Vårt interna revisionsteam uppskattar att det går att spara upp till 80 % vid dokumentering av affärsprocesser genom att använda Zoom Canvas och Zoom Meetings, vilket ytterligare understöds av AI-funktioner i Zoom Workplace.
Publicerad den 9 september 2024
Det finns ett stort gap mellan människor som är skeptiskt inställda till artificiell intelligens (AI) och de som är övertygade om att det kommer att göra våra liv oändligt mycket lättare. För att hjälpa alla att förstå hur ny teknik kan integreras i vardagliga arbetsflöden vill vi visa upp hur vi använder AI i Zoom Workplace för att producera bättre resultat på kortare tid.
Vi vill gå igenom en av våra senaste processändringar av ett av våra team, där vi uppskattar att vi har kunnat minska arbetstiden med upp till 80 % genom att enkelt omvandla diskussioner från ett Zoom-möte till en faktisk produkt med Zoom Canvas och AI-funktioner i Zoom Workplace. Även om vårt användningsfall är ett exempel från ett specifikt team med en specifik uppgift, finns det en tydlig möjlighet för människor att använda transkriptioner och AI-funktioner i Zoom Workplace för att samla all kunskap och information som uppstår i Zoom Meetings.
Vårt interna granskningsteam har arbetat för att utnyttja automatisering för en av våra mest tidskrävande uppgifter: att skriva processberättelser till processernas flödesscheman som nödvändig dokumentation för interna och externa granskare för att efterleva Sarbanes-Oxley Act (SOX). För dem som inte är bekanta med SOX-efterlevnad kommer här en snabb sammanfattning.
Offentliga företag i USA måste efterleva amerikanska Sarbanes-Oxley Act (SOX Act) från 2001, som kräver efterlevnad av auktoritativa riktlinjer som utarbetats av Securities and Exchange Commission (SEC) och Public Companies Accounting Oversight Board (PCAOB).
För att stödja denna strävan samt för att uppfylla SOX-efterlevnadskraven, måste både företagsledning och externa granskare få en förståelse av transaktionsprocesser från slutpunkt till slutpunkt som kan utgöra ett verkligt hinder mot fullständig och exakt ekonomisk rapportering. Sättet att slutföra detta enligt branschstandarden är genom att granska ett dokumenterat flödesschema och narrativ över verksamhetsprocessen samt utföra en livegenomgång av en ekonomisk transaktion för att bedöma utformningen av och effektiviteten hos ekonomiska och relaterade IT-processer.
För Zooms interna granskningsteam ska över 60 processer utvärderas varje år, och detta arbete innebär sammantaget mer än 100 timmar av genomgångar med affärsintressenter. Historiskt sett har detta krävt manuellt antecknande under möten, konsolidering av anteckningar och manuellt utarbetande av dokumentation.
Att utarbeta narrativ och dokumentera de procedurer som utförs under genomgångsmötena är oerhört tidskrävande. Som svar har vårt interna granskningsteam behövt arbeta för att hitta det bästa, mest effektiva sättet att omvandla informationen från våra interna intressenter till ett lättsmält format som vi kan säkerställa att vi förstår och som granskare kan använda för att stödja SOX-efterlevnadsprocesser.
Baserat på vårt teams erfarenhet kan en detaljerad processberättelse ta allt från en till två veckor att utarbeta, redigera, validera, granska och slutföra utan användning av AI-funktioner i Zoom Workplace. Genom att förenkla det första steget i processen med hjälp av AI, tog det vårt team strax under fem minuter att omvandla en transkription till ett utkast till en berättelse. Det behövs fortfarande manuell redigering och teamvalidering, men det initiala arbetet med att omvandla mötesanteckningar till ett användbart dokument blir avsevärt mindre. Så här gjorde vårt team för att åstadkomma det:
Ovanstående process utformades för att skapa, redigera och upprätthålla narrativ om SOX-verksamhetsprocesser, såväl som för att minska tiden det tar för våra intressenter i nuläget att utarbeta och granska obligatorisk dokumentation. Att spara tid på att skapa narrativ ger oss mer tid över att förbättra den produktionen, och framförallt att omfördela tid till att fokusera på utvärdering och hantering av känsligare områden inom ekonomisk redovisning.
Vi tror inte att denna process endast är användbar för mycket specifika efterlevnadsuppgifter. Du kan använda AI för att tolka transkriptioner av Zoom-möten när någon muntligen förklarar något i ett Zoom-möte och det uppstår en önskan att dokumentera det personen beskriver. Tänk på applikationen när du skapar detaljerade skrivbordsprocedurer, dokumenterar affärskrav (BD) för framtida situationer som en del av initiativ för komplex digital omvandling.
Självklart producerar inte AI helt recensionsklara berättelser med ett knapptryck. Som du kan se i stegen ovan behöver människor fortfarande träffas för att få fram den initiala transkriptionen, använda promptteknik och redigera manuellt mot slutet av projektet.
Men de första stegen – att transkribera ett möte, plocka ut viktiga delar och samla in det i rätt ramverk – genomfördes alla med Zoom AI, vilket gav våra interna team mer tid och energi att leverera ett viktigt resultat. När dessa processer har etablerats för ett gemensamt användningsfall kan de slutföras på bara fem minuter.
Vårt internrevisionsteam uppskattade att efter att ovanstående process har använts kan det ta upp till ytterligare 4 till 20 timmar för flera team under flera veckor att göra slutliga redigeringar, få med alla intressenter och få formella godkännanden. Om vi gör en generös uppskattning är det en tidsbesparing på minst 80 %, om inte 90 %. Och eftersom allt händer direkt i Zoom Canvas behöver du inte kopiera och klistra in fram och tillbaka mellan ett AI-verktyg och ordbehandlaren. Zoom Canvas och AI i Zoom Workplace arbetar tillsammans i en smidig samverkan som tidigare inte var möjlig.
I slutändan handlar det inte bara om att förbättra en enstaka process. Det visar att det finns fler än ett sätt att slutföra en uppgift, och när du använder Zoom Workplace med AI-funktioner har du fler möjligheter att fokusera på de delar av ditt arbete som kräver din uppmärksamhet.
