Jak sztuczna inteligencja pomaga oszczędzać czas i zachować koncentrację

Jeśli kiedykolwiek przydzielono Ci zadanie robienia notatek na spotkaniu, znasz związane z tym trudności. Starasz się dokładnie zapisać to, co każda osoba powiedziała, ale jeśli Twoje skupienie zmniejszy się choćby na chwilę, możesz przegapić ważny szczegół. Trudniej jest w pełni uczestniczyć w dyskusji, jeśli musisz słuchać i pisać. Następnie po spotkaniu musisz dopracować swoje notatki, wypisać kluczowe kolejne kroki i wysłać podsumowanie do reszty zespołu. Wszystkie te zadania zmniejszają Twoja produktywność i mogą wstrzymać postęp współpracy. Pomoc jest na wyciągnięcie ręki — narzędzie do robienia notatek oparte na AI to właśnie to, czego potrzebujesz.

Wiele osób korzysta z aplikacji i narzędzi AI do spotkań, aby zautomatyzować robienie notatek i podsumowywać informacje ze spotkań. To jak posiadanie asystenta AI u boku podczas spotkań, robienie notatek i śledzenie elementów dyskusji, dzięki czemu można skupić się na rozmowie. Nie wspominając już o tym, że posiadanie podsumowania spotkania z kluczowymi punktami, do których można się odwołać, znacznie ułatwia napisanie wiadomości e-mail.

Proszę zobaczyć, jakie korzyści może przynieść narzędzie do robienia notatek oparte na sztucznej inteligencji - i dlaczego może ono stać się Państwa nowym najlepszym przyjacielem podczas spotkań.

Modele generatywnej sztucznej inteligencji są prawdopodobnie najbardziej znane z generowania wiadomości na podstawie podpowiedzi, ale są również świetne w podsumowywaniu informacji. Wykorzystują one przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do syntezy dłuższych wiadomości w krótkie podsumowania, które zawierają kluczowe punkty tekstu.

Notatnik AI transkrybuje rozmowę na spotkaniu i wykorzystuje transkrypcję jako dane tekstowe do wygenerowania podsumowania spotkania na temat tego, co zostało omówione. Wiele aplikacji do robienia notatek identyfikuje również kluczowe punkty i działania w oparciu o kontekst rozmowy. 

Niektóre notatniki AI, takie jak Fathom, Fellow i Otter.ai, są samodzielnymi aplikacjami. Te rozwiązania innych firm dołączają do spotkania wideo jako oddzielny uczestnik AI, aby wygenerować transkrypcję podsumowania spotkania. Inne, takie jak Zoom AI Companion, są wbudowaną funkcją platformy spotkań, dzięki czemu są łatwe w użyciu i udostępnianiu.

Wiele aplikacji do robienia notatek AI wymaga pełnego nagrania spotkania, aby wygenerować jego podsumowanie. Jeśli nie chcą Państwo, aby spotkanie było nagrywane, proszę poszukać narzędzia, które tego nie wymaga - na przykład Zoom AI Companion może wygenerować podsumowanie spotkania bez nagrywania.

Robienie notatek podczas spotkań i dzielenie się nimi ze współpracownikami może zajmować sporo czasu w pracy. Według ankiety przeprowadzonej przez Morning Consult,* prawie 75% liderów zespołów stwierdziło, że wykonują te zadania co najmniej kilka razy w tygodniu, a 48% ankietowanych liderów stwierdziło, że spędzają więcej czasu niż chcą na robieniu notatek.

Narzędzie do sporządzania notatek oparte na sztucznej inteligencji może pomóc Ci zaoszczędzić czas, ale to nie wszystko. Oto kilka zalet korzystania z aplikacji do robienia notatek opartej na AI:

Koniec z wielozadaniowością podczas spotkania

Kiedy robisz notatki, koncentrujesz się na pisaniu, a nie na tym, co możesz wnieść do dyskusji. Narzędzie do robienia notatek oparte na AI wykona tę pracę za Ciebie, a Ty możesz być pełnoprawnym uczestnikiem spotkania.

Koniec z  przeoczonymi szczegółami 

Czy kiedykolwiek musieli Państwo na chwilę opuścić spotkanie, by przegapić ważny szczegół? Notatnik SI nie musi robić przerw, więc mogą mieć Państwo pewność, że notatki ze spotkania będą wyczerpujące. Ponadto, niektóre narzędzia pozwalają na zadawanie aplikacji do notowania pytań dotyczących spotkania w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie trzeba mówić: "Czy może Pan to powtórzyć?".

Efektywniejsze wykorzystanie czasu

Uporządkowanie notatek i ich uporządkowanie po każdej rozmowie, zanim będzie można je udostępnić innym, wymaga czasu. Notatki ze spotkań oparte na sztucznej inteligencji są gotowe do udostępnienia natychmiast po ich wygenerowaniu, dzięki czemu mogą Państwo szybciej przekazywać swoje spostrzeżenia zespołowi. Niektóre narzędzia automatyzują ten proces, wysyłając podsumowanie bezpośrednio do uczestników w wiadomości e-mail lub na czacie zaraz po zakończeniu spotkania.

Nadrobienie zaległości w spotkaniach

Jeśli masz napięty grafik i kolidujące ze sobą spotkania, nie martw się. Zamiast prosić współpracowników o informacje (i polegać na ich notatkach, które mogą być niekompletne), wygenerowane przez sztuczną inteligencję podsumowanie spotkania może pomóc Ci nadrobić zaległości.

Poprawa ROI

Uczestnictwo w spotkaniach i sporządzanie notatek może prowadzić do utraty wielu godzin produktywności tygodniowo. Notatnik AI może pomóc Państwu zaoszczędzić czas, uwalniając Państwa harmonogram i pozwalając skoncentrować się na ważniejszych zadaniach o większym wpływie. Kalkulator ROI może pomóc w ilościowym określeniu potencjalnych oszczędności związanych z wdrożeniem aplikacji do robienia notatek AI w oparciu o liczbę pracowników i godzin zaoszczędzonych w ciągu tygodnia.

Dobrą wiadomością jest to, że mogą już Państwo mieć możliwościrobienia notatek oparte na sztucznej inteligencji, których potrzebują, aby otrzymywać automatyczne notatki dostarczane do skrzynki odbiorczej po każdym spotkaniu Zoom. Jeśli mają Państwo kwalifikujący się płatny plan Zoom, mają już Państwo dostęp do AI Companion (jeśli nie mają Państwo kwalifikującego się planu , proszę uaktualnić go już dziś).

AI Companion wykorzystuje transkrypcję spotkania do wygenerowania szczegółowego podsumowania spotkania, dzięki czemu nie trzeba nagrywać spotkania, jeśli nie ma takiej potrzeby. Organizuje podsumowanie spotkania według tematu, dzięki czemu można przeczytać o tym, co zostało omówione i kto co powiedział. Co najważniejsze, określa również wszelkie kolejne kroki lub działania w oparciu o treść spotkania. A jeśli chcą Państwo przeczytać tylko krótki akapit na temat spotkania, proszę sprawdzić szybkie podsumowanie u góry, aby uzyskać skróconą wersję.