Nasz zespół ds. audytu wewnętrznego pracował nad wykorzystaniem automatyzacji do jednego z naszych bardziej czasochłonnych zadań: pisania opisów procesów, które towarzyszą schematom blokowym procesów jako wymagana dokumentacja dla audytorów wewnętrznych i zewnętrznych w zakresie zgodności z ustawą Sarbanes-Oxley (SOX). Dla tych, którzy nie są zaznajomieni ze zgodnością z SOX, oto krótkie podsumowanie.
Amerykańskie spółki publiczne są zobowiązane do przestrzegania amerykańskiej ustawy Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) z 2001 r., która wymaga zgodności z autorytatywnymi wytycznymi określonymi przez Komisję Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) oraz Radę Nadzoru Rachunkowości Spółek Publicznych (PCAOB).
Aby wesprzeć ten wysiłek i przestrzeganie wymogów zgodności z SOX, zarówno kierownictwo firmy, jak i audytorzy zewnętrzni muszą zrozumieć kompleksowe procesy transakcyjne, które mogą stanowić istotne ryzyko dla pełnej i dokładnej sprawozdawczości finansowej. Standardowym sposobem realizacji tego zadania w branży jest kontrola udokumentowanego schematu i opisu procesu biznesowego, a także przeprowadzenie przeglądu na żywo transakcji finansowej w celu oceny projektu i skuteczności procesów finansowych oraz powiązanych procesów IT.
Dla zespołu audytu wewnętrznego Zoom każdy rok wiąże się z oceną ponad 60 procesów, obejmujących ponad 100 spotkań z interesariuszami biznesowymi. W przeszłości wymagało to ręcznego sporządzania notatek na spotkaniach, konsolidacji notatek i ręcznego sporządzania dokumentacji.
Sporządzanie opisów i dokumentowanie procedur wykonywanych podczas spotkań przeglądowych zajmuje ogromną ilość czasu. W odpowiedzi nasz zespół ds. audytu wewnętrznego rozpoczął pracę nad znalezieniem najlepszego, najbardziej wydajnego sposobu na uzyskanie informacji od naszych wewnętrznych interesariuszy w łatwo przyswajalnym formacie, który rozumiemy i który audytorzy mogą wykorzystać do wspierania procesów zgodności z SOX.
