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我們的內部稽核團隊估計，在 Zoom Workplace 中 AI 功能的支援下，使用 Zoom Canvas 和 Zoom Meetings 記錄業務流程可節省高達 80% 的時間。
發佈日期 2024年9月9日
在對人工智慧 (AI) 抱持懷疑態度的人，與那些深信它將使我們的生活變得無比輕鬆的人之間，存在很大的差距。為了協助每個人了解新技術如何融入日常工作流程，我們希望能展示我們在 Zoom Workplace 中使用 AI 來在更短時間內產生更好結果的方法。
我們希望向您介紹我們自己的一個團隊所做的最新流程變更，我們估計透過使用 Zoom Workplace 中的 Zoom Canvas 和 AI 功能，將討論從 Zoom Meeting 輕鬆轉換為實際交付成果，可將工作時間縮短高達 80%。雖然我們的使用案例範例是一個具體團隊執行一個特定任務，但人們明顯有機會利用 Zoom Workplace 中的轉錄文字和 AI 功能，彙整在 Zoom Meetings 中產生的所有知識和資訊。
我們的內部稽核團隊一直致力於利用自動化處理我們較耗時的任務：撰寫隨附流程圖的流程敘述，做為內部和外部稽核員有關沙賓法案 (SOX) 法規遵循的必要文件。針對不熟悉 SOX 法規遵循的人，以下是簡短的摘要。
美國上市公司必須遵循 2001 年美國沙賓法案 (SOX Act)，它要求遵守證券交易委員會 (SEC) 和上市公司會計監督委員會 (PCAOB) 所定義的專業機構指導。
為了支援這項努力並遵守 SOX 符合法規遵循要求，公司管理層和外部稽核員都必須了解整個交易流程，這些流程可能會為完整且正確的財務報告帶來重大風險。完成此項工作的業界標準方法是審查已記錄的業務流程圖和敘述，並進行一次財務交易的現場演練，以評估財務及相關 IT 流程的設計和有效性。
對 Zoom 的內部稽核團隊來說，每年都需要評估超過 60 個流程，包括與業務利益相關者進行 100 次的詳細步驟會議。過去，這需要在會議中手動做筆記、整合筆記，並手動撰寫文檔。
在詳細步驟會議中製作敘述和記錄程序需要花費大量的時間。因此，我們的內部稽核團隊開始努力尋找最佳、最有效的方法，將內部利益相關者的資訊轉為易於理解的格式，以確保我們了解，而且稽核員利用它來支援 SOX 法規遵循程序。
根據我們的團隊經驗，若未使用 Zoom Workplace 中的 AI 功能，撰寫一份詳細的流程說明文件，從擬定草稿、編輯、驗證、審核到最終定稿，可能需要耗費長達一至兩週的時間。透過運用 AI 簡化該流程的第一步，我們的團隊僅花費不到五分鐘，便完成了將轉錄文字轉換成敘述草稿的流程。雖然仍需進行手動編輯與團隊驗證，但將會議筆記轉換為可用草稿文件的初始工作已顯著減少。以下說明我們的團隊如何做到的：
上述流程旨在建立、編輯和維護 SOX 業務流程敘述，並減少利益相關者目前花費在起草和修改所需文件的時間。節省時間建立敘述，讓我們有更多時間完善該輸出，更重要的是重新設定時間的優先順序，以便專注於評估和管理財務報告中風險較高的領域。
我們認為此流程並非僅適用於特定的法規遵循任務。每當有人在 Zoom Meeting 中口頭解釋某些內容，且後續需要記錄他們所描述的內容時，您都可以使用 AI 來協助解析 Zoom Meeting 轉錄文字。當您在推動複雜的數位轉型專案時，不妨考慮將此應用用於建立詳細的桌面作業程序、記錄業務需求文件 (BRD) 或未來狀態流程文件。
當然，AI 並不能一鍵生成可直接審閱的敘述。如您在以上步驟所見，它仍需人類進行會議以產生最初的轉錄文字，然後使用提示工程，並在專案結束時進行手動編輯。
但這些最初的步驟 — 包括轉錄會議、提取重要部分，然後將其收集到正確的框架中 — 皆使用 Zoom AI 完成，讓我們的內部團隊有更多時間和精力來完成關鍵交付項目。在針對一般使用實例建立這些程序之後，就能在短短五分鐘內完成作業。
我們的內部稽核團隊估計，採用上述流程後，完成最終編輯、利害關係人協調與正式審批，跨多個團隊仍可能需耗費額外 4 至 20 小時，作業時程更可能長達數週。即使保守估計，也能節省至少 80% 的時間，甚至可能高達 90%。由於所有作業皆直接在 Zoom Canvas 中完成，因此無須在人工智慧工具與文書處理軟體之間來回複製貼上。Zoom Canvas 與 Zoom Workplace 中的 AI 實現了前所未有的流暢協作。
最後，這並非僅是改善單一流程。這顯示完成任務的方法不止一種，而當您使用具備 AI 功能的 Zoom Workplace 時，將能有更多選項，專注於工作中需要您親自處理的部分。
