Reuniões em trânsito: cinco dicas sobre o que fazer e o que não fazer

Um dia de trabalho normal não significa estar na sua mesa por oito horas. A vida não para e você precisa sair para um compromisso ou para passear com o cachorro. Ou, quem sabe, você pode ter reservado um horário do dia para se encontrar com um cliente, participar de uma conferência ou criar vínculos com um colega de trabalho.

Mas não é porque você está fora da sua mesa que a colaboração tem que parar. Você precisa participar daquelas chamadas importantes e compartilhar informações com os colegas. Mas como fazer isso estando em trânsito e, ainda, de uma maneira segura em que suas comunicações continuem sendo profissionais e refinadas? Comece seguindo as cinco dicas sobre o que fazer e o que não fazer. 

Independentemente de você estar a caminho de uma reunião com o cliente ou pegando seus filhos na escola, não é raro você estar no carro durante um dia de trabalho. É por isso que agora os fabricantes de carros oferecem sistemas de informação e entretenimento, projetados para espelhar os recursos de dispositivos móveis populares, o que ajuda os motoristas a se comunicarem de uma maneira segura e eficaz, usando a tela do carro.

Incluímos o suporte para o Android Auto™, facilitando a conexão dos motoristas enquanto eles estiverem em trânsito.  Agora, os usuários Android ™ poderão começar e entrar em chamadas por conferência apenas de áudio* e pesquisar agendas de reunião usando a tela do carro, quando compatível. As chamadas ativas são gerenciadas pelo Android Auto, permitindo que você silencie o microfone quando for necessário e encerre a chamada quando terminar.

O Android Auto se junta à Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay e outros para permitir uma colaboração em trânsito mais segura, com o Zoom.

Android e Android Auto são marcas comerciais da Google LLC. Para usar o Android Auto na tela do seu carro, será necessário um telefone Android executando o Android 8 ou superior, um plano de dados ativos e o aplicativo Android Auto.

*Sempre que você se conecta ao Android Auto, o seu vídeo é desligado automaticamente.

Não há nada pior do que interromper uma chamada porque você, sem querer, deixou o seu microfone ligado. Quer dizer, pior mesmo é quando a câmera mostra você em um ângulo pouco elogioso. Mas quando você está em trânsito e colaborando essas coisas podem acontecer com um pouco mais de frequência. 

Você pode configurar para que a sua câmera e o microfone sejam desligados ao iniciar ou ingressar na reunião, usando as configurações do Zoom Meeting, o que ajuda você a evitar situações estranhas. Essas configurações devem ser aplicadas a quaisquer reuniões em que você ingresse do seu dispositivo móvel também, o que ajudará você a manter uma postura profissional, mesmo quando atender uma chamada enquanto está na fila para pegar os filhos na escola.  

Às vezes, fazer uma chamada por vídeo não faz sentido na situação em que você se encontra, como quando é necessário evitar distrações desnecessárias enquanto está dirigindo ou quando você só precisa falar com alguém individualmente ao telefone para ter informações de que precisa. É onde entra a solução de comunicações por voz, como o Zoom Phone. Você pode receber chamadas do Zoom Phone no seu celular usando o aplicativo Zoom para dispositivo móvel, enquanto estiver em trânsito, sem precisar abrir mão da sua privacidade do seu número particular. Além disso, é possível enviar mensagens de texto SMS para os seus contatos quando quiser passar detalhes rápidos, assim que sair do carro. 

Quer que as pessoas saibam que você está em trânsito, antes que elas liguem? No Zoom Team Chat é possível definir uma mensagem de status que exibe uma observação como parte do seu perfil, e que outras pessoas podem ver quando selecionam seu contato ou conversam com você. É possível compartilhar que você está fora em um compromisso, que demorará para responder ou que está fora do escritório durante todo o dia. Você também pode definir sua mensagem de status para expirar em um dado momento, como por exemplo, no fim do dia ou do seu período de folga.

Você também pode alternar seus status de presença, o ponto verde, vermelho ou cinza, ao lado do seu ícone no chat, para indicar que você está disponível, ocupado ou fora do escritório, respectivamente. 

Às vezes não é preciso se reunir quando uma simples conversa resolve. E se esse for o caso, é fácil manter a comunicação fluindo sempre que você não estiver dirigindo e puder responder com segurança.

Quando é preciso responder uma pergunta ou compartilhar detalhes com os colegas de trabalho, usar um aplicativo de chat, como o Zoom Team Chat no seu dispositivo móvel, é fundamental. É possível mandar detalhes importantes em um piscar de olhos e, até mesmo, compartilhar arquivos, fotos ou documentos armazenados no seu dispositivo móvel. É possível, até mesmo, digitar uma conversa e agendar para enviá-la mais tarde. 

Se você puder fazer uma reunião em trânsito, mas não puder responder a tudo naquele momento, é possível fechar o loop com o chat de reunião contínuo, onde você pode fazer o acompanhamento, com os mesmos participantes da reunião, em um grupo dedicado no Zoom Team Chat. Quando esse recurso está habilitado, é possível enviar chats dentro da reunião para esse canal em grupo ao mesmo tempo em que esses chats são enviados na reunião, ajudando você a acompanhar as conversas após a reunião terminar, além de responder de forma adequada. 

O dia de trabalho moderno não é o mesmo de anos atrás. Agora, estamos nos comunicando de mais lugares do que jamais foi possível, como dos escritórios, das nossas casas, da estrada, você é quem decide. Você precisa de uma tecnologia que ajude você a compartilhar informações onde e quando for preciso.

A plataforma do Zoom é projetada para ajudar você a fazer exatamente isso. Com o Zoom, você tem um lugar centralizado onde é possível se comunicar com os colegas e clientes em todos os canais da sua preferência. E isso vale também para o seu carro e dispositivo móvel, assim, você não precisa se preocupar das viagens atrapalharem a comunicação. Com o Zoom, a colaboração sempre vai com você onde for preciso. 

Você está pronto para reunir todas essas soluções em um único lugar? Comece hoje mesmo com o Zoom One.