AI Companion Zoom Workplace

Zoom en Zoom: creación de narrativas de procesos empresariales con Zoom AI Companion y Zoom Docs

Nuestro equipo de auditoría interna estima hasta un 80 % de ahorro de tiempo en la documentación de los procesos empresariales con Zoom Docs y Zoom Meetings, con el refuerzo de Zoom AI Companion.

Actualizado el November 14, 2024

Publicado el September 09, 2024

Zoom en Zoom: creación de narrativas de procesos empresariales con Zoom AI Companion y Zoom Docs

Existe una gran brecha entre las personas que son escépticas ante la inteligencia artificial (IA) y las que están convencidas de que nos hará la vida infinitamente más fácil. Para ayudar a que todo el mundo entienda cómo la nueva tecnología puede encajar en los flujos de trabajo cotidianos, nos gusta mostrar las formas en que utilizamos AI Companion para producir mejores resultados en menos tiempo. 

Queremos explicarle uno de nuestros últimos cambios en el proceso por parte de uno de nuestros propios equipos, en el que estimamos que pudimos reducir nuestro tiempo de trabajo hasta en un 80 % al convertir fácilmente los debates de una Zoom Meeting en un resultado real con Zoom Docs y AI Companion. Si bien nuestro ejemplo de caso de uso es un equipo específico con una tarea específica, existe una clara oportunidad para que las personas utilicen las transcripciones y AI Companion para aunar todo el conocimiento y la información que ocurren en Zoom Meetings.

El cumplimiento es fundamental para Zoom y queremos simplificarlo

Nuestro equipo de auditoría interna ha trabajado para aprovechar la automatización de una de nuestras tareas que más tiempo consume: la redacción de narrativas de procesos que acompañan a los diagramas de flujo de procesos como documentación obligatoria para los auditores internos y externos en relación con el cumplimiento de la Ley Sarbanes-Oxley (SOX). Para aquellos que no están familiarizados con el cumplimiento de SOX, a continuación, se adjunta un resumen rápido. 

Las empresas públicas de EE. UU. deben cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley de EE. UU. (Ley SOX) de 2001, que exige el cumplimiento de la guía autorizada definida por la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) y la Junta de Supervisión de Contabilidad de Empresas Públicas (PCAOB). 

Para respaldar este esfuerzo y la adhesión a los requisitos de cumplimiento de SOX, tanto la gerencia de la empresa como los auditores externos deben comprender los procesos transaccionales de extremo a extremo que pueden presentar un riesgo material para la generación de informes financieros completos y precisos. La manera estándar que tiene el sector de realizar esto es mediante la revisión de un diagrama de flujo y una narrativa de procesos empresariales documentados, así como de un recorrido en directo de una transacción financiera para evaluar el diseño y la eficacia de los procesos financieros y de TI relacionados.  

Para el equipo de auditoría interna de Zoom, cada año implica evaluar más de 60 procesos, que comprenden más de 100 reuniones de recorrido con las partes interesadas del negocio. Históricamente, esto requería la toma de notas manual en las reuniones, la consolidación de notas y la redacción manual de documentación.

La redacción de narrativas y la documentación de los procedimientos realizados en las reuniones de recorrido lleva muchísimo tiempo. En respuesta, nuestro equipo de auditoría interna se puso a trabajar para encontrar la mejor y más eficiente manera de obtener la información de nuestras partes interesadas internas en un formato que podamos comprender fácilmente y que los auditores puedan aprovechar para respaldar los procesos de cumplimiento de SOX.

Nuestro método para crear narrativas de procesos y documentación de recorrido

Según la experiencia de nuestro equipo, la redacción, edición, validación, revisión y finalización de una narrativa detallada del proceso puede tardar entre una y dos semanas sin el uso de AI Companion. Al simplificar el primer paso de ese proceso con AI Companion, nuestro proceso de transformar una transcripción en el borrador de una narrativa le llevó a nuestro equipo poco menos de cinco minutos. Aún es necesaria la edición manual y validación del equipo, pero el esfuerzo inicial de convertir las notas de la reunión en un borrador de documento utilizable se reduce significativamente. Descubra cómo lo hizo nuestro equipo:

  1. En una Zoom Meeting grabada en la nube, recorra el proceso que desea que AI Companion le resuma. Por lo general, necesitará a los propietarios de procesos empresariales que diseñan las políticas y los procesos que rigen el proceso de extremo a extremo. Por ejemplo, puede ser un controlador financiero que supervisa el proceso contable de fin de mes o un gerente de RR. HH. que supervisa el proceso de nuevas contrataciones de la empresa.
  2. Copie y pegue la transcripción de la Zoom Meeting en un documento de Zoom Docs. Una vez pegada la transcripción, seguirá todas las indicaciones de AI Companion que figuran debajo del texto de la transcripción.
  3. Utilice AI Companion para analizar la transcripción de cada orador. En nuestro ejemplo, la transcripción de nuestra reunión tenía tres oradores diferentes, por lo que usamos tres indicaciones de IA separadas para extraer las palabras de cada orador individual.
  4. Pida a AI Companion que cree una narrativa utilizando toda la transcripción. Nuestra indicación decía: «¿Puede utilizar los comentarios de [Orador 1], [Orador 2] y [Orador 3] para crear una narrativa sobre [el proceso que se debatió en la reunión]?». Como parte de la creación de una indicación más efectiva, aprendimos que es importante usar comas entre los nombres, ya que AI Companion ofrecerá una narrativa más detallada con la gramática adecuada.
  5. En Zoom Docs, formatee según sea necesario. En este punto, puede solicitar a AI Companion que elimine viñetas, cambie el estilo de párrafo o cualquier cosa que usted prefiera.
  6. Pida a AI Companion que reemplace a [Nombre del orador] por el título de trabajo de la persona. Esto se puede hacer en una sola indicación, incluso si tiene varios oradores en su transcripción original.
  7. Finalice su narrativa en Zoom Docs. En este punto, estimamos que la narrativa está terminada en aproximadamente un 85 %. AI Companion le ha ahorrado a nuestro equipo semanas de trabajo y nos ha devuelto ese tiempo para centrarnos en lo que importa. La revisión de la narrativa de AI Companion por parte de las partes interesadas requirió comentarios o ajustes incrementales mínimos.

El proceso anterior se diseñó para crear, editar y mantener las narrativas de los procesos empresariales de SOX, así como para disminuir el tiempo que nuestras partes interesadas dedican actualmente a redactar y revisar la documentación requerida. Ahorrar tiempo en la creación de narrativas nos da más tiempo para perfeccionar ese resultado y, lo que es más importante, volver a priorizar el tiempo para centrarnos en evaluar y gestionar las áreas de mayor riesgo en la generación de informes financieros.

Convierta la transcripción de una Zoom Meeting en un documento útil que pueda editar. Pida a AI Companion que realice ediciones sencillas y transforme su contenido directamente en Zoom Docs.

Convierta la transcripción de una Zoom Meeting en un documento útil que pueda editar. Pida a AI Companion que realice ediciones sencillas y transforme su contenido directamente en Zoom Docs.

No creemos que este proceso sea útil solo para tareas de cumplimiento muy específicas. Puede utilizar AI Companion para ayudar a analizar las transcripciones de las reuniones de Zoom cada vez que alguien explique verbalmente algo en una Zoom Meeting y haya un deseo posterior de documentar lo que está describiendo. Piense en la aplicación al crear procedimientos de escritorio detallados, registrar documentos de requisitos empresariales (BRD) o documentos de procesos de estado futuro como parte de iniciativas complejas de transformación digital.

El elemento humano obtiene un mayor enfoque con la ayuda de AI Companion

Por supuesto, AI Companion no está produciendo en su totalidad narrativas listas para revisar con solo hacer clic en un botón. Como puede ver en los pasos anteriores, aún es necesario que los humanos intervengan en esa transcripción inicial, utilicen la ingeniería de indicaciones y editen manualmente pensando en el final del proyecto.

Pero esos primeros pasos (transcribir una reunión, extraer las partes importantes y recopilarlas en el marco adecuado) se completaron con AI Companion, lo que dio a nuestros equipos internos más tiempo y energía para finalizar un producto esencial. Una vez que se establecen estos procesos para un caso de uso común, se pueden completar en tan solo cinco minutos.

Nuestro equipo de auditoría interna estimó que, después de utilizar el proceso anterior, la obtención de las ediciones finales, la alineación de las partes interesadas y las aprobaciones formales podrían llevar hasta 4 a 20 horas adicionales en varios equipos durante semanas. Si hacemos una estimación generosa, eso representa un ahorro de tiempo de al menos el 80 % o, incluso, el 90 %. Y como todo ocurre directamente en Zoom Docs, no hay que copiar y pegar de un lado a otro entre una herramienta de IA y su procesador de textos. Zoom Docs y AI Companion trabajan juntos en una elegante cohesión que no se podía hacer antes.

Zoom Workplace, Zoom Docs y AI Companion lo hacen posible

Al final, no se trata de mejorar un solo proceso. Se muestra que hay más de una forma de completar una tarea, y cuando utilice Zoom Workplace y AI Companion, tendrá más opciones para centrarse en las partes de su trabajo que necesitan su atención. Dado que AI Companion se incluye con los servicios de pago asignados a las cuentas de Zoom sin coste adicional, vamos a nivelar el campo de juego y a hacer que estas herramientas que ahorran tiempo sean más accesibles.  

Obtenga más información sobre Zoom Docs y cómo puede empezar a utilizar características, como plantillas de IA flexibles, uso compartido de pantalla colaborativo y tablas de datos de fácil organización.

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