Reuniones en cualquier lugar: 5 cosas que se deben y que no se deben hacer

Un día de trabajo corriente no significa estar ocho horas seguidas en el escritorio. La vida pasa: hay que salir corriendo a una cita o sacar a pasear al perro. O quizá dedique un rato del día a reunirse con un cliente, asistir a una conferencia o estrechar vínculos con un compañero de trabajo.

Pero el hecho de no estar en la oficina no significa que la colaboración tenga que terminar. Aun así, tiene que poder acceder a las llamadas importantes y compartir información con sus compañeros. Pero ¿cómo hacerlo desde la carretera sin correr riesgos y sin que sus comunicaciones dejen de ser profesionales y de calidad? Empiece por seguir los siguientes cinco consejos.

Ya sea para ir a una reunión con un cliente o para recoger a los niños en la escuela, es posible que suela estar en el automóvil durante la jornada laboral. Por eso los fabricantes de automóviles ofrecen ahora sistemas de infoentretenimiento diseñados para replicar las características de los dispositivos móviles populares, lo que ayuda a los conductores a comunicarse de forma segura y eficaz a través de la pantalla del vehículo.

Hemos añadido soporte para Android Auto™, lo que hace que sea más fácil para los conductores permanecer conectados mientras están en la carretera. Los usuarios de Android™ ahora podrán iniciar llamadas de conferencia y unirse a ellas solo por audio* y consultar las programaciones de las reuniones desde la pantalla de su vehículo compatible. Las llamadas activas se gestionan a través de Android Auto, que le permite silenciar el micrófono cuando sea necesario y finalizar la llamada al terminar.

Android Auto se asocia a Mercedes Benz, Tesla y Apple CarPlay, entre otros, para ofrecer una colaboración más segura en cualquier lugar con Zoom.

Android y Android Auto son marcas comerciales de Google LLC. Para utilizar Android Auto en la pantalla de su vehículo, necesitará un teléfono Android con Android 8 o una versión superior, un plan de datos activo y la aplicación Android Auto.

* Cuando se conecte a Android Auto, el vídeo se apagará automáticamente.

No hay nada peor que interrumpir una llamada porque tenía el micrófono encendido por accidente, excepto tal vez cuando su cámara lo muestra desde un ángulo poco favorecedor. Pero cuando se colabora estando en cualquier lugar, hay más probabilidades de que ocurran estas cosas.

Puede configurar la cámara y el micrófono para que se apaguen cuando inicie una reunión o se una a ella en la configuración de Zoom Meetings, lo que lo ayudará a evitar situaciones que podrían resultar incómodas. Esta configuración también debería aplicarse a todas las reuniones a las que se una desde su dispositivo móvil. Esto lo ayudará a mantener el profesionalismo incluso si contesta una llamada desde la fila para recoger a los niños en la escuela.  

En ocasiones, utilizar el vídeo no es apropiado para la situación en la que se encuentra —por ejemplo, si desea evitar distracciones innecesarias mientras conduce— o solo necesita hablar con alguien por teléfono para obtener la información que necesita. Ahí entra en juego una solución de comunicaciones de voz como Zoom Phone. Puede aceptar llamadas de Zoom Phone desde su teléfono móvil con la aplicación móvil de Zoom mientras se desplaza sin tener que sacrificar la privacidad de su número personal. Además, puede enviar mensajes de texto SMS a sus contactos cuando desee proporcionarles detalles breves una vez que salga del vehículo.

¿Quiere asegurarse de que los demás sepan que se está desplazando antes de que lo llamen? En Zoom Team Chat, puede fijar un mensaje de estado que muestre una nota como parte de su perfil, que los demás pueden ver cuando seleccionan su contacto o chatean con usted. Puede comunicar que ha salido a una cita, que tardará en responder o que está fuera de la oficina ese día. También puede configurar su mensaje de estado para que finalice a una hora determinada, por ejemplo, al término de su jornada o al final de su licencia con goce de sueldo.

También puede cambiar su estado de presencia ―el punto verde, rojo o gris junto a su icono en el chat― para indicar que está disponible, ocupado o fuera de la oficina, respectivamente.

A veces no es necesario reunirse cuando basta con un simple chat. Si es así, puede mantener fácilmente la comunicación siempre que no esté conduciendo y pueda responder sin correr riesgos.

Cuando tenga que responder a una pregunta o compartir datos breves con sus compañeros de trabajo, lo mejor es utilizar una aplicación de chat como Zoom Team Chat en su dispositivo móvil. Puede enviar detalles importantes en cuestión de segundos e incluso compartir archivos, fotos o documentos almacenados en su dispositivo móvil. También puede escribir un mensaje de chat y programarlo para enviarlo más tarde.

Si accede a una reunión mientras viaja y no puede responder plenamente en el momento, puede terminar la conversación con el chat continuo de la reunión, donde podrá seguir conversando con los mismos asistentes a la reunión de un grupo específico en Zoom Team Chat. Cuando esta característica está habilitada, envía los chats durante la reunión a ese canal de grupo a medida que se envían en la reunión, lo que lo ayuda a ponerse al día en la conversación una vez finalizada la reunión y responder de forma adecuada.

La jornada laboral moderna ya no es lo que solía ser. Ahora nos comunicamos desde más lugares: desde la oficina, desde casa, desde la calle, desde cualquier sitio. Necesita una tecnología que lo ayude a compartir información en el momento y en el lugar en que tenga que hacerlo.

La plataforma Zoom está diseñada para ayudarlo a hacer precisamente eso. Con Zoom, tiene un lugar centralizado donde comunicarse con compañeros y clientes a través de los canales que prefiera. Y eso incluye su vehículo y su dispositivo móvil, para que no tenga que preocuparse de que los viajes interfieran en la comunicación. Con Zoom, la colaboración lo acompaña dondequiera que esté.

¿Está preparado para reunir todas estas soluciones en un solo lugar? Empiece a utilizar Zoom One hoy mismo.