Jak sztuczna inteligencja pomaga oszczędzać czas i zachować koncentrację

Jeśli kiedykolwiek przydzielono Ci zadanie robienia notatek na spotkaniu, znasz związane z tym trudności. Starasz się dokładnie zapisać to, co każda osoba powiedziała, ale jeśli Twoje skupienie zmniejszy się choćby na chwilę, możesz przegapić ważny szczegół. Trudniej jest w pełni uczestniczyć w dyskusji, jeśli musisz słuchać i pisać. Następnie po spotkaniu musisz dopracować swoje notatki, wypisać kluczowe kolejne kroki i wysłać podsumowanie do reszty zespołu. Wszystkie te zadania zmniejszają Twoja produktywność i mogą wstrzymać postęp współpracy. Pomoc jest na wyciągnięcie ręki — narzędzie do robienia notatek oparte na AI to właśnie to, czego potrzebujesz.

Wiele osób korzysta z aplikacji i narzędzi do spotkań wspieranych technologią AI, aby zautomatyzować robienie notatek i streszczanie spotkań. To tak, jakby podczas spotkań mieć u boku asystenta AI, który ma za zadanie robić notatki oraz śledzić przebieg dyskusji, dzięki temu Ty możesz skupić się na rozmowie. Ponadto gotowe streszczenie zawierające najistotniejsze punkty, do których można potem nawiązać, znacznie ułatwia napisanie e-maila podsumowującego spotkanie.

Proszę zobaczyć, jakie korzyści może przynieść narzędzie do robienia notatek oparte na sztucznej inteligencji - i dlaczego może ono stać się Państwa nowym najlepszym przyjacielem podczas spotkań.

Modele generatywnej sztucznej inteligencji są prawdopodobnie najbardziej znane z generowania wiadomości na podstawie podpowiedzi, ale są również świetne w podsumowywaniu informacji. Wykorzystują one przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do syntezy dłuższych wiadomości w krótkie podsumowania, które zawierają kluczowe punkty tekstu.

Narzędzie do robienia notatek AI zapisuje rozmowę podczas spotkania i używa transkrypcji, aby wygenerować streszczenie omówionych tematów. Wiele aplikacji do robienia notatek identyfikuje także na podstawie kontekstu rozmowy najważniejsze punkty i zadania do wykonania. 

W wielu zasilanych AI aplikacjach, aby wygenerować podsumowanie spotkania, należy je w całości nagrać. Jeśli nie chcesz, aby Twoje spotkanie było nagrywane, poszukaj narzędzia, które tego nie wymaga. Do tego celu sprawdzi się Zoom AI Companion, za pomocą którego możesz wygenerować podsumowanie spotkania bez konieczności nagrywania.

Robienie notatek podczas spotkań oraz udostępnianie notatek i działań współpracownikom po ich zakończeniu może zajmować w pracy sporo czasu. Według ankiety przeprowadzonej przez Morning Consult* prawie 75% liderów zespołów stwierdziło, że wykonuje te zadania co najmniej kilka razy w tygodniu, a 48% ankietowanych liderów stwierdziło, że woleliby poświęcać mniej czasu na robienie notatek.

Narzędzie do sporządzania notatek oparte na sztucznej inteligencji może pomóc Ci zaoszczędzić czas, ale to nie wszystko. Oto kilka zalet korzystania z aplikacji do robienia notatek opartej na AI:

Koniec z wielozadaniowością podczas spotkania

Kiedy robisz notatki, koncentrujesz się na pisaniu, a nie na tym, co możesz wnieść do dyskusji. Narzędzie do robienia notatek oparte na AI wykona tę pracę za Ciebie, a Ty możesz być pełnoprawnym uczestnikiem spotkania.

Koniec z  przeoczonymi szczegółami 

Zdarzyło Ci się kiedyś opuścić na chwilę spotkanie i w rezultacie przegapić ważne informacje? Narzędzie do robienia notatek oparte na AI nie musi robić przerw, więc możesz mieć pewność, że Twoje podsumowania spotkań będą wyczerpujące. Ponadto w niektórych narzędziach możesz zadawać aplikacji do robienia notatek pytania dotyczące spotkania w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie musisz przerywać dyskusji, aby zapytać: „Czy mogę prosić o powtórzenie?”.

Efektywniejsze wykorzystanie czasu

Dopracowanie notatek i uporządkowanie ich po każdym połączeniu wymaga czasu, zanim będzie można je udostępnić innym. Podsumowania spotkań oparte na sztucznej inteligencji są gotowe do przejrzenia i udostępnienia natychmiast po wygenerowaniu, co pozwala szybciej przekazywać potrzebne informacje zespołowi. Niektóre narzędzia mogą zautomatyzować ten proces, wysyłając podsumowanie bezpośrednio do uczestników w wiadomości e-mail lub na czacie tuż po zakończeniu spotkania.

Nadrobienie zaległości w spotkaniach

Jeśli masz napięty grafik i kolidujące ze sobą spotkania, nie martw się. Zamiast prosić współpracowników o informacje (i polegać na ich notatkach, które mogą być niekompletne), wygenerowane przez sztuczną inteligencję podsumowanie spotkania może pomóc Ci nadrobić zaległości.

Poprawa ROI

Udział w spotkaniach i sporządzanie notatek może pochłaniać wiele godzin produktywności tygodniowo. System AI do sporządzania notatek może pomóc Ci zaoszczędzić czas w harmonogramie, aby umożliwić skupienie się na ważniejszych zadaniach. Kalkulator ROI może pomóc oszacować potencjalne oszczędności wynikające z wdrożenia aplikacji do sporządzania notatek opartej na AI na podstawie liczby pracowników i godzin zaoszczędzonych w ciągu tygodnia.

Dobra wiadomość jest taka, że być może już dysponujesz opartymi na sztucznej inteligencji funkcjami niezbędne do robienia notatek, aby po każdym spotkaniu Zoom otrzymywać automatyczne notatki dostarczane wprost do Twojej skrzynki odbiorczej. Jeśli masz odpowiedni płatny plan Zoom, masz dostęp do AI Companion (jeśli nie masz takiego planu, możesz w każdej chwili dokonać aktualizacji). Być może musisz się zwrócić z prośbą o aktywowanie niektórych funkcji do administratora Zoom. Dzięki dodatkowi Custom AI Companion będziesz mieć możliwość korzystania z AI Companion na spotkaniach zewnętrznych, takich jak Microsoft Teams i Google Meet, a wkrótce pojawi się również obsługa Cisco Webex.

Asystent AI Companion używa zapisu spotkania do wygenerowania szczegółowego podsumowania, dzięki czemu nie musisz nagrywać swoich spotkań, jeśli nie masz na to ochoty. AI Companion porządkuje streszczenie spotkania według tematów, dlatego z łatwością zorientujesz się, jakie tematy zostały poruszone i kto co powiedział. Ponadto na podstawie treści spotkania narzędzie określa wszelkie kolejne kroki lub działania. A jeśli chcesz otrzymać tylko krótki akapit podsumowujący spotkanie, zapoznaj się z szybkim podsumowaniem na górze, aby uzyskać skróconą wersję. 

Kiedy używasz AI Companion, otrzymasz wstępnie zdefiniowane szablony podsumowań spotkań. Dzięki rozszerzeniu Spersonalizowanego asystenta AI Companion możesz nawet dostosować swoje podsumowania spotkań za pomocą spersonalizowanych, praktycznych szablonów, zaprojektowanych tak, aby odzwierciedlać charakter, przebieg i cel spotkania.