AI Companion Hướng dẫn AI

Cách ghi chú AI giúp bạn tiết kiệm thời gian và duy trì sự tập trung

Tìm hiểu lợi ích của việc sử dụng AI để ghi chép cuộc họp và tóm tắt thông tin, để bạn có thể tự động ghi chú bằng AI Companion.

8 số phút đọc

Đăng vào 21 tháng 11, 2023

Người phụ nữ mỉm cười ngồi bên máy tính xách tay trong văn phòng.

Trong blog này

01 Cách thức hoạt động của máy ghi chú AI - Jumplink to Cách thức hoạt động của máy ghi chú AI
02 Tại sao nên sử dụng công cụ ghi chú AI trong cuộc họp của bạn? - Jumplink to Tại sao nên sử dụng công cụ ghi chú AI trong cuộc họp của bạn?
03 Sử dụng AI Companion, Ghi chú của tôi và tóm tắt cuộc họp cho ghi chú cá nhân của bạn - Jumplink to Sử dụng AI Companion, Ghi chú của tôi và tóm tắt cuộc họp cho ghi chú cá nhân của bạn

Robin Bunevich

Giám đốc tiếp thị sản phẩm, Zoom AI

Robin Bunevich là Trưởng phòng Tiếp thị Sản phẩm tại Zoom. Cô giám sát hoạt động tiếp thị sản phẩm và chiến lược cho Zoom AI. Sau ba năm lãnh đạo bộ phận tiếp thị cho các sản phẩm Giải pháp sự kiện của Zoom và ra mắt một trong những sản phẩm phát triển nhanh nhất tại Zoom là Zoom Events, hiện cô tập trung vào việc giúp các tổ chức áp dụng AI một cách mượt mà vào quy trình làm việc của họ. Trước khi đến với Zoom, cô phụ trách tiếp thị cho các sự kiện trực tiếp tại The New York Times và đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức này chuyển sang chương trình sự kiện hoàn toàn trực tuyến vào tháng 3 năm 2020. Tại Zoom, Robin tận dụng hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị và quảng cáo để nâng cao nhận thức và thúc đẩy áp dụng các giải pháp AI của Zoom.

Nếu bạn từng được giao nhiệm vụ ghi chú trong một cuộc họp, bạn sẽ hiểu những khó khăn đó. Dù bạn cố gắng ghi chép chính xác từng lời nói của mọi người nói, nhưng chỉ cần lơ đãng một lát thôi, bạn có thể bỏ lỡ một chi tiết quan trọng. Nếu bạn phải vừa lắng nghe vừa đánh máy, bạn sẽ khó có thể tham gia cuộc thảo luận một cách trọn vẹn. Sau cuộc họp, bạn cần điều chỉnh ghi chú, ghi lại các bước quan trọng tiếp theo và gửi bản tóm tắt đến các nhóm còn lại. Tất cả những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn và có thể ngăn cản quá trình cộng tác ngay lập tức. Nhưng đừng lo, chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn: Công cụ ghi chú AI chính là trợ thủ đắc lực mà bạn cần.

Hiện nay, nhiều người lựa chọn sử dụng các ứng dụng và công cụ AI hỗ trợ cuộc họp, tự động ghi chú và tóm tắt thông tin cuộc họp. Bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện nhờ có trợ lý AI đồng hành trong suốt cuộc họp, giúp bạn ghi chú và theo dõi các mục thảo luận. Chưa kể, việc có một bản tóm tắt cuộc họp với những điểm chính để tham khảo lại giúp việc viết email theo dõi dễ dàng hơn rất nhiều.

Xem cách bạn có thể hưởng lợi từ công cụ ghi chú AI — và lý do tại sao nó có thể trở thành người bạn tốt nhất của bạn trong các cuộc họp.

Có lẽ các mô hình AI sáng tạo chủ yếu được biết đến nhờ khả năng tạo thông điệp dựa trên lời nhắc, tuy nhiên khả năng tóm tắt thông tin cũng ấn tượng không kém. Họ sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tổng hợp các thông điệp dài thành các bản tóm tắt ngắn bao gồm các điểm chính của văn bản.

Công cụ ghi chú AI sẽ chép lời cuộc trò chuyện trong cuộc họp và sử dụng bản chép lời đó làm văn bản đầu vào để tạo bản tóm tắt cuộc họp về những nội dung đã được thảo luận. Nhiều ứng dụng ghi chú cũng xác định các điểm chính và các mục hành động dựa trên bối cảnh của cuộc gọi.

Một số ứng dụng ghi chú AI yêu cầu bản ghi cuộc họp đầy đủ để tạo ra một bản tóm tắt cuộc họp. Nếu bạn không muốn cuộc họp được ghi lại, hãy tìm một công cụ không yêu cầu điều đó — ví dụ như Zoom AI Companion có thể tạo ra bản tóm tắt cuộc họp mà không cần ghi lại cuộc họp đó.

Việc ghi chú trong các cuộc họp, đồng thời chia sẻ ghi chú và các mục hành động với đồng nghiệp sau đó, có thể chiếm khá nhiều thời gian làm việc. Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Morning Consult* năm 2023, gần 75% trưởng nhóm cho biết họ thực hiện các tác vụ này ít nhất một vài lần một tuần, và 48% các nhà lãnh đạo được khảo sát cho biết họ dành nhiều thời gian hơn mong muốn cho việc ghi chép.

Công cụ ghi chú AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuy nhiên nó còn có nhiều chức năng khác hơn thế. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng ứng dụng ghi chú AI:

Không còn phải làm nhiều việc một lúc trong cuộc họp

Khi ghi chú trong một số cuộc họp nhất định, bạn có thể tập trung nhiều hơn vào tác vụ đang thực hiện, chứ không phải suy nghĩ về những gì bạn có thể đóng góp cho cuộc thảo luận. Hãy sử dụng công cụ ghi chú AI để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp.

Không bỏ lỡ thêm bất kỳ chi tiết nào

Bạn đã bao giờ phải rời khỏi cuộc họp trong chốc lát nhưng lại bỏ lỡ một chi tiết quan trọng chưa? Công cụ ghi chú AI không cần phải nghỉ giải lao, vì vậy bạn có thể yên tâm rằng tóm tắt cuộc họp của bạn sẽ được tổng hợp đầy đủ. Ngoài ra, một số công cụ cho phép bạn đặt câu hỏi cho ứng dụng ghi chú về cuộc họp trong thời gian thực, vì vậy không phải làm gián đoạn cuộc thảo luận chỉ để hỏi: "Bạn có thể nhắc lại điều vừa nói không?"

Sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Sau mỗi cuộc gọi, bạn phải dành thời gian để điều chỉnh và sắp xếp lại các ghi chú trước khi có thể chia sẻ chúng với người khác. Các bản tóm tắt cuộc họp được hỗ trợ bởi AI sẵn sàng để xem lại và chia sẻ ngay sau khi tạo, vì vậy bạn có thể gửi những thông tin chi tiết đó đến nhóm của mình nhanh hơn. Một số công cụ có thể giúp tự động hóa quy trình đó bằng cách gửi tóm tắt trực tiếp đến người dự thính qua email hoặc cuộc trò chuyện theo dõi ngay khi cuộc họp kết thúc.

Bắt kịp các cuộc họp đã bỏ lỡ

Nếu bạn có lịch trình dày đặc và bị trùng lịch, đừng lo lắng. Thay vì nhờ đồng nghiệp cập nhật (và dựa vào các ghi chú của họ, vốn có thể không đầy đủ), một số giải pháp có thể thay mặt bạn tham gia cuộc họp—tùy thuộc vào nền tảng cuộc họp—và tạo bản tóm tắt cuộc họp để giúp bạn nắm bắt những gì bạn đã bỏ lỡ.

Mặc dù AI Companion đã cung cấp các bản tóm tắt cuộc họp AI chính xác và đáng tin cậy, nhưng việc ghi chú với AI Companion sắp tới còn tốt hơn nữa nhờ tính năng Ghi chú của tôi, giống như bạn mang theo một thư ký ghi chú cá nhân tới các cuộc họp với bên thứ ba, các cuộc họp Zoom và các cuộc họp trực tiếp. Nhờ có Ghi chú của tôi, bạn sẽ có thể ghi chú riêng trong suốt cuộc họp, và AI Companion có thể nâng cao chúng bằng bản chép lời cuộc họp để có ngữ cảnh đầy đủ hơn cho cuộc họp của bạn.

Nếu bạn có gói Zoom trả phí đủ điều kiện, bạn đã có quyền truy cập vào AI Companion (nếu bạn không có gói đủ điều kiện, bạn có thể nâng cấp ngay hôm nay). Bạn có thể cần yêu cầu quản trị viên Zoom bật một số tính năng.

Hãy nghĩ về cách bạn có thể thực hiện ghi chú với AI Companion trước, trong và sau các cuộc họp của mình:

Tận dụng tối đa thời gian của bạn sau cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, AI Companion giúp bạn biến ghi chú thành những thông tin thiết thực và công việc được sắp xếp một cách khoa học.

Tóm tắt chi tiết mà không cần ghi lại: Ghi chú của tôi tạo ra các bản tóm tắt trực tiếp từ bản chép lời, được sắp xếp dựa trên chủ đề mà bạn quan tâm nhất.
Không cần ghi lại: Giữ cho các cuộc hội thoại riêng tư trong khi vẫn nắm bắt được nội dung thảo luận và người nói.

Các tính năng quan trọng giúp bạn làm việc nhanh hơn

Tạo một Zoom Doc từ bản tóm tắt cuộc họp để giúp sắp xếp các điểm thảo luận, các mục hành động và các bước tiếp theo. Các mẫu cuộc họp được tạo sẵn giúp bạn định dạng dựa trên loại cuộc họp — cập nhật dự án, phiên động não hoặc xác nhận có mặt của đội nhóm.
Sử dụng quy trình làm việc cá nhân để tự động hóa các tác vụ hàng ngày như lên lịch theo dõi hoặc chia sẻ cập nhật trên Zoom Workplace, với các mẫu sẵn sàng sử dụng giúp tối ưu hóa các quy trình lặp đi lặp lại.
Dễ dàng xác định các bước tiếp theo và ưu tiên của bạn từ bản tóm tắt cuộc họp. Bằng các bản tóm tắt, tài liệu, trò chuyện và tác vụ được kết nối trên toàn bộ Zoom Workplace, bạn có thể tìm thấy những gì mình cần và hành động ngay lập tức.