Повысьте эффективность работы команды с помощью совместной работы с документами

Сделайте работу в одном месте С помощью Zoom Canvas совместная работа с документами органично вписывается в рабочие процессы команды, позволяя эффективно работать с коллегами и быть в курсе через документы, вики-страницы и проекты.

Загрузить Zoom Бесплатная регистрация

Повысьте эффективность работы команды с помощью совместной работы с документами

Что такое совместная работа над документами?

Коллективная работа над документами — это процесс, при котором несколько человек работают вместе над живым документом, чтобы организовывать проекты и взаимодействовать с коллегами. С помощью специального ПО все участники могут одновременно писать, редактировать и оставлять комментарии в одном документе. Это способствует эффективной командной работе, росту продуктивности, а также упрощает создание контента и его обмен между сотрудниками, в том числе в условиях гибридной работы.

В отличие от других инструментов для коллективной работы с документами, Zoom Canvas выводит коллаборацию на новый уровень. Эта функция доступна в платных планах Zoom Workplace и интегрирована с Zoom AI Companion, чтобы вы могли быстрее приступать к созданию документов. Zoom AI Companion умеет переносить контент из конференций прямо в Zoom Canvas: так вы легко создадите документ с ключевыми тезисами и задачами по итогам обсуждения. Кроме того, в вашем распоряжении готовые шаблоны и блоки контента (таблицы, графики, изображения), которые можно добавлять простым перетаскиванием. С их помощью даже простой текстовый документ превращается в удобный инструмент для командной работы.

Как совместная работа с документами повышает эффективность работы команды

Использование функций совместной работы с документами в Zoom Canvas даёт командам возможность выполнять свою работу вместе в реальном времени. Это также устраняет распространённую проблему с передачей нескольких разных версий документов по электронной почте. Zoom Canvas интегрирован в платформу Zoom Workplace, что позволяет командам:

Быстро запускать и планировать конференции Zoom или создавать мероприятия из Zoom Docs.
Создавать, делиться и совместно редактировать документы в конференциях или в приложении. Работать в реальном времени, чтобы все участники были в курсе событий.
Упорядочивать информацию, встраивая в документ доску Zoom.
Быть в курсе задач и уменьшить информационную перегрузку с помощью единого места для документов, вики-страниц и средств отслеживания проектов.
Делиться документами в Zoom Chat несколькими простыми щелчками, чтобы информировать соавторов и заинтересованные стороны, повышая видимость и сокращая разобщённость.
Использовать Zoom AI Companion для подведения итогов конференций, создания черновиков документов, мозгового штурма, корректировки длины текста и многого другого.

Как совместная работа с документами повышает эффективность работы команды

Преимущества совместной работы над документами с помощью Zoom Canvas

Zoom Canvas — это гибкие документы с упором на ИИ , которые адаптируются к различным потребностям команд и проектов, повышая производительность; позволяют членам команды легко создавать и редактировать общие документы; и улучшают взаимодействие между командами в разных местах и часовых поясах. Совместная работа с документами в Zoom Canvas поможет вам:

Заставьте Вашу команду быть на одной волне (в буквальном смысле)

Во время собрания согласуйте работу в режиме реального времени, поделившись существующим документом (или создав новый), в то время как участники следят за просмотром Вашего документа и/или одновременно совместно редактируют его. Просмотр и работа в одном и том же живом документе улучшает совместную работу на собраниях.

Отмечайте в документах соавторов и заинтересованных лиц с помощью упоминаний @ и реакций, а также делитесь документами напрямую в Zoom Chat, чтобы разговор оставался в одном месте. Назначайте задачи и устанавливайте сроки их выполнения, чтобы обеспечить подотчетность членов команды.

Воспользуйтесь функцией Zoom Canvas с упором на ИИ, чтобы быстро заполнить документы пунктами обсуждения из Zoom Meetings и создавать новые документы. Встраивайте свою доску Zoom, чтобы систематизировать заметки и планы мозгового штурма вместе с информацией о конференциях.

Установите стандарт для совместной работы с файлами

Оставайтесь на вершине проектов и уменьшите информационную перегрузку с помощью единого места для Ваших документов, файлов, папок, списков дел, досок, календарей, кратких описаний проектов, вики и многого другого - все это в настольном или мобильном приложении Zoom Workplace.

60%

Удобные функции совместной работы с документами и настраиваемый контент в Zoom Canvas

Начинайте и планируйте встречи прямо в документе. Нажмите на значок видео, чтобы "Встретиться сейчас" и добавить участников, или "Запланировать встречу", чтобы найти время.

Быстро вставляйте текст, контрольные списки, таблицы, цитаты, колонки и многое другое, чтобы повысить функциональность и увлекательность.

Вставляйте изображения, аудио, видео (включая YouTube) и веб-карты, чтобы создать красивое интерактивное пространство.

Улучшайте видимость, добавляя комментарии в документ, отмечая соавторов @упоминаниями для уведомления каналов и отдельных лиц по электронной почте или в Zoom Chat, а также видя правки других соавторов в документе в реальном времени.

Ускорьте процесс создания документов и приведите содержимое в нужный формат, выбрав один из готовых шаблонов, таких как повестки дня собраний и документы с предложениями.

Используйте форматирование документов в стиле управления проектами для личного и командного использования, чтобы отслеживать задачи и даты, включая доски Kanban, календарь и временные рамки, и многое другое.

Используйте Zoom AI Companion для перевода текста на 16 поддерживаемых языков, не выходя из документа (больше никакого копирования-вставки в другое приложение).

Управляйте доступом к документам, приглашая каналы Zoom Chat или выбирая отдельные контакты, а также устанавливая разрешения на совместную работу с доступом к просмотру, комментированию и редактированию.

Обеспечение более плавных рабочих процессов и сокращение переключений между приложениями с помощью документов, которые интегрируют контент из Zoom Meetings, Zoom Chat и Zoom Whiteboard.

Как работать над документом совместно

Независимо от того, нужно ли вашей команде запланировать запуск нового продукта или подготовить бизнес-предложение, возможно, вы хотели бы узнать, как работать над документом совместно? Выполните следующие простые шаги:

Откройте новый документ

Начните с пустого документа, выберите шаблон, используйте Zoom AI Companion для создания документа по итогам конференции или импортируйте файл из стороннего приложения.
Поделитесь документом

Пригласите соавторов просматривать, редактировать, комментировать или совместно владеть документом. Сообщите им по электронной почте, в Zoom Chat или поделитесь ссылкой.
Отредактируйте документ

Приступайте к работе! До 100 соавторов могут одновременно добавлять контент и оставлять комментарии непосредственно в документах.

Часто задаваемые вопросы

Программное обеспечение для совместной работы с документами позволяет нескольким людям совместно работать над цифровыми документами в режиме реального времени или асинхронно. Ключевые аспекты программного обеспечения для совместной работы с документами включают:

Редактирование в режиме реального времени, когда несколько человек могут работать одновременно
История версий
Комментарии и примечания
Контроль доступа и разрешения
Облачное хранение и синхронизация

При выборе ПО для совместной работы над документами отдавайте предпочтение приложению, которое поможет вашей команде экономить время и работать продуктивнее. Например, Zoom Canvas предлагает встроенные инструменты для совместной работы, предварительно заполненные шаблоны и блоки контента, которые можно вставить в документ. Кроме того, с помощью Zoom AI Companion можно переносить в документ сводки и информацию из ваших конференций в Zoom Meetings.

Когда люди говорят о совместной работе над документами или о совместной работе над документом, это означает, что несколько человек одновременно работают над одним и тем же документом, презентацией или электронной таблицей. Совместная работа над документами облегчает группам людей коллективное создание, проверку и доработку документов, не беспокоясь о таких проблемах, как контроль версий (использование устаревшей версии документа) или необходимость делиться отзывами о содержимом по электронной почте или другим формам связи. Процесс совместной работы над документами улучшает коммуникацию и повышает эффективность, а также помогает учесть мнение каждого.

Совместная работа над файлами - это еще один термин для совместной работы над документами. Он относится к решению или процессу, который позволяет нескольким людям совместно работать над файлом или документом, чтобы создать единую окончательную версию. Это можно делать в режиме реального времени в разных местах и часовых поясах, поскольку доступ к живым документам осуществляется через Интернет и сохраняется в облаке. Использование процессов совместной работы и обмена файлами помогает поддерживать согласованность действий команд в проектах, поддерживая асинхронное общение и повышая наглядность.

Многие инструменты для совместной работы с документами позволяют участникам команды делиться файлом прямо из документа, используя кнопку «Поделиться», или непосредственно из списка названий документов. Чтобы предоставить общий доступ к документу, который смогут редактировать все пользователи Zoom Canvas, нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу открытого документа. Введите имена контактов, с которыми хотите поделиться документом, и назначьте их редакторами в настройках прав доступа.

В Zoom Canvas вы можете уведомить соавторов документов по электронной почте, через Zoom Chat или скопировав и вставив ссылку в другое приложение.

Совместная работа с документами в режиме реального времени - это когда несколько человек одновременно работают над цифровым документом. Онлайн-сотрудничество с документами обычно используется в бизнесе, когда члены команды распределены по разным местам, но им нужно вместе подготовить один документ. Использование "живого" документа (постоянно обновляемого и автоматически сохраняемого) позволяет участникам совместной работы работать одновременно, где бы они ни находились.

Например, команда маркетологов, в которой работает несколько удаленных сотрудников, находящихся в разных часовых поясах, может вместе подготовить документ по планированию кампании, при этом каждый член команды будет отвечать за свою часть плана. В течение дня Вы можете писать текст, добавлять графики, таблицы, изображения, временные рамки и даты исполнения, в то время как другие коллеги также находятся в том же документе и пишут и добавляют контент.

Совместное редактирование документов становится проще и эффективнее при совместном использовании Zoom Canvas и Zoom Meetings. Работая над документом, вы можете быстро встретиться со своими соавторами и обсудить работу, которую необходимо выполнить. Когда вы делитесь документом напрямую на конференции, участники могут одновременно просматривать, редактировать и добавлять контент (в зависимости от индивидуальных настроек разрешений).

Вот несколько способов, как вы можете использовать Zoom Canvas и Zoom Meetings вместе для более эффективной совместной работы над документами.

Перед встречей: Создайте повестку дня собрания в Docs. Затем начните или запланируйте встречу из Docs.

Во время совещания: Создавайте, делитесь и совместно редактируйте документы прямо во время совещаний или в приложении Zoom Workplace, работая в режиме реального времени, чтобы все были на одной волне.

После собрания: Редактируйте и делитесь резюме собраний, созданных Zoom AI Companion, в Docs.

Обратиться в отдел продаж

Начать работу