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我们的内部审计团队估计，借助 Zoom Workplace 中的 AI 功能，使用 Zoom Canvas 和 Zoom Meetings 记录业务流程，最多可节省 80% 的时间成本。
发布日期 2024年9月9日
对人工智能 (AI) 持怀疑态度的人，与坚信 AI 会让我们的生活变得轻松许多的人之间存在巨大鸿沟。为了帮助大家了解新技术如何融入日常工作流程，我们希望展示我们如何在 Zoom Workplace 中使用 AI，以更少时间取得更好成果。
我们想向您介绍我们内部团队最近的一项流程变更。我们估计，借助 Zoom Canvas 以及 Zoom Workplace 中的 AI 功能，将 Zoom Meeting 中的讨论轻松转化为交付成果后，工作时间最多可减少 80%。虽然这个用例只涉及一个特定团队和一项特定任务，但它清楚表明：人们可以利用 Zoom Workplace 中的转写文字和 AI 功能，将 Zoom Meetings 中产生的所有知识和信息整合成可用内容。
我们的内部审计团队致力于利用自动化来完成我们最耗时的任务之一：编写流程叙述，它与流程图一起作为内部和外部审计师遵守《萨班斯-奥克斯利法案》(SOX) 的必需文件。对于那些不熟悉 SOX 合规性的人来说，这里有一个简短的摘要。
美国上市公司必须遵守 2001 年美国《萨班斯-奥克斯利法案》（SOX 法案），该法案要求遵守美国证券交易委员会 (SEC) 和上市公司会计监督委员会 (PCAOB) 定义的权威指导。
为了支持这项工作并遵守 SOX 合规要求，公司管理层和外部审计师都必须了解可能对完整和准确的财务报告造成重大风险的端到端交易流程。完成此操作的行业标准方法是审查记录的业务流程图和叙述，以及执行财务交易的现场演练，以评估财务和相关 IT 流程的设计和有效性。
对于 Zoom 的内部审计团队来说，每年需要评估 60 多个流程，包括与业务利益相关者进行 100 多次演练会议。过去，这需要在会议上人工记笔记、整理笔记以及人工起草文档。
起草叙述和记录在演练会议上执行的程序需要花费大量时间。为了解决这个问题，我们的内部审计团队开始寻找最佳、最有效的方法，将来自内部利益相关者的信息转化为易于理解的格式，确保我们能够理解，并且审计师可以利用这种格式来支持 SOX 合规流程。
根据我们团队的经验，在不使用 Zoom Workplace 中 AI 功能的情况下，详细的流程叙述可能需要一到两周的时间来起草、编辑、验证、审查和定稿。通过使用 AI 简化该流程的第一步，我们将转写文字转换为叙述草稿的过程仅用了不到五分钟的时间。虽然仍然需要手动编辑和团队验证，但将会议记录转换为可用草稿文档的初始工作量已大大减少。以下是我们团队的做法：
上述流程旨在创建、编辑和维护 SOX 业务流程叙述，并减少利益相关者目前花在起草和修改所需文档上的时间。节省创建叙述的时间使我们有更多时间来完善输出，更重要的是，重新安排时间以专注于评估和管理财务报告中风险较高的领域。
我们不认为此流程只对非常具体的合规任务有用。每当有人在 Zoom 会议中口头解释某事，且随后需要记录他们所描述的内容时，您都可以使用 AI 来帮助解析 Zoom 会议转录文字。在创建详细的桌面程序、记录业务需求文档 (BRD) 或未来状态流程文档作为复杂数字化转型计划的一部分时，请考虑该应用程序。
当然，AI 还不能一键生成完整可供审核的叙述文档。正如您从上述步骤中看到的那样，它仍然需要人员先通过会议生成初始转写文字、使用提示工程，并在项目后期进行人工编辑。
但最初的几个步骤：会议转写、提取重要内容，并按合适的框架整理信息，都已通过 Zoom AI 完成，让我们的内部团队有更多时间和精力来最终完成关键交付成果。针对常见用例建立这些流程后，最快只需五分钟即可完成。
我们的内部审计团队估计，在使用上述流程后，多个团队可能仍需跨数周额外投入 4 至 20 小时，完成最终编辑、利益相关方协调和正式审批。即便按较宽松的估算，这也能节省至少 80%，甚至 90% 的时间。由于所有操作都直接在 Zoom Canvas 中完成，因此无需在 AI 工具和文字处理器之间来回复制粘贴。Zoom Canvas 与 Zoom Workplace 中的 AI 可顺畅协同，实现过去无法做到的工作方式。
归根结底，这并不是要改进某个单一流程。这表明完成一项任务的方法不止一种，当您使用带有 AI 功能的 Zoom Workplace 时，您将有更多选择来专注于工作中需要您关注的部分。
