5 điều nên và không nên làm khi họp trong lúc di chuyển

Ngày làm việc thông thường không có nghĩa là bạn phải ngồi ở bàn làm việc suốt 8 giờ. Cuộc sống vẫn diễn ra và có lúc, bạn cần đến cuộc hẹn nào đó hay dắt chó đi dạo. Hoặc bạn có thể dành thời gian trong ngày gặp gỡ khách hàng, tham dự hội nghị hay gắn kết với đồng nghiệp.

Nhưng việc rời khỏi bàn làm việc không nhất thiết khiến bạn phải dừng cộng tác. Bạn vẫn cần tham gia những cuộc gọi quan trọng và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp. Nhưng làm thế nào để thực hiện điều đó khi bạn đang di chuyển mà vẫn an toàn và đảm bảo giao tiếp chuyên nghiệp và trơn tru? Hãy bắt đầu bằng cách áp dụng 5 việc nên làm và không nên làm sau đây. 

Bạn có thể thường xuyên phải ngồi trong xe vào ngày làm việc, dù là khi tới cuộc họp với khách hàng hay đón con ở trường. Đó là lý do tại sao các nhà sản xuất ô tô hiện cung cấp hệ thống thông tin giải trí được thiết kế để mô phỏng các tính năng của thiết bị di động phổ biến, giúp người lái xe giao tiếp an toàn và hiệu quả thông qua màn hình ô tô.

Chúng tôi đã tăng cường hỗ trợ cho Android Auto™, giúp người lái xe dễ dàng duy trì kết nối khi đang di chuyển.  Người dùng Android™ giờ đây có thể bắt đầu và tham gia cuộc gọi hội nghị chỉ bằng âm thanh* và duyệt lịch họp từ màn hình ô tô tương thích. Các cuộc gọi hiện hoạt được quản lý thông qua Android Auto, cho phép bạn tắt tiếng micrô khi cần và kết thúc cuộc gọi khi xong việc.

Android Auto cùng Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay, v.v. hỗ trợ việc cộng tác an toàn hơn qua Zoom khi đang di chuyển.

Android và Android Auto là các nhãn hiệu của Google LLC. Để sử dụng Android Auto trên màn hình ô tô, bạn cần có điện thoại Android chạy hệ điều hành Android 8 trở lên, gói dữ liệu đang hoạt động và ứng dụng Android Auto.

*Khi kết nối với Android Auto, video của bạn sẽ tự động tắt.

Không có gì tệ hơn khi gây gián đoạn cuộc gọi vì bạn vô tình bật micrô, ngoại trừ việc camera bắt được hình ảnh bạn từ góc không đẹp cho lắm. Tuy nhiên, điều này có khả năng xảy ra nhiều hơn một chút khi bạn cộng tác trong khi di chuyển. 

Bạn có thể cài đặt tắt camera và micrô khi bắt đầu và tham gia cuộc họp trong cài đặt Zoom Meetings để tránh những tình huống khó xử có thể xảy ra. Những cài đặt này cũng cần được áp dụng cho mọi cuộc họp mà bạn tham gia từ thiết bị di động, giúp bạn luôn chuyên nghiệp ngay cả khi đang nhận cuộc gọi báo đón con của nhà trường.  

Đôi khi, việc thực hiện cuộc gọi video là không hợp lý trong tình huống nào đó — chẳng hạn như khi bạn muốn tránh sự xao lãng không cần thiết khi lái xe — hoặc bạn chỉ cần nói chuyện trực tiếp với ai đó qua điện thoại để có thông tin bạn cần. Vì thế, giải pháp giao tiếp thoại như Zoom Phone xuất hiện. Bạn có thể nhận cuộc gọi Zoom Phone từ điện thoại di động bằng ứng dụng di động Zoom khi đang di chuyển mà không cần phải đánh đổi sự riêng tư cho số điện thoại cá nhân. Ngoài ra, bạn có thể gửi tin nhắn văn bản SMS đến người liên hệ khi muốn chuyển tiếp thông tin chi tiết nhanh sau khi xuống xe. 

Bạn muốn đảm bảo mọi người biết bạn đang di chuyển trước khi họ gọi? Trong Zoom Team Chat, bạn có thể đặt thông báo trạng thái hiển thị ghi chú như một phần trong hồ sơ để người khác có thể nhìn thấy khi họ chọn liên hệ hoặc trò chuyện với bạn. Bạn có thể chia sẻ rằng bạn đang tham gia một cuộc hẹn, sẽ phản hồi chậm hoặc đi công tác trong ngày. Bạn cũng có thể cài đặt cho thông báo trạng thái hết hạn vào thời điểm nhất định — cuối ngày hoặc cuối thời gian nghỉ phép có hưởng lương chẳng hạn.

Bạn cũng có thể chuyển đổi trạng thái hiện diện — dấu chấm màu xanh lá, đỏ hoặc xám bên cạnh biểu tượng của bạn trong cuộc trò chuyện — để cho biết bạn đang rảnh, bận hoặc không có mặt tại văn phòng. 

Đôi khi bạn không cần gặp gỡ nếu cuộc trò chuyện đơn giản là đủ. Trong trường hợp đó, bạn có thể dễ dàng tiếp tục giao tiếp bất cứ khi nào bạn không lái xe và khi bạn có thể phản hồi một cách an toàn.

Khi cần trả lời câu hỏi hoặc chia sẻ thông tin chi tiết nhanh với đồng nghiệp, hãy sử dụng ứng dụng trò chuyện như Zoom Team Chat trên thiết bị di động. Bạn có thể nắm bắt các chi tiết quan trọng trong tích tắc và thậm chí chia sẻ tệp, ảnh hoặc tài liệu được lưu trữ trên thiết bị di động. Bạn thậm chí có thể đánh máy nội dung cuộc trò chuyện và lên lịch để gửi đi sau đó. 

Nếu tham gia cuộc họp khi đang di chuyển và không thể phản hồi đầy đủ ngay lúc đó, bạn luôn có thể kết thúc quy trình này bằng trò chuyện cuộc họp liên tục, nơi bạn có thể theo dõi những người dự thính trong cùng cuộc họp qua nhóm riêng trong Zoom Team Chat. Khi được bật, tính năng này sẽ gửi cuộc trò chuyện trong cuộc họp vào kênh nhóm đó ngay khi được gửi trong cuộc họp, giúp bạn bắt kịp cuộc hội thoại sau khi cuộc họp kết thúc và phản hồi thích hợp. 

Ngày làm việc hiện đại không còn như xưa. Ngày nay, chúng ta giao tiếp từ nhiều nơi hơn bao giờ hết — văn phòng, nhà riêng, trên đường, v.v. Bạn cần công nghệ để chia sẻ thông tin mọi lúc, mọi nơi.

Nền tảng Zoom được thiết kế để giúp bạn làm điều đó. Với Zoom, bạn có một nơi tập trung để giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng trên các kênh ưa thích. Và điều này mở rộng đến cả ô tô và thiết bị di động, giúp bạn không phải lo lắng việc di chuyển sẽ cản trở liên lạc. Nhờ có Zoom, hoạt động cộng tác sẽ đồng hành cùng bạn mọi lúc mọi nơi. 

Bạn đã sẵn sàng đưa tất cả những giải pháp này vào một chỗ? Bắt đầu trải nghiệm Zoom One ngay hôm nay.