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外出路途中开会:5 条注意事项

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更新日期 June 17, 2024

发布日期 September 13, 2023

外出路途中开会:5 条注意事项

普通工作日并不意味着您要在办公桌前连续工作八个小时。 生活就是这样 — 您需要出门赴约或带狗散步。 或者,您也可能在白天花时间会见客户、参加会议或与同事联络感情。

但是,离开办公桌并不意味着协作就必须停止。 您仍然需要能够拨打那些重要的电话,并与同事共享信息。 但是,如何在外出路途中做到这一点,同时又能保证安全并使沟通专业而完美呢? 从遵守以下五条注意事项开始。

应做事项:连接车载显示屏,确保安全

无论您是去参加客户会议,还是去学校接孩子放学,您可能经常发现工作日自己正坐在车里。 这就是为什么汽车制造商现在提供的信息娱乐系统设计可以与流行的移动设备功能相媲美,帮助驾驶者通过车载显示屏安全有效地进行沟通交流。

我们增加了对 Android Auto™ 的支持,使驾驶者在外出路途中更容易保持联系。现在,Android™ 用户能够通过纯音频模式*发起和加入电话会议,并通过兼容的车载显示屏浏览会议安排。 当前通话可通过 Android Auto 进行管理,让您在需要时将麦克风静音,并在完成时结束通话。

Android Auto 加入了梅赛德斯-奔驰特斯拉Apple CarPlay 等产品,可与 Zoom 一起进行更安全的外出路途中协作。

Android 和 Android Auto 是 Google LLC 的商标。 要在车载显示屏上使用 Android Auto,您需要一部运行 Android 8 或更高版本的 Android 手机、有效的数据套餐和 Android Auto 应用。

*当您连接到 Android Auto 时,视频会自动关闭。

禁做事项:忘记静音或关闭视频

最糟糕的事情莫过于因不小心打开了麦克风而中断了通话,或者摄像头拍摄的角度影响了您的形象。 但当您在外出路途中进行协作时,这些事情就更容易发生。 

您可在 Zoom 会议设置中将摄像头和麦克风设置为在开始和加入会议时关闭,这样可以帮助您避免可能出现的尴尬情况。 这些设置也应该适用于您通过移动设备参加的任何会议,即使您处在学校的接送队伍中,也能帮助您在接听电话时保持专业。  

应做事项:在不需要视频时使用电话解决方案

有时,在您所处的情况下,使用视频通话并不方便 — 比如您想在开车时避免不必要的分心 — 或者您只需要通过电话与某人一对一地交谈来获得您需要的信息。 这就是像 Zoom Phone 这样的语音通信解决方案的作用所在。 在外出路途中,您可以通过 Zoom 移动应用使用手机接打 Zoom Phone 电话,而无需在此过程中暴露个人电话号码的隐私。 此外,当您想在下车后快速转发详细信息,您还可以向您的联系人发送短信。 

禁做事项:忘记设定期望值

想要确保别人在给您打电话之前就知道您在外出路途中吗? 在 Zoom Team Chat 中,您可以设置状态消息,该消息会在您的个人信息中显示一条备注,其他人选择您作为联系人或与您聊天时就能看到。 您可以与他人分享您外出赴约、回复较慢或在现场工作的信息。 您还可以将状态消息设置为在特定时间(例如,在当天结束时或带薪休假结束时)过期。

状态

您还可以切换您的在线状态 — 聊天中您图标旁边的绿色、红色或灰色圆点 — 分别表示您有空、忙碌或不在办公室。 

应做事项:使用聊天应用跟进对话

有时候,您无需与人见面,简单聊聊天即可。 如果是这种情况,只要您没有在开车,就可以轻松地保持沟通,并能安全地进行回复。

当您需要回答问题或与同事快速分享详细信息时,在移动设备上使用 Zoom Team Chat 等聊天应用是个不错的选择。 您可以快速发送重要的详细信息,甚至共享存储在移动设备上的文件、照片或文档。 您甚至可以输入聊天内容,并安排在稍后时间发送。 

如果您在外出路途中参加会议而无法及时回复,您可以随时通过持续会议聊天来跟进对话,您可以在 Zoom Team Chat 的专用群组中与相同的会议与会者进行后续讨论。 启用该功能后,将在会议中发送聊天时把会议内聊天发送到该群组频道,从而帮助您在会议结束后了解对话内容并做出适当回应。 

无论您身处何地,都能进行协作

现代的工作日已经今非昔比。 与以往相比,现在我们能在更多地方进行通信 — 办公室、家里、路上,随处都可以。 您需要能帮助您随时随地共享信息的技术。

Zoom 平台专为帮助您实现这一目标而设计。 通过 Zoom,您就可以在一个集中地点通过自己喜欢的渠道与同事和客户交流。 它还可以扩展到您的汽车和移动设备上,因此您无需担心旅行会妨碍沟通。 使用 Zoom,您可以在任何地方进行协作。 

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