AI Companion Zoom Workplace

Фокус на Zoom: создание описаний бизнес-процессов с помощью Zoom AI Companion и Zoom Docs

По оценкам нашей команды внутреннего аудита, решения Zoom Docs и Zoom Meetings, дополненные решением Zoom AI Companion, позволяют сэкономить до 80% времени на документирование бизнес-процессов.

Обновлено: November 14, 2024

Опубликовано: September 09, 2024

Фокус на Zoom: создание описаний бизнес-процессов с помощью Zoom AI Companion и Zoom Docs
Портретный снимок Эндрю Уитли
Эндрю Уитли (Andrew Wheatley)
Начальник отдела аудита, Zoom

Люди разделились на два лагеря: одни скептически настроены в отношении искусственного интеллекта (ИИ), а другие убеждены, что он существенно упростит нам жизнь. Для того чтобы помочь людям разобраться в том, как можно применять новые технологии в повседневных рабочих процессах, мы хотим показать, как используем AI Companion и получаем лучшие результаты в более короткие строки. 

Мы хотим рассказать вам об одном из последних изменений, внесенных в процесс одной из команд. По нашим оценкам, мы смогли сократить время работы почти на 80%, легко преобразовав обсуждения в ходе конференций Zoom в реальные результаты с помощью Zoom Docs и AI Companion. И хотя наш пример использования касается одной конкретной команды с одной конкретной задачей, очевидно, что пользователи могут использовать расшифровки и AI Companion для сбора всей информации и знаний, получаемых в ходе конференций Zoom Meetings.

Zoom очень серьезно относится к соблюдению нормативно-правовых требований и хочет упростить его

Наша команда внутреннего аудита работала над автоматизацией одной из самых трудоемких задач — составлением описаний процессов, дополняющих блок-схемы процессов. Это обязательная документация для внутренних и внешних аудиторов в соответствии с требованиями Закона Сарбейнза — Оксли (SOX). Для тех, кто не знаком с требованиями SOX, ниже представлено краткое описание. 

Публичные компании США обязаны соблюдать Закон Сарбейнза — Оксли (Закон SOX), принятый в США в 2001 году. Он требует выполнения официальных указаний, определенных Комиссией по ценным бумагам и биржам США (SEC) и Советом по надзору за бухгалтерским учетом в публичных компаниях (PCAOB). 

Чтобы поддержать эти усилия и обеспечить соблюдение требований SOX, руководство компании и внешние аудиторы должны получить представление о сквозных транзакционных процессах, которые могут представлять существенный риск для полноты и точности финансовой отчетности. Стандартный способ выполнения этой задачи, применяемый в отрасли, — анализ документированной блок-схемы бизнес-процессов и их описаний, а также проведение сквозной проверки финансовых транзакций в реальном времени для оценки структуры и эффективности финансовых и связанных с ними ИТ-процессов.  

Команда внутреннего аудита Zoom ежегодно оценивает более 60 процессов, в рамках чего проводит с заинтересованными сторонами компании более 100 конференций, организуемых в целях сквозной проверки. Раньше для выполнения этой задачи приходилось вести протоколы конференций, сводить их воедино и составлять документацию вручную.

Составление описаний и документирование процедур, которые выполняются на конференциях, организуемых в целях сквозной проверки, занимает огромное количество времени. В ответ на это наша команда внутреннего аудита начала поиск лучшего и наиболее эффективного способа получения информации от наших внутренних заинтересованных сторон в удобном формате, который был бы нам понятен и который аудиторы могли бы использовать для поддержки процессов соблюдения требований SOX.

Наш способ создания описаний процессов и документации по сквозной проверке

По опыту нашей команды, на составление, редактирование, проверку, анализ и окончательную доработку подробного описания процессов без использования AI Companion может уйти от одной до двух недель. Наша команда упростила первый этап этого процесса с помощью AI Companion и преобразовала расшифровку в черновик описания менее чем за пять минут. Для задачи по-прежнему требуется ручное редактирование и проверка со стороны команды, но изначальное преобразование протоколов конференций в удобный черновой документ занимает гораздо меньше времени. Ниже представлены инструкции от нашей команды.

  1. В записанной в облаке конференции Zoom тщательно рассмотрите процесс, который помощник AI Companion должен обобщить для вас. Обычно необходимо определить лиц, ответственных за бизнес-процессы, которые разрабатывают политики и процессы, регулирующие сквозной процесс. Например, это может быть финансовый контролер, который проверяет процесс ведения бухгалтерского учета в конце месяца, или менеджер по управлению персоналом, который контролирует процесс приема на работу в компанию новых сотрудников.
  2. Скопируйте и вставьте расшифровку конференции Zoom в документ Zoom. После вставки расшифровки под текстом расшифровки можно составить все указанные ниже подсказки для AI Companion.
  3. Используйте AI Companion для анализа расшифровки по каждому докладчику. В нашем примере расшифровка конференции содержала выступления трех разных докладчиков, поэтому мы использовали три отдельные подсказки AI Companion, чтобы извлечь слова каждого докладчика.
  4. Попросите AI Companion составить описание, используя весь текст расшифровки. Наша подсказка выглядит так: «Составь описание [процесса, обсужденного на конференции], используя комментарии [докладчика 1], [докладчика 2] и [докладчика 3]». В ходе составления подсказки мы узнали, что эффективнее разделять имена запятыми. В этом случае помощник AI Companion предоставит более подробное описание с правильной грамматикой.
  5. Выполните необходимое форматирование в Zoom Docs. На этом этапе можно попросить AI Companion удалить маркеры, изменить стиль абзаца или выполнить любые другие действия в соответствии с вашими предпочтениями.
  6. Попросите AI Companion заменить [имя докладчика] его должностью. Для этого требуется одна подсказка, даже если в изначальной расшифровке много докладчиков.
  7. Окончательно доработайте описание в Zoom Docs. По нашим оценкам, на этом этапе описание готово примерно на 85%. Благодаря AI Companion наша команда сэкономила несколько недель работы, и мы смогли уделить освободившееся время важным делам. Анализ описания, составленного AI Companion, со стороны заинтересованных сторон требовал минимальной поэтапной обратной связи и корректировок.

Описанный выше процесс был разработан для создания, редактирования и хранения описаний бизнес-процессов в соответствии с требованиями SOX, а также для сокращения времени, которое наши заинтересованные стороны тратят на составление и пересмотр необходимой документации. Сэкономленное на составлении описаний время мы тратим на доработку результатов и, что более важно, уделяем приоритетное внимание оценке областей повышенного риска в финансовой отчетности и управлении ими.

Преобразуйте расшифровку конференции Zoom в полезный документ, который можно редактировать. Предоставляйте AI Companion подсказки прямо в Zoom Docs, чтобы легко вносить правки и изменять содержимое.

Преобразуйте расшифровку конференции Zoom в полезный документ, который можно редактировать. Предоставляйте AI Companion подсказки прямо в Zoom Docs, чтобы легко вносить правки и изменять содержимое.

Мы не думаем, что этот процесс полезен только для узкоспециализированных задач по соблюдению нормативно-правовых требований. AI Companion можно использовать для получения помощи в анализе расшифровок конференций Zoom. Это полезно в случаях, когда кто-то что-то объясняет на конференции Zoom устно и у вас впоследствии возникает желание задокументировать это объяснение. Используйте это приложение для составления подробных инструкций по выполнению рабочих задач, документов бизнес-требований, а также документов с описанием будущего состояния процессов в рамках комплексных инициатив по цифровым преобразованиям.

При использовании AI Companion более важная роль отводится человеку

Конечно, AI Companion не может создавать полностью готовые для анализа описания в одно нажатие кнопки. Как видно из приведенных выше этапов, людям все равно необходимо провести конференцию, чтобы создать первоначальную расшифровку, использовать инженерию подсказок и выполнить редактирование вручную в конце проекта.

Однако первые этапы — транскрибирование конференции, выделение важных моментов и их объединение в соответствующей структуре — были выполнены с помощью AI Companion, и наши внутренние команды смогли уделить больше времени и энергии окончательной доработке крайне важных документов. После введения этих процессов в повседневную практику их можно выполнять всего за пять минут.

По оценкам нашей команды внутреннего аудита, после выполнения описанного выше процесса на окончательные правки, согласование с заинтересованными сторонами и официальные утверждения может уйти еще от 4 до 20 часов работы разных команд в течение нескольких недель. По самым щедрым подсчетам, экономия времени составляет не менее 80, а то и 90%. Кроме того, поскольку все действия выполняются непосредственно в Zoom Docs, переключаться между инструментом ИИ и текстовым процессором для копирования и вставки данных не нужно. Zoom Docs и AI Companion работают очень слаженно, что ранее было невозможным.

Zoom Workplace, Zoom Docs и AI Companion помогают выполнять задачи

В заключение следует отметить, что речь идет об улучшении не только одного процесса. Суть в том, что выполнить задачу можно несколькими способами, и при использовании Zoom Workplace и AI Companion у вас появляется больше возможностей сосредоточиться на рабочих делах, требующих вашего внимания. Мы создаем равные условия для всех и делаем эти инструменты для экономии времени более доступными, предоставляя решение AI Companion в рамках платных услуг, назначенных учетным записям Zoom, без доплат.  

Узнайте подробнее о Zoom Docs и о том, как начать работу с такими функциями, как гибкие ИИ-шаблоны, совместная демонстрация экрана и легко создаваемые таблицы данных.

Наши клиенты нас любят

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom — единая платформа для совместной работы