Rozproszona komunikacja staje się problemem? Poznaj rozwiązanie, która spaja zespoły

Komunikacja w pracy niekiedy bywa trudniejsza, niż byśmy chcieli. Niekiedy pracownicy muszą przełączać się między skrzynką odbiorczą a aplikacją do czatu zespołowego dziesiątki razy dziennie. Łatwo wtedy zapomnieć o zapisaniu ważnego linku z czatu podczas spotkania i zostać z niczym po jego zakończeniu. Każdy z nas pewnie prowadził tę samą rozmowę w dwóch różnych aplikacjach, co powodowało nieporozumienia i pomyłki.

Fragmentaryczna komunikacja jest frustrująca i nieefektywna, ale także prowadzi do utraty cennych informacji. Zespół nie potrzebuje wielu różnych narzędzi — potrzebuje rozwiązania scalającego spotkania, wiadomości i wymianę plików, co znacząco ułatwia współpracę. To właśnie zapewnia Zoom Team Chat.

Team Chat jest zawarty w licencji Zoom Workplace, nie trzeba się więc martwić o kolejne narzędzie do zarządzania ani o następną umowę pochłaniającą budżet. Ponadto Team Chat stale się rozwija, otrzymuje kolejne automatyzacje AI Companion, połączenia międzyplatformowe i bardziej intuicyjne oraz innowacyjne rozwiązania, więc praca zespołów przebiega bardziej płynnie, a Ty zyskujesz jedną, bezpieczną platformę do zarządzania wszystkimi aspektami. 

Oto jak Team Chat pomaga uporządkować komunikację zespołową, zwiększając wydajność i obniżając poziom frustracji. 

Wiadomo, że pracownicy nie mają czasu ani cierpliwości, aby przeskakiwać między aplikacjami do spotkań, rozmów telefonicznych i czatów, które nie komunikują się ze sobą. Wysyłanie wiadomości tekstowych w jednej aplikacji, dołączanie do spotkania w innej i wysłanie e-maili w jeszcze innej rozprasza i negatywnie wpływa na produktywność. 

Team Chat to scentralizowana przestrzeń, która ogranicza konieczność ciągłego przełączania się między aplikacjami. To właśnie tutaj zaczynają się rozmowy, prowadzone są dalsze działania, a każdy może utrzymać rytm pracy. W połączeniu z resztą platformy Zoom aplikacja Team Chat pozwala łączyć zespoły i rozwijać współpracę. 

Umożliwia ona wymianę wiadomości z jedną osobą lub w grupach, udostępnianie linków i plików w jednym miejscu oraz łatwe przeszukiwanie rozmów i plików oraz odnajdywanie niezbędnych treści. Team Chat to jednak więcej niż tylko narzędzie do wysyłania wiadomości. Jeśli pracownicy uczestniczą w spotkaniu Zoom, a w oknie czatu toczy się ożywiona dyskusja, ciągły czat podczas spotkania umożliwia kontynuowanie tej rozmowy. Po zakończeniu spotkania nadal można uzyskać dostęp do wiadomości na czacie w Team Chat w celu przeprowadzenia dalszych działań, a ponadto można korzystać z podsumowań AI Companion, nagrań i innych plików udostępnionych podczas spotkania.

Ciągły czat podczas spotkania to tylko jeden z przykładów tego, jak Team Chat działa jako łącznik w Zoom, zespalając interakcje w jednej przestrzeni. Jeśli sprawdzasz pocztę w Zoom Mail, możesz łatwo i wygodnie udostępnić ważną wiadomość na czacie. Jeśli czatujesz z rozmówcą i chcesz do niego szybko zadzwonić, po prostu kliknij ikonę wideo, aby rozpocząć błyskawiczne spotkanie Zoom. Kiedy dzwonisz przez Zoom Phone lub otrzymujesz pocztę głosową od kontaktu, możesz wyświetlić rejestry połączeń i wiadomości głosowe na czacie 1:1, co pozwala na przechowywanie wszystkich zapisów komunikacji w jednym miejscu.

Osoby korzystające z Team Chat mają łatwy dostęp do wbudowanych funkcji AI dzięki Zoom AI Companion. Jeśli masz mnóstwo wiadomości, AI Companion pomoże Ci się w nich odnaleźć, podsumowując wątki czatu. Otrzymujesz dokument, którego nie masz czasu przejrzeć przed ważnym spotkaniem? Asystent AI Companion może szybko wygenerować podsumowanie kluczowych informacji. Nie musisz nawet otwierać dokumentu — podsumowanie pojawi się bezpośrednio w wątku czatu.

Podsumowywanie i analizowanie informacji to tylko niektóre z funkcji asystenta AI Companion. Pozwala on również skrócić czas odpowiedzi, tworząc szkice wiadomości na czacie w odpowiednim tonie i zadanej długości (nawet w podróży, korzystając z aplikacji mobilnej Zoom Workplace). A jeśli omawiasz ze współpracownikiem termin spotkania, możesz użyć asystenta AI Companion do zaplanowania spotkania bezpośrednio z poziomu wiadomości.

Asystent AI Companion może korzystać z informacji z Team Chat i Zoom Workplace, a za pomocą wygodnego panelu bocznego można zadawać pytania dotyczące czatów z konkretnymi osobami, na przykład: „Co [konkretna osoba] powiedziała na temat [konkretnego tematu]?” AI Companion przeszuka wiadomości na czacie i przedstawi podsumowanie znalezionych informacji, podając linki do cytowanych źródeł, które możesz bezpośrednio sprawdzić.

Zespoły często używają poczty e-mail do komunikacji zewnętrznej i aplikacji czatowej do komunikacji ze współpracownikami. Jednak takie rozwiązanie wymaga przełączania się między różnymi kanałami komunikacji. Niestety rozmowy e-mail czasami są usuwane, a pliki giną. Często nie ma dobrego sposobu na to, jak przeszukać oba kanały i znaleźć potrzebne informacje.

Team Chat umożliwia bezpieczne łączenie współpracy zewnętrznej i wewnętrznej. Administratorzy mogą zarządzać uprawnieniami i wybierać, które kontakty zewnętrzne mogą dołączać do wewnętrznych kanałów czatu. Pracownicy mogą sprawdzać, kiedy kontakty zewnętrzne są obecne na czacie i w ten sposób dostosowywać swoją komunikację.

Kurczące się budżety to powszechne wyzwanie dla zespołów IT. Wdrażanie nowego narzędzia wiąże się z kosztami, jednak Team Chat jest zawarty w licencji Zoom Workplace, więc nie wymaga on dodatkowego budżetu. Jeśli płacisz za inną aplikację do czatów, zastąpienie jej przez Team Chat może obniżyć koszty. A to pozwoli obniżyć całkowity koszt posiadania rozwiązań komunikacyjnych.

Oprócz zastąpienia samodzielnej aplikacji czatu, integracja najczęściej używanych aplikacji biznesowych z Team Chat pozwala na scentralizowanie współpracy. Aplikacje dla Team Chat umożliwiają przeniesienie codziennych zadań służbowych do przestrzeni, gdzie toczą się rozmowy i podejmowane są decyzje. Oznacza to, że pracownicy mogą uzyskać dostęp do narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Jira czy Asana, narzędzi sprzedażowych, takich jak Salesforce i Microsoft Dynamics 365, narzędzi programistycznych, takich jak GitHub, i wielu innych, bez konieczności zmiany kontekstu aplikacji ani opuszczania Zoom.

Aby zwiększyć wydajność, można skonfigurować przepływy pracy i w ten sposób zautomatyzować wybrane zadania w Team Chat oraz innych produktach Zoom Workplace. Dzięki naszemu narzędziu Workflow Automation niewymagającemu umiejętności pisania kodu tworzenie przepływów pracy jest proste — możesz zacząć od zera lub skorzystać z szablonu i utworzyć codzienne podsumowanie czatu, wysłać cotygodniowe przypomnienie do swojego zespołu lub zebrać opinie z kanału.

A może potrzebujesz jeszcze dokładniej dostosować rozwiązania, tworząc wewnętrzne aplikacje biznesowe? Zoom ma narzędzia dla deweloperów, które ułatwiają tworzenie aplikacji dla Team Chat. Stwórz prostego bota do wysyłania powiadomień, który monitoruje i raportuje stan kluczowych usług, lub opracuj elegancką aplikację z interaktywnymi kartami do prezentacji danych. Nasze narzędzia dla deweloperów, przewodniki i zestaw interfejsów API oraz webhooków umożliwiają zewnętrznym lub wewnętrznym deweloperom tworzenie niestandardowych aplikacji, które spełnią potrzeby twojego zespołu. 

Jeśli rozważasz zmianę aktualnie używanej aplikacji do czatu na Zoom Team Chat, możesz już mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby zacząć. Jeśli masz licencję Zoom, nie musisz zmieniać wersji swojego konta na wyższą. Team Chat jest wbudowany w aplikację Zoom Workplace — wystarczy, że klikniesz ikonę czatu na pasku narzędzi. 

Team Chat jest częścią środowiska Zoom, które Twoi pracownicy już znają, więc używanie tego rozwiązania będzie dla nich intuicyjne. Administrator może kontrolować Ustawienia czatu w głównym portalu administratora Zoom, co ułatwia zarządzanie wszystkimi opcjami w jednym miejscu. 

A możesz chcesz przenieść swoją historię czatów i treści do Team Chat z produktu takiego jak Slack? Wiemy, że migracje mogą być stresujące, więc mamy aplikację Team Chat Migration, która pomoże Ci zaimportować dane czatu bezpośrednio do Zoom. Nasz dołączony przewodnik przedstawi Ci zasady korzystania z aplikacji do migracji, zapewniając płynne działanie.  

Dla administratorów mamy zasoby, które pomogą wdrożyć Team Chat wśród pracowników, z których dowiedzą się na przykład, jak dodawać kontakty firmowe i tworzyć kanały czatu. 

Potrzebujesz dodatkowej pomocy? Na naszym  blogu z poradnikiem dla Team Czat zawarliśmy wiele informacji dotyczących korzystania z naszych funkcji oszczędzających czas i zwiększających produktywność.

Informacja od redaktora: ten wpis został pierwotnie opublikowany w październiku 2022 r. i został zaktualizowany i poprawiony w sierpniu 2025 roku.