AI Companion Zoom Workplace

Zoom trên Zoom: Tạo tường thuật quy trình kinh doanh với Zoom AI Companion và Zoom Docs

Đội Kiểm toán nội bộ của chúng tôi ước tính có thể tiết kiệm tới 80% thời gian lập tài liệu quy trình kinh doanh khi sử dụng Zoom Docs và Zoom Meetings, với sự hỗ trợ của Zoom AI Companion.

Cập nhật vào November 14, 2024

Đăng vào September 09, 2024

Zoom trên Zoom: Tạo tường thuật quy trình kinh doanh với Zoom AI Companion và Zoom Docs

Có một khoảng cách lớn giữa những người hoài nghi về trí tuệ nhân tạo (AI) và những người tin rằng AI sẽ giúp cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn rất nhiều. Để giúp mọi người hiểu sự tương thích của công nghệ mới với quy trình làm việc hàng ngày, chúng tôi muốn giới thiệu cách chúng tôi dùng AI Companion để tạo ra kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn. 

Chúng tôi muốn hướng dẫn bạn tìm hiểu một trong những thay đổi quy trình mới nhất của một trong các nhóm của chúng tôi, mà chúng tôi ước tính rằng sẽ giảm thời gian làm việc tới 80% bằng cách dễ dàng chuyển đổi các cuộc thảo luận từ cuộc họp Zoom thành thành phẩm thực tế bằng Zoom Docs và AI Companion. Mặc dù chúng tôi lấy ví dụ về trường hợp một nhóm cụ thể với một nhiệm vụ cụ thể, nhưng vẫn cho thấy cơ hội rõ ràng để mọi người sử dụng bản chép lời và AI Companion để tổng hợp tất cả kiến thức và thông tin trong Zoom Meetings.

Sự tuân thủ rất quan trọng với Zoom và chúng tôi muốn đơn giản hóa điều này

Đội kiểm toán nội bộ của chúng tôi đã nỗ lực tận dụng tự động hóa cho một trong những công việc tốn thời gian nhất: viết tường thuật quy trình kèm theo sơ đồ quy trình để làm tài liệu bắt buộc cho kiểm toán viên nội bộ và bên ngoài về việc tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX). Đây là tóm tắt ngắn gọn cho những ai chưa quen với thông tin tuân thủ SOX. 

Các công ty đại chúng của Hoa Kỳ phải tuân thủ Đạo luật Sarbanes-Oxley (Đạo luật SOX) năm 2001. Đạo luật này đòi hỏi tuân thủ các hướng dẫn có thẩm quyền do Ủy ban chứng khoán và giao dịch (SEC) và Ủy ban giám sát kế toán công ty đại chúng (PCAOB) đưa ra. 

Muốn hỗ trợ nỗ lực này và tuân thủ yêu cầu SOX, cả ban quản lý công ty và kiểm toán viên bên ngoài đều phải hiểu rõ các quy trình giao dịch hoàn chỉnh, nhận diện các yếu tố có thể gây ra rủi ro đáng kể cho tính chính xác và đầy đủ của báo cáo tài chính. Cách thức tiêu chuẩn của ngành để hoàn thành việc này là xem các ghi chép về sơ đồ quy trình và tường thuật kinh doanh, cũng như hướng dẫn trực tiếp suốt quá trình thực hiện một giao dịch tài chính để đánh giá thiết kế và tính hiệu quả của các quy trình tài chính và vấn đề công nghệ thông tin liên quan.  

Mỗi năm, đội kiểm toán nội bộ của Zoom phải tham gia đánh giá hơn 60 quy trình, bao gồm hơn 100 cuộc họp hướng dẫn với các bên liên quan trong kinh doanh. Trước đây, quá trình này đòi hỏi họ phải ghi chép các cuộc họp, tổng hợp ghi chú và soạn thảo tài liệu một cách thủ công.

Họ thường tốn rất nhiều thời gian để soạn thảo tường thuật và lập tài liệu về các bước thực hiện cụ thể được tiến hành trong các cuộc họp duyệt. Để đáp ứng với yêu cầu này, đội kiểm toán nội bộ đã nỗ lực để tìm ra một cách tốt nhất, hiệu quả nhất để lấy thông tin từ các nhóm nội bộ liên quan vào một định dạng dễ hiểu để đảm bảo chúng tôi sẽ hiểu và kiểm toán viên có thể tận dụng điều này để hỗ trợ các quy trình tuân thủ SOX.

Cách chúng tôi tạo tường thuật quy trình và tài liệu hướng dẫn chi tiết

Theo kinh nghiệm của đội ngũ của chúng tôi, có thể mất từ một đến hai tuần để soạn thảo, chỉnh sửa, xác thực, xem xét và hoàn thiện một bản tường thuật quy trình chi tiết nếu không sử dụng AI Companion. Bằng cách dùng AI Companion để đơn giản hóa bước đầu tiên của quy trình đó, đội ngũ của chúng tôi chỉ mất chưa đầy năm phút để hoàn thành quy trình chuyển đổi bản chép lời thành bản nháp. Mặc dù cần phải chỉnh sửa thủ công và được cả nhóm xác thực, nhưng điều này đã giảm đáng kể phần công sức ban đầu phải bỏ ra để biến biên bản cuộc họp thành bản thảo tài liệu để dùng. Đây là cách của đội ngũ của chúng tôi:

  1. Hãy xem qua quy trình mà bạn muốn AI Companion tóm tắt trong Cuộc họp Zoom được ghi lại trên đám mây. Bạn thường sẽ cần được những người nắm quy trình kinh doanh thiết kế các chính sách và quy trình quản lý hoàn chỉnh. Đây có thể là người kiểm soát tài chính chuyên giám sát quy trình kế toán cuối tháng hoặc giám đốc nhân sự giám sát quy trình tuyển dụng mới của công ty.
  2. Sao chép và dán bản chép lời cuộc họp Zoom vào Zoom Doc. Sau khi dán bản chép lời, bạn sẽ tạo tất cả các câu lệnh tiếp theo cho AI Companion bên dưới bản ghi chép này.
  3. Dùng AI Companion để phân tích bản chép lời của từng diễn giả. Trong ví dụ của chúng tôi, bản chép lời cuộc họp có ba diễn giả khác nhau nên phải sử dụng ba câu lệnh AI Companion riêng biệt để trích xuất phần trình bày của từng diễn giả.
  4. Yêu cầu AI Companion xây dựng một câu chuyện với toàn bộ bản ghi chép. Câu lệnh của chúng tôi là "Bạn có thể sử dụng bình luận của [Người nói 1], [Người nói 2] và [Người nói 3] để tạo ra một câu chuyện về [quy trình được thảo luận trong cuộc họp] không?" Một phần của quá trình tạo ra câu lệnh hiệu quả hơn là chúng tôi đã học được tầm quan trọng của cách dùng dấu phẩy giữa các tên, nhờ chúng mà AI Companion sẽ cung cấp một câu chuyện chi tiết hơn với ngữ pháp phù hợp.
  5. Dùng Zoom Docs để định dạng văn bản theo nhu cầu. Lúc này, bạn có thể ra lệnh cho AI Companion xóa dấu đầu dòng, thay đổi kiểu đoạn văn hoặc bất kỳ tùy chọn nào.
  6. Ra lệnh cho AI Companion thay thế [Tên người nói] bằng chức vụ cá nhân. Bạn có thể làm thế chỉ bằng một lệnh dù có nhiều người nói trong bản ghi chép gốc.
  7. Hoàn thiện phần tường thuật trong Zoom Docs. Tại thời điểm này, chúng tôi ước tính rằng phần tường thuật đã hoàn thành khoảng 85%. AI Companion đã giúp đội ngũ của chúng tôi tiết kiệm được nhiều tuần làm việc và giúp chúng tôi có thêm thời gian để tập trung vào những việc quan trọng. Đánh giá của các bên liên quan về phần tường thuật AI Companion chỉ cần góp ý hoặc điều chỉnh tối thiểu.

Quy trình trên được thiết kế để tạo, chỉnh sửa và duy trì các tường thuật về quy trình kinh doanh SOX, cũng như giảm thời gian mà các bên liên quan hiện đang dùng để soạn thảo và sửa đổi các tài liệu bắt buộc. Tiết kiệm thời gian tạo tường thuật giúp chúng tôi có thêm thời gian để hoàn thiện sản phẩm đầu ra và quan trọng hơn là sắp xếp lại thứ tự ưu tiên về thời gian để tập trung vào việc đánh giá và quản lý các lĩnh vực có rủi ro cao hơn trong báo cáo tài chính.

Chuyển đổi bản chép lời cuộc họp Zoom thành tài liệu hữu ích, cho phép bạn chỉnh sửa. Ngay trong Zoom Docs, ra lệnh cho AI Companion thực hiện chỉnh sửa và chuyển đổi đơn giản nội dung của bạn.

Chuyển đổi bản chép lời cuộc họp Zoom thành tài liệu hữu ích, cho phép bạn chỉnh sửa. Ngay trong Zoom Docs, ra lệnh cho AI Companion thực hiện chỉnh sửa và chuyển đổi đơn giản nội dung của bạn.

Chúng tôi không nghĩ rằng quy trình này chỉ hữu ích cho các nhiệm vụ tuân thủ có tính cụ thể cao. Bạn có thể sử dụng AI Companion để phân tích nội dung biên bản cuộc họp Zoom mỗi khi có người giải thích điều gì đó bằng lời nói trong cuộc họp Zoom và tạo ra nhu cầu ghi lại những gì họ đã nói. Hãy nghĩ đến ứng dụng điều này vào việc tạo các quy trình máy tính để bàn chi tiết, ghi lại các tài liệu yêu cầu kinh doanh (BRD) hoặc các tài liệu quy trình trạng thái tương lai như một phần của các sáng kiến chuyển đổi số phức tạp.

Yếu tố con người được chú trọng hơn nhờ sự hỗ trợ của AI Companion

Tất nhiên, AI Companion không thể tạo ra hoàn toàn các bài tường thuật để đánh giá chỉ bằng một cú nhấp chuột. Qua các bước trên, bạn có thể thấy rằng con người vẫn phải họp để có bản chép lời ban đầu, thiết kế câu lệnh và chỉnh sửa thủ công vào cuối dự án.

Nhưng những bước đầu tiên —ghi chép lại cuộc họp, trích xuất các phần quan trọng và đưa vào đúng định dạng— đều được hoàn thành bằng AI Companion, giúp các nhóm nội bộ của chúng tôi có thêm thời gian và năng lượng để hoàn thiện một sản phẩm quan trọng. Sau khi thiết lập các quy trình này cho trường hợp sử dụng chung, bạn có thể làm xong trong năm phút.

Nhóm Kiểm toán nội bộ của chúng tôi ước tính rằng sau khi áp dụng quy trình trên, việc chỉnh sửa cuối cùng, thống nhất với các bên liên quan và phê duyệt chính thức có thể mất thêm từ 4 đến 20 giờ cho nhiều nhóm trong nhiều tuần. Nếu chúng tôi ước tính rộng ra thì có thể tiết kiệm ít nhất là 80% thời gian, nếu không muốn nói là 90%. Và vì mọi thứ đều diễn ra ngay trong Zoom Docs nên không cần phải sao chép và dán qua lại giữa công cụ AI và trình xử lý văn bản của bạn. Zoom Docs và AI Companion hoạt động cùng nhau một cách gắn kết chặt chẽ chưa từng có.

Zoom Workplace, Zoom Docs và AI Companion đã giúp điều này trở nên khả thi

Cuối cùng, điều này không chỉ cải thiện một quy trình đơn lẻ. Hơn thế nữa, nó cho thấy nhiều cách để hoàn thành nhiệm vụ và khi dùng Zoom Workplace và AI Companion, bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn để tập trung vào các phần công việc quan trọng. Vì AI Companion nằm trong các dịch vụ trả phí được chỉ định cho tài khoản Zoom mà không mất thêm chi phí, nên chúng tôi đang tạo ra cơ hội công bằng và giúp mọi người dễ dàng sử dụng những công cụ tiết kiệm thời gian này hơn.  

Tìm hiểu thêm về Zoom Docs và cách bắt đầu sử dụng các tính năng như mẫu AI linh hoạt, chia sẻ màn hình cộng tác và bảng dữ liệu dễ sắp xếp.

Khách hàng của chúng tôi yêu thích chúng tôi

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom - Nơi bạn kết nối