AI Companion Zoom Workplace

Zoom on Zoom: Tworzenie opisów procesów biznesowych za pomocą Zoom AI Companion i Zoom Docs

Nasz zespół ds. audytu wewnętrznego szacuje nawet 80% oszczędności czasu poświęcanego na dokumentowanie procesów biznesowych dzięki Zoom Docs i  Zoom Meetings, wspieranych przez Zoom AI Companion.

Aktualizacja: November 14, 2024

Opublikowano September 09, 2024

Zoom on Zoom: Tworzenie opisów procesów biznesowych za pomocą Zoom AI Companion i Zoom Docs

Istnieje duża przepaść między ludźmi, którzy są sceptycznie nastawieni do sztucznej inteligencji (AI), a tymi, którzy są przekonani, że uczyni ona nasze życie nieskończenie łatwiejszym. Aby pomóc wszystkim zrozumieć, w jaki sposób nowa technologia może dopasować się do codziennych przepływów pracy, lubimy prezentować sposoby, w jakie używamy asystenta AI Companion, aby uzyskać lepsze wyniki w krótszym czasie. 

Chcemy przeprowadzić Cię przez jedną z naszych ostatnich zmian w procesach wprowadzonych przez jeden z naszych zespołów. Szacujemy, że byliśmy w stanie skrócić czas pracy nawet o 80%, łatwo konwertując dyskusje ze spotkania Zoom na rzeczywisty rezultat za pomocą Zoom Docs i asystenta AI Companion. Chociaż nasz przykład użycia dotyczy jednego konkretnego zespołu z jednym konkretnym zadaniem, istnieje wyraźna szansa na wykorzystanie transkrypcji i asystenta AI Companion do usystematyzowania całej wiedzy i informacji, które są prezentowane podczas spotkań Zoom Meetings.

Zgodność ma kluczowe znaczenie dla Zoom i chcemy ją uprościć

Nasz zespół ds. audytu wewnętrznego pracował nad wykorzystaniem automatyzacji do jednego z naszych bardziej czasochłonnych zadań: pisania opisów procesów, które towarzyszą schematom blokowym procesów jako wymagana dokumentacja dla audytorów wewnętrznych i zewnętrznych w zakresie zgodności z ustawą Sarbanes-Oxley (SOX). Dla tych, którzy nie są zaznajomieni ze zgodnością z SOX, oto krótkie podsumowanie. 

Amerykańskie spółki publiczne są zobowiązane do przestrzegania amerykańskiej ustawy Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) z 2001 r., która wymaga zgodności z autorytatywnymi wytycznymi określonymi przez Komisję Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) oraz Radę Nadzoru Rachunkowości Spółek Publicznych (PCAOB). 

Aby wesprzeć ten wysiłek i przestrzeganie wymogów zgodności z SOX, zarówno kierownictwo firmy, jak i audytorzy zewnętrzni muszą zrozumieć kompleksowe procesy transakcyjne, które mogą stanowić istotne ryzyko dla pełnej i dokładnej sprawozdawczości finansowej. Standardowym sposobem realizacji tego zadania w branży jest kontrola udokumentowanego schematu i opisu procesu biznesowego, a także przeprowadzenie przeglądu na żywo transakcji finansowej w celu oceny projektu i skuteczności procesów finansowych oraz powiązanych procesów IT.  

Dla zespołu audytu wewnętrznego Zoom każdy rok wiąże się z oceną ponad 60 procesów, obejmujących ponad 100 spotkań z interesariuszami biznesowymi. W przeszłości wymagało to ręcznego sporządzania notatek na spotkaniach, konsolidacji notatek i ręcznego sporządzania dokumentacji.

Sporządzanie opisów i dokumentowanie procedur wykonywanych podczas spotkań przeglądowych zajmuje ogromną ilość czasu. W odpowiedzi nasz zespół ds. audytu wewnętrznego rozpoczął pracę nad znalezieniem najlepszego, najbardziej wydajnego sposobu na uzyskanie informacji od naszych wewnętrznych interesariuszy w łatwo przyswajalnym formacie, który rozumiemy i który audytorzy mogą wykorzystać do wspierania procesów zgodności z SOX.

Nasza metoda tworzenia opisów procesów i dokumentacji przeglądów

Bazując na doświadczeniu naszego zespołu, przygotowanie, edycja, walidacja, przegląd i finalizacja szczegółowego opisu procesu może zająć od jednego do dwóch tygodni bez użycia asystenta AI Companion. Dzięki uproszczeniu pierwszego etapu tego procesu przy użyciu asystenta AI Companion nasz proces przekształcania transkrypcji w wersję roboczą opisu zajął naszemu zespołowi mniej niż pięć minut. Nadal konieczna jest ręczna edycja i walidacja przez zespół, ale początkowy wysiłek związany z przekształceniem notatek ze spotkania w użyteczną wersję roboczą dokumentu jest znacznie ograniczony. Oto jak zrobił to nasz zespół:

  1. Podczas spotkania Zoom nagrywanego w chmurze omów krok po kroku proces, który chcesz, aby asystent AI Companion dla Ciebie podsumował. Zwykle na spotkaniu obecni powinni być właściciele procesów biznesowych, którzy projektują zasady i procesy regulujące kompleksowy proces. Może to być na przykład kontroler finansowy nadzorujący proces księgowania na koniec miesiąca lub menedżer HR nadzorujący proces zatrudnienia w firmie.
  2. Skopiuj i wklej transkrypcję spotkania Zoom do Zoom Docs. Po wklejeniu transkrypcji pod tekstem transkrypcji wpisz wszystkie odpowiednie polecenia dla asystenta AI Companion.
  3. Użyj asystenta AI Companion do przeanalizowania transkrypcji według każdego mówcy. W naszym przykładzie transkrypcja spotkania zawierała trzech różnych mówców, więc użyliśmy trzech oddzielnych poleceń dla asystenta AI Companion, aby wyodrębnić wypowiedzi każdego mówcy.
  4. Poproś asystenta AI Companion o stworzenie opisu przy użyciu całej transkrypcji. Nasze polecenie brzmiało: "Czy możesz użyć komentarzy [Mówcy 1], [Mówcy 2] i [Mówcy 3], aby stworzyć opis [procesu omawianego na spotkaniu]?". Ustaliliśmy, że aby stworzyć bardziej skuteczne polecenie, ważne jest, aby używać przecinków między nazwiskami, ponieważ w przypadku użycia poprawnej gramatyki asystent AI Companion zapewni bardziej szczegółowy opis.
  5. Sformatuj tekst według potrzeb w Zoom Docs. Na tym etapie możesz poprosić asystenta AI Companion o usunięcie punktorów, zmianę stylu akapitu lub innych preferencji.
  6. Poproś asystenta AI Companion, aby zastąpił [Nazwisko mówcy] tytułem stanowiska danej osoby. Można to zrobić za pomocą jednego polecenia, nawet jeśli w oryginalnej transkrypcji występuje wielu mówców.
  7. Sfinalizuj swój opis w Zoom Docs. Na tym etapie szacujemy, że opis jest ukończony w około 85%. Asystent AI Companion zaoszczędził naszemu zespołowi tygodnie pracy i dał nam czas na skupienie się na tym, co ważne. Przegląd opisu asystenta AI Companion przez interesariuszy wymagał minimalnych dodatkowych informacji zwrotnych lub dostosowań.

Powyższy proces został zaprojektowany w celu tworzenia, edytowania i utrzymywania opisów procesów biznesowych na potrzeby SOX, a także skrócenia czasu, jaki nasi interesariusze spędzają obecnie na opracowywaniu i korygowaniu wymaganej dokumentacji. Oszczędność czasu na tworzeniu opisu daje nam więcej czasu na doskonalenie wyników, a co ważniejsze, zmianę priorytetów czasowych, aby skupić się na ocenie i zarządzaniu obszarami podwyższonego ryzyka w sprawozdawczości finansowej.

Przekształć transkrypcję spotkania Zoom w przydatny dokument, który możesz edytować. Asystent AI Companion umożliwia łatwą edycję i przekształcanie treści bezpośrednio w Zoom Docs.

Przekształć transkrypcję spotkania Zoom w przydatny dokument, który możesz edytować. Asystent AI Companion umożliwia łatwą edycję i przekształcanie treści bezpośrednio w Zoom Docs.

Uważamy, że proces ten jest przydatny nie tylko w przypadku bardzo specyficznych zadań związanych ze zgodnością. Możesz użyć asystenta AI Companion, aby pomóc analizować transkrypcje spotkań Zoom za każdym razem, gdy ktoś ustnie wyjaśnia coś na spotkaniu Zoom i istnieje potrzeba udokumentowania tego, co opisuje. Pomyśl o zastosowaniu podczas tworzenia szczegółowych procedur desktopowych, dokumentowania dokumentów wymagań biznesowych (BRD) lub dokumentów procesów stanu przyszłego w ramach złożonych inicjatyw transformacji cyfrowej.

Element ludzki zyskuje na znaczeniu dzięki pomocy asystenta AI Companion

Oczywiście asystent AI Companion nie tworzy w pełni gotowych do recenzji opisów za jednym kliknięciem przycisku. Jak widać z powyższych kroków, nadal wymaga to od ludzi spotkania się w celu uzyskania wstępnej transkrypcji, korzystania z poleceń i ręcznej edycji pod koniec projektu.

Te pierwsze kroki jednak — transkrypcja spotkania, wyodrębnienie ważnych części i zebranie ich we właściwych ramach — zostały wykonane za pomocą asystenta AI Companion, dając naszym wewnętrznym zespołom więcej czasu i energii na sfinalizowanie krytycznego produktu. Po ustanowieniu tych procesów dla wspólnego przypadku użycia można je ukończyć w zaledwie pięć minut.

Nasz zespół ds. audytu wewnętrznego oszacował, że po zastosowaniu powyższego procesu wprowadzenie ostatecznych poprawek, uzgodnienie z interesariuszami i formalne zatwierdzenie może zająć od 4 do 20 godzin w wielu zespołach w ciągu kilku tygodni. Jeśli przyjmiemy hojne szacunki, oznacza to oszczędność czasu na poziomie co najmniej 80%, jeśli nie 90%. A ponieważ wszystko odbywa się bezpośrednio w Zoom Docs, nie ma potrzeby kopiowania i wklejania tekstu tam i z powrotem między narzędziem AI a edytorem tekstu. Zoom Docs i asystent AI Companion współpracują ze sobą w zgrabnej spójności, której wcześniej nie można było osiągnąć.

Zoom Workplace, Zoom Docs i asystent AI Companion sprawiają, że jest to możliwe

W końcu nie chodzi tu o usprawnienie pojedynczego procesu. Przykład ten pokazuje, że istnieje więcej niż jeden sposób na wykonanie zadania, a kiedy korzystasz z Zoom Workplace i asystenta AI Companion, będziesz mieć więcej opcji, aby skupić się na tych częściach pracy, które wymagają Twojej uwagi. Asystent AI Companion jest dołączony do płatnych usług przypisanych do kont Zoom bez dodatkowych kosztów, dlatego wyrównujemy szanse i sprawiamy, że te narzędzia oszczędzające czas są bardziej dostępne.  

Dowiedz się więcej o Zoom Docs i o tym, jak zacząć korzystać z funkcji takich jak elastyczne szablony AI, wspólne udostępnianie ekranu i łatwe do zorganizowania tabele danych.

Nasi klienci nas kochają

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom – jedna platforma do połączeń