Cách ghi chú AI giúp bạn tiết kiệm thời gian và duy trì sự tập trung

Nếu bạn từng được giao nhiệm vụ ghi chú trong một cuộc họp, bạn sẽ hiểu những khó khăn đó. Dù bạn cố gắng ghi chép chính xác từng lời nói của mọi người nói, nhưng chỉ cần lơ đãng một lát thôi, bạn có thể bỏ lỡ một chi tiết quan trọng. Nếu bạn phải vừa lắng nghe vừa đánh máy, bạn sẽ khó có thể tham gia cuộc thảo luận một cách trọn vẹn. Sau cuộc họp, bạn cần điều chỉnh ghi chú, ghi lại các bước quan trọng tiếp theo và gửi bản tóm tắt đến các nhóm còn lại. Tất cả những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn và có thể ngăn cản quá trình cộng tác ngay lập tức. Nhưng đừng lo, chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn: Công cụ ghi chú AI chính là trợ thủ đắc lực mà bạn cần.

Hiện nay, nhiều người lựa chọn sử dụng các ứng dụng và công cụ AI hỗ trợ cuộc họp, tự động ghi chú và tóm tắt thông tin cuộc họp. Bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện nhờ có trợ lý AI đồng hành trong suốt cuộc họp, giúp bạn ghi chú cũng như theo dõi các mục thảo luận. Chưa kể, việc có bản tóm tắt cuộc họp với các điểm chính để tham khảo lại sẽ giúp việc viết email theo dõi dễ dàng hơn nhiều.

Xem cách bạn có thể hưởng lợi từ công cụ ghi chú AI — và lý do tại sao nó có thể trở thành người bạn tốt nhất của bạn trong các cuộc họp.

Có lẽ các mô hình AI sáng tạo chủ yếu được biết đến nhờ khả năng tạo thông điệp dựa trên lời nhắc, tuy nhiên khả năng tóm tắt thông tin cũng ấn tượng không kém. Họ sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tổng hợp các thông điệp dài thành các bản tóm tắt ngắn bao gồm các điểm chính của văn bản.

Người ghi chép AI sẽ ghi lại cuộc trò chuyện trong cuộc họp và sử dụng bản ghi làm văn bản đầu vào để tạo bản tóm tắt cuộc họp về những nội dung đã được thảo luận. Nhiều ứng dụng ghi chú cũng xác định các điểm chính và mục hành động dựa trên bối cảnh của cuộc gọi. 

Một số AI note-taker, như Fathom, Fellow và Otter.ai, là các ứng dụng độc lập. Các giải pháp của bên thứ ba này tham gia cuộc họp video của bạn với tư cách là người tham dự AI riêng biệt để tạo bản ghi chép cho bản tóm tắt cuộc họp. Những giải pháp khác, như Zoom AI Companion, là một tính năng tích hợp của nền tảng cuộc họp, giúp dễ sử dụng và chia sẻ.

Nhiều ứng dụng ghi chú AI yêu cầu ghi âm toàn bộ cuộc họp để tạo bản tóm tắt cuộc họp. Nếu bạn không muốn cuộc họp của mình được ghi lại, hãy tìm một công cụ không yêu cầu điều đó — ví dụ, Zoom AI Companion có thể tạo bản tóm tắt cuộc họp mà không cần ghi lại.

Việc ghi chép trong các cuộc họp và chia sẻ ghi chú và mục hành động với đồng nghiệp có thể chiếm khá nhiều thời gian tại nơi làm việc. Theo một cuộc khảo sát do Morning Consult thực hiện,* gần 75% các nhà lãnh đạo nhóm cho biết họ thực hiện các nhiệm vụ này ít nhất một vài lần một tuần và 48% các nhà lãnh đạo được khảo sát cho biết họ dành nhiều thời gian hơn mức họ muốn để ghi chép.

Công cụ ghi chú AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuy nhiên nó còn có nhiều chức năng khác hơn thế. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng ứng dụng ghi chú AI:

Không còn phải làm nhiều việc một lúc trong cuộc họp

Khi ghi chú, bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại, chứ không phải suy nghĩ về những gì bạn có thể đóng góp vào cuộc thảo luận. Hãy sử dụng công cụ ghi chú AI để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp.

Không bỏ lỡ thêm bất kỳ chi tiết nào 

Bạn đã bao giờ phải rời khỏi cuộc họp trong chốc lát nhưng lại bỏ lỡ một chi tiết quan trọng chưa? Công cụ ghi chú AI không cần nghỉ ngơi, vì vậy bạn có thể yên tâm rằng ghi chú cuộc họp của bạn sẽ được tổng hợp đầy đủ. Ngoài ra, một số công cụ cho phép bạn đặt câu hỏi cho ứng dụng ghi chú về cuộc họp theo thời gian thực, do đó bạn không cần phải nói "Bạn có thể nhắc lại không?"

Sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Sau mỗi cuộc gọi, bạn phải dành thời gian để điều chỉnh và sắp xếp lại các ghi chú trước khi có thể chia sẻ chúng với người khác. Ghi chú cuộc họp hỗ trợ AI có thể được chia sẻ ngay sau khi tạo, giúp bạn có thể truyền đạt thông tin chi tiết cho nhóm của mình nhanh hơn. Một số công cụ tự động hóa quy trình đó bằng cách gửi bản tóm tắt trực tiếp đến người tham dự qua email hoặc trò chuyện ngay sau khi cuộc họp kết thúc.

Bắt kịp các cuộc họp đã bỏ lỡ

Nếu bạn có lịch trình dày đặc và bị trùng lịch, đừng lo lắng. Thay vì phải nhờ đồng nghiệp cập nhật hộ (và dựa vào các ghi chú của họ, có thể không đầy đủ), một bản tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra có thể giúp bạn nắm được những thông tin bị bỏ lỡ.

Cải thiện ROI

Tham dự các cuộc họp và ghi chép có thể làm mất đi hàng giờ năng suất mỗi tuần. Một công cụ ghi chép AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giải phóng lịch trình để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn với tác động cao hơn. Một máy tính ROI có thể giúp bạn định lượng khả năng tiết kiệm chi phí khi triển khai ứng dụng ghi chép AI dựa trên số lượng nhân viên và số giờ tiết kiệm được trong một tuần.

Tin tốt là bạn có thể đã có khả năngghi chú hỗ trợ AI mà bạn cần để nhận ghi chú tự động gửi đến hộp thư đến của bạn sau mỗi cuộc họp Zoom. Nếu bạn có gói Zoom trả phí đủ điều kiện, bạn đã có quyền truy cập vào AI Companion (Nếu bạn không có gói đủ điều kiện, hãy nâng cấp ngay hôm nay).

AI Companion sử dụng bản ghi chép cuộc họp để tạo bản tóm tắt chi tiết về cuộc họp của bạn, do đó bạn không cần phải ghi lại cuộc họp nếu không muốn. Nó sắp xếp bản tóm tắt cuộc họp của bạn theo chủ đề để bạn có thể đọc về những gì đã thảo luận và ai đã nói gì. Quan trọng là nó cũng xác định bất kỳ bước tiếp theo hoặc mục hành động nào dựa trên nội dung của cuộc họp. Và nếu bạn chỉ muốn một đoạn văn ngắn về nội dung cuộc họp, hãy xem bản tóm tắt nhanh ở đầu để biết phiên bản tóm tắt.