在 Zoom 网站上关注 Zoom：使用 Zoom AI Companion 和 Zoom Docs 创建业务流程叙述

对人工智能 (AI) 持怀疑态度的人和相信人工智能将使我们的生活变得无限轻松的人之间存在着巨大的鸿沟。为了帮助每个人了解新技术如何融入日常工作流程，我们希望展示我们使用 AI Companion 在更短的时间内产生更好结果的方法。 

我们想向您介绍我们自己的团队进行的最新流程变更之一，我们估计，通过使用 Zoom Docs 和 AI Companion，我们可以轻松地将 Zoom 会议中的讨论转换为实际可交付成果，从而将我们的工作时间缩短多达 80%。虽然我们的用例是一个特定的团队执行一项特定的任务，但人们显然可以利用转录文字和 AI Companion 来打包 Zoom Meetings 中发生的所有知识和信息。

我们的内部审计团队致力于利用自动化来完成我们最耗时的任务之一：编写流程叙述，它与流程图一起作为内部和外部审计师遵守《萨班斯-奥克斯利法案》(SOX) 的必需文件。对于那些不熟悉 SOX 合规性的人来说，这里有一个简短的摘要。 

美国上市公司必须遵守 2001 年美国《萨班斯-奥克斯利法案》（SOX 法案），该法案要求遵守美国证券交易委员会 (SEC) 和上市公司会计监督委员会 (PCAOB) 定义的权威指导。 

为了支持这项工作并遵守 SOX 合规要求，公司管理层和外部审计师都必须了解可能对完整和准确的财务报告造成重大风险的端到端交易流程。完成此操作的行业标准方法是审查记录的业务流程图和叙述，以及执行财务交易的现场演练，以评估财务和相关 IT 流程的设计和有效性。  

对于 Zoom 的内部审计团队来说，每年需要评估 60 多个流程，包括与业务利益相关者进行 100 多次演练会议。过去，这需要在会议上人工记笔记、整理笔记以及人工起草文档。

起草叙述和记录在演练会议上执行的程序需要花费大量时间。为了解决这个问题，我们的内部审计团队开始寻找最佳、最有效的方法，将来自内部利益相关者的信息转化为易于理解的格式，确保我们能够理解，并且审计师可以利用这种格式来支持 SOX 合规流程。

根据我们团队的经验，如果不使用 AI Companion，一份详细的流程叙述可能需要一到两周的时间来起草、编辑、验证、审查和定稿。通过使用 AI Companion 简化该流程的第一步，我们将转录文字转换为叙述草稿的过程仅用了不到五分钟的时间。虽然仍然需要手动编辑和团队验证，但将会议记录转换为可用草稿文档的初始工作量已大大减少。以下是我们团队的做法：

1. 在云端录制的 Zoom 会议中，演练您希望 AI Companion 为您总结的流程。通常，您需要业务流程所有者来设计管理端到端流程的政策和流程。例如，这可能是负责监督月末会计流程的财务主管或负责监督公司新员工招聘流程的人力资源经理。
2. 将 Zoom 会议转录文字复制并粘贴到 Zoom 文档中。粘贴转录文字后，您将在转录文字文本下方做出以下所有 AI Companion 提示。
3. 使用 AI Companion 解析每个演讲者的转录文字。在我们的示例中，我们的会议转录文字有三位不同的演讲者，因此我们使用三个单独的 AI Companion 提示来提取每个演讲者的话语。
4. 提示 AI Companion 使用整个转录文字来构建叙述。我们的提示是：“您能否使用 [演讲者 1]、[演讲者 2] 和 [演讲者 3] 的评论来创建关于 [会议中讨论的流程] 的叙述？”作为创建更有效的提示的一部分，我们了解到在姓名之间使用逗号很重要，因为 AI Companion 将提供具有正确语法的更详细的叙述。
5. 在 Zoom Docs 中，根据需要设置格式。此时，您可以提示 AI Companion 删除项目符号、更改段落样式或进行任何您喜欢的更改。
6. 提示 AI Companion 将 [演讲者姓名] 替换为个人的职位。即使您的原始转录文字中有多个演讲者，也可以在单个提示中完成此操作。
7. 在 Zoom Docs 中完成您的叙述。此时，我们估计叙述已完成约 85%。AI Companion 为我们的团队节省了数周的工作时间，让我们有时间专注于重要的事情。利益相关者对 AI Companion 叙述的审查需要最少的增量反馈或调整。

上述流程旨在创建、编辑和维护 SOX 业务流程叙述，并减少利益相关者目前花在起草和修改所需文档上的时间。节省创建叙述的时间使我们有更多时间来完善输出，更重要的是，重新安排时间以专注于评估和管理财务报告中风险较高的领域。

我们不认为此流程只对非常具体的合规任务有用。每当有人在 Zoom 会议中口头解释某事并且随后想要记录他们所描述的内容时，您都可以使用 AI Companion 来帮助解析 Zoom 会议转录文字。在创建详细的桌面程序、记录业务需求文档 (BRD) 或未来状态流程文档作为复杂数字化转型计划的一部分时，请考虑该应用程序。

当然，AI Companion 并不能通过单击按钮就完全生成可供审查的叙述。正如您从上面的步骤中看到的，它仍然需要人们开会来获取初始录制文字，使用提示工程，并在项目结束时手动编辑。

但这些首先需要执行的步骤（转录会议、提取重要部分并将其收集到正确的框架中）都是通过 AI Companion 完成的，这让我们的内部团队有更多时间和精力来完成关键的可交付成果。针对常见用例建立这些流程后，只需五分钟即可完成。

我们的内部审计团队估计，在使用上述流程后，多个团队在几周内可能需要额外 4 到 20 个小时来完成最终编辑、利益相关者协调和正式批准。如果我们进行慷慨的估计，这将节省至少 80% 甚至 90% 的时间。由于所有操作都直接在 Zoom Docs 中完成，因此无需在 AI 工具和文字处理器之间来回复制粘贴。Zoom Docs 和 AI Companion 以前所未有的优雅方式协同工作。

归根结底，这并不是为了改进单一流程。它表明完成一项任务的方法不止一种，当您使用 Zoom Workplace 和 AI Companion 时，您将有更多选择来专注于需要您关注的工作部分。由于 AI Companion 包含在分配给 Zoom 账户的付费服务中，无需额外付费，因此我们正在创造公平的竞争环境并使这些节省时间的工具更易于使用。  

详细了解 Zoom Docs 以及如何开始使用灵活的 AI 模板、协作屏幕共享和易于组织的数据表等功能。