Tim Audit Internal kami memperkirakan penghematan waktu hingga 80% dalam mendokumentasikan proses bisnis dengan Zoom Canvas dan Zoom Meetings, yang didukung oleh fitur AI di Zoom Workplace.
Diterbitkan pada 09 September 2024
Ada kesenjangan besar antara orang-orang yang skeptis tentang kecerdasan buatan (AI) dan mereka yang yakin itu akan membuat hidup Anda jauh lebih mudah. Untuk membantu semua orang memahami bagaimana teknologi baru dapat masuk ke dalam alur kerja sehari-hari, kami ingin menampilkan cara kami menggunakan AI di Zoom Workplace untuk menghasilkan hasil yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat.
Kami ingin membimbing Anda melalui salah satu perubahan proses terbaru kami yang dilakukan oleh salah satu tim kami, di mana kami memperkirakan bahwa kami dapat mengurangi waktu kerja hingga 80% dengan mudah mengonversi diskusi dari Zoom rapat menjadi hasil nyata dengan Zoom Canvas dan fitur AI di Zoom Workplace. Meskipun contoh kasus penggunaan kami melibatkan satu tim tertentu dengan satu tugas tertentu, terdapat peluang yang jelas bagi orang-orang untuk menggunakan transkrip dan fitur AI dalam Zoom Workplace untuk mengpaketkan semua pengetahuan dan informasi yang terjadi dalam Zoom Meetings.
Tim audit internal kami berupaya memanfaatkan otomatisasi untuk salah satu tugas kami yang paling memakan waktu: menulis narasi proses yang menyertai diagram alur proses sebagai dokumentasi yang diperlukan bagi auditor internal dan eksternal terkait kepatuhan terhadap Undang-Undang Sarbanes-Oxley (SOX). Bagi mereka yang belum mengenal kepatuhan SOX, berikut ringkasan singkatnya.
Perusahaan publik AS harus mematuhi Undang-Undang Sarbanes-Oxley (SOX) AS tahun 2001, yang mengharuskan kepatuhan terhadap panduan resmi yang ditetapkan oleh Komisi Sekuritas dan Bursa Amerika Serikat (SEC) dan Dewan Pengawas Akuntansi Perusahaan Publik (PCAOB).
Untuk mendukung upaya ini dan kepatuhan terhadap persyaratan kepatuhan SOX, baik manajemen perusahaan maupun auditor eksternal harus memahami proses transaksi menyeluruh yang dapat menimbulkan risiko material terhadap pelaporan finansial yang lengkap dan akurat. Cara standar industri untuk melakukan hal ini adalah dengan meninjau diagram alur dan narasi proses bisnis yang terdokumentasi, serta melakukan tinjauan langsung transaksi keuangan untuk menilai desain dan efektivitas proses keuangan dan TI terkait.
Bagi tim audit internal Zoom, hal ini berarti mengevaluasi lebih dari 60 proses setiap tahunnya, yang terdiri dari lebih dari 100 rapat peninjauan dengan pemangku kepentingan bisnis. Secara historis, hal ini memerlukan pencatatan manual dalam rapat, konsolidasi catatan, dan penyusunan dokumentasi secara manual.
Menyusun narasi dan mendokumentasikan prosedur yang dilakukan dalam rapat peninjauan membutuhkan banyak waktu. Sebagai tanggapan, tim audit internal kami berupaya mencari cara terbaik dan paling efisien untuk mendapatkan informasi dari pemangku kepentingan internal kami dalam format yang mudah kami pahami dan dapat dimanfaatkan oleh auditor untuk mendukung proses kepatuhan SOX.
Berdasarkan pengalaman tim kami, narasi proses yang mendetail dapat memakan waktu satu hingga dua minggu untuk disusun, diedit, divalidasi, ditinjau, dan diselesaikan tanpa menggunakan fitur AI di Zoom Workplace. Dengan menyederhanakan langkah pertama proses tersebut dengan AI, proses kami dalam mengubah transkrip menjadi draf narasi memakan waktu kurang dari lima menit bagi tim kami untuk diselesaikan. Masih ada pengeditan manual dan validasi tim, tetapi upaya awal untuk mengubah catatan rapat menjadi draf dokumen yang dapat digunakan berkurang secara signifikan. Beginilah cara tim kami melakukannya:
Proses di atas dirancang untuk membuat, mengedit, dan memelihara narasi proses bisnis SOX, serta mengurangi waktu yang saat ini dihabiskan para pemangku kepentingan kami untuk menyusun dan merevisi dokumentasi yang diperlukan. Menghemat waktu dalam membuat narasi memberi kami lebih banyak waktu untuk menyempurnakan hasil tersebut, dan yang lebih penting, memprioritaskan kembali waktu untuk fokus pada evaluasi dan pengelolaan area dengan risiko lebih tinggi dalam pelaporan keuangan.
Kami tidak menganggap proses ini hanya berguna untuk tugas kepatuhan yang sangat spesifik. Anda dapat menggunakan AI untuk membantu menguraikan transkrip Rapat Zoom setiap kali seseorang menjelaskan sesuatu secara lisan dalam Rapat Zoom dan ada keinginan selanjutnya untuk mendokumentasikan apa yang mereka jelaskan. Pertimbangkan aplikasi tersebut saat membuat prosedur desktop terperinci, mendokumentasikan dokumen persyaratan bisnis (BRD), atau dokumen proses status mendatang sebagai bagian dari inisiatif transformasi digital yang kompleks.
Tentu saja, AI belum sepenuhnya menghasilkan narasi yang siap untuk ditinjau hanya dengan sekali klik tombol. Seperti yang Anda lihat dari langkah-langkah di atas, proses ini masih membutuhkan campur tangan manusia untuk membuat transkrip awal, menggunakan rekayasa perintah, dan mengedit secara manual menjelang akhir proyek.
Namun langkah-langkah awal itu—menyalin rapat, mengeluarkan bagian-bagian penting, dan mengumpulkannya dalam kerangka kerja yang tepat—semuanya diselesaikan dengan Zoom AI, memberi tim internal kami lebih banyak waktu dan energi untuk menyelesaikan hasil yang penting. Setelah proses-proses ini ditetapkan untuk kasus penggunaan umum, proses tersebut dapat diselesaikan hanya dalam lima menit.
Tim Audit Internal kami memperkirakan bahwa setelah proses di atas dilakukan, mendapatkan pengeditan akhir, penyelarasan pemangku kepentingan, dan persetujuan formal memerlukan waktu tambahan sekitar 4 hingga 20 jam di beberapa tim selama berminggu-minggu. Jika kita menggunakan perkiraan yang sangat optimis, itu berarti penghematan waktu setidaknya 80%, bahkan mungkin 90%. Dan karena semuanya terjadi langsung di Zoom Canvas, tidak ada penyalinan dan penempelan bolak-balik antara alat AI dan pengolah kata Anda. Zoom Canvas dan AI di Zoom Workplace bekerja sama dengan harmonis, sebuah sinergi yang belum pernah terjadi sebelumnya.
Pada akhirnya, ini bukan tentang meningkatkan satu proses saja. Ini menunjukkan bahwa ada lebih dari satu cara untuk menyelesaikan tugas, dan saat Anda menggunakan Zoom Workplace dengan fitur AI, Anda akan memiliki lebih banyak opsi untuk fokus pada bagian pekerjaan yang memerlukan perhatian Anda.
