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Zoom sur Zoom : création de descriptions des processus métier avec Zoom AI Companion et Zoom Docs

Notre équipe d’audit interne estime qu’elle gagne jusqu’à 80 % de temps en consignant par écrit les processus métier avec Zoom Docs et Zoom Meetings, sans oublier Zoom AI Companion.

Mis à jour le November 14, 2024

Publié le September 09, 2024

Zoom sur Zoom : création de descriptions des processus métier avec Zoom AI Companion et Zoom Docs

Il existe un fossé entre les personnes sceptiques à l’égard de l’intelligence artificielle (IA) et celles qui sont convaincues qu’elle va nous simplifier considérablement la vie. Afin d’aider tout un chacun à comprendre comment les nouvelles technologies peuvent s’intégrer aux flux de travail quotidiens, nous présentons diverses manières d’utiliser AI Companion pour générer de meilleurs résultats en moins de temps. 

Nous souhaitons vous présenter la manière dont l’une de nos équipes a récemment modifié l’un de ses processus : grâce à Zoom Docs et à AI Companion, elle a converti les discussions issues d’une réunion Zoom en un produit livrable. Nous estimons que cette modification nous a permis de réduire notre temps de travail de 80 %. Si notre exemple de cas d’utilisation concerne une équipe spécifique et une tâche spécifique, la possibilité d’utiliser la fonctionnalité de transcription et AI Companion pour regrouper toutes les connaissances et informations échangées au cours d’une réunion Zoom est bien là.

La conformité, une notion essentielle pour Zoom que nous souhaitons simplifier

Notre équipe d’audit interne a tiré parti de l’automatisation pour l’une de ses tâches les plus chronophages : la rédaction des descriptions de processus accompagnant les organigrammes de processus et qui doivent être présentées aux auditeurs internes et externes conformément à la loi Sarbanes-Oxley (SOX). Pour les personnes qui n’ont pas entendu parler de la conformité à la loi Sarbanes-Oxley, en voici un bref résumé. 

Les entreprises cotées en bourse aux États-Unis doivent respecter la loi Sarbanes-Oxley (SOX) de 2001 en vigueur dans ce pays, qui exige qu’elles appliquent les conseils faisant autorité prodigués par la Securities and Exchange Commission (SEC) et le Public Companies Accounting Oversight Board (PCAOB). 

Dans cette optique, les dirigeants des entreprises et les auditeurs externes doivent avoir une vision claire des processus transactionnels de bout en bout qui peuvent présenter un risque important pour l’établissement de rapports financiers complets et exacts. La méthode généralement utilisée dans le secteur pour y parvenir consiste à étudier l’organigramme et la description consignée par écrit des processus métier, ainsi qu’à réaliser une démonstration en direct d’une transaction financière afin d’évaluer la conception et l’efficacité des processus financiers et des processus informatiques associés.  

L’équipe d’audit interne de Zoom évalue plus de 60 processus chaque année, ce qui implique plus de 100 réunions de révision avec les parties prenantes des entreprises. Auparavant, les opérations de prise de notes lors des réunions et de consolidation de ces notes étaient effectuées manuellement, et la documentation était aussi rédigée à la main.

La rédaction des descriptions et la consignation par écrit des procédures lors des réunions de révision prennent énormément de temps. En réponse, notre équipe d’audit interne s’est attachée à trouver le moyen le plus adapté et le plus efficace pour rassembler les informations provenant des parties prenantes internes sous une forme facilement assimilable, que nous sommes sûrs de comprendre et que les auditeurs peuvent exploiter pour mettre en place les processus de conformité à la loi Sarbanes-Oxley.

Comment nous créons les descriptions de processus et la documentation associée

D’après l’expérience de notre équipe, la rédaction, l’édition, la validation, la révision et la finalisation d’une description de processus détaillée peuvent prendre une à deux semaines sans l’utilisation d’AI Companion. En simplifiant la première étape de ce processus grâce à AI Companion, notre équipe a pu convertir une transcription en une ébauche de description en un peu moins de cinq minutes. Une phase d’édition manuelle et de validation par l’équipe reste nécessaire, mais l’effort initial de conversion des notes de réunion en une ébauche de document utilisable est considérablement réduit. Voici comment notre équipe a procédé :

  1. Lors d’une réunion Zoom enregistrée dans le cloud, décrivez le processus que vous souhaitez qu’AI Companion résume pour vous. En général, la présence des responsables des processus métier qui sont à l’origine des politiques et opérations régissant le processus de bout en bout sera nécessaire. Par exemple, il peut s’agir du contrôleur financier qui supervise le processus de comptabilité de fin de mois ou du responsable des ressources humaines chargé d’encadrer le processus d’embauche de l’entreprise.
  2. Copiez et collez la transcription de la réunion Zoom dans un document Zoom. Une fois l’opération effectuée, vous ajouterez toutes les requêtes AI Companion suivantes sous le texte de la transcription.
  3. Utilisez AI Companion pour analyser la transcription en fonction de chaque intervenant. Dans notre exemple, trois intervenants différents étaient présents lors de la réunion transcrite. Nous avons donc lancé trois requêtes AI Companion distinctes pour extraire les mots utilisés par chaque intervenant.
  4. Invitez AI Companion à créer une description à partir de l’ensemble de la transcription. Notre requête était la suivante : « Pouvez-vous utiliser les commentaires de [Intervenant 1], [Intervenant 2] et [Intervenant 3] pour créer une description du [processus évoqué lors de la réunion] ? ». Soucieux de créer une requête plus efficace, nous avons appris qu’il est important d’utiliser des virgules entre les noms, car la description fournie par AI Companion sera plus détaillée si les règles de grammaire sont respectées.
  5. Dans Zoom Docs, mettez le texte en forme selon vos besoins. À ce stade, vous pouvez demander à AI Companion de supprimer les puces, de modifier le style de paragraphe ou d’appliquer vos préférences.
  6. Demandez à AI Companion de remplacer [Nom de l’intervenant] par l’intitulé du poste de la personne. Cette opération peut être effectuée en une seule fois, même si plusieurs intervenants sont cités dans la transcription.
  7. Finalisez votre description dans Zoom Docs. À ce stade, nous estimons que la description est terminée à environ 85 %. AI Companion a fait gagner des semaines de travail à notre équipe, qui a ainsi pu se recentrer sur les tâches importantes. L’examen par les parties prenantes de la description fournie par AI Companion n’a nécessité que quelques commentaires ou ajustements progressifs.

Le processus ci-dessus a été conçu pour créer, éditer et gérer les descriptions des processus métiers conformes à la loi Sarbanes-Oxley, ainsi que pour réduire le temps que les différentes parties prenantes consacrent actuellement à la rédaction et à la révision de la documentation requise. En gagnant du temps sur la création des descriptions, nous disposons de plus de temps pour les améliorer et, surtout, pour redonner la priorité à l’évaluation et à la gestion des domaines présentant un risque plus élevé lors de la génération des rapports financiers.

Convertissez la transcription d’une réunion Zoom en un document utile que vous pouvez modifier. Directement dans Zoom Docs, demandez à AI Companion d’effectuer des modifications simples et de transformer vos contenus.

Convertissez la transcription d’une réunion Zoom en un document utile que vous pouvez modifier. Directement dans Zoom Docs, demandez à AI Companion d’effectuer des modifications simples et de transformer vos contenus.

Nous pensons que l’utilité de ce processus peut aller bien au-delà des tâches de conformité très spécifiques. Vous pouvez utiliser AI Companion pour analyser les transcriptions des réunions Zoom et y rechercher les différentes interventions orales de chaque personne, puis pour consigner par écrit ce qui a été dit, si le souhait en est exprimé. Lorsque vous créez des procédures bureautiques détaillées, consignez par écrit des exigences métier ou des processus à l’état futur dans le cadre d’initiatives complexes de transformation numérique, pensez à la manière dont ils seront appliqués.

Une plus grande place accordée à l’élément humain grâce à AI Companion

Bien sûr, AI Companion ne produit pas vraiment des descriptions prêtes à être examinées via un simple clic sur un bouton. Comme l’ont montré les étapes ci-dessus, une intervention humaine est nécessaire lors des phases de création de la transcription initiale, d’ingénierie des requêtes et de modification manuelle du résultat à la fin du projet.

Mais ces premières étapes (transcrire une réunion, en extraire les parties importantes et les rassembler dans un cadre approprié), ont toutes été réalisées avec AI Companion, ce qui a donné à nos équipes internes plus de temps et d’énergie pour finaliser un produit livrable d’une importance essentielle. Une fois ces processus définis pour un cas d’utilisation courant, ils peuvent être réalisés en cinq minutes seulement.

Notre équipe d’audit interne a estimé qu’une fois le processus ci-dessus mis en place, l’ajout des dernières modifications, l’alignement des parties prenantes et l’obtention des approbations formelles pouvaient demander de 4 à 20 heures supplémentaires, réparties entre plusieurs équipes sur plusieurs semaines. En étant généreux, le gain de temps est estimé à au moins 80 %, voire 90 %. Et comme tout se passe directement dans Zoom Docs, aucune opération de copier-coller entre un outil d’intelligence artificielle et votre traitement de texte n’est nécessaire. Zoom Docs et AI Companion fonctionnent désormais en parfaite cohésion, ce qui n’était pas possible auparavant.

C’est possible grâce à Zoom Workplace, Zoom Docs et AI Companion

En fin de compte, l’idée n’est pas ici d’améliorer un seul processus. Il s’agit de montrer qu’il existe plusieurs façons d’accomplir une tâche et qu’en utilisant Zoom Workplace et AI Companion, vous disposez de plus d’options pour vous concentrer sur les aspects de votre travail qui réclament votre attention. AI Companion étant inclus sans coût supplémentaire dans les services payants dont bénéficient les comptes Zoom, nous mettons tous les utilisateurs sur un pied d’égalité et rendons plus accessibles ces outils qui font gagner du temps.  

Cliquez ici pour découvrir Zoom Docs et faire vos premiers pas avec des fonctionnalités telles que les modèles d’IA flexibles, le partage d’écran collaboratif et les tableaux de données faciles à organiser.

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