アプリの切り替えはうんざり？ チャットと電話の連携で時間を節約する方法

「切り替えの作業負担」という言葉を聞いたことがある人もおられるのではないでしょうか。業務遂行のためにアプリを切り替えることで、無駄に費やされる時間とコストのことです。

業務でさまざまなアプリを使用している方は、おそらく「切り替えの作業負担」を課されていることでしょう。しかもこの負担は年 1 回引き受ければよいわけではありません。業務遂行のために混在するソリューションの間を常に行ったり来たりしなければならない場合、生産性の低下という負担は毎日課されます。

すべてのワークフローを 1 か所にまとめて業務遂行に注力できる方法を見つけられれば、時間とコストの節約につながります。

幸い、Zoom プラットフォームは何十もの大手サービス プロバイダーと連携しているため、（切り替えによる）負担を軽くできるだけでなく、さらに効率的に業務を進める新たな方法を発掘することもできます。

音声コミュニケーションは、時を経ても色褪せることがありません。数十年にわたって職場の土台を築いてきた上、今ではハイブリッド ワークのために必要な俊敏性を解き放つ鍵になっています。 電話ソリューションには、柔軟なコミュニケーションを実現するための標準的な機能セットがよく搭載されていますが、関連する連携を使って 1 か所から接続を構築できるようにすれば、その影響力を拡大できます。

Zoom Phone は、主要プロバイダーが提供するビジネスに不可欠なアプリケーションと連携します。これらのアプリケーションはすべて、日々のワークフローを Zoom の電話体験に直接取り込むように、または Zoom の電話体験が日々のワークフローに直接取り込まれるように設計されています。重要な顧客情報をメモするために電話とコンピュータを行き来したり、正しい情報を得るためにアプリの切り替えに 5 分間待ってもらうようチャットでお伺いを立てたりする必要はもうありません。以下でご紹介する 3 つの推奨事項は、Zoom の電話ソリューションで即座につながりを構築できるようにするものです。

1. 必要な場所にファックス機能を投入する: FaxSIPit 連携（新機能）により、ファックス機能を Zoom プラットフォームに直接導入できるようになりました。この Zoom アプリを使えば Zoom Phone（および Zoom Meetings）を介してファックスを送受信できるため、1 か所でコミュニケーション方法を切り替えることができます。
2. CRM 連携を展開して業務サイクルの遅延を回避する: Zendesk、Salesforce、Service Now などとの連携により、CRM のネイティブ環境で Zoom Phone を使用することで、作業を簡素化し、顧客の会話をより適切に追跡して、重要な情報へと迅速にアクセスできます。
3. コンプライアンスをプロセスの一部に組み込む: 金融機関など規制の厳しい業界で勤務している場合は、ワークフローにコンプライアンスを組み込み、対応に漏れがないようにする必要があります。Zoom Phone と Theta Lake、Nice、Global Relay などとの連携により、業務に必須のアーカイブ機能やデータ損失防止機能を、音声通話、ボイスメール、SMS メッセージに組み込むことができるようになったため、体験を損なうことなくコンプライアンスに対応できます。

チャット プロダクトは、各コミュニケーション プラットフォームを統合し、必要なツールを一元的な場所にまとめ、重要な情報を共有および整理できるようにするハブとして機能しなければなりません。それが Zoom の考え方です。Zoom Team Chat は、ミーティング、メールとカレンダー、電話、ホワイトボードなどを一元的なクライアントに統合するコラボレーション ハブとして機能します。また、お気に入りの業務用アプリケーションの多くを Zoom クライアントに直接取り込むこともできます。

Zoom Team Chat は、コミュニケーション チャネル全体での継続性を実現するために Zoom プラットフォームと連携しており、Zoom Team Chat の連携機能にも同様のことが言えます。Zoom Team Chat の連携機能には、そうした継続性を生み出す観点で設計されたものが数多くあるため、Zoom ソリューション全体のみならず、職場の幅広いコラボレーション スペース全体で、チャットが信頼できる唯一の情報源となっています。これらの連携機能を活用して業務を管理する方法を、いくつかご紹介します。

1. 優先度の高いプロジェクトを管理し、生産性を維持する: 業務管理に Jira、Asana、Confluence、Trello のいずれを使用している場合も、これらの連携を追加して Zoom Team Chat で直接通知を受信し、情報を整理して、プロジェクトを追跡できます。そのため、情報の追跡に費やす時間を減らし、業務の遂行により多くの時間を費やすことができます。
2. 顧客情報を最新に保つ: 顧客との関係を構築するときには、細やかに気を配る必要があります。Salesforce for Zoom Team Chat や Microsoft Dynamics などとの連携により、Zoom Team Chat に直接記録の更新が反映されるようになったため、バーチャルの顧客情報を更新および管理するために何度も切り替える必要はもうありません。
3. 重要な情報やドキュメントを共有する: Google ドライブや Evernote で、ノートを作成したりドキュメントを保存したりしていませんか？同じことが Zoom Team Chat 内で直接できるようになりました。これらの連携により、情報のメモ取りや保存、送信がすべて 1 か所ですばやくできるようになったため、重要な情報が抜け落ちることはもうありません。そして Microsoft ユーザーの皆さんに朗報です。OneDrive の連携が近日公開されます*。

* Microsoft OneDrive のサポートは、現在ベータ版で提供されています。

皆様は勤務中、さまざまなソリューションを使用する必要に迫られているでしょう。これは避けられません。しかし、それらのアプリケーションの使用方法はコントロールできます。そして、適切な連携を活用すれば、業務効率を上げることさえ可能です。Zoom プラットフォームにワークフローを統合することで、重要な情報を効率的に追跡し、生産性を高め、優先度の高い作業により多くの時間を費やすことができます。

テンポよく業務を進めるために役立つアプリと連携を見つけるには、Zoom App Marketplace をご覧ください。