Jak sztuczna inteligencja pomaga oszczędzać czas i zachować koncentrację

Jeśli kiedykolwiek przydzielono Ci zadanie robienia notatek na spotkaniu, znasz związane z tym trudności. Starasz się dokładnie zapisać to, co każda osoba powiedziała, ale jeśli Twoje skupienie zmniejszy się choćby na chwilę, możesz przegapić ważny szczegół. Trudniej jest w pełni uczestniczyć w dyskusji, jeśli musisz słuchać i pisać. Następnie po spotkaniu musisz dopracować swoje notatki, wypisać kluczowe kolejne kroki i wysłać podsumowanie do reszty zespołu. Wszystkie te zadania zmniejszają Twoja produktywność i mogą wstrzymać postęp współpracy. Pomoc jest na wyciągnięcie ręki — narzędzie do robienia notatek oparte na AI to właśnie to, czego potrzebujesz.

Wiele osób korzysta z aplikacji i narzędzi do spotkań wspieranych technologią AI, aby zautomatyzować robienie notatek i streszczanie spotkań. To tak, jakby podczas spotkań mieć u boku asystenta AI, który ma za zadanie robić notatki oraz śledzić przebieg dyskusji, dzięki temu Ty możesz skupić się na rozmowie. Ponadto gotowe streszczenie zawierające najistotniejsze punkty, do których można potem nawiązać, znacznie ułatwia napisanie e-maila podsumowującego spotkanie.

Proszę zobaczyć, jakie korzyści może przynieść narzędzie do robienia notatek oparte na sztucznej inteligencji - i dlaczego może ono stać się Państwa nowym najlepszym przyjacielem podczas spotkań.

Modele generatywnej sztucznej inteligencji są prawdopodobnie najbardziej znane z generowania wiadomości na podstawie podpowiedzi, ale są również świetne w podsumowywaniu informacji. Wykorzystują one przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do syntezy dłuższych wiadomości w krótkie podsumowania, które zawierają kluczowe punkty tekstu.

Narzędzie do robienia notatek oparte na AI zapisuje rozmowę prowadzoną podczas spotkania i używa tej transkrypcji jako danych wejściowych do wygenerowania podsumowania spotkania obejmującego omówione tematy. Wiele aplikacji do robienia notatek identyfikuje także na podstawie kontekstu rozmowy najważniejsze zagadnienia i zadania do wykonania.

W niektórych aplikacjach do robienia notatek opartych na AI do wygenerowania podsumowania spotkania niezbędne jest jego pełne nagranie. Jeśli nie chcesz, aby Twoje spotkanie było nagrywane, poszukaj narzędzia, które tego nie wymaga – takiego jak asystent Zoom AI Companion, który potrafi wygenerować podsumowanie spotkania bez jego nagrywania.

Robienie notatek podczas spotkań, a następnie udostępnianie notatek i zadań do wykonania współpracownikom może zabierać sporą część czasu pracy. Według ankiety przeprowadzonej przez Morning Consult* prawie 75% liderów zespołów oznajmiło, że wykonuje te zadania co najmniej kilka razy w tygodniu, a 48% ankietowanych liderów stwierdziło, że spędza na robieniu notatek więcej czasu, niż by chciało.

Narzędzie do sporządzania notatek oparte na sztucznej inteligencji może pomóc Ci zaoszczędzić czas, ale to nie wszystko. Oto kilka zalet korzystania z aplikacji do robienia notatek opartej na AI:

Kiedy robisz notatki, koncentrujesz się na pisaniu, a nie na tym, co możesz wnieść do dyskusji. Narzędzie do robienia notatek oparte na AI wykona tę pracę za Ciebie, a Ty możesz być pełnoprawnym uczestnikiem spotkania.

Zdarzyło Ci się kiedyś opuścić na chwilę spotkanie i w rezultacie przegapić ważne informacje? Narzędzie do robienia notatek oparte na AI nie musi robić przerw, więc możesz mieć pewność, że Twoje podsumowania spotkań będą wyczerpujące. Ponadto w niektórych narzędziach możesz zadawać aplikacji do robienia notatek pytania dotyczące spotkania w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie musisz przerywać dyskusji, aby zapytać: „Czy mogę prosić o powtórzenie?”.

Dopracowanie notatek i uporządkowanie ich po każdym połączeniu wymaga czasu, zanim będzie można je udostępnić innym. Podsumowania spotkań oparte na sztucznej inteligencji są gotowe do przejrzenia i udostępnienia natychmiast po wygenerowaniu, co pozwala szybciej przekazywać potrzebne informacje zespołowi. Niektóre narzędzia mogą zautomatyzować ten proces, wysyłając podsumowanie bezpośrednio do uczestników w wiadomości e-mail lub na czacie tuż po zakończeniu spotkania.

Jeśli masz napięty grafik i kolidujące ze sobą spotkania, nie martw się. Zamiast prosić współpracowników o informacje (i polegać na ich notatkach, które mogą być niekompletne), wygenerowane przez sztuczną inteligencję podsumowanie spotkania może pomóc Ci nadrobić zaległości.

Udział w spotkaniach i robienie notatek może obniżać produktywność o wiele godzin tygodniowo. Narzędzie AI do robienia notatek może Ci pomóc w zaoszczędzeniu czasu w harmonogramie, pozwalając się skoncentrować na ważniejszych zadaniach o większym stopniu oddziaływania. Kalkulator ROI ułatwia oszacowanie potencjalnych oszczędności wynikających z wdrożenia aplikacji do robienia notatek opartej na AI na podstawie liczby pracowników i godzin zaoszczędzonych w ciągu tygodnia.

Asystent AI Companion już teraz dostarcza niezawodne, dokładne podsumowania spotkań dla użytkowników kwalifikujących się płatnych planów Zoom, ale robienie notatek przy użyciu tego narzędzia stanie się jeszcze lepsze dzięki funkcji Moje notatki (spodziewanej w październiku 2025 r.), możliwości dodawania asystenta AI Companion do spotkań na platformach innych firm (funkcja spodziewana we wrześniu 2025 r.) i wielu innym funkcjom. Funkcja Moje notatki umożliwi robienie podczas spotkania własnych notatek, które asystent AI Companion wzbogaci o podsumowanie spotkania, zapewniając pełniejszy obraz jego kontekstu.

Jeśli korzystasz z kwalifikującego się płatnego planu Zoom, masz już dostęp do asystenta AI Companion (jeśli nie masz kwalifikującego się planu, możesz wykonać uaktualnienie już dziś). Może być konieczne zwrócenie się do administratora Zoom o włączenie niektórych funkcji.

Zastanów się, jak możesz wdrożyć robienie notatek za pomocą asystenta AI Companion przed spotkaniami, w czasie ich trwania i po ich zakończeniu:

Przed spotkaniem

Podczas spotkania

Po spotkaniu