Đội ngũ Kiểm toán nội bộ của chúng tôi ước tính có thể tiết kiệm tới 80% thời gian lập tài liệu các quy trình kinh doanh với Zoom Canvas và Zoom Meetings, nhờ có các tính năng AI trong Zoom Workplace hỗ trợ.
Đăng vào 9 tháng 9, 2024
Có một khoảng cách lớn giữa những người hoài nghi về trí tuệ nhân tạo (AI) và những người tin rằng AI sẽ giúp cuộc sống của chúng ta trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Để giúp mọi người hiểu cách công nghệ mới có thể tích hợp với quy trình hàng ngày như thế nào, chúng tôi thường giới thiệu các cách chúng tôi dùng AI trong Zoom Workplace để tạo ra kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
Chúng tôi muốn hướng dẫn bạn tìm hiểu một trong những thay đổi quy trình mới nhất từ một trong các nhóm của chúng tôi, trong đó chúng tôi ước tính rằng thời gian làm việc sẽ giảm tới 80% thông qua việc dễ dàng chuyển đổi các cuộc thảo luận từ Cuộc họp Zoom thành bản bàn giao thực tế bằng Zoom Canvas và các tính năng AI trong Zoom Workplace. Mặc dù ví dụ về trường hợp sử dụng của chúng tôi chỉ đề cập đến một nhóm cụ thể với một nhiệm vụ cụ thể, nhưng rõ ràng có cơ hội để mọi người tận dụng các bản chép lời và tính năng AI trong Zoom Workplace để tổng hợp toàn bộ kiến thức và thông tin được trao đổi trong Zoom Meetings.
Đội kiểm toán nội bộ của chúng tôi đã nỗ lực tận dụng tự động hóa cho một trong những công việc tốn thời gian nhất: viết tường thuật quy trình kèm theo sơ đồ quy trình để làm tài liệu bắt buộc cho kiểm toán viên nội bộ và bên ngoài về việc tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX). Đây là tóm tắt ngắn gọn cho những ai chưa quen với thông tin tuân thủ SOX.
Các công ty đại chúng của Hoa Kỳ phải tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley (Đạo luật SOX) năm 2001. Đạo luật này đòi hỏi tuân thủ các hướng dẫn có thẩm quyền do Ủy ban chứng khoán và giao dịch (SEC) và Ủy ban giám sát kế toán công ty đại chúng (PCAOB) đưa ra.
Muốn hỗ trợ nỗ lực này và tuân thủ yêu cầu SOX, cả ban quản lý công ty và kiểm toán viên bên ngoài đều phải hiểu rõ các quy trình giao dịch hoàn chỉnh, nhận diện các yếu tố có thể gây ra rủi ro đáng kể cho tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính. Cách thức tiêu chuẩn của ngành để hoàn thành việc này là xem các ghi chép về sơ đồ quy trình và tường thuật kinh doanh, cũng như hướng dẫn trực tiếp suốt quá trình thực hiện một giao dịch tài chính để đánh giá thiết kế và tính hiệu quả của các quy trình tài chính và vấn đề công nghệ thông tin liên quan.
Mỗi năm, đội kiểm toán nội bộ của Zoom phải tham gia đánh giá hơn 60 quy trình, bao gồm hơn 100 cuộc họp hướng dẫn với các bên liên quan trong kinh doanh. Trước đây, quá trình này đòi hỏi họ phải ghi chép các cuộc họp, tổng hợp ghi chú và soạn thảo tài liệu một cách thủ công.
Họ thường tốn rất nhiều thời gian để soạn thảo tường thuật và lập tài liệu về các bước thực hiện cụ thể được tiến hành trong các cuộc họp duyệt. Để đáp ứng với yêu cầu này, đội kiểm toán nội bộ đã nỗ lực để tìm ra một cách tốt nhất, hiệu quả nhất để lấy thông tin từ các nhóm nội bộ liên quan vào một định dạng dễ hiểu để đảm bảo chúng tôi sẽ hiểu và kiểm toán viên có thể tận dụng điều này để hỗ trợ các quy trình tuân thủ SOX.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ chúng tôi, có thể mất từ một đến hai tuần để soạn thảo, chỉnh sửa, xác thực, xem xét và hoàn thiện một bản tường thuật quy trình chi tiết nếu không sử dụng các tính năng AI trong Zoom Workplace. Khi dùng AI để đơn giản hóa bước đầu tiên của quy trình đó, đội ngũ của chúng tôi chỉ mất chưa đầy năm phút để hoàn thành quá trình chuyển đổi bản chép lời thành bản thảo tường thuật. Mặc dù cần phải chỉnh sửa thủ công và được nhóm xác thực, nhưng điều này đã giảm đáng kể phần công sức ban đầu phải bỏ ra để biến biên bản cuộc họp thành bản thảo tài liệu sử dụng được. Đây là cách đội ngũ của chúng tôi thực hiện:
Quy trình trên được thiết kế để tạo, chỉnh sửa và duy trì các tường thuật về quy trình kinh doanh SOX, cũng như giảm thời gian mà các bên liên quan hiện đang dùng để soạn thảo và sửa đổi các tài liệu bắt buộc. Tiết kiệm thời gian tạo tường thuật giúp chúng tôi có thêm thời gian để hoàn thiện sản phẩm đầu ra và quan trọng hơn là sắp xếp lại thứ tự ưu tiên về thời gian để tập trung vào việc đánh giá và quản lý các lĩnh vực có rủi ro cao hơn trong báo cáo tài chính.
Chúng tôi không cho rằng quy trình này chỉ hữu ích đối với các tác vụ tuân thủ có tính chuyên biệt cao. Bạn có thể sử dụng AI để giúp phân tích nội dung bản chép lời Cuộc họp Zoom mỗi khi có người giải thích điều gì đó bằng lời nói trong Cuộc họp Zoom và nảy ra nhu cầu ghi lại những gì họ đang trình bày. Hãy nghĩ đến ứng dụng điều này vào việc tạo các quy trình chi tiết trên máy tính, biên soạn các tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD) hoặc các tài liệu quy trình trạng thái trong tương lai trong khuôn khổ các sáng kiến chuyển đổi số phức tạp.
Tất nhiên, AI chưa thể tạo các bản tường thuật hoàn chỉnh để đánh giá chỉ bằng một cú nhấp chuột. Qua các bước trên, bạn có thể thấy rằng quy trình này vẫn cần con người họp để có bản chép lời ban đầu, sử dụng kỹ thuật thiết kế câu lệnh và chỉnh sửa thủ công ở giai đoạn cuối dự án.
Nhưng những bước đầu tiên – ghi chép lại cuộc họp, trích xuất các phần quan trọng và đưa vào đúng cấu trúc – đều được Zoom AI hoàn thành, giúp các nhóm nội bộ của chúng tôi có thêm thời gian và năng lượng để hoàn thiện một sản phẩm quan trọng. Sau khi xây dựng những quy trình này để sử dụng chung, bạn có thể hoàn thành chúng chỉ trong năm phút.
Nhóm Kiểm toán nội bộ của chúng tôi ước tính rằng sau khi sử dụng quy trình trên, việc chỉnh sửa cuối cùng, thống nhất với các bên liên quan và phê duyệt chính thức có thể mất thêm từ 4 đến 20 giờ của nhiều nhóm khác nhau, kéo dài trong nhiều tuần. Nếu chúng tôi ước tính rộng ra thì có thể tiết kiệm ít nhất là 80% thời gian, nếu không muốn nói là 90%. Và vì mọi thứ đều diễn ra ngay trong Zoom Canvas nên không cần phải sao chép và dán qua lại giữa công cụ AI và trình xử lý văn bản của bạn. Zoom Canvas và AI trong Zoom Workplace hoạt động cùng nhau một cách gắn kết chặt chẽ chưa từng có.
Cuối cùng, điều này không chỉ cải thiện một quy trình đơn lẻ. Hơn thế nữa, điều này cho thấy nhiều cách để hoàn thành tác vụ và khi bạn dùng Zoom Workplace có các tính năng AI, bạn sẽ có nhiều tùy chọn hơn để tập trung vào các phần công việc quan trọng.
