Cách ghi chú AI giúp bạn tiết kiệm thời gian và duy trì sự tập trung

Nếu bạn từng được giao nhiệm vụ ghi chú trong một cuộc họp, bạn sẽ hiểu những khó khăn đó. Dù bạn cố gắng ghi chép chính xác từng lời nói của mọi người nói, nhưng chỉ cần lơ đãng một lát thôi, bạn có thể bỏ lỡ một chi tiết quan trọng. Nếu bạn phải vừa lắng nghe vừa đánh máy, bạn sẽ khó có thể tham gia cuộc thảo luận một cách trọn vẹn. Sau cuộc họp, bạn cần điều chỉnh ghi chú, ghi lại các bước quan trọng tiếp theo và gửi bản tóm tắt đến các nhóm còn lại. Tất cả những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn và có thể ngăn cản quá trình cộng tác ngay lập tức. Nhưng đừng lo, chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn: Công cụ ghi chú AI chính là trợ thủ đắc lực mà bạn cần.

Hiện nay, nhiều người lựa chọn sử dụng các ứng dụng và công cụ AI hỗ trợ cuộc họp, tự động ghi chú và tóm tắt thông tin cuộc họp. Bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện nhờ có trợ lý AI đồng hành trong suốt cuộc họp, giúp bạn ghi chú và theo dõi các mục thảo luận. Chưa kể, việc có một bản tóm tắt cuộc họp với những điểm chính để tham khảo lại giúp việc viết email theo dõi dễ dàng hơn rất nhiều.

Xem cách bạn có thể hưởng lợi từ công cụ ghi chú AI — và lý do tại sao nó có thể trở thành người bạn tốt nhất của bạn trong các cuộc họp.

Có lẽ các mô hình AI sáng tạo chủ yếu được biết đến nhờ khả năng tạo thông điệp dựa trên lời nhắc, tuy nhiên khả năng tóm tắt thông tin cũng ấn tượng không kém. Họ sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tổng hợp các thông điệp dài thành các bản tóm tắt ngắn bao gồm các điểm chính của văn bản.

Công cụ ghi chú AI sẽ chép lời cuộc trò chuyện trong cuộc họp và sử dụng bản chép lời đó làm văn bản đầu vào để tạo bản tóm tắt cuộc họp về những nội dung đã được thảo luận. Nhiều ứng dụng ghi chú cũng xác định các điểm chính và các mục hành động dựa trên bối cảnh của cuộc gọi.

Một số ứng dụng ghi chú AI yêu cầu bản ghi cuộc họp đầy đủ để tạo ra một bản tóm tắt cuộc họp. Nếu bạn không muốn cuộc họp được ghi lại, hãy tìm một công cụ không yêu cầu điều đó — ví dụ như Zoom AI Companion có thể tạo ra bản tóm tắt cuộc họp mà không cần ghi lại cuộc họp đó.

Việc ghi chú trong các cuộc họp, đồng thời chia sẻ ghi chú và các mục hành động với đồng nghiệp sau đó, có thể chiếm khá nhiều thời gian làm việc. Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Morning Consult,* gần 75% lãnh đạo nhóm cho biết họ thực hiện các nhiệm vụ này ít nhất một vài lần một tuần, và 48% các nhà lãnh đạo được khảo sát cho biết họ dành nhiều thời gian hơn mong muốn để ghi chép.

Công cụ ghi chú AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuy nhiên nó còn có nhiều chức năng khác hơn thế. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng ứng dụng ghi chú AI:

Khi ghi chú, bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại, chứ không phải suy nghĩ về những gì bạn có thể đóng góp vào cuộc thảo luận. Hãy sử dụng công cụ ghi chú AI để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp.

Bạn đã bao giờ phải rời khỏi cuộc họp trong chốc lát nhưng lại bỏ lỡ một chi tiết quan trọng chưa? Công cụ ghi chú AI không cần phải nghỉ giải lao, vì vậy bạn có thể yên tâm rằng tóm tắt cuộc họp của bạn sẽ được tổng hợp đầy đủ. Ngoài ra, một số công cụ cho phép bạn đặt câu hỏi cho ứng dụng ghi chú về cuộc họp trong thời gian thực, vì vậy không phải làm gián đoạn cuộc thảo luận chỉ để hỏi: "Bạn có thể nhắc lại điều vừa nói không?"

Sau mỗi cuộc gọi, bạn phải dành thời gian để điều chỉnh và sắp xếp lại các ghi chú trước khi có thể chia sẻ chúng với người khác. Các bản tóm tắt cuộc họp được hỗ trợ bởi AI sẵn sàng để xem lại và chia sẻ ngay sau khi tạo, vì vậy bạn có thể gửi những thông tin chi tiết đó đến nhóm của mình nhanh hơn. Một số công cụ có thể giúp tự động hóa quy trình đó bằng cách gửi tóm tắt trực tiếp đến người dự thính qua email hoặc cuộc trò chuyện theo dõi ngay khi cuộc họp kết thúc.

Nếu bạn có lịch trình dày đặc và bị trùng lịch, đừng lo lắng. Thay vì phải nhờ đồng nghiệp cập nhật hộ (và dựa vào các ghi chú của họ, có thể không đầy đủ), một bản tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra có thể giúp bạn nắm được những thông tin bị bỏ lỡ.

Tham gia các cuộc họp và ghi chú có thể tiêu tốn hàng giờ làm việc không hiệu quả mỗi tuần. Một công cụ ghi chú AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giải phóng lịch để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn với tác động lớn hơn. Một công cụ tính ROI có thể giúp bạn định lượng tiềm năng tiết kiệm chi phí khi triển khai ứng dụng ghi chú AI dựa trên số lượng nhân viên và số giờ tiết kiệm được trong một tuần.

Mặc dù AI Companion đã cung cấp các tóm tắt cuộc họp AI đáng tin cậy, chính xác cho những người sử dụng các gói Zoom trả phí đủ điều kiện, việc ghi chú với AI Companion sắp trở nên tốt hơn với My Notes (dự kiến vào tháng 10 năm 2025), khả năng mang AI Companion đến các cuộc họp của bên thứ ba (khả dụng vào tháng 9 năm 2025), và nhiều hơn nữa. Với Ghi chú của tôi, bạn sẽ có thể ghi chú của riêng mình cùng với cuộc họp, và AI Companion sẽ nâng cao chúng với bản tóm tắt cuộc họp để có bối cảnh đầy đủ hơn cho cuộc họp.

Nếu bạn có gói Zoom trả phí đủ điều kiện, bạn đã có quyền truy cập vào AI Companion (nếu bạn không có gói đủ điều kiện, bạn có thể nâng cấp ngay hôm nay). Bạn có thể cần yêu cầu quản trị viên Zoom bật một số tính năng.

Hãy nghĩ về cách bạn có thể thực hiện ghi chú với AI Companion trước, trong và sau các cuộc họp của mình:

Trước cuộc họp

Trong cuộc họp

Sau cuộc họp