AI Companion Zoom Workplace

Zoom di Zoom: Membuat narasi proses bisnis menggunakan Zoom AI Companion dan Zoom Docs

Tim audit internal kami memperkirakan penghematan waktu hingga 80% untuk mendokumentasikan proses bisnis menggunakan Zoom Docs dan Zoom Meetings, yang didukung oleh Zoom AI Companion.

Diperbarui pada November 14, 2024

Diterbitkan pada September 09, 2024

Zoom di Zoom: Membuat narasi proses bisnis menggunakan Zoom AI Companion dan Zoom Docs

Ada kesenjangan besar antara orang-orang yang skeptis terhadap kecerdasan buatan (AI) dan mereka yang yakin kecerdasan itu akan membuat hidup kita jauh lebih mudah. Untuk membantu semua orang memahami bagaimana teknologi baru dapat disesuaikan dengan alur kerja sehari-hari, kami ingin menunjukkan cara menggunakan AI Companion untuk memberikan hasil yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat. 

Kami ingin membicarakan salah satu perubahan proses terbaru kami yang dilakukan oleh salah satu tim kami, yang kami perkirakan dapat mengurangi hingga 80% waktu kerja dengan mengubah diskusi dari Zoom Meeting menjadi hasil nyata dengan Zoom Docs dan AI Companion. Meskipun contoh kasus penggunaan kami melibatkan satu tim tertentu dengan satu tugas tertentu, terdapat peluang yang jelas bagi orang-orang untuk menggunakan transkrip dan AI Companion untuk menyatukan semua pengetahuan dan informasi yang terjadi dalam Zoom Meetings.

Kepatuhan sangat penting bagi Zoom, dan kami ingin menyederhanakannya

Tim audit internal kami berupaya memanfaatkan otomatisasi untuk salah satu tugas kami yang paling memakan waktu: menulis narasi proses yang menyertai diagram alur proses sebagai dokumentasi yang diperlukan bagi auditor internal dan eksternal terkait kepatuhan terhadap Undang-Undang Sarbanes-Oxley (SOX). Bagi mereka yang belum mengenal kepatuhan SOX, berikut ringkasan singkatnya. 

Perusahaan publik AS harus mematuhi Undang-Undang Sarbanes-Oxley (SOX) AS tahun 2001, yang mengharuskan kepatuhan terhadap panduan resmi yang ditetapkan oleh Komisi Sekuritas dan Bursa Amerika Serikat (SEC) dan Dewan Pengawas Akuntansi Perusahaan Publik (PCAOB). 

Untuk mendukung upaya ini dan kepatuhan terhadap persyaratan kepatuhan SOX, baik manajemen perusahaan maupun auditor eksternal harus memahami proses transaksi menyeluruh yang dapat menimbulkan risiko material terhadap pelaporan finansial yang lengkap dan akurat. Cara standar industri untuk melakukan hal ini adalah dengan meninjau diagram alur dan narasi proses bisnis yang terdokumentasi, serta melakukan tinjauan langsung transaksi keuangan untuk menilai desain dan efektivitas proses keuangan dan TI terkait.  

Bagi tim audit internal Zoom, hal ini berarti mengevaluasi lebih dari 60 proses setiap tahunnya, yang terdiri dari lebih dari 100 rapat peninjauan dengan pemangku kepentingan bisnis. Secara historis, hal ini memerlukan pencatatan manual dalam rapat, konsolidasi catatan, dan penyusunan dokumentasi secara manual.

Menyusun narasi dan mendokumentasikan prosedur yang dilakukan dalam rapat peninjauan membutuhkan banyak waktu. Sebagai tanggapan, tim audit internal kami berupaya mencari cara terbaik dan paling efisien untuk mendapatkan informasi dari pemangku kepentingan internal kami dalam format yang mudah kami pahami dan dapat dimanfaatkan oleh auditor untuk mendukung proses kepatuhan SOX.

Metode kami untuk membuat narasi proses dan dokumentasi panduan

Berdasarkan pengalaman tim kami, narasi proses yang mendetail dapat memakan waktu satu hingga dua minggu untuk disusun, diedit, divalidasi, ditinjau, dan diselesaikan tanpa menggunakan AI Companion. Dengan menyederhanakan langkah pertama proses tersebut dengan AI Companion, tim kami membutuhkan waktu kurang dari lima menit untuk mengubah transkrip menjadi draf narasi. Masih ada pengeditan manual dan validasi tim, tetapi upaya awal untuk mengubah catatan rapat menjadi draf dokumen yang dapat digunakan berkurang secara signifikan. Beginilah cara tim kami bekerja:

  1. Dalam Zoom Meeting yang direkam di cloud, ikuti proses yang ingin Anda rangkum dalam AI Companion. Biasanya, Anda memerlukan pemilik proses bisnis yang merancang kebijakan dan proses yang mengatur proses menyeluruh. Misalnya, pengawas keuangan yang mengawasi akuntansi akhir bulan atau manajer SDM yang mengawasi proses perekrutan karyawan baru.
  2. Salin dan tempel transkrip Zoom Meeting ke Zoom.Doc Setelah transkrip ditempel, buat semua perintah AI Companion berikut di bawah teks transkrip.
  3. Gunakan AI Companion untuk mengurai transkrip menurut masing-masing pembicara. Misalnya, transkrip rapat kami memiliki tiga pembicara yang berbeda, jadi kami menggunakan tiga perintah AI Companion terpisah untuk menarik kata-kata dari masing-masing pembicara.
  4. Perintahkan AI Companion untuk membuat narasi menggunakan seluruh transkrip. Perintah kami berbunyi, “Dapatkah Anda menggunakan komentar dari [Pembicara 1], [Pembicara 2], dan [Pembicara 3] untuk membuat narasi tentang [proses yang dibahas dalam rapat]?” Sebagai bagian dari pembuatan perintah yang lebih efektif, kami mempelajari bahwa penting untuk menggunakan koma di antara nama, karena AI Companion akan menyampaikan narasi yang lebih terperinci dengan tata bahasa yang tepat.
  5. Di Zoom Docs, format sesuai kebutuhan. Pada tahap ini, Anda dapat memerintahkan AI Companion untuk menghapus poin, mengubah gaya paragraf, atau apa pun kehendak Anda.
  6. Perintahkan AI Companion untuk mengganti [Nama pembicara] dengan jabatan orang tersebut. Hal ini dapat dilakukan dalam satu perintah, bahkan jika Anda memiliki beberapa pembicara dalam transkrip asli Anda.
  7. Selesaikan narasi Anda di Zoom Docs. Pada titik ini, kami memperkirakan bahwa narasi tersebut telah selesai sekitar 85%. AI Companion telah menghemat waktu kerja tim kami selama berminggu-minggu dan memberi kami waktu untuk fokus pada hal-hal yang penting. Tinjauan pemangku kepentingan terhadap narasi AI Companion memerlukan sedikit umpan balik atau penyesuaian tambahan.

Proses di atas dirancang untuk membuat, mengedit, dan memelihara narasi proses bisnis SOX, serta mengurangi waktu yang saat ini dihabiskan para pemangku kepentingan kami untuk menyusun dan merevisi dokumentasi yang diperlukan. Menghemat waktu dalam membuat narasi memberi kami lebih banyak waktu untuk menyempurnakan hasil tersebut, dan yang lebih penting, memprioritaskan kembali waktu untuk fokus pada evaluasi dan pengelolaan area dengan risiko lebih tinggi dalam pelaporan keuangan.

Ubah transkrip Zoom Meeting menjadi dokumen bermanfaat yang dapat diedit. Langsung di Zoom Docs, perintahkan AI Companion untuk melakukan pengeditan mudah dan mengubah konten Anda.

Ubah transkrip Zoom Meeting menjadi dokumen bermanfaat yang dapat diedit. Langsung di Zoom Docs, perintahkan AI Companion untuk melakukan pengeditan mudah dan mengubah konten Anda.

Kami tidak menganggap proses ini hanya berguna untuk tugas kepatuhan yang sangat spesifik. Anda dapat menggunakan AI Companion untuk menguraikan transkrip Zoom Meeting setiap kali seseorang menjelaskan sesuatu secara lisan dalam Zoom Meeting dan Anda ingin mendokumentasikan apa yang mereka jelaskan. Pertimbangkan aplikasi tersebut saat membuat prosedur desktop terperinci, mendokumentasikan dokumen persyaratan bisnis (BRD), atau dokumen proses status mendatang sebagai bagian dari inisiatif transformasi digital yang kompleks.

Elemen manusia menjadi lebih fokus dengan bantuan AI Companion

Tentu saja, AI Companion tidak serta-merta menghasilkan narasi yang siap ditinjau hanya dengan sekali klik. Seperti yang dapat Anda lihat dari langkah-langkah di atas, manusia tetap harus bertemu untuk membuat transkrip awal, menggunakan rekayasa cepat, dan mengedit secara manual menjelang akhir proyek.

Namun, semua langkah-langkah awal tersebut—membuat transkrip rapat, menarik bagian-bagian penting, dan mengumpulkannya dalam kerangka kerja yang tepat—diselesaikan dengan AI Companion, sehingga memberikan tim internal kami lebih banyak waktu dan energi untuk menyelesaikan hasil akhir yang penting. Setelah proses ini ditetapkan untuk kasus penggunaan umum, proses tersebut dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari lima menit.

Tim Audit Internal kami memperkirakan bahwa setelah proses di atas dilakukan, mendapatkan pengeditan akhir, penyelarasan pemangku kepentingan, dan persetujuan formal memerlukan waktu tambahan sekitar 4 hingga 20 jam di beberapa tim selama berminggu-minggu. Jika kami membuat perkiraan yang lebih rinci, itu berarti penghematan waktu setidaknya 80%, atau mungkin 90%. Karena semuanya terjadi langsung di Zoom Docs, tidak ada lagi proses menyalin dan menempel berulang antara alat AI dan pengolah kata Anda. Zoom Docs dan AI Companion bekerja sama secara apik, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan.

Zoom Workplace, Zoom Docs, dan AI Companion memungkinkan hal ini

Pada akhirnya, ini bukan tentang meningkatkan satu proses saja. Ini menunjukkan bahwa ada lebih dari satu cara untuk menyelesaikan tugas. Saat Anda menggunakan Zoom Workplace dan AI Companion, Anda memiliki lebih banyak opsi untuk fokus pada bagian pekerjaan yang memerlukan perhatian Anda. Karena AI Companion disertakan secara gratis dengan layanan berbayar yang ditetapkan ke akun Zoom, kami menyamakan kedudukan dan menjadikan alat penghemat waktu ini lebih mudah diakses.  

Pelajari selengkapnya tentang Zoom Docs dan bagaimana Anda dapat memulai dengan fitur-fitur seperti templat AI yang fleksibel, berbagi layar secara kolaboratif, dan tabel data yang mudah diatur.

Pelanggan kami mencintai kami

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom - Satu Platform untuk Berkomunikasi