Cách ghi chú AI giúp bạn tiết kiệm thời gian và duy trì sự tập trung

Nếu bạn từng được giao nhiệm vụ ghi chú trong một cuộc họp, bạn sẽ hiểu những khó khăn đó. Dù bạn cố gắng ghi chép chính xác từng lời nói của mọi người nói, nhưng chỉ cần lơ đãng một lát thôi, bạn có thể bỏ lỡ một chi tiết quan trọng. Nếu bạn phải vừa lắng nghe vừa đánh máy, bạn sẽ khó có thể tham gia cuộc thảo luận một cách trọn vẹn. Sau cuộc họp, bạn cần điều chỉnh ghi chú, ghi lại các bước quan trọng tiếp theo và gửi bản tóm tắt đến các nhóm còn lại. Tất cả những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn và có thể ngăn cản quá trình cộng tác ngay lập tức. Nhưng đừng lo, chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn: Công cụ ghi chú AI chính là trợ thủ đắc lực mà bạn cần.

Hiện nay, nhiều người lựa chọn sử dụng các ứng dụng và công cụ AI hỗ trợ cuộc họp, tự động ghi chú và tóm tắt thông tin cuộc họp. Bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện nhờ có trợ lý AI đồng hành trong suốt cuộc họp, giúp bạn ghi chú và theo dõi các mục thảo luận. Chưa kể, việc có một bản tóm tắt cuộc họp với những điểm chính để tham khảo lại giúp việc viết email theo dõi dễ dàng hơn rất nhiều.

Xem cách bạn có thể hưởng lợi từ công cụ ghi chú AI — và lý do tại sao nó có thể trở thành người bạn tốt nhất của bạn trong các cuộc họp.

Có lẽ các mô hình AI sáng tạo chủ yếu được biết đến nhờ khả năng tạo thông điệp dựa trên lời nhắc, tuy nhiên khả năng tóm tắt thông tin cũng ấn tượng không kém. Họ sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tổng hợp các thông điệp dài thành các bản tóm tắt ngắn bao gồm các điểm chính của văn bản.

Một công cụ ghi chú AI sẽ chép lại cuộc trò chuyện trong cuộc họp và sử dụng bản chép lời đó làm dữ liệu đầu vào dạng văn bản để tạo ra một bản tóm tắt cuộc họp về nội dung đã thảo luận. Nhiều ứng dụng ghi chú cũng xác định các điểm chính và các mục hành động dựa trên bối cảnh của cuộc gọi. 

Nhiều ứng dụng ghi chú AI cần có bản ghi cuộc họp đầy để tạo ra một bản tóm tắt cuộc họp. Hãy tìm một công cụ không yêu cầu ghi lại cuộc họp nếu bạn không muốn — ví dụ như AI Companion của Zoom có thể tạo ra bản tóm tắt cuộc họp mà không cần ghi lại cuộc họp đó.

Việc ghi chú trong các cuộc họp và sau đó chia sẻ ghi chú cũng như các mục hành động với đồng nghiệp có thể chiếm khá nhiều thời gian làm việc. Theo một cuộc khảo sát do Morning Consult* thực hiện, gần 75% các trưởng nhóm cho biết họ thực hiện các nhiệm vụ này ít nhất vài lần mỗi tuần, và 48% các trưởng nhóm được khảo sát cho biết họ dành nhiều thời gian để ghi chú hơn so với mong muốn của họ.

Công cụ ghi chú AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tuy nhiên nó còn có nhiều chức năng khác hơn thế. Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng ứng dụng ghi chú AI:

Không còn phải làm nhiều việc một lúc trong cuộc họp

Khi ghi chú, bạn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại, chứ không phải suy nghĩ về những gì bạn có thể đóng góp vào cuộc thảo luận. Hãy sử dụng công cụ ghi chú AI để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp.

Không bỏ lỡ thêm bất kỳ chi tiết nào 

Bạn đã bao giờ phải rời khỏi cuộc họp trong chốc lát nhưng lại bỏ lỡ một chi tiết quan trọng chưa? Công cụ ghi chú AI không cần phải nghỉ giải lao, vì vậy bạn có thể yên tâm rằng tóm tắt cuộc họp của bạn sẽ được tổng hợp đầy đủ. Ngoài ra, một số công cụ cho phép bạn đặt câu hỏi cho ứng dụng ghi chú về cuộc họp trong thời gian thực, vì vậy không phải làm gián đoạn cuộc thảo luận chỉ để hỏi: "Bạn có thể nhắc lại điều vừa nói không?"

Sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Sau mỗi cuộc gọi, bạn phải dành thời gian để điều chỉnh và sắp xếp lại các ghi chú trước khi có thể chia sẻ chúng với người khác. Các bản tóm tắt cuộc họp được hỗ trợ bởi AI sẵn sàng để xem lại và chia sẻ ngay sau khi tạo, vì vậy bạn có thể gửi những thông tin chi tiết đó đến nhóm của mình nhanh hơn. Một số công cụ có thể giúp tự động hóa quy trình đó bằng cách gửi tóm tắt trực tiếp đến người dự thính qua email hoặc cuộc trò chuyện theo dõi ngay khi cuộc họp kết thúc.

Bắt kịp các cuộc họp đã bỏ lỡ

Nếu bạn có lịch trình dày đặc và bị trùng lịch, đừng lo lắng. Thay vì phải nhờ đồng nghiệp cập nhật hộ (và dựa vào các ghi chú của họ, có thể không đầy đủ), một bản tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra có thể giúp bạn nắm được những thông tin bị bỏ lỡ.

Cải thiện ROI

Tham gia các cuộc họp và ghi chú có thể tiêu tốn hàng giờ làm việc không hiệu quả mỗi tuần. Một công cụ ghi chú AI có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giải phóng lịch trình để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn với tác động lớn hơn. Một công cụ tính ROI có thể giúp bạn định lượng được tiềm năng tiết kiệm chi phí khi triển khai ứng dụng ghi chú AI dựa trên số lượng nhân viên và số giờ tiết kiệm được trong một tuần.

Tin vui là bạn đã có thể sử dụng chức năng ghi chú được hỗ trợ bởi AI mà bạn cần để các gửi ghi chú tự động này tới hộp thư của bạn sau mỗi cuộc họp Zoom. Nếu bạn đang có gói Zoom trả phí đủ điều kiện, bạn đã có quyền truy cập vào AI Companion (nếu chưa có, bạn có thể nâng cấp ngay hôm nay). Bạn có thể cần yêu cầu quản trị viên Zoom bật một số tính năng. Nhờ có tiện ích bổ sung AI Companion tùy chỉnh, bạn sẽ có thể sử dụng AI Companion trong các cuộc họp của bên thứ ba, chẳng hạn như Microsoft Teams và Google Meet, và sẽ hỗ trợ Cisco Webex trong thời gian tới.

AI Companion sử dụng bản chép lời cuộc họp để tạo nên một bản tóm tắt cuộc họp chi tiết, vì vậy bạn không cần phải ghi âm cuộc họp nếu không muốn. AI Companion giúp sắp xếp tóm tắt cuộc họp của bạn theo từng chủ đề để bạn có thể dễ dàng cập nhật các nội dụng đã thảo luận và biết được ai là người phát biểu. Đặc biệt, trợ lý AI này cũng giúp xác định tất cả các bước tiếp theo hoặc các mục hành động dựa trên nội dung cuộc họp. Nếu bạn chỉ muốn một đoạn tóm tắt ngắn gọn về nội dung cuộc họp, hãy xem lại phần tóm tắt nhanh theo phiên bản ngắn gọn ở trên cùng của bản tóm tắt. 

Khi sử dụng AI Companion, bạn sẽ nhận được các biểu mẫu xác định trước cho bản tóm tắt cuộc họp của mình. Với tiện ích bổ sung AI Companion tùy chỉnh, bạn thậm chí có thể tùy chỉnh tóm tắt cuộc họp của mình bằng các biểu mẫu được thiết kế với mục đích phản ánh đúng giọng điệu, cấu trúc và trọng tâm của cuộc họp nhưng vẫn phù hợp với nhu cầu và có thể triển khai được ngay.