Zoom on Zoom：使用 Zoom AI Companion 和 Zoom Docs 建立業務流程敘述

懷疑人工智慧 (AI) 者和那些相信它將使我們的生活變得無限輕鬆的人之間，存在很大的差距。為了協助每個人了解新技術如何用於日常工作流程，我們希望展示我們使用 AI Companion 在更短時間內產生更好結果的方法。

我們希望向您介紹我們自己的一個團隊所做的最新流程變更，我們估計使用 Zoom Docs 和 AI Companion 將討論從 Zoom Meeting 輕鬆轉換為實際交付成果，可將工作時間縮短高達 80%。雖然我們的使用案例範例是一個具體團隊執行一個特定任務，但人們明顯有機會利用轉錄文字和 AI Companion 來封裝 Zoom Meetings 中發生的所有知識和信息。

我們的內部稽核團隊一直致力於利用自動化處理我們較耗時的任務：撰寫隨附流程圖的流程敘述，做為內部和外部稽核員有關沙賓法案 (SOX) 法規遵循的必要文件。針對不熟悉 SOX 法規遵循的人，以下是簡短的摘要。

美國上市公司必須遵循 2001 年美國沙賓法案 (SOX Act)，它要求遵守證券交易委員會 (SEC) 和上市公司會計監督委員會 (PCAOB) 所定義的專業機構指導。

為了支援這項努力並遵守 SOX 符合法規遵循要求，公司管理層和外部稽核員都必須了解整個交易流程，這些流程可能會為完整且正確的財務報告帶來重大風險。完成此項工作的業界標準方法是審查已記錄的業務流程圖和敘述，並進行一次財務交易的現場演練，以評估財務及相關 IT 流程的設計和有效性。

對 Zoom 的內部稽核團隊來說，每年都需要評估超過 60 個流程，包括與業務利益相關者進行 100 次的詳細步驟會議。過去，這需要在會議中手動做筆記、整合筆記，並手動撰寫文檔。

在詳細步驟會議中製作敘述和記錄程序需要花費大量的時間。因此，我們的內部稽核團隊開始努力尋找最佳、最有效的方法，將內部利益相關者的資訊轉為易於理解的格式，以確保我們了解，而且稽核員利用它來支援 SOX 法規遵循程序。

根據我們的團隊經驗，如果沒有使用 AI Companion，詳細的流程敘述可能需要一到兩週的時間來進行草稿、編輯、驗證、審核和完成。透過使用 AI Companion 簡化此程序的第一步，我們的團隊不到 5 分鐘就完成將轉錄文字轉換成敘述草稿的程序。此時仍需進行手動編輯和團隊驗證，但可大幅減少將會議筆記轉換為可用草稿文件的初始作業。以下說明我們的團隊如何做到的：

1. 在雲端錄製的 Zoom Meeting 中，說明您希望 AI Companion 為您摘要的程序。通常，您需要設計控管整體程序的原則和流程的業務流程擁有者。例如，這可能是監督月底會計流程的財務管控者，或是監督公司新招聘流程的人力資源經理。
2. 將 Zoom Meeting 轉錄文字複製並貼上 Zoom Doc 中。貼上轉錄文字後，您將在轉錄文字下方進行以下所有 AI Companion 提示。
3. 使用 AI Companion 來解析每位演講者的轉錄文字。在我們的例子中，我們的會議轉錄文字有三位不同的演講者，因此我們使用三個單獨的 AI Companion 提示來提取各個演講者的演講內容。
4. 提示 AI Companion 使用完整轉錄文字建構敘述內容。我們的提示寫道「您可以使用 [講者 1]、[講者 2] 和 [講者 3] 的評論來建立 [會議中討論的程序] 的敘述嗎？」在建立更有效提示的部分，我們了解到在名字之間使用逗號很重要，因為 AI Companion 將能夠提供語法正確的更詳細敘述。
5. 在 Zoom Docs 中，根據需要進行格式化。此時，您可以提示 AI Companion 移除項目符號、變更段落樣式或任何您的偏好。
6. 提示 AI Companion 以個人的職稱取代 [演講者名稱]。即使原始轉錄文字中有多位演講者，也能透過單一提示完成此操作。
7. 在 Zoom Docs 中完成您的敘述。此時，我們估計敘述已經完成大約 85％。AI Companion 協助我們的團隊節省數週的工作，並給我們時間以專注於重要的事務。對 AI Companion 敘述進行的利益相關者審查只需極少的額外意見反應或調整。

上述流程旨在建立、編輯和維護 SOX 業務流程敘述，並減少利益相關者目前花費在起草和修改所需文件的時間。節省時間建立敘述，讓我們有更多時間完善該輸出，更重要的是重新設定時間的優先順序，以便專注於評估和管理財務報告中風險較高的領域。

我們認為此程序不僅適用於具有高度特定性的法規遵循任務。當有人在 Zoom Meeting 中口頭解釋某些內容，且隨後需要記錄他們所描述的內容時，您可以使用 AI Companion 來協助解析 Zoom Meeting 轉錄文字。當建立詳細的桌面程序、記錄業務需求文件 (BRD) 或未來的狀態處理文件，作為複雜的數位轉型計畫的一部分時，請考慮應用程式。

當然，AI Companion 並不能一鍵生成可直接審閱的敘述。如您在以上步驟所見，它仍需人類進行會議以產生最初的轉錄文字，然後使用提示工程，並在專案結束時進行手動編輯。

但這些最初的步驟皆使用 AI Companion 完成，包括轉錄會議、提取重要部分，然後將其收集到正確的框架中，讓我們的內部團隊有更多時間和精力來完成關鍵交付項目。在針對一般使用案例建立這些程序之後，就能在短短五分鐘內完成作業。

我們的內部稽核團隊估計，在使用上述流程後，要獲得最終編輯、利益相關者的協調和正式核准，可能需要在幾週內跨多個團隊花費額外的 4 到 20 小時。如果我們採取寬鬆的估計，如果節省不到 90% 的時間，至少也能節省 80% 的時間。由於這一切都直接發生在 Zoom Docs 中，因此無需在 AI 工具和文書處理程式之間來回複製和貼上。Zoom Docs 和 AI Companion 一起工作，以前無法完成的優雅凝聚力。

最後，這並非有關改善單一流程。它顯示有多種方法可完成任務，而當您使用 Zoom Workplace 和 AI Companion 時，將有更多選項來專注於工作中需要注意的部分。由於 AI Companion 已包含在指派給 Zoom 帳戶的付費服務中，無需額外付費，因此我們正在讓環境更加公平，讓更多人可以使用這些節省時間的工具。

深入瞭解 Zoom Docs，以及如何開始使用靈活的 AI 範本、協作畫面分享，以及容易整理的資料表等功能。