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Zoom para o Zoom: como criar narrativas de processos corporativos com o Zoom AI Companion e o Zoom Docs

Nossa equipe de auditoria interna estima uma economia de tempo de até 80% para documentar processos corporativos usando o Zoom Docs e o Zoom Meetings, com ajuda do Zoom AI Companion.

Atualizada em November 14, 2024

Publicado em September 09, 2024

Zoom para o Zoom: como criar narrativas de processos corporativos com o Zoom AI Companion e o Zoom Docs

Há uma grande distância entre as pessoas que são céticas em relação à inteligência artificial (IA) e aquelas que estão convencidas de que ela tornará nossas vidas infinitamente mais fáceis. Para ajudar todos a entenderem como a nova tecnologia pode se encaixar nos fluxos de trabalho diários, gostamos de mostrar maneiras de usar o AI Companion para produzir melhores resultados em menos tempo. 

Queremos mostrar a você uma de nossas últimas mudanças de processo realizadas por uma de nossas próprias equipes, na qual estimamos que conseguimos reduzir nosso tempo de trabalho em até 80% ao converter facilmente as discussões de uma reunião do Zoom em uma entrega real usando o Zoom Docs e o AI Companion. Embora nosso exemplo de caso de uso seja de uma equipe específica com uma tarefa específica, há uma oportunidade clara para as pessoas utilizarem as transcrições e o AI Companion para agrupar todo o conhecimento e as informações geradas nas reuniões do Zoom.

A conformidade é fundamental no Zoom e queremos que simplificá-la

Nossa equipe de auditoria interna trabalhou em uma de nossas tarefas mais demoradas aproveitando a automação: escrever narrativas de processos que acompanhem os fluxogramas do processo como uma documentação necessária para auditores internos e externos em relação à conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX). Para aqueles que não estão familiarizados em relação à conformidade com a SOX, aqui está um resumo rápido. 

As empresas públicas dos EUA devem cumprir a Lei Sarbanes-Oxley dos EUA (Lei SOX) de 2001, que exige conformidade com as diretrizes oficiais definidas pela Comissão de valores mobiliários (SEC) e pelo Conselho de supervisão contábil de empresas públicas (PCAOB). 

Para apoiar esse esforço e a adesão aos requisitos de conformidade com a SOX, tanto a gerência da empresa quanto os auditores externos devem ter uma compreensão dos processos transacionais de ponta a ponta que podem representar um risco material para relatórios financeiros completos e precisos. A maneira padrão do setor de concluir isso é analisar um fluxograma e uma narrativa documentados do processo corporativo, assim como realizar uma apresentação ao vivo de uma transação financeira para avaliar o design e a eficácia dos processos financeiros e de TI relacionados.  

Para a equipe de auditoria interna do Zoom, cada ano envolve a avaliação de mais de 60 processos, incluindo mais de 100 reuniões diretas com as partes interessadas da empresa. Historicamente, isso exigia anotações manuais em reuniões, consolidação de notas e redação manual da documentação.

Elaborar narrativas e documentar procedimentos realizados em reuniões diretas pode levar muito tempo. Em resposta a esse problema, nossa equipe de auditoria interna começou a trabalhar para encontrar a melhor e mais eficiente maneira de conseguir as informações de nossas partes interessadas internas em um formato de fácil compreensão sobre o qual tivéssemos certeza de que pudéssemos entender e que os auditores pudessem aproveitar para apoiar os processos de conformidade com a SOX.

Nosso método para criar narrativas de processos e passo a passo para documentação

Com base na experiência da nossa equipe, uma narrativa detalhada do processo pode levar de uma a duas semanas para ser redigida, editada, validada, revisada e finalizada sem o uso do AI Companion. Ao simplificar a primeira etapa desse processo com o AI Companion, nosso processo de transformar uma transcrição em um rascunho de narrativa levou pouco menos de cinco minutos para ser concluído. Ainda é necessário fazer a edição manual e a validação da equipe, mas o esforço inicial de transformar as notas da reunião em um documento inicial utilizável é significativamente reduzido. Veja como a nossa equipe fez:

  1. Em uma reunião Zoom gravada na nuvem, analise o processo que você deseja que o AI Companion resuma para você. Normalmente, você precisará dos proprietários dos processos corporativos que projetam as políticas e os processos que controlam o processo de ponta a ponta. Por exemplo, pode ser um controlador financeiro supervisionando o processo contábil do final do mês ou um gerente de RH supervisionando o processo de uma nova contratação da empresa.
  2. Copie e cole a transcrição do Zoom Meeting em um Zoom Doc. Após sua transcrição ser colada, você fará os seguintes prompts ao AI Companion, abaixo do texto da transcrição.
  3. Use o AI Companion para analisar a transcrição de cada orador. Em nosso exemplo, a transcrição da nossa reunião tinha três oradores diferentes, então usamos três prompts separados do AI Companion para extrair as falas de cada orador.
  4. Peça ao AI Companion para criar uma narrativa usando toda a transcrição. Nosso prompt era o seguinte: “Você pode usar os comentários do [Orador 1], do [Orador 2] e do [Orador 3] para criar uma narrativa sobre [o processo discutido na reunião]?” Como parte da criação de um prompt mais eficaz, aprendemos que é importante usar vírgulas entre os nomes, pois o AI Companion fornecerá uma narrativa mais detalhada com a gramática correta.
  5. No Zoom Docs, formate conforme necessário. A essa altura, você pode pedir ao AI Companion para remover marcadores, alterar o estilo do parágrafo ou quaisquer outros pedidos para atender suas preferências.
  6. Peça ao AI Companion que substitua [Nome do orador] pelo título do trabalho da pessoa. Isso pode ser feito em um único prompt, mesmo se você tiver vários palestrantes em sua transcrição original.
  7. Finalize sua narrativa no Zoom Docs. Neste ponto, estimamos que a narrativa esteja cerca de 85% concluída. O AI Companion economizou semanas de trabalho para nossa equipe e nos deu esse tempo para focarmos no que é importante. A análise da narrativa do AI Companion pelas partes interessadas exigiu um mínimo de feedback ou ajustes.

O processo acima foi projetado para criar, editar e manter narrativas de processos corporativos da SOX, bem como diminuir o tempo que nossas partes interessadas gastam atualmente na elaboração e revisão da documentação necessária. Economizar tempo criando narrativas nos dá mais tempo para aperfeiçoar esse resultado e, mais importante, repriorizar o tempo para forcarmos na avaliação e no gerenciamento de áreas de maior risco nos relatórios financeiros.

Converta uma transcrição do Zoom Meeting em um documento útil que você possa editar. Diretamente no Zoom Docs, peça ao AI Companion para fazer edições fáceis e transformar seu conteúdo.

Converta uma transcrição do Zoom Meeting em um documento útil que você possa editar. Diretamente no Zoom Docs, peça ao AI Companion para fazer edições fáceis e transformar seu conteúdo.

Não achamos que esse processo seja útil apenas para tarefas de conformidade altamente específicas. Você pode usar o AI Companion para ajudar a analisar as transcrições das reuniões do Zoom sempre que alguém explicar verbalmente algo em uma reunião do Zoom e houver um desejo subsequente de documentar o que está sendo descrito. Pense no aplicativo ao criar procedimentos detalhados no computador, documentar documentos de requisitos corporativos (BRDs) ou documentos do futuro estado do processo como parte de iniciativas complexas de transformação digital.

O elemento humano tem mais foco com a ajuda do AI Companion

Obviamente, o AI Companion não está produzindo narrativas totalmente prontas para análise com o clique de um botão. Como você pode ver pelas etapas acima, ainda é necessário que os humanos se reúnam para a transcrição inicial, usem engenharia de prompt e editem manualmente para chegar ao final do projeto.

Mas essas primeiras etapas, como transcrever uma reunião, destacar as partes importantes e reuni-las em uma estrutura correta, foram concluídas com o AI Companion, dando às nossas equipes internas mais tempo e energia para finalizar uma entrega urgente. Após serem criados para um caso de uso comum, esses processos poderão ser concluídos em menos de cinco minutos.

Nossa equipe de auditoria interna estimou que, após o processo acima ser usado, chegar às edições finais, ao alinhamento das partes interessadas e às aprovações formais podem levar mais 4 a 20 horas de várias equipes durante semanas. Se fizermos uma estimativa generosa, isso representa uma economia de tempo de pelo menos 80%, se não 90%. E como tudo acontece diretamente no Zoom Docs, não há necessidade de copiar e colar entre uma ferramenta de IA e seu processador de texto. O Zoom Docs e o AI Companion trabalham juntos de uma maneira simples que não poderia ser feita antes.

O Zoom Workplace, Zoom Docs e o AI Companion possibilitam isso

No fim das contas, não se trata de melhorar um processo único. Isso mostra que há mais de um jeito de concluir uma tarefa e quando você usa o Zoom Workplace e o AI Companion, você tem mais opções para focar naquilo que precisa de atenção no seu trabalho. Como o AI Companion está incluído nos serviços pagos atribuídos às contas Zoom sem custo extra, estamos tornando essas ferramentas que economizam tempo mais acessíveis.  

Saiba mais sobre o Zoom Docs e como você pode começar a usar recursos como modelos flexíveis de IA, compartilhamento colaborativo de tela e tabelas de dados facilmente organizáveis.

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