Nuestro equipo de auditoría interna estima que el ahorro de tiempo en la documentación de los procesos comerciales mediante Zoom Canvas y Zoom Meetings asciende a hasta un 80 %, gracias a las características de IA de Zoom Workplace.
Publicado el 9 de septiembre de 2024
Existe una gran brecha entre las personas escépticas ante la inteligencia artificial (IA) y las que están convencidas de que nos hará la vida infinitamente más fácil. Para ayudar a que todo el mundo entienda cómo la nueva tecnología puede encajar en los flujos de trabajo cotidianos, nos gusta mostrar las formas en que utilizamos la IA en Zoom Workplace para producir mejores resultados en menos tiempo.
Queremos explicarle uno de nuestros últimos cambios de proceso llevados a cabo por uno de nuestros propios equipos, en el que estimamos que pudimos reducir nuestro tiempo de trabajo hasta en un 80 % al convertir fácilmente los debates de una reunión de Zoom en un material real con Zoom Canvas y las características de IA disponibles en Zoom Workplace. Si bien nuestro ejemplo de uso es un equipo específico con una tarea concreta, existe una clara oportunidad para que las personas utilicen las transcripciones y las características de IA de Zoom Workplace para empaquetar todo el conocimiento y la información que tiene lugar en Zoom Meetings.
Nuestro equipo de auditoría interna ha trabajado para aprovechar la automatización de una de nuestras tareas que más tiempo consume: la redacción de narrativas de procesos que acompañan a los diagramas de flujo de procesos como documentación obligatoria para los auditores internos y externos en relación con el cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX). Para aquellos que no están familiarizados con el cumplimiento de SOX, a continuación, se adjunta un resumen rápido.
Las empresas públicas de EE. UU. deben cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley de EE. UU. (Ley SOX) de 2001, que exige el cumplimiento de la guía autorizada definida por la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) y la Junta de Supervisión de Contabilidad de Empresas Públicas (PCAOB).
Para respaldar este esfuerzo y la adhesión a los requisitos de cumplimiento de SOX, tanto la gerencia de la empresa como los auditores externos deben comprender los procesos transaccionales de extremo a extremo que pueden presentar un riesgo material para la generación de informes financieros completos y precisos. La manera estándar que tiene el sector de realizar esto es mediante la revisión de un diagrama de flujo y una narrativa de procesos empresariales documentados, así como de un recorrido en directo de una transacción financiera para evaluar el diseño y la eficacia de los procesos financieros y de TI relacionados.
Para el equipo de auditoría interna de Zoom, cada año implica evaluar más de 60 procesos, que comprenden más de 100 reuniones de recorrido con las partes interesadas del negocio. Históricamente, esto requería la toma de notas manual en las reuniones, la consolidación de notas y la redacción manual de documentación.
La redacción de narrativas y la documentación de los procedimientos realizados en las reuniones de recorrido lleva muchísimo tiempo. En respuesta, nuestro equipo de auditoría interna se puso a trabajar para encontrar la mejor y más eficiente manera de obtener la información de nuestras partes interesadas internas en un formato que podamos comprender fácilmente y que los auditores puedan aprovechar para respaldar los procesos de cumplimiento de SOX.
Según la experiencia de nuestro equipo, la redacción, edición, validación, revisión y finalización de una narrativa detallada del proceso puede tardar entre una y dos semanas sin el uso de las características de IA en Zoom Workplace. Al simplificar el primer paso de ese proceso con IA, transformar una transcripción en el borrador de una narrativa le llevó a nuestro equipo poco menos de cinco minutos. Aún es necesaria la edición manual y validación del equipo, pero el esfuerzo inicial de convertir las notas de la reunión en un borrador de documento utilizable se reduce significativamente. Descubra cómo lo hizo nuestro equipo:
El proceso anterior se diseñó para crear, editar y mantener las narrativas de los procesos empresariales de SOX, así como para disminuir el tiempo que nuestras partes interesadas dedican actualmente a redactar y revisar la documentación requerida. Ahorrar tiempo en la creación de narrativas nos da más tiempo para perfeccionar ese resultado y, lo que es más importante, volver a priorizar el tiempo para centrarnos en evaluar y gestionar las áreas de mayor riesgo en la generación de informes financieros.
No creemos que este proceso sea útil solo para tareas de cumplimiento muy específicas. Puede utilizar la IA para ayudar a analizar las transcripciones de las reuniones de Zoom cada vez que alguien explique algo oralmente en una reunión de Zoom y exista el deseo posterior de documentar lo que está describiendo. Piense en la aplicación al crear procedimientos de escritorio detallados, registrar documentos de requisitos empresariales (BRD) o documentos de procesos de estado futuro como parte de iniciativas complejas de transformación digital.
Por supuesto, la IA no produce narrativas totalmente listas para revisar con solo hacer clic en un botón. Como puede ver en los pasos anteriores, aún es necesario que los humanos intervengan en esa transcripción inicial, utilicen la ingeniería de prompts y editen manualmente pensando en el final del proyecto.
Sin embargo, esos primeros pasos —transcribir una reunión, extraer las partes importantes y recopilarlas en el marco adecuado— se completaron con Zoom AI, lo que dio a nuestros equipos internos más tiempo y energía para finalizar un producto esencial. Una vez que se establecen estos procesos para un caso de uso común, se pueden completar en tan solo cinco minutos.
Nuestro equipo de auditoría interna estimó que, después de utilizar el proceso anterior, la obtención de las ediciones finales, la alineación de las partes interesadas y las aprobaciones formales podrían llevar hasta 4 a 20 horas adicionales en varios equipos durante semanas. Si hacemos una estimación generosa, eso representa un ahorro de tiempo de al menos el 80 % o, incluso, el 90 %. Y como todo ocurre directamente en Zoom Canvas, no hay que copiar y pegar de un lado a otro entre una herramienta de IA y su procesador de textos. Zoom Canvas y la IA de Zoom Workplace trabajan juntos con una elegante cohesión que antes no se podía lograr.
Al final, no se trata de mejorar un solo proceso. Se muestra que hay más de una forma de completar una tarea, y cuando utilice Zoom Workplace con características de IA, tendrá más opciones para centrarse en las partes de su trabajo que requieren su atención.
