Zoom parla di Zoom: creazione delle descrizioni dei processi aziendali con Zoom AI Companion e Zoom Docs

C'è un grande divario tra le persone scettiche nei confronti dell'intelligenza artificiale (IA) e quelle che sono convinte che l'IA semplificherà infinitamente le nostre vite. Per aiutare tutti a comprendere come le nuove tecnologie possono adattarsi ai flussi di lavoro quotidiani, ci piace mostrare i modi in cui utilizziamo AI Companion per ottenere risultati migliori in meno tempo. 

Vogliamo illustrarti una delle più recenti modifiche ai processi da parte di uno dei nostri team, in cui stimiamo di essere riusciti a ridurre il tempo di lavoro fino all'80% convertendo facilmente le discussioni da una riunione Zoom in un elemento utilizzabile con Zoom Docs e AI Companion. Sebbene il nostro esempio di caso d'uso riguardi un team specifico con un'attività specifica, c'è una chiara opportunità per le persone di utilizzare le trascrizioni e AI Companion per riunire tutte le conoscenze e le informazioni condivise in Zoom Meetings.

Il nostro team di audit interno si è messo all'opera per sfruttare l'automazione per una delle nostre attività che ci richiede più tempo: scrivere descrizioni dei processi che accompagnano i diagrammi di flusso dei processi come documentazione richiesta per i revisori interni ed esterni riguardo alla conformità con il Sarbanes-Oxley Act (SOX). Per chi non ha familiarità con la conformità SOX, ecco un breve riassunto. 

Le società statunitensi quotate in borsa sono tenute a rispettare il Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) del 2001, che richiede il rispetto di linee guida autorevoli definite dalla Securities and Exchange Commission (SEC) e dal Public Companies Accounting Oversight Board (PCAOB). 

Per supportare questo impegno e il rispetto dei requisiti per la conformità SOX, sia la direzione aziendale sia i revisori esterni devono comprendere i processi transazionali end-to-end che possono presentare un rischio significativo per la completezza e l'accuratezza della rendicontazione finanziaria. Per completare questa operazione, la modalità standard del settore consiste nell'esaminare un diagramma di flusso e una descrizione documentati dei processi aziendali e nell'eseguire una procedura dettagliata in tempo reale di una transazione finanziaria. Ciò serve a valutare la progettazione e l'efficacia dei processi finanziari e informatici correlati.  

Per il team di audit interno di Zoom, ogni anno prevede la valutazione di oltre 60 processi, tra cui più di 100 riunioni dettagliate con gli stakeholder aziendali. In passato, ciò richiedeva il prendere appunti durante le riunioni, l'unificazione delle note e la stesura manuale della bozza di documentazione.

La stesura delle bozze delle descrizioni e la documentazione delle procedure eseguite durante le riunioni dettagliate richiedono molto tempo. In risposta, il nostro team di audit interno si è attivato per trovare il modo migliore e più efficiente per ottenere le informazioni dai nostri stakeholder interni in un formato facilmente assimilabile che possiamo comprendere di sicuro e che possa essere usato dai revisori per supportare i processi di conformità SOX.

Sulla base dell'esperienza del nostro team, la redazione, la modifica la convalida, la revisione e la finalizzazione della descrizione dettagliata dei processi, senza l'uso di AI Companion, possono richiedere da una a due settimane. Semplificando la prima fase di questo processo con AI Companion, il nostro team ha impiegato meno di cinque minuti per trasformare una trascrizione in una bozza di narrazione. Servono ancora le modifiche manuali e la convalida da parte del team, ma l'impegno iniziale per trasformare le note della riunione in una bozza di documento fruibile si è notevolmente ridotto. Ecco come ha fatto il nostro team:

1. In una riunione Zoom registrata nel cloud, segui il processo che vuoi che AI Companion riepilogherà al posto tuo. In genere, sono necessari i titolari dei processi aziendali che progettano le politiche e le procedure che regolano il processo end-to-end. Ad esempio, potrebbe trattarsi di un financial controller, che supervisiona il processo di contabilità di fine mese o di un responsabile delle risorse umane che supervisiona il processo di nuova assunzione dell'azienda.
2. Copia e incolla la trascrizione della riunione Zoom in Zoom Docs. Dopo aver incollato la trascrizione, creerai tutti i seguenti prompt per AI Companion sotto il testo della trascrizione.
3. Usa AI Companion per analizzare la trascrizione di ciascun relatore. Nel nostro esempio, la trascrizione della riunione aveva tre relatori diversi, quindi abbiamo utilizzato tre prompt separati per AI Companion per estrapolare le parole di ogni singolo relatore.
4. Suggerisci ad AI Companion di produrre una descrizione utilizzando l'intera trascrizione. La nostra richiesta diceva: "Puoi usare i commenti di [relatore 1], [relatore 2] e [relatore 3] per produrre una descrizione di [il processo discusso nella riunione]?" Nell'ambito della creazione di un prompt più efficace, abbiamo imparato che è importante usare le virgole tra i nomi, poiché AI Companion fornirà una descrizione più dettagliata e grammaticalmente corretta.
5. In Zoom Docs, formatta secondo necessità. A questo punto, puoi chiedere ad AI Companion di rimuovere l'elenco puntato, cambiare lo stile del paragrafo o quello ch preferisci.
6. Chiedi ad AI Companion di sostituire il [nome del relatore] con il suo titolo professionale. Puoi farlo con un unico prompt, anche se nella trascrizione originale ci sono più relatori.
7. Finalizza la descrizione in Zoom Docs. A questo punto, stimiamo che la narrazione sia finita all'incirca all'85%. AI Companion ha fatto risparmiare al nostro team settimane di lavoro e ci ha restituito quel tempo per concentrarci su ciò che conta. La revisione delle parti interessate della descrizione di AI Companion ha richiesto feedback o rettifiche incrementali minimi.

La procedura appena descritta è stata progettata per creare, modificare e mantenere le descrizioni dei processi aziendali SOX, nonché per ridurre il tempo che i nostri stakeholder dedicano attualmente alla stesura e alla revisione della documentazione richiesta. Risparmiare tempo nella creazione di descrizioni ci consente più tempo per perfezionare l'output e, cosa più importante, ridefinire le priorità in termini di tempo per concentrarci sulla valutazione e sulla gestione delle aree a maggior rischio nella rendicontazione finanziaria.

Non riteniamo che questa procedura sia utile solo per attività di conformità altamente specifiche. Puoi utilizzare AI Companion per analizzare le trascrizioni delle riunioni Zoom ogni volta che qualcuno spiega qualcosa a voce durante una riunione Zoom e successivamente vuoi documentare ciò che ha descritto. Pensa a questa applicazione quando crei procedure desktop dettagliate, documenti sui requisiti aziendali (BRD) o documenti sui processi futuri nell'ambito di complesse iniziative di trasformazione digitale.

Naturalmente, AI Companion non produce del tutto descrizioni pronte per la revisione con un semplice clic. Come puoi vedere dai passaggi precedenti, è ancora necessario che gli esseri umani si incontrino per la trascrizione iniziale, utilizzino la tecnica dei prompt e, alla fine, modifichino manualmente il progetto.

Ma questi primi passaggi (trascrivere una riunione, estrarre le parti importanti e raccoglierle nel framework giusto) sono stati tutti completati con AI Companion, dando ai nostri team interni più tempo ed energia per ottenere un risultato finale fondamentale. Dopo che questi processi sono stati definiti per un caso d'uso comune, possono essere completati in soli cinque minuti.

Il nostro team di audit interno ha stimato che, dopo aver utilizzato la procedura sopra descritta, l'ottenimento delle modifiche finali, l'allineamento degli stakeholder e le approvazioni formali potrebbero richiedere da 4 a 20 ore aggiuntive tra più team nell'arco di diverse settimane. Se effettuiamo una stima generosa, si tratta di un risparmio di tempo di almeno l'80%, se non del 90%. E poiché tutto avviene direttamente in Zoom Docs, non c'è bisogno di copiare e incollare dall'applicativo di IA all'elaboratore di testi. Zoom Docs e AI Companion operano insieme in una coesione precisa che non era possibile ottenere in precedenza.

Alla fine, non si tratta di migliorare un singolo processo. Ci indica che ci sono molti modi per portare a termine un'attività e, quando utilizzi Zoom Workplace e AI Companion, avrai più opzioni per focalizzarti sulle parti del lavoro che richiedono la tua attenzione. Dato che AI Companion è incluso nei servizi a pagamento assegnati agli account Zoom senza costi aggiuntivi, stiamo parificando le opportunità e rendendo più accessibili questi applicativi che consentono di risparmiare tempo.  

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