Réunions en déplacement : 5 choses à faire et à ne pas faire

Pendant une journée de travail standard, vous ne restez pas assis à votre bureau huit heures d’affilée. Les aléas de la vie : un rendez-vous de dernière minute, un passage à la maison pour sortir le chien. Vous pouvez aussi prendre du temps pour rencontrer un client, assister à une conférence ou tisser des liens avec un collègue.

Mais ce n’est pas parce que vous n’êtes pas au bureau que la collaboration doit s’arrêter. Vous devez pouvoir à tout moment participer aux appels importants et partager des informations avec vos collègues. Mais comment y arriver sans prendre de risques tout en conservant une attitude professionnelle irréprochable ? Commencez en suivant ces recommandations sur cinq choses à faire et à ne pas faire. 

Que vous vous rendiez chez un client pour une réunion ou que vous alliez chercher les enfants à l’école, vous êtes souvent en voiture durant votre journée de travail. C’est pourquoi les fabricants automobiles intègrent désormais dans leurs véhicules des systèmes d’infotainment qui reprennent les fonctionnalités des appareils mobiles les plus populaires pour permettre aux conducteurs de communiquer efficacement et sans risques via l’écran de leur véhicule.

Nous prenons désormais en charge Android Auto™ pour permettre aux conducteurs de rester connectés plus facilement lorsqu’ils sont sur la route.Les utilisateurs d’Android™ pourront ainsi démarrer et rejoindre des visioconférences en mode audio uniquement*, et consulter leur calendrier de réunions depuis l’écran compatible de leur voiture. Les appels actifs sont gérés via Android Auto : vous pouvez ainsi couper le son de votre micro si nécessaire et raccrocher à la fin de l’appel.

Android Auto rejoint Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay et d’autres pour proposer aux conducteurs une collaboration plus sûre avec Zoom.

Android et Android Auto sont des marques déposées de Google LLC. Pour utiliser Android Auto sur l’écran de votre voiture, vous avez besoin d’un téléphone Android sous Android 8 ou ultérieur, d’un forfait de données actif et de l’application Android Auto.

* Lorsque vous vous connectez à Android Auto, la vidéo est automatiquement désactivée.

Il n’y a rien de pire que d’interrompre une discussion parce que vous avez oublié de couper votre micro, à part peut-être d’apparaître à l’écran sous un angle peu flatteur. Mais lorsque vous collaborez sur la route, vous avez plus de chance que cela arrive. 

Pour éviter ce genre de situations embarrassantes, vous pouvez configurer vos paramètres Zoom Meetings de manière à ce que votre caméra et votre micro soient désactivés lorsque vous démarrez ou rejoignez une réunion. Ces paramètres s’appliqueront également à toutes les réunions auxquelles vous participerez depuis votre appareil mobile, ce qui vous permettra de rester professionnel même lorsque vous prenez un appel en attendant vos enfants devant l’école.  

Selon la situation, il n’est pas toujours utile de recourir à la vidéo, par exemple si vous souhaitez éviter les distractions au volant, ou si un simple appel téléphonique privé suffit à obtenir les informations dont vous avez besoin. C’est là qu’entre en jeu la solution de communication vocale Zoom Phone. Lorsque vous n’êtes pas au bureau, vous pouvez prendre des appels Zoom Phone sur votre téléphone mobile via l’application mobile Zoom, sans avoir à sacrifier la confidentialité de votre numéro personnel. Et lorsque vous n’êtes pas dans votre voiture, vous pouvez également envoyer des SMS à vos contacts pour relayer de brèves informations. 

Vous voulez être sûr que vos interlocuteurs sachent que vous n’êtes pas au bureau avant de vous appeler ? Dans Zoom Team Chat, vous pouvez définir un message de statut qui affiche une note dans votre profil lorsqu’une personne clique sur votre contact ou discute avec vous par chat. Vous pouvez ainsi indiquer que vous êtes en rendez-vous, que vous ne pouvez pas répondre rapidement ou que vous êtes en déplacement toute la journée. Vous pouvez également définir une date d’expiration pour votre message de statut, par exemple à la fin de la journée ou de vos congés.

En outre, vous pouvez modifier votre statut de présence en jouant sur les couleurs du point situé à côté de votre icône dans le chat : vert si vous êtes disponible, rouge si vous êtes occupé et gris si vous êtes en déplacement. 

Parfois, vous pouvez vous passer d’une réunion lorsqu’une simple conversation par chat suffit. Et dans ce cas, vous pouvez facilement poursuivre la discussion lorsque vous ne conduisez pas et répondre en toute sécurité.

Si vous devez répondre à une question ou transmettre quelques brèves infos à des collègues, une application de chat comme Zoom Team Chat sur votre appareil mobile est la solution. Transmettez des informations importantes en un clin d’œil et partagez des fichiers, des photos et des documents stockés sur votre appareil. Vous pouvez même rédiger un message de chat et programmer son envoi pour plus tard.

Si vous participez à une réunion sur la route et ne pouvez pas répondre comme vous le voulez sur le moment, vous pouvez toujours boucler la boucle avec le chat de réunion continu de Zoom Team Chat, qui vous permet d’échanger avec les mêmes participants dans un groupe dédié. Lorsque cette fonctionnalité est activée, les messages envoyés dans le chat en réunion apparaissent simultanément dans le canal du groupe. Vous pouvez ainsi revenir sur la conversation après la réunion et répondre de manière appropriée.

La journée de travail standard a bien changé. La communication n’a jamais été aussi omniprésente : au bureau, à la maison, sur la route, etc. Vous avez besoin d’une technologie qui vous permet de partager des informations quand vous en avez besoin, où que vous soyez.

La plateforme Zoom a été conçue pour ça. Avec Zoom, vous bénéficiez d’un emplacement centralisé pour communiquer avec vos collègues et vos clients via vos canaux préférés. Et cette solution s’étend à votre voiture et à votre appareil mobile, pour vous permettre de voyager l’esprit tranquille, sans interrompre la communication. Avec Zoom, la collaboration vous accompagne dans tous vos mouvements. 

Prêt à retrouver toutes ces solutions à un seul et même endroit ? Commencez à utiliser Zoom One aujourd’hui.