AI Companion Zoom Workplace

Zoom om zoom: Skapa narrativ om verksamhetsprocesser med Zoom AI Companion och Zoom Docs

Vårt interna granskningsteam uppskattar tidsbesparingar på upp till 80 % för dokumentering av verksamhetsprocesser med Zoom Docs och Zoom Meetings, underbyggt av Zoom AI Companion.

Uppdaterad den November 14, 2024

Publicerad den September 09, 2024

Zoom om zoom: Skapa narrativ om verksamhetsprocesser med Zoom AI Companion och Zoom Docs

Det finns ett stort gap mellan människor som är skeptiskt inställda till artificiell intelligens (AI) och sådana som är övertygade om att det kommer att göra våra liv oändligt mycket lättare. För att hjälpa alla att förstå hur ny teknik kan användas i vardagliga arbetsflöden, vill vi visa några olika sätt som vi använder AI Companion på för att producera bättre resultat på kortare tid. 

Vi vill gå igenom en av våra senaste processändringar av ett av våra team, där vi uppskattar att vi har kunnat minska arbetstiden med upp till 80 % genom att enkelt omvandla diskussioner från ett Zoom-möte till en faktisk produkt med Zoom Docs och AI Companion. Vårt användningsfall är visserligen bara ett exempel från ett specifikt team med en specifik uppgift, men det finns en uppenbar möjlighet för människor att använda avskrifter och AI Companion för att samla all kunskap och information i Zoom Meetings.

Efterlevnad är avgörande för Zoom, och vi vill göra det enklare

Vårt interna granskningsteam har arbetat för att utnyttja automatisering för en av våra mest tidskrävande uppgifter: att skriva processberättelser till processernas flödesscheman som nödvändig dokumentation för interna och externa granskare för att efterleva Sarbanes-Oxley Act (SOX). För dem som inte är bekanta med SOX-efterlevnad kommer här en snabb sammanfattning. 

Offentliga företag i USA måste efterleva amerikanska Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) från 2001, som kräver efterlevnad av auktoritativa riktlinjer som utarbetats av Securities and Exchange Commission (SEC) och Public Companies Accounting Oversight Board (PCAOB). 

För att stödja denna strävan samt för att uppfylla SOX-efterlevnadskraven, måste både företagsledning och externa granskare få en förståelse av transaktionsprocesser från slutpunkt till slutpunkt som kan utgöra ett verkligt hinder mot fullständig och exakt ekonomisk rapportering. Sättet att slutföra detta enligt branschstandarden är genom att granska ett dokumenterat flödesschema och narrativ över verksamhetsprocessen samt utföra en livegenomgång av en ekonomisk transaktion för att bedöma utformningen av och effektiviteten hos ekonomiska och relaterade IT-processer.  

För Zooms interna granskningsteam ska över 60 processer utvärderas varje år, och detta arbete innebär sammantaget mer än 100 timmar av genomgångar med affärsintressenter. Historiskt sett har detta krävt manuellt antecknande under möten, konsolidering av anteckningar och manuellt utarbetande av dokumentation.

Att utarbeta narrativ och dokumentera de procedurer som utförs under genomgångsmötena är oerhört tidskrävande. Som svar har vårt interna granskningsteam behövt arbeta för att hitta det bästa, mest effektiva sättet att omvandla informationen från våra interna intressenter till ett lättsmält format som vi kan säkerställa att vi förstår och som granskare kan använda för att stödja SOX-efterlevnadsprocesser.

Vår metod för att skapa processberättelser och dokument med genomgångar

Baserat på vårt teams erfarenhet kan ett detaljerat processnarrativ ta allt från en till två veckor att utarbeta, redigera, validera, granska och slutföra utan användning av AI Companion. Genom att förenkla det första steget av den processen med AI Companion, lyckades vi få processen med att omvandla en transkription till ett utkast till berättelse att ta bara fem minuter att slutföra för vårt team. Det behövs fortfarande manuell redigering och teamvalidering, men den initiala ansträngningen att omvandla mötesanteckningar till ett användbart dokument blir avsevärt mindre. Så här gjorde vårt team för att åstadkomma det:

  1. I ett molninspelat Zoom-möte går du igenom processen som du vill att AI Companion ska sammanfatta åt dig. I regel behöver du ägarna av verksamhetsprocessen som utformar policyerna och processerna som styr hela processen. Det kan till exempel röra sig om en ekonomisk kontrollant som övervakar redovisningsprocessen i slutet av månaden eller en HR-chef som övervakar företagets nya anställningsprocesser.
  2. Kopiera och klistra in Zoom Meeting-transkriptionen i ett Zoom Doc. När din transkription har klistrats in utför du alla följande AI Companion-uppmaningar under transkriptionstexten.
  3. Använd AI Companion för att dela upp transkriptionen efter varje enskild talare. I vår mötestranskription förekom tre olika talare, så vi använde tre separata AI Companion-uppmaningar för att få fram varje enskild talares ord.
  4. Uppmana AI Companion att skapa ett narrativ utifrån hela transkriptionen. Vår uppmaning lyder: ”Kan du använda kommentarerna från [Talare 1], [Talare 2], och [Talare 3] för att skapa ett narrativ om [processen som diskuterades i mötet]?” Som en del av att skapa en mer effektiv uppmaning har vi insett att det är viktigt att använda kommatecken mellan namnen, eftersom AI Companion kan leverera ett mer detaljerat narrativ med ordentlig grammatik.
  5. Formatera i Zoom Docs efter behov. I det här skedet kan du uppmana AI Companion att ta bort punktlistor, ändra stilen på stycken eller vad du nu har för preferenser.
  6. Uppmana AI Companion att byta ut [Talarens namn] mot individens arbetstitel. Detta kan göras med en enda uppmaning, även om du har flera talare i din ursprungliga transkription.
  7. Slutför ditt narrativ i Zoom Docs. I det här skedet uppskattar vi att berättelsen är i princip 85 % klar. AI Companion har besparat vårt team flera veckor av arbete och gett oss den tiden tillbaka för att fokusera på det som är viktigt. Intressenters granskning av AI Companion-narrativet krävde minimalt med inkrementell feedback eller justeringar

Ovanstående process utformades för att skapa, redigera och upprätthålla narrativ om SOX-verksamhetsprocesser, såväl som för att minska tiden det tar för våra intressenter i nuläget att utarbeta och granska obligatorisk dokumentation. Att spara tid på att skapa narrativ ger oss mer tid över att förbättra den produktionen, och framförallt att omfördela tid till att fokusera på utvärdering och hantering av känsligare områden inom ekonomisk redovisning.

Omvandla en Zoom Meeting-transkription till ett användbart dokument som du kan redigera. Uppmana AI Companion att redigera och omvandla ditt innehåll direkt i Zoom Docs.

Omvandla en Zoom Meeting-transkription till ett användbart dokument som du kan redigera. Uppmana AI Companion att redigera och omvandla ditt innehåll direkt i Zoom Docs.

Vi tror inte att denna process endast är användbar för mycket specifika efterlevnadsuppgifter. Du kan använda AI Companion för att hjälpa till att dela upp Zoom Meeting-transkriptioner varje gång någon förklarar något verbalt i ett Zoom-möte och det finns ett efterföljande intresse att dokumentera det de beskriver. Tänk på applikationen när du skapar detaljerade skrivbordsprocedurer, dokument för företagskrav eller processdokument för framtida situationer som en del av initiativ för komplex digital omvandling.

Det mänskliga elementet hamnar mer i fokus med hjälp av AI Companion

AI Companion kan så klart inte producera helt granskningsklara narrativ med bara ett klick. Som du kan se i stegen ovan behövs det fortfarande människor som träffas för att få fram den initiala transkriptionen, använda uppmaningstekniken och redigera manuellt mot slutet av projektet.

Men de där första stegen—att transkribera ett möte, ta ut det viktigaste och samla in det inom det rätta ramverket—slutfördes samtliga av AI Companion, vilket gav våra interna team mer tid och energi över för att slutföra en viktig produkt. Efter att dessa processer har etablerats för ett vanligt användningsfall, kan de slutföras på så kort tid som fem minuter.

Vårt interna granskningteam uppskattade att efter att ovanstående process har använts kan det ta upp till ytterligare 4 till 20 timmar för flera team under veckor att få till slutliga redigeringar, anpassning av intressenter och formella godkännanden. Om vi gör en generös uppskattning innebär detta tidsbesparingar på åtminstone 80 %, kanske till och med 90 %. Och eftersom allting sker direkt i Zoom Docs krävs inte heller någon kopiering och inklistring fram och tillbaka mellan AI-verktyget och ordbehandlaren. Zoom Docs och AI Companion arbetar tillsammans på ett mycket smidigt sätt som inte var möjligt tidigare.

Zoom Workplace, Zoom Docs och AI Companion gör det möjligt

I slutändan handlar det inte bara om att förbättra en enda process. Det visar även på att det finns fler än ett sätt att slutföra en uppgift, och när du använder Zoom Workplace och AI Companion har du fler alternativ att fokusera på de delar av ditt arbete som kräver din uppmärksamhet. Eftersom AI Companion ingår i de betalda tjänster som tilldelas Zoom-konton utan extra kostnad, gör vi villkoren mer rättvisa när vi gör dessa tidsbesparande verktyg mer lättillgängliga.  

Ta reda på mer om Zoom Docs och hur du kan komma igång med funktioner som flexibla AI-mallar, skärmdelning för samarbete och lättorganiserade datatabeller.

Våra kunder älskar oss

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom – En plattform för kontakt