Il nostro team di revisione interna stima un risparmio di tempo fino all’80% nella documentazione dei processi aziendali con Zoom Canvas e Zoom Meetings, grazie al supporto delle funzionalità di IA di Zoom Workplace.
Pubblicato in data 9 settembre 2024
C’è un grande divario tra le persone scettiche nei confronti dell’intelligenza artificiale (IA) e quelle che sono convinte che l’IA semplificherà notevolmente le nostre vite. Per aiutare tutti a capire come le nuove tecnologie possano integrarsi nei flussi di lavoro quotidiani, ci piace mostrare come utilizziamo l’IA in Zoom Workplace per ottenere risultati migliori in meno tempo.
Ad esempio, uno dei nostri team ha recentemente introdotto un miglioramento di processo che, secondo le nostre stime, ha consentito di ridurre i tempi di lavoro fino all’80%, trasformando facilmente le discussioni emerse durante una riunione Zoom in un documento utilizzabile grazie a Zoom Canvas e alle funzionalità di IA di Zoom Workplace. Sebbene il nostro esempio riguardi un team specifico e un’attività specifica, è possibile utilizzare le trascrizioni e le funzionalità di IA di Zoom Workplace per strutturare e valorizzare tutte le informazioni e le conoscenze che emergono durante le riunioni Zoom.
Il nostro team di audit interno si è messo all'opera per sfruttare l'automazione per una delle nostre attività che ci richiede più tempo: scrivere descrizioni dei processi che accompagnano i diagrammi di flusso dei processi come documentazione richiesta per i revisori interni ed esterni riguardo alla conformità con il Sarbanes-Oxley Act (SOX). Per chi non ha familiarità con la conformità SOX, ecco un breve riassunto.
Le società statunitensi quotate in borsa sono tenute a rispettare il Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) del 2001, che richiede il rispetto di linee guida autorevoli definite dalla Securities and Exchange Commission (SEC) e dal Public Companies Accounting Oversight Board (PCAOB).
Per supportare questo impegno e il rispetto dei requisiti per la conformità SOX, sia la direzione aziendale sia i revisori esterni devono comprendere i processi transazionali end-to-end che possono presentare un rischio significativo per la completezza e l'accuratezza della rendicontazione finanziaria. Per completare questa operazione, la modalità standard del settore consiste nell'esaminare un diagramma di flusso e una descrizione documentati dei processi aziendali e nell'eseguire una procedura dettagliata in tempo reale di una transazione finanziaria. Ciò serve a valutare la progettazione e l'efficacia dei processi finanziari e informatici correlati.
Per il team di audit interno di Zoom, ogni anno prevede la valutazione di oltre 60 processi, tra cui più di 100 riunioni dettagliate con gli stakeholder aziendali. In passato, ciò richiedeva il prendere appunti durante le riunioni, l'unificazione delle note e la stesura manuale della bozza di documentazione.
La stesura delle bozze delle descrizioni e la documentazione delle procedure eseguite durante le riunioni dettagliate richiedono molto tempo. In risposta, il nostro team di audit interno si è attivato per trovare il modo migliore e più efficiente per ottenere le informazioni dai nostri stakeholder interni in un formato facilmente assimilabile che possiamo comprendere di sicuro e che possa essere usato dai revisori per supportare i processi di conformità SOX.
In base all’esperienza del nostro team, la creazione di una descrizione dettagliata di un processo può richiedere da una a due settimane tra redazione, revisione, validazione e finalizzazione, senza l’uso delle funzionalità di IA di Zoom Workplace. Semplificando la prima fase di questo processo con l’IA, il nostro team ha impiegato meno di cinque minuti per trasformare una trascrizione in una bozza di descrizione. È ancora necessario che il team intervenga per le modifiche manuali e la convalida, ma l’impegno iniziale per trasformare le note della riunione in una bozza di documento utilizzabile si è notevolmente ridotto. Ecco i passaggi che ha seguito il nostro team:
La procedura appena descritta è stata progettata per creare, modificare e mantenere le descrizioni dei processi aziendali SOX, nonché per ridurre il tempo che i nostri stakeholder dedicano attualmente alla stesura e alla revisione della documentazione richiesta. Risparmiare tempo nella creazione di descrizioni ci consente più tempo per perfezionare l'output e, cosa più importante, ridefinire le priorità in termini di tempo per concentrarci sulla valutazione e sulla gestione delle aree a maggior rischio nella rendicontazione finanziaria.
Non riteniamo che questo processo sia utile solo per attività di conformità molto specifiche. È possibile utilizzare l’IA per analizzare le trascrizioni delle riunioni Zoom ogni volta che qualcuno spiega qualcosa a voce durante una riunione Zoom e successivamente si vuole documentare ciò che viene descritto. Pensiamo, ad esempio, alla creazione di procedure operative dettagliate, alla creazione di documenti sui requisiti aziendali (BRD) o alla definizione di documenti relativi ai processi futuri nell’ambito di complesse iniziative di trasformazione digitale.
Naturalmente, l’IA non è ancora in grado di produrre automaticamente descrizioni pronte per la revisione con un semplice clic. Come si può vedere dai passaggi sopra, è ancora necessario che le persone si riuniscano per generare la trascrizione iniziale, utilizzare il prompt engineering e intervenire con modifiche manuali verso la fine del progetto.
Tuttavia, i primi passaggi, ovvero trascrivere una riunione, estrapolare le parti più importanti e organizzarle nel formato corretto, sono state tutte completate con Zoom AI, che ha consentito ai nostri team interni di dedicare più tempo ed energie a portare a termine un lavoro importante. Una volta che questi processi sono stati definiti per un caso d’uso comune, possono essere completati in appena cinque minuti.
Il nostro team di revisione interna ha stimato che, una volta adottato il processo descritto sopra, le fasi di revisione finale, l’allineamento degli stakeholder e le approvazioni formali possono richiedere dalle 4 alle 20 ore aggiuntive, distribuite su più team e nell’arco di diverse settimane. Con una stima ottimistica, si tratterebbe di un risparmio di tempo di almeno l’80%, se non del 90%. E poiché tutto avviene direttamente in Zoom Canvas, non è necessario copiare e incollare contenuti tra uno strumento IA e l’editor di testo. Zoom Canvas e l’IA in Zoom Workplace lavorano insieme in perfetta integrazione, cosa che in passato non era possibile.
In definitiva, non si tratta di migliorare un singolo processo. È la dimostrazione che esistono diversi modi per completare un’attività e che, grazie alle funzionalità di IA di Zoom Workplace, puoi dedicare più tempo e attenzione agli aspetti del lavoro che richiedono la tua attenzione.
