーティング内チャットがそのグループ チャネルに送信されるため、ミーティング終了後に会話の内容を把握して適切に応答できます。

今いる場所からミーティングでコラボレーションする

現代の業務環境は、かつてのそれとは異なります。 オフィスや自宅、移動中など、これまで以上にさまざまな場所からコミュニケーションを行うようになっています。 必要とあらばどんなときでも、どの場所からでも、情報共有をサポートしてくれるテクノロジーが必要です。

Zoom プラットフォームは、まさにそうしたニーズを満たすよう設計されています。 Zoom を使えば、一元的な場所からお好みのチャネル全体で同僚や顧客とコミュニケーションを取ることができます。 その対象範囲は車やモバイル デバイスにも拡大しているため、移動によってコミュニケーションが中断される心配はありません。 Zoom なら、あらゆる場所からコラボレーションを継続できます。

これらのすべてのソリューションを一元管理する準備はできましたか? 今すぐ Zoom One を始めましょう。

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