Nossa equipe de auditoria interna estima uma economia de tempo de até 80% na documentação de processos corporativos com o Zoom Canvas e o Zoom Meetings, impulsionada pelos recursos de IA do Zoom Workplace.
Publicado em 9 de setembro de 2024
Há uma grande distância entre as pessoas céticas em relação à inteligência artificial (IA) e aquelas convencidas de que ela tornará nossas vidas infinitamente mais fáceis. Para ajudar todos a entender como essa nova tecnologia pode se encaixar nos fluxos de trabalho do dia a dia, gostamos de mostrar maneiras como usamos a IA no Zoom Workplace para gerar melhores resultados em menos tempo.
Queremos mostrar uma das nossas mudanças de processo mais recentes, realizada por uma de nossas próprias equipes. Estimamos que conseguimos reduzir o tempo de trabalho em até 80% ao transformar facilmente as discussões de uma reunião do Zoom em uma entrega real usando o Zoom Canvas e os recursos de IA do Zoom Workplace. Embora nosso exemplo de caso de uso venha de uma equipe específica, com uma tarefa específica, há uma oportunidade clara para que as pessoas usem as transcrições e os recursos de IA do Zoom Workplace para reunir todo o conhecimento e as informações geradas no Zoom Canvas.
Nossa equipe de auditoria interna trabalhou em uma de nossas tarefas mais demoradas aproveitando a automação: escrever narrativas de processos que acompanhem os fluxogramas do processo como uma documentação necessária para auditores internos e externos em relação à conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX). Para aqueles que não estão familiarizados em relação à conformidade com a SOX, aqui está um resumo rápido.
As empresas públicas dos EUA devem cumprir a Lei Sarbanes-Oxley dos EUA (Lei SOX) de 2001, que exige conformidade com as diretrizes oficiais definidas pela Comissão de valores mobiliários (SEC) e pelo Conselho de supervisão contábil de empresas públicas (PCAOB).
Para apoiar esse esforço e a adesão aos requisitos de conformidade com a SOX, tanto a gerência da empresa quanto os auditores externos devem ter uma compreensão dos processos transacionais de ponta a ponta que podem representar um risco material para relatórios financeiros completos e precisos. A maneira padrão do setor de concluir isso é analisar um fluxograma e uma narrativa documentados do processo corporativo, assim como realizar uma apresentação ao vivo de uma transação financeira para avaliar o design e a eficácia dos processos financeiros e de TI relacionados.
Para a equipe de auditoria interna do Zoom, cada ano envolve a avaliação de mais de 60 processos, incluindo mais de 100 reuniões diretas com as partes interessadas da empresa. Historicamente, isso exigia anotações manuais em reuniões, consolidação de notas e redação manual da documentação.
Elaborar narrativas e documentar procedimentos realizados em reuniões diretas pode levar muito tempo. Em resposta a esse problema, nossa equipe de auditoria interna começou a trabalhar para encontrar a melhor e mais eficiente maneira de conseguir as informações de nossas partes interessadas internas em um formato de fácil compreensão sobre o qual tivéssemos certeza de que pudéssemos entender e que os auditores pudessem aproveitar para apoiar os processos de conformidade com a SOX.
Com base na experiência da nossa equipe, uma narrativa detalhada de processo pode levar de uma a duas semanas para ser redigida, editada, validada, revisada e finalizada sem o uso dos recursos de IA do Zoom Workplace. Ao simplificar a primeira etapa desse processo com IA, nosso processo de transformar uma transcrição em um rascunho de narrativa levou pouco menos de cinco minutos para ser concluído. Ainda é necessário fazer edição manual e validação com a equipe, mas o esforço inicial de transformar as notas da reunião em um documento de rascunho utilizável é significativamente reduzido. Veja como nossa equipe fez:
O processo acima foi projetado para criar, editar e manter narrativas de processos corporativos da SOX, bem como diminuir o tempo que nossas partes interessadas gastam atualmente na elaboração e revisão da documentação necessária. Economizar tempo criando narrativas nos dá mais tempo para aperfeiçoar esse resultado e, mais importante, repriorizar o tempo para forcarmos na avaliação e no gerenciamento de áreas de maior risco nos relatórios financeiros.
Não acreditamos que este processo seja útil apenas para tarefas de conformidade altamente específicas. Você pode usar a IA para ajudar a analisar transcrições de reuniões do Zoom sempre que alguém explicar algo verbalmente em uma reunião e houver, depois, a necessidade de documentar o que foi descrito. Pense em aplicações como a criação de procedimentos detalhados no computador, a documentação de documentos de requisitos de negócio (BRDs) ou de documentos de estado futuro de processos como parte de iniciativas complexas de transformação digital.
Obviamente, a IA não produz narrativas totalmente prontas para análise com o clique de um botão. Como você pode ver pelas etapas acima, ainda é necessário que os humanos se reúnam para a transcrição inicial, usem engenharia de prompt e editem manualmente para chegar ao final do projeto.
Mas essas etapas iniciais (transcrever uma reunião, extrair as partes importantes e organizá-las na estrutura correta), foram concluídas com o Zoom AI, dando às nossas equipes internas mais tempo e energia para finalizar uma entrega crítica. Uma vez estabelecidos para um caso de uso comum, esses processos podem ser concluídos em menos de cinco minutos.
Nossa equipe de Auditoria Interna estimou que, após a utilização do processo acima, as edições finais, o alinhamento das partes interessadas e as aprovações formais podem levar de 4 a 20 horas adicionais, envolvendo diversas equipes ao longo de várias semanas. Mesmo considerando uma estimativa conservadora, isso representa uma economia de tempo de pelo menos 80%, se não 90%. E, como tudo acontece diretamente no Zoom Canvas, não há necessidade de copiar e colar conteúdo entre uma ferramenta de IA e seu processador de texto. O Zoom Canvas e a IA no Zoom Workplace funcionam juntos em uma integração harmoniosa que antes era impossível.
No fim das contas, não se trata de melhorar um único processo. Isso mostra que há mais de uma maneira de concluir uma tarefa e que, ao usar o Zoom Workplace com recursos de IA, você tem mais opções para focar nas partes do trabalho que realmente precisam da sua atenção.
