Maximaliseer de efficiëntie van het team met samenwerking aan documenten

Wat is samenwerking aan documenten?

Samenwerking aan documenten is een proces waarbij meerdere mensen samenwerken aan één levend document om projecten te organiseren en samen te werken met teamleden. Door alle teamleden de mogelijkheid te bieden in hetzelfde document te schrijven, te bewerken en te becommentariëren, helpt software voor samenwerking aan documenten teamwerk te vergemakkelijken, de productiviteit te verbeteren en efficiënte contentcreatie en -uitwisseling mogelijk te maken tussen medewerkers die zich mogelijk in hetzelfde kantoor of in een hybride werkomgeving bevinden.

In tegenstelling tot andere hulpprogramma's voor het delen van documenten, gaat Zoom Docs een stap verder in het samenwerken aan bestanden. Als onderdeel van betaalde Zoom Workplace-abonnementen zijn er Zoom AI Companion-mogelijkheden ingebouwd om u te helpen bij het maken van snelle documenten. Zoom AI Companion kan inhoud van vergaderingen naar Zoom Docs halen, zodat u naadloos documenten kunt maken die de belangrijkste punten en actiepunten van een gesprek samenvatten. Het biedt ook vooraf ingevulde sjablonen en versleepbare inhoudsblokken voor tabellen, grafieken en afbeeldingen die eenvoudige tekstdocumenten omzetten in aantrekkelijke samenwerkingstools die het werk van uw team ondersteunen.

De efficiëntie van je team verbeteren met samenwerking aan documenten

Met de functies voor samenwerking aan documenten in Zoom Docs kunnen teams hun werk in real time samen doen. Hiermee komt ook een einde aan de courante problematiek van meerdere verschillende versies van documenten die heen en weer worden gemaild. Zoom Docs is geïntegreerd in de Zoom Workplace-ervaring, dus teams kunnen:

in een handomdraai vergaderingen plannen en starten of evenementen maken vanuit Docs,
documenten rechtstreeks maken, delen en co-bewerken in vergaderingen of in de app, waarbij je in real time werkt om iedereen op één lijn te houden,
overzicht houden over je informatie door een Zoom-whiteboard in een document te integreren,
op de hoogte blijven van taken en de overdaad aan informatie verminderen met één plek voor documenten, wiki's en projecttrackers,
in enkele klikken documenten delen in Team Chat om medewerkers en betrokkenen te informeren, de zichtbaarheid te verbeteren en silo's te verminderen,
Zoom AI Companion gebruiken om vergaderingen samen te vatten, documentconcepten te genereren, te brainstormen, de tekstlengte aan te passen en meer.

De efficiëntie van je team verbeteren met samenwerking aan documenten

Voordelen van samenwerking aan documenten met Zoom Docs

Zoom Docs zijn flexibele, AI-first documenten die zich aanpassen aan verschillende team- en projectbehoeften om de productiviteit te verhogen, teamleden de mogelijkheid te bieden om eenvoudig gedeelde documenten te maken en te bewerken en beter samen te werken tussen teams, locaties en tijdzones. Samenwerking aan documenten in Zoom Docs helpt je bij het volgende:

Breng tijdens een vergadering alle deelnemers in real time op één lijn door een bestaand document te delen (of een nieuw document te maken) terwijl deelnemers de weergave van je document volgen en/of het document tegelijkertijd co-bewerken. Door hetzelfde levende document te bekijken en erin te werken, wordt de samenwerking tijdens vergaderingen bevorderd.

Bespaar tijd door in het document te communiceren

Tag bijdragers en betrokkenen in je documenten met @-vermeldingen en reacties, en deel documenten rechtstreeks met Team Chat om het gesprek op één plek gaande te houden. Wijs taken en deadlines toe om teamleden verantwoordelijk te houden.

Benut de AI-first-functies van Zoom Docs om documenten te vullen met discussie-items uit Zoom Meetings en snel nieuwe documenten te maken. Integreer je Zoom-Whiteboard om brainstormnotities en plannen georganiseerd te houden met informatie over de vergadering.

Bepaal de norm voor samenwerking aan bestanden

Blijf op de hoogte van projecten en verminder de overdaad aan informatie met één plek voor je documenten, bestanden, mappen, takenlijsten, borden, agenda's, projectbriefings, wiki's en meer, allemaal in je Zoom Workplace-desktopapp of mobiele app.

60%

De gebruiksvriendelijke functies voor samenwerking aan documenten en aanpasbare inhoud van Zoom Docs

Start en plan vergaderingen rechtstreeks vanuit een document. Klik op het videopictogram en kies 'Nu vergaderen' om deelnemers toe te voegen of 'Vergadering plannen' om een tijdstip te vinden.

Voeg snel tekst, checklists, tabellen, citaten, kolommen en meer toe om de functionaliteit en het plezier te vergroten.

Integreer afbeeldingen, audio, video (inclusief YouTube) en webkaarten om een prachtige, interactieve ruimte te bouwen.

Verbeter de zichtbaarheid door opmerkingen toe te voegen aan het document, bijdragers te taggen met @-vermeldingen om kanalen en personen op de hoogte te stellen via e-mail of Zoom Team Chat en bewerkingen van andere bijdragers live in het document te bekijken.

Begin snel met het maken van documenten en krijg inhoud in de juiste indeling door te kiezen uit kant-en-klare sjabloonopties zoals vergaderagenda's en offertedocumenten.

Gebruik documentopmaak in projectbeheerstijl voor persoonlijk en teamgebruik om taken en datums bij te houden, waaronder Kanban-borden, kalender- en tijdlijnborden, en meer.

Gebruik Zoom AI Companion om tekst te vertalen in maar liefst 16 ondersteunde talen zonder het document te verlaten (niet langer kopiëren en plakken in een andere app).

Beheer de toegang tot documenten door Zoom Team Chat-kanalen uit te nodigen of individuele contactpersonen te selecteren, en stel samenwerkingsmachtigingen in met weergave-, reactie- en bewerkingsrechten.

Maak soepelere workflows mogelijk en verminder het schakelen tussen apps met documenten die inhoud ophalen uit Zoom Meetings, Zoom Team Chat en Zoom Whiteboard.

Samenwerken aan een document, hoe doe je dat?

Misschien wil je weten hoe je samenwerkt aan een document, of je team nu een nieuwe productlancering moet plannen of een zakelijk voorstel moet voorbereiden? Volg deze stappen om aan de slag te gaan:

Open een nieuw document

Begin met een leeg document, kies een sjabloon, gebruik Zoom AI Companion om er een te genereren uit een vergadering of importeer een bestand uit een externe app.
Deel het document

Nodig bijdragers uit om je document te bekijken, te bewerken, te becommentariëren of mede-eigenaar te worden. Breng ze op de hoogte via e-mail, Zoom Team Chat of deel een link.
Bewerk het document

Begin met creëren! Maximaal 100 bijdragers kunnen tegelijkertijd inhoud toevoegen en rechtstreeks opmerkingen plaatsen bij documenten.

FAQ

Met software voor samenwerking aan documenten kunnen meerdere mensen in real time of asynchroon samenwerken aan digitale documenten. De belangrijkste aspecten van software voor samenwerking aan documenten zijn onder meer:

Realtime bewerking waarbij meerdere mensen tegelijk kunnen werken
Versiegeschiedenis
Opmerkingen en notities
Toegangscontrole en -rechten
Cloudopslag en synchronisatie

Kies bij het evalueren van software voor samenwerking aan documenten een toepassing waarmee je documenten kunt maken waarmee je team tijd kan besparen en productiever kan zijn. Zoom Docs biedt bijvoorbeeld ingebouwde samenwerkingstools, vooraf ingevulde sjablonen en inhoudsblokken die in het document kunnen worden ingevoegd. Ook kun je Zoom AI Companion gebruiken om samenvattingen en informatie uit je Zoom-vergaderingen op te halen in een document.

Wanneer mensen het hebben over samenwerking aan documenten of zeggen dat ze samenwerken aan een document, betekent dit dat meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde document, dezelfde presentatie of dezelfde spreadsheet werken. Dankzij samenwerking aan documenten kunnen groepen mensen gemakkelijker gezamenlijk documenten maken, controleren en verfijnen zonder zich zorgen te hoeven maken over zaken als versiebeheer (het gebruik van een verouderde versie van het document) of het delen van feedback op inhoud via e-mail of andere communicatiekanalen. Met het samenwerkingsproces voor documenten worden de communicatie en efficiëntie verbeterd en wordt met ieders inbreng rekening gehouden.

Samenwerking aan bestanden is een andere term voor samenwerking aan documenten. Het verwijst naar een oplossing of proces waarmee meerdere mensen kunnen samenwerken aan een bestand of document om één definitieve versie te maken. Dit kan in real time worden gedaan op verschillende locaties en in verschillende tijdzones. Levende documenten worden immers via internet geopend en in de cloud opgeslagen. Het gebruik van processen voor samenwerking aan bestanden en het delen van bestanden helpt teams op één lijn te houden voor projecten door asynchrone communicatie te ondersteunen en de zichtbaarheid te vergroten.

Met veel tools voor samenwerking aan documenten kunnen teamleden een document delen vanuit het document met behulp van de knop 'Delen' of rechtstreeks vanuit een lijst met documenttitels. Als je in Zoom Docs een document wilt delen dat iedereen kan bewerken, klik je op 'Delen' in de rechterbovenhoek van je geopende document, voer je de namen in van de contactpersonen met wie je het document wilt delen en maak je ze 'Bewerkers' in de machtigingsinstellingen.

In Zoom Docs kun je ervoor kiezen om documentmedewerkers op de hoogte te stellen via e-mail, Team Chat of door de link in een andere app te kopiëren en te plakken.

Bij realtime, online samenwerking aan documenten werken meerdere mensen tegelijkertijd aan een digitaal document. Online samenwerking aan documenten wordt vaak gebruikt in een zakelijke context waar teamleden verspreid zijn over verschillende locaties, maar samen één document moeten voorbereiden. Met een levend document (een document dat altijd up-to-date is en automatisch wordt opgeslagen) kunnen medewerkers tegelijkertijd werken, ongeacht waar ze zich bevinden.

Zo kan een marketingteam met meerdere externe medewerkers in verschillende tijdzones samen een campagneplanningsdocument opstellen, waarbij elk teamlid verantwoordelijk is voor een ander deel van het plan. Gedurende de dag kun je tekst schrijven en grafieken, tabellen, afbeeldingen, tijdlijnen en deadlines toevoegen, terwijl andere collega's in hetzelfde document inhoud schrijven en toevoegen.

Het gezamenlijk bewerken van documenten is eenvoudiger en efficiënter wanneer Zoom Docs en Zoom Meetings samen worden gebruikt. Terwijl je aan een document werkt, kun je snel met je bijdragers vergaderen om de te voltooien taken te bespreken. Wanneer je een document rechtstreeks deelt in een vergadering, kunnen deelnemers tegelijkertijd inhoud bekijken, bewerken en toevoegen (afhankelijk van de individuele machtigingsinstellingen).

Ziehier een paar manieren waarop je Zoom Docs en Zoom Meetings samen kunt gebruiken om efficiënter samen te werken aan documenten.

Voorafgaand aan een vergadering: maak een vergaderagenda in Docs. Start en plan vervolgens een vergadering vanuit Docs.

Tijdens een vergadering: maak, deel en co-bewerk rechtstreeks documenten in vergaderingen of in de Zoom Workplace-app, waarbij je in real time werkt om iedereen op één lijn te houden.

Na een vergadering: bewerk en deel door Zoom AI Companion gegenereerde samenvattingen van vergaderingen in Docs.