Ecco cinque cose da fare e da evitare durante le riunioni in viaggio

La giornata lavorativa media non implica restare alla scrivania per otto ore filate. La vita si svolge: devi uscire per un appuntamento o portare a passeggio il cane. Oppure, durante la giornata, potresti dedicare del tempo a un incontro con un cliente, a una conferenza o a stabilire un legame con un collega.

Il solo fatto di non essere alla scrivania non significa che la collaborazione si debba interrompere. Devi comunque poter partecipare alle chiamate importanti e condividere le informazioni con i colleghi. Ma come puoi farlo quando sei in viaggio, pensando alla sicurezza e mantenendo le comunicazioni professionali e ordinate? Segui questi cinque consigli su cosa fare e cosa evitare.

Capita spesso di trovarsi in auto durante la giornata lavorativa: magari stai andando a una riunione con un cliente o a prendere i figli a scuola. Ecco perché le case automobilistiche offrono oggi sistemi di infotainment pensati per rispecchiare le caratteristiche dei più diffusi dispositivi mobili. In questo modo aiutano i conducenti a comunicare in modo sicuro ed efficace grazie al display della propria auto.

Abbiamo aggiunto il supporto per Android Auto™ semplificando ai conducenti la connessione in viaggio.  Ora gli utenti Android™ potranno avviare chiamate in conferenza, solo audio*, e parteciparvi. Inoltre, se l'auto è compatibile, potranno consultare i programmi delle riunioni direttamente dal display. Le chiamate attive sono gestite da Android Auto, che consente di disattivare l'audio del microfono quando serve e di terminare la chiamata una volta finito.

Android Auto collabora con Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay e altri ancora per una collaborazione più pratica e sicura con Zoom durante i viaggi.

Android e Android Auto sono marchi commerciali di Google LLC. Per utilizzare Android Auto sul display dell'auto, devi avere un telefono Android con sistema operativo Android 8 o superiore, un piano dati attivo e l'app Android Auto.

*Collegandoti ad Android Auto, il video si spegne automaticamente.

Non c'è niente di peggio che interrompere una chiamata perché ti si è acceso per sbaglio il microfono; tranne forse quando la telecamera ti mostra da un'angolazione poco lusinghiera. Quando collabori in viaggio però, queste cose tendono a verificarsi con maggior frequenza. 

Configurando la riunione Zoom puoi impostare la disattivazione della videocamera e del microfono quando avvii e partecipi alle riunioni. In questo modo puoi evitare situazioni potenzialmente imbarazzanti. Ti suggeriamo di applicare queste impostazioni anche a tutte le riunioni a cui partecipi dal tuo dispositivo mobile. Ti aiuteranno a rimanere professionale anche se stai rispondendo a una chiamata mentre sei in fila per ritirare i bimbi a scuola.  

A volte, il collegamento video non è adatto alla situazione in cui ti trovi: ad esempio, se vuoi evitare inutili distrazioni mentre guidi, oppure se devi semplicemente parlare con qualcuno al telefono a tu per tu per ottenere le informazioni che ti servono. Ed ecco che entra in gioco  Zoom Phone, una soluzione di comunicazione vocale. Con l'app per dispositivi mobili di Zoom, puoi rispondere alle chiamate Zoom Phone dal cellulare mentre viaggi, senza dover rinunciare alla privacy del tuo numero personale. Inoltre, se desideri inviare dei rapidi dettagli quando non sei più in auto, puoi inviare degli SMS ai tuoi contatti. 

Vuoi assicurarti che le persone sappiano che sei in viaggio prima di chiamarti? Su Zoom Team Chat, puoi impostare un messaggio di stato che mostra una nota, che gli altri possono vedere quando selezionano il tuo contatto o chattano con te, direttamente sul tuo profilo. Puoi indicare che sei fuori per un appuntamento, che risponderai con calma o che sei disponibile per tutta la giornata. Inoltre, puoi impostare la scadenza dei tuoi messaggi di stato, ad esempio al termine della giornata o del tuo periodo di vacanza.

Puoi anche cambiare il tuo stato di presenza: un puntino verde, rosso o grigio accanto alla tua icona nella chat indicherà rispettivamente che sei disponibile, occupato o fuori ufficio. 

A volte non serve una riunione quando è sufficiente una semplice chiacchierata. In questo caso quando non sei alla guida e puoi rispondere in modo sicuro, sei in grado di mantenere facilmente le comunicazioni.

L'utilizzo di un'app di chat come Zoom Team Chat sul dispositivo mobile è la soluzione ideale quando devi rispondere a una domanda o condividere rapidamente qualche dettaglio con i colleghi. In un attimo puoi inviare dettagli importanti e condividere qualsiasi file, foto o documenti memorizzati sul tuo dispositivo mobile. Puoi addirittura scrivere una chat e pianificarne l'invio successivamente. 

Se partecipi a una riunione in viaggio e non riesci a rispondere del tutto sul momento, puoi comunque concludere con la chat ininterrotta nella riunione, che ti consente un follow up con i partecipanti alla riunione in un gruppo dedicato su Zoom Team Chat. Quando questa funzionalità è abilitata, le chat nella riunione sono inviate al canale di quel gruppo durante la riunione. Ciò ti aiuta a recuperare la conversazione una volta terminata la riunione e a rispondere in modo appropriato. 

La giornata lavorativa di oggi non è più quella di una volta. Rispetto al passato oggi comunichiamo da molti più luoghi: dall'ufficio, da casa, dalla strada e così via. Ti serve una tecnologia che ti aiuti a condividere le informazioni quando e dove vuoi.

La piattaforma Zoom è progettata proprio per aiutarti a farlo. Grazie a Zoom, avrai un luogo centralizzato dove comunicare con colleghi e clienti attraverso i canali che preferisci. E questo implica anche la tua auto e il tuo dispositivo mobile, in modo da non doverti preoccupare che il viaggio ostacoli la comunicazione. Con Zoom, la collaborazione si sposta con te ovunque sia necessario.

Iniziamo a riunire tutte queste soluzioni in un unico luogo? Inizia a usare Zoom Workplace oggi stesso.