AI Companion Zoom Workplace

Zoom'da Zoom: Zoom AI Companion ve Zoom Docs ile iş süreci anlatıları oluşturmak

İç Denetim ekibimiz, Zoom AI Companion ile desteklenen Zoom Docs ve Zoom Meetings ile iş süreçlerini belgelemek için %80'e varan zaman tasarrufu sağladığını tahmin etmektedir.

Güncelleme tarihi November 14, 2024

Yayınlanma tarihi September 09, 2024

Zoom'da Zoom: Zoom AI Companion ve Zoom Docs ile iş süreci anlatıları oluşturmak

Yapay zekaya (AI) karşı şüpheyle yaklaşan insanlar ile yapay zekanın hayatımızı sonsuz derecede kolaylaştıracağına inananlar arasında büyük bir uçurum bulunuyor. Yeni teknolojinin gündelik iş akışlarına nasıl uyum sağlayabileceğini herkesin anlamasına yardımcı olmak için, daha kısa sürede daha iyi sonuçlar üretmek üzere AI Companion'ı kullanma yöntemlerimizi tanıtmak istiyoruz. 

Ekiplerimizden biri tarafından gerçekleştirilen en son süreç değişikliklerimizden birini sizinle paylaşmak istiyoruz. Bu değişiklik sayesinde, Zoom Docs ve AI Companion kullanarak bir Zoom Toplantısındaki tartışmaları kolayca somut bir çıktıya dönüştürerek çalışma süremizi %80'e varan oranda azalttığımızı tahmin ediyoruz. Kullanım örneğimiz belirli bir ekibin belirli bir göreviyle sınırlı olsa da, insanların Zoom Meetings'de gerçekleşen tüm bilgi ve verileri bir araya getirmek için dökümleri ve AI Companion'ı kullanmaları için açık bir fırsat bulunduğu ortadadır.

Zoom için kritik önem taşıyan uyumluluğu kolaylaştırmak istiyoruz

İç denetim ekibimiz, en çok zaman alan görevlerimizden biri olan Sarbanes-Oxley Yasası'na (SOX) uyum konusunda iç ve dış denetçiler için gerekli belgeleri oluştururken süreç akış şemalarına eşlik eden süreç anlatılarını yazmak için otomasyondan yararlanmak üzere çalıştı. SOX uyumluluğuna aşina olmayanlar için, işte kısa bir özet. 

ABD'deki halka açık şirketlerin, 2001 tarihli Sarbanes-Oxley Yasası'na (SOX Yasası) uymaları gerekmektedir. Bu yasa, şirketlerin ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (SEC) ve Kamu Şirketleri Muhasebe Gözetim Kurulu (PCAOB) tarafından belirlenen yetkili yönergelerle uyumlu olmalarını zorunlu kılmaktadır. 

Bu çabayı ve SOX uyum gerekliliklerine uyumu desteklemek için, hem şirket yönetimi hem de dış denetçiler, eksiksiz ve doğru finansal raporlama için önemli bir risk oluşturabilecek uçtan uca işlem süreçlerini anlamalıdır. Bunu gerçekleştirmenin sektör standardındaki yöntemi, belgelenen bir iş süreci akış şeması ve anlatımının gözden geçirilmesinin yanı sıra, finansal ve ilgili BT süreçlerinin tasarımını ve etkinliğini değerlendirmek için bir finansal işlemin canlı olarak gözden geçirilmesidir.  

Zoom'un iç denetim ekibi her yıl 60'tan fazla süreci değerlendirmekte ve iş paydaşlarıyla 100'den fazla inceleme toplantısı gerçekleştirmektedir. Geçmişte bu, toplantılarda elle not alınmasını, notların birleştirilmesini ve belgelerin manuel olarak hazırlanmasını gerektiriyordu.

İnceleme toplantılarında gerçekleştirilen süreçlerin anlatılarını hazırlamak ve belgelerini oluşturmak büyük ölçüde zaman alıcı bir süreçtir. Bunun üzerine iç denetim ekibimiz, iç paydaşlarımızdan gelen bilgileri anlamamızı sağlayacak ve denetçilerin SOX uyum süreçlerini desteklemede yararlanabilecekleri, kolay anlaşılır bir formata dönüştürmenin en iyi ve en verimli yolunu bulmak için çalışmaya başladı.

Süreç anlatıları ve adım adım dokümantasyon yöntemimiz

Ekibimizin deneyimlerine dayanarak, ayrıntılı bir süreç anlatısının taslağının hazırlanması, düzenlenmesi, doğrulanması, gözden geçirilmesi ve son halinin verilmesi bir ila iki hafta arasında sürebilir; bu süreç, AI Companion kullanılmadan gerçekleştirildiğinde oldukça zaman alıcı olmaktadır. Bu sürecin ilk adımını AI Companion ile basitleştirdiğimizde, bir dökümün taslak anlatıma dönüştürülmesi sürecini tamamlamak ekibimizin neredeyse beş dakikasını almaktadır. Manuel düzenleme ve ekip doğrulamasına hala ihtiyaç duyulsa da toplantı notlarını kullanılabilir bir taslak belgeye dönüştürmek için gereken ilk çaba önemli ölçüde azaltılmıştır. Ekibimizin başarısının sırrını keşfedin:

  1. Bulutta kaydedilen bir Zoom Toplantısında, AI Companion'ın sizin için özetlemesini istediğiniz süreci gözden geçirin. Genellikle, uçtan uca süreci yöneten politikaları ve süreçleri tasarlayan iş süreci sahiplerine ihtiyacınız olacaktır. Örneğin, ay sonu muhasebe sürecini denetleyen bir fi̇nansal denetçi veya şirketin yeni işe alım sürecini denetleyen bir İK yöneticisi olabilir.
  2. Zoom Toplantısı dökümünü kopyalayın ve bir Zoom Doc'a yapıştırın. Dökümünüz yapıştırıldıktan sonra, aşağıdaki AI Companion istemlerinin tümünü döküm metninin altında yapacaksınız.
  3. Dökümü her konuşmacıya göre ayrıştırmak için AI Companion'ı kullanın. Örneğimizde, toplantı dökümümüzde üç farklı konuşmacı vardı, bu nedenle her bir konuşmacının sözlerini çıkarmak için üç ayrı AI Companion istemini kullandık.
  4. AI Companion'dan tüm dökümü kullanarak bir anlatı oluşturmasını isteyin. İstemimiz şu şekildeydi: "[Konuşmacı 1], [Konuşmacı 2] ve [Konuşmacı 3]'ün yorumlarını [toplantıda tartışılan süreç] hakkında bir anlatı oluşturmak için kullanabilir misin?" Daha etkin bir bilgi istemi oluşturma kapsamında, AI Companion doğru dil bilgisi ile daha ayrıntılı bir anlatım sunacağı için isimler arasında virgül kullanmanın önemli olduğunu öğrendik.
  5. Zoom Docs'ta gerektiği gibi biçimlendirin. Bu aşamada, AI Companion'dan madde işaretlerini kaldırmasını, paragraf stilini değiştirmesini ya da tercih ettiğiniz her şeyi yapmasını isteyebilirsiniz.
  6. AI Companion'dan [Konuşmacı adı] yerine kişinin iş unvanını yazmasını isteyin. Orijinal dökümünüzde birden fazla konuşmacı olsa bile bu tek bir istemle yapılabilir.
  7. Anlatınızı Zoom Docs'ta tamamlayın. Bu noktada, anlatının kabaca %85 oranında tamamlandığını tahmin ediyoruz. AI Companion sayesinde ekibimiz haftalar sürecek bir çalışmadan kurtuldu ve önemli olan konulara odaklanmak için bize zaman kazandırdı. AI Companion anlatısına ilişkin paydaş incelemesi, minimum düzeyde artan geri bildirim veya düzenleme gerektirdi.

Yukarıda belirtilen süreç, SOX iş süreci anlatılarının oluşturulması, düzenlenmesi ve sürdürülmesinin yanı sıra paydaşlarımızın şu anda gerekli belgeleri hazırlamak ve gözden geçirmek için harcadıkları zamanı azaltmak için tasarlanmıştır. Anlatıları oluştururken zaman kazanmak, bu çıktıyı mükemmel hale getirmek için bize daha fazla zaman kazandırır ve daha da önemlisi, finansal raporlamada daha yüksek riskli alanları değerlendirmeye ve yönetmeye odaklanmak için zamanı yeniden önceliklendirir.

Zoom Toplantısı dökümünü, düzenleyebileceğiniz kullanışlı bir belgeye dönüştürün. Doğrudan Zoom Docs'ta, AI Companion'dan kolay düzenlemeler yapmasını ve içeriğinizi dönüştürmesini isteyin.

Zoom Toplantısı dökümünü, düzenleyebileceğiniz kullanışlı bir belgeye dönüştürün. Doğrudan Zoom Docs'ta, AI Companion'dan kolay düzenlemeler yapmasını ve içeriğinizi dönüştürmesini isteyin.

Biz bu sürecin yalnızca son derece belirgin uyumluluk görevleri için yararlı olduğunu düşünmüyoruz. Zoom Toplantısı'nda bir kişi bir konuyu sözlü olarak açıkladığında ve daha sonra anlattığı konuyu belgelemek istediğinde Zoom Toplantısı dökümlerini ayrıştırmaya yardımcı olması için AI Companion'ı kullanabilirsiniz. Detaylı masaüstü prosedürleri oluştururken, iş gereksinimleri belgelerini (BRD'ler) belgelendirirken veya karmaşık dijital dönüşüm girişimlerinin bir parçası olarak gelecekteki süreç belgelerini hazırlarken uygulanabilirliğini düşünün.

AI Companion sayesinde insan faktörü daha fazla ön plana çıkıyor

Elbette, AI Companion tamamen gözden geçirmeye hazır anlatılar üretebilen bir araç değildir; bu işlem, tıpkı bir düğmeye basmak kadar basit değildir. Yukarıda yer alan adımlardan da görebileceğiniz gibi, ilk döküm için hala insanların bir araya gelmesi, istem tekniğini kullanması ve projenin sonuna doğru manuel olarak düzenleme yapması gerekiyor.

Ancak bu ilk adımlar (bir toplantının yazıya dökülmesi, önemli kısımların çıkarılması ve doğru çerçevede toplanması) AI Companion ile tamamlanarak şirket içi ekiplerimizin kritik bir çıktıyı sonuçlandırmak için daha fazla zaman ve enerji kazanmasını sağlamıştır. Bu süreçler genel bir kullanım durumu için oluşturulduktan sonra yalnızca beş dakika gibi kısa bir sürede tamamlanabilir.

İç Denetim ekibimiz, yukarıda belirtilen süreç kullanıldıktan sonra nihai düzenlemelerin, paydaş uyumunun ve resmi onayların alınmasının, haftalar boyunca birden fazla ekip arasında 4 ila 20 saat sürebileceğini tahmin etmiştir. Geniş bir tahmin yürütecek olursak bu, %90 olmasa da en az %80'lik bir zaman tasarrufu anlamına geliyor. Üstelik her şey doğrudan Zoom Docs'ta gerçekleştiği için, bir yapay zeka aracı ile kelime işlemciniz arasında kopyalayıp yapıştırmak da gerekmiyor. Zoom Docs ve AI Companion, şimdiye kadar mümkün olmayan bir uyum içinde çalışmaktadır.

Zoom Workplace, Zoom Docs ve AI Companion bunu mümkün kılıyor

Sonuç olarak, bu durum tek bir süreci iyileştirmekle ilgili değildir. Bu, bir görevi tamamlamanın birden fazla yolu olduğunu ve Zoom Workplace ile AI Companion'ı kullandığınızda işinizin dikkat gerektiren kısımlarına odaklanmak için daha fazla seçeneğe sahip olacağınızı gösterir. AI Companion'ın, ek ücret olmadan Zoom hesaplarına atanan ücretli hizmetlerle birlikte sunulması sayesinde, rekabet koşullarını eşitliyoruz ve bu zaman tasarrufu sağlayan araçları daha erişilebilir hale getiriyoruz.  

Zoom Docs hakkında daha fazla bilgi edinin ve esnek AI şablonları, iş birliğine dayalı ekran paylaşma ve kolayca düzenlenebilir veri tabloları gibi özelliklerle nasıl başlayabileceğinizi öğrenin.

Müşterilerimiz bizi seviyor

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom - Tek Platformdan Bağlantı