İç Denetim ekibimiz, Zoom Workplace'teki yapay zeka özelliklerinin desteğiyle Zoom Canvas ve Zoom Meetings kullanarak iş süreçlerini dokümante etme sürecinde %80'e varan zaman tasarrufu sağlanabileceğini öngörüyor.
Yayınlanma tarihi 9 Eylül 2024
Yapay zekaya (AI) karşı şüpheyle yaklaşan insanlar ile yapay zekanın hayatımızı sonsuz derecede kolaylaştıracağına inananlar arasında büyük bir uçurum bulunuyor. Yeni teknolojinin gündelik iş akışlarına nasıl uyum sağlayabileceğini herkesin anlamasına yardımcı olmak için, daha kısa sürede daha iyi sonuçlar üretmek üzere Zoom Workplace'te yapay zekayı kullanma yöntemlerimizi tanıtmak istiyoruz.
Ekiplerimizden biri tarafından gerçekleştirilen en son süreç değişikliklerimizden birini sizinle paylaşmak istiyoruz. Bu değişiklik sayesinde, Zoom Workplace'teki Zoom Canvas ve yapay zeka özelliklerini kullanarak bir Zoom Toplantısındaki tartışmaları kolayca somut bir çıktıya dönüştürerek çalışma süremizi %80'e varan oranda azalttığımızı tahmin ediyoruz. Kullanım örneğimiz belirli bir ekibin belirli bir göreviyle sınırlı olsa da, insanların Zoom Meetings'de gerçekleşen tüm bilgi ve verileri bir araya getirmek için Zoom Workplace'teki dökümleri ve yapay zeka özelliklerini kullanmaları için açık bir fırsat bulunduğu ortadadır.
İç denetim ekibimiz, en çok zaman alan görevlerimizden biri olan Sarbanes-Oxley Yasası'na (SOX) uyum konusunda iç ve dış denetçiler için gerekli belgeleri oluştururken süreç akış şemalarına eşlik eden süreç anlatılarını yazmak için otomasyondan yararlanmak üzere çalıştı. SOX uyumluluğuna aşina olmayanlar için, işte kısa bir özet.
ABD'deki halka açık şirketlerin, 2001 tarihli Sarbanes-Oxley Yasası'na (SOX Yasası) uymaları gerekmektedir. Bu yasa, şirketlerin ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (SEC) ve Kamu Şirketleri Muhasebe Gözetim Kurulu (PCAOB) tarafından belirlenen yetkili yönergelerle uyumlu olmalarını zorunlu kılmaktadır.
Bu çabayı ve SOX uyum gerekliliklerine uyumu desteklemek için, hem şirket yönetimi hem de dış denetçiler, eksiksiz ve doğru finansal raporlama için önemli bir risk oluşturabilecek uçtan uca işlem süreçlerini anlamalıdır. Bunu gerçekleştirmenin sektör standardındaki yöntemi, belgelenen bir iş süreci akış şeması ve anlatımının gözden geçirilmesinin yanı sıra, finansal ve ilgili BT süreçlerinin tasarımını ve etkinliğini değerlendirmek için bir finansal işlemin canlı olarak gözden geçirilmesidir.
Zoom'un iç denetim ekibi her yıl 60'tan fazla süreci değerlendirmekte ve iş paydaşlarıyla 100'den fazla inceleme toplantısı gerçekleştirmektedir. Geçmişte bu, toplantılarda elle not alınmasını, notların birleştirilmesini ve belgelerin manuel olarak hazırlanmasını gerektiriyordu.
İnceleme toplantılarında gerçekleştirilen süreçlerin anlatılarını hazırlamak ve belgelerini oluşturmak büyük ölçüde zaman alıcı bir süreçtir. Bunun üzerine iç denetim ekibimiz, iç paydaşlarımızdan gelen bilgileri anlamamızı sağlayacak ve denetçilerin SOX uyum süreçlerini desteklemede yararlanabilecekleri, kolay anlaşılır bir formata dönüştürmenin en iyi ve en verimli yolunu bulmak için çalışmaya başladı.
Ekibimizin deneyimlerine dayanarak, ayrıntılı bir süreç anlatısının taslağının oluşturulması, düzenlenmesi, doğrulanması, gözden geçirilmesi ve son halinin verilmesi, Zoom Workplace'teki yapay zeka özellikleri kullanılmadığında bir ila iki hafta arasında sürebilir. Bu sürecin ilk adımını yapay zeka ile basitleştirdiğimizde, bir dökümün taslak anlatıma dönüştürülmesi sürecini tamamlamak ekibimizin beş dakikadan daha az bir süresini aldı. Manuel düzenleme ve ekip doğrulamasına hala ihtiyaç duyulsa da toplantı notlarını kullanılabilir bir taslak belgeye dönüştürmek için gereken ilk çaba önemli ölçüde azaltılmıştır. Ekibimizin başarısının sırrını keşfedin:
Yukarıda belirtilen süreç, SOX iş süreci anlatılarının oluşturulması, düzenlenmesi ve sürdürülmesinin yanı sıra paydaşlarımızın şu anda gerekli belgeleri hazırlamak ve gözden geçirmek için harcadıkları zamanı azaltmak için tasarlanmıştır. Anlatıları oluştururken zaman kazanmak, bu çıktıyı mükemmel hale getirmek için bize daha fazla zaman kazandırır ve daha da önemlisi, finansal raporlamada daha yüksek riskli alanları değerlendirmeye ve yönetmeye odaklanmak için zamanı yeniden önceliklendirir.
Biz bu sürecin yalnızca son derece belirgin uyumluluk görevleri için yararlı olduğunu düşünmüyoruz. Bir kişi Zoom Toplantısı'nda bir konuyu sözlü olarak açıkladığında ve daha sonra anlattığı konuyu belgelemek istediğinizde, Zoom Toplantısı dökümlerini ayrıştırmaya yardımcı olması için yapay zekayı dilediğiniz zaman kullanabilirsiniz. Detaylı masaüstü prosedürleri oluştururken, iş gereksinimi belgelerini (BRD'ler) belgelerken veya gelecekteki durum süreç belgelerini karmaşık dijital dönüşüm girişimlerinin bir parçası olarak oluştururken uygulamayı düşünün.
Elbette, yapay tamamen gözden geçirmeye hazır anlatılar üretebilen bir araç değildir; bu işlem, tıpkı bir düğmeye basmak kadar basit değildir. Yukarıdaki adımlardan da görebileceğiniz gibi, ilk döküm için hâlâ insanların bir araya gelmesi, komut mühendisliği kullanması ve projenin sonunda manuel olarak düzenleme yapması gerekmektedir.
Ancak bu ilk adımlar (bir toplantının yazıya dökülmesi, önemli kısımların çıkarılması ve doğru çerçevede toplanması) Zoom AI ile tamamlanarak şirket içi ekiplerimizin kritik bir çıktıyı sonuçlandırmak için daha fazla zaman ve enerji kazanmasını sağlamıştır. Bu süreçler genel bir kullanım durumu için oluşturulduktan sonra yalnızca beş dakika gibi kısa bir sürede tamamlanabilir.
İç Denetim ekibimiz, yukarıdaki sürecin uygulanmasının ardından, son düzeltmelerin alınması, paydaşlarla mutabakat sağlanması ve resmi onayların alınması işlemlerinin, haftalar boyunca birden fazla ekipte toplamda 4 ila 20 saat kadar ek süre gerektirebileceğini tahmin etmiştir. Geniş bir tahminle hareket edersek, bu en az %80, hatta belki de %90 zaman tasarrufu anlamına gelir. Üstelik tüm bu işlemler doğrudan Zoom Canvas’ta gerçekleştiği için, bir yapay zeka aracı ile kelime işlemciniz arasında sürekli kopyala-yapıştır yapmak zorunda kalmazsınız. Zoom Canvas ve Zoom Workplace’deki yapay zeka, daha önce mümkün olmayan bir uyum içinde birbirleriyle entegre çalışıyor.
Sonuç olarak, bu durum tek bir süreci iyileştirmekle ilgili değildir. Bu, bir görevi tamamlamanın birden fazla yolu olduğunu ve yapay zeka özelliklerine sahip Zoom Workplace'i kullandığınızda, işinizin dikkat gerektiren kısımlarına odaklanmak için daha fazla seçeneğe sahip olacağınızı gösterir.
