なにかと課題が伴う、分散したグローバル チームのコラボレーションに役立つヒント

分散したチームが効果的にコラボレーションをするためには、よりいっそうの努力が必要になることが多いうえ、チームメイトに最新情報を周知するための作業に煩わされて真のコラボレーションが妨げられかねません。ミーティングの議事録やアクション項目を送信したり、プロジェクトの進捗状況をコラボレーターに知らせたりする作業に時間を取られると、他者とつながって有意義な仕事に集中する能力が阻害されてしまいます。実際、Zoom がまとめた職場における AI レポートによると、リーダーの 73% と従業員の 55% が、毎週複数回にわたって同僚と議事録やアクション項目を共有しているほか、リーダーの 71% と従業員の 51% が、週に何度もプロジェクトの進捗状況を伝えています。こうした多忙な作業が、チーム コラボレーションの妨げになっています。

Zoomでは、このような課題と無縁ではありません。 グローバル企業として、私たちはチームコラボレーションへの取り組み方について戦略的でなければなりませんでした。 私たちは、自分たちのツールに力を注ぎ、その経験から、チームがより効率的に協力し合えるような新しい機能やソリューションを考え、設計することもできます。 私たちのやり方はこうです。

世界各地に分散しているチームのコラボレーションでは、後方支援にも課題が付きものです。全員がライブ ミーティングに都合よく参加する方法はまずありません。誰かが真夜中に参加せざるを得なくなります。

そこで便利なのが Zoom プラットフォームです。チームを結びつけ、タイムゾーンや言語を超えて継続的なコラボレーションを実現できます。そのプラットフォームの中心に位置するのが Zoom Team Chat です。Zoom Team Chat を使用すると、従業員は非同期でもリアルタイムでも、1 対 1 でもグループでもコミュニケーションがとれます。

「私が居るのは [アメリカの] 東海岸時間ですが、同僚の多くは西海岸にいます。さらにヨーロッパやアジアの同僚とも一緒に作業しています」と、生産性向上アプリケーション責任者の Darin は言います。「本当に世界規模でコラボレーションしているんです。」

マネージャーである Darin は、同僚の勤務時間外にチャットを送信しないよう気を配っています。「勤務時間外にメッセージを受け取っても気にしない人もいますが、きっちりと線引きしている人もいます。Team Chat なら、どちらにも合わせられます。同僚が自身のタイムゾーンで朝に受信するよう、チャットをスケジュールすることもできます」と Darin は言います。

Team Chat を活用することで、Darin は、自身が中心メンバーのプロジェクトや、ただ状況を把握すればよいプロジェクトなど、多種多様な業務の最新情報を常に把握できるようになりました。会話が英語以外の言語で交わされていても、Zoom に組み込まれている Team Chat 翻訳機能を使ってメッセージを翻訳できます。ミーティングやチャットなど、複数のプロダクトを使ってコラボレーションする場合でも、継続的ミーティングチャットを使えば話し合いを 1 か所で行えるため、ミーティング終了後も会話を継続できます。

時間を節約するため、Darin はプラットフォーム横断型の生成 AI アシスタント、Zoom AI Companion に、長いチャット スレッドを要約してもらっています。こうして、Darin は不必要な詳細にまで首を突っ込むことなく、チームの取り組み全般を正確に把握しています。

「本当にたくさんのことを、チャットでやり取りしています。関係がないので無視してよいものもありますが、貴重な情報もあります。あるチャット スレッドに未読のチャットが 30～40 件もある場合、要約を入手してポイントが分かれば、先に進めます」と Darin は言います。「時間を無駄にしないという意味で、極めて価値があります。」

Zoom の従業員は、Zoom Team Chat をコミュニケーションや話し合い、意思決定のハブとして活用しています。ですが、チームメンバーがプロダクトの評価用模型を共有する場合やバグを指摘する場合、言葉や統計資料だけではうまく伝わらないことが多いものです。

「これまでは、スクリーンショットを撮影して説明を添え、チャットやドキュメントに貼り付けていました。そうした断片を組み合わせて全体像をつかんでいましたが、すごく時間のかかる作業でした」と Darin は語ります。

Zoom Clips の登場で、このプロセスが変わりました。Zoom Clips は、Zoom プラットフォームに組み込まれた非同期型のビデオツールです。

「Clips を使えば、ビデオを介して非同期的にコミュニケーションできます。デモンストレーションにもってこいのツールだと思います」と、プロダクト マネージャーの Matthieu は言います。フランスにいる彼は、世界中のエンジニアリング チームとともに特定のプロダクト機能を細かく調整できます。

「エンジニアリング チームは、作業した機能について短いデモをレコーディングしてくれます。私は、ネットにつないだらそのデモを見て、機能が要件や設計に沿っているかを確認できます」と Matthieu は説明します。「要件に沿っていない部分を見つけたら、クリップの特定のポイントにコメントを付け、そこから話し合いを始めることができます。」

そのフィードバック ループの逆サイドにいるのが、プロダクト設計マネージャーの Kendall とそのチームです。「私はデザイナーですが、ときどき Clips のリンクで要件を受け取ります。まるでプロダクト マネージャーとウォークスルー ミーティングを開いたかのように、状況がよく分かります」と Kendall は言います。「午後に設計を下書きしたら、数分でクリップを準備してアイデアを提示できます。次の日の朝には、クリップ内やチームチャットにコメントが返ってきています。何も問題がなければ、クリップに『いいね』アイコンが投稿されます。」

Zoom Clips で使える高度な機能は、絵文字だけではありません。ビデオ品質を向上させるため、Kendall と Matthieu は外見補正を施し、ノイズ抑制機能を使い、アバターまで利用します。クリップが共有されると、何人がそれを視聴したか、何人がクリップの特定のポイントに残した質問やコメントに返信したかを確認できます。

これによりチャット メッセージでの煩雑なやり取りが減ったため、ソリューションに対する Darin のチームの投資利益率は非常に高くなりました「実に短い期間で明確にコミュニケーションがとれます」と彼は言います。

Matthieu によると、時差が問題にならない場面でも、実際のミーティングよりクリップを使用するほうがよい状況もあるそうです。「ミーティング中のデモは、あまり効果的ではないことがあります。準備が必要ですし、質問にその場で答えるのはプレッシャーにもなるでしょう」と彼は言います。「Clips なら、とにかくレコーディングを開始するだけです。デモにかかる時間は、大幅に短縮されました。」

視聴者の立場から見ても、Matthieu はミーティング中にライブで視聴するより、自分に都合のよい時間にデモを視聴できるほうがよいと考えています。「クリップの方が、集中して視聴できることに気付きました。最初に戻ることも、必要に応じてある特定のポイントを見直すこともできます。」

英国にいるコンテンツ デザイナーの Laura にとっては、コミュニケーションが非同期型になることで、提示された情報をしっかりと理解し、自分の考えを整理するための時間がとれるようになりました。「個人的には、クリップを受け取る側として、返信の内容を吟味する時間が取れる点を気に入っています」と彼女は言います。「Clips のおかげでコミュニケーションが少し気楽になりました。」

グローバル チームが抱える課題はタイムゾーンだけではありません。言葉の壁も、明確なコミュニケーションの前に立ちはだかることがあります。チーム コラボレーション ツールは、異なる言語間のコミュニケーションをサポートできなくてなりません。

アジェンダをミーティング開始前に提供するというアイデアは一般的に奨励されていますが、ミーティングのメイン言語を話さない人たちにとっても、あらかじめ準備できる良い習慣です。Darin は Zoom Notes でアジェンダ項目を常にチェックし、それをチャットで共有したりミーティング タブで参照したりできるようにしています。

Laura のチームのエンジニアリング担当者とプロダクト設計担当者は、彼女とメインの言語が異なりますが、ミーティング アジェンダを Team Chat で共有すれば、クリック数回でメッセージが英語に翻訳されます。ミーティング中にはリアルタイム翻訳版字幕をオンにすれば、会話の内容についていけます。「言葉という高い壁が立ちはだかることなく、ミーティングに参加して気持ちよく会話を聞くことができます」と彼女は言います。

Zoom は先日から、Zoom AI Companion の機能をさらに増やし、グローバルなチームのコミュニケーションが円滑に進むよう、最大 36 の言語でのサポートをミーティング内機能として提供（プレビュー版）するようになりました。有効にした場合、ミーティング内の会話でサポート対象言語が使用されると AI Companion が自動的に検出し、その言語でミーティング要約を生成します。また、AI Companion はサポート対象言語で（その言語がミーティングで使用されていなくても）質問にも答えることができます。つまり、ミーティングでの会話に英語以外の言語が使われていたとしても、Laura のような英語話者の参加者は英語で AI Companion に質問し、英語で回答を得ることができます。

分散したチームのタイムゾーンや言葉の壁を越えて、よりよいコミュニケーションをとれるようにするには、次の 3 点を考慮してください。

1. チームの拠点となるハブは、つながりの維持に役立ちます。どこで情報を入手できるかが分かれば、チームのコラボレーションは向上します。Meetings、Team Chat、Clips、幅広い社内コミュニケーションを実現する Workvivo を搭載したチーム コミュニケーション＆コラボレーション向け単一プラットフォームにより、従業員は部門横断型プロジェクトの全体像を把握し、Zoom サービスから離れることなく組織の最新情報を入手できます。「今や会社の最新ニュースを知りたければ、Workvivo を見るのが確実です」と Matthieu は言います。
2. すべてを「ライブ」にする必要はありません。Team Chat や Clips を介した非同期型コミュニケーションも、特定の状況ではライブ ミーティングと同じぐらい効果的ですし、会話を始めるきっかけとしても優れています。Laura が言うように、「Clips はミーティングの代わりではなく、むしろ勢いを持続するための伴奏者のようなもの」なのです。ミーティングに出席できない場合でも、AI が生成するミーティング要約があれば、遅れをすぐに取り戻すことができます。
3. 連携ソリューションがあれば、時間を節約できます。サードパーティの翻訳ツールを何度も切り替える時間がなくなれば、同僚とのコミュニケーションももっとテキパキ効果的に行えるでしょう。「Team Chat の翻訳機能にチームは助けられています。メッセージの意味が分からなくても、翻訳機能があればすごく簡単に再確認できます」と Kendall は言います。

Zoom Workplace をご利用ならば、今すぐ Zoom Clips と Team Chat を開始しましょう！ぜひ Zoom Clips ユーザーガイドと Zoom Team Chat ガイドをご覧ください。

グローバル チームが生産性を向上させる方法をほかにもお探しの場合は、Zoom のオンデマンド ウェビナー「Unlocking productivity: 10 tips to enhance your Zoom experience（英語）」をご視聴ください。