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隨時隨地召開會議:5 個應做事項和不應做事項

6 閱讀分鐘

更新日期 June 10, 2024

發佈日期 September 13, 2023

隨時隨地召開會議:5 個應做事項和不應做事項

平常的工作日並不意味著您連續八個小時坐在辦公桌前。 生活中有許多事情,例如必須出去赴約或帶狗去散步。 或者,您可能會在白天花時間與客戶會面、參加會議或與同事建立聯繫。

但是,並不會因為您離開辦公桌就意味著協作就必須停止。 您仍然必須能夠撥打這些重要電話,並與同事分享資訊。 但是,如何在路上做到這一點,同時確保安全並讓您的通訊維持專業和流暢? 首先,遵循這五項應做事項和不應做事項。

應做事項:連接到車載顯示器以確保安全

無論您是前往參加客戶會議或是接孩子放學,您可能經常會在工作日坐在自己的車上。 因此,汽車製造商現在提供的資訊娛樂系統具備常見行動裝置的功能,協助駕駛人使用車載顯示器以安全有效的方式進行通訊。

我們新增對 Android Auto™ 的支援,讓駕駛人能在路上更輕鬆保持聯繫。Android™ 使用者現在僅需透過音訊*即可啟動和加入電話會議,並透過相容的車載顯示器瀏覽會議排程。 進行中的通話可透過 Android Auto 進行管理,讓您在需要時將麥克風靜音,並在完成時結束通話。

Android Auto 加入 Mercedes BenzTeslaApple CarPlay 等,透過 Zoom 實現更安全的行動協作。

Android 和 Android Auto 為 Google LLC 的商標。 若要在車載顯示器上使用 Android Auto,您需要一部執行 Android 8 或更高版本的 Android 手機、有效的上網方案和 Android Auto 應用程式。

*當您連接到 Android Auto 時,您的視訊會自動關閉。

不應做事項:忘記靜音或關閉視訊

或許除了您的攝影機以不討人喜歡的角度拍攝您之外,沒有什麼比因為不小心打開麥克風而中斷通話更糟糕的事。 但當您在旅途中進行協作時,這些事情很可能會更常發生。

您可以在 Zoom Meeting 設定中,將攝影機和麥克風設定為在開始和加入會議時關閉,以協助您避免潛在的尷尬情況。 這些設定也應套用於您透過行動裝置加入的任何會議,即使您是在學校接孩子放學的隊伍中講電話,這也有助於您保持專業形象。  

應做事項:當您不需要視訊時應使用電話解決方案

有時,打開視訊對於您所處的情況來說並無意義。例如,如果您想在開車時避免不必要的干擾,或者您只需要透過電話與某人一對一交談即可獲取您需要的資訊。 這就是 Zoom Phone 之類的語音通訊解決方案發揮作用之處。 您可以在旅途中使用 Zoom 行動應用程式,在手機上接聽 Zoom Phone 通話,無需在此過程中犧牲您個人電話號碼的隱私。 此外,當您下車後想要快速傳達詳細資訊時,可以向聯絡人傳送 SMS 文字訊息

不應做事項:忘記設定期望

想要確保人們在打電話給您之前知道您正在外出嗎? 在 Zoom Team Chat 中,您可以設定一個狀態訊息,將附註內容顯示為您個人資料的一部分,其他人在選擇您的聯絡資訊或與您聊天時就能看到該訊息。 您可以分享您外出赴約,因此將會較慢回覆,或分享當天在外面的情況。 您也可以將狀態訊息設定為在特定時間到期,例如在一天結束時或您的有薪休假結束時。

狀態

您也可以切換您的目前狀態,也就是在聊天中圖示旁的綠色、紅色或灰色圓點,分別表示您有空、忙碌或不在辦公室。

應做事項:使用聊天應用程式來結束對話

有時您不需要見面,只需簡單的聊天就已足夠。 如果是這種情況,您可以在不開車時輕鬆保持通訊,並可安全地回覆。

當您需要回答問題或與同事快速分享詳細資訊時,可在行動裝置上使用 Zoom Team Chat 等聊天應用程式。 您可以快速傳送重要的詳細資訊,甚至分享您行動裝置上儲存的任何檔案、照片或文件。 您甚至可以輸入聊天內容並將它安排稍後傳送。

如果您在路上開會並且暫時無法完整回覆,您可以隨時透過持續不斷的會議聊天來結束對話,然後透過 Zoom Team Chat 中的專門群組繼續追蹤相同的會議與會者。 啟用後,此功能會將會議內部聊天傳送到該群組頻道,協助您在會議結束後掌握對話內容,並做出適當的回應。

隨時隨地滿足您的協作需求

現代工作日已不再是過去的樣子。 現在我們可以從比以往更多的地方進行通訊,例如辦公室、住家、路上等您能想到的地方。 您需要能協助您隨時隨地分享資訊的技術。

Zoom 平台的設計可協助您做到這一點。 使用 Zoom,您可以在單一位置透過您喜歡的管道與同事和客戶進行溝通。 其功能已延伸至您的汽車和行動裝置,因此無須擔心出差旅行會妨礙溝通。 使用 Zoom,您可以隨時隨地進行協作。

準備好將所有這些解決方案集中一處嗎? 立即開始使用 Zoom One

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