Zoom Workflow Automation umożliwia tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy dla typowych zadań — takich jak odpowiadanie na wiadomości na czacie — pomagając zespołowi zaoszczędzić czas.
7 min czytania
Opublikowano 9 lipca 2024
Pomyśl, ile czasu spędzasz na rutynowych zadaniach, takich jak wysyłanie cotygodniowych wiadomości lub kopiowanie informacji z jednej aplikacji do drugiej. To, co może wydawać się chwilą poświęcaną tu czy tam, może szybko się sumować w przypadku bardziej znaczących projektów, którymi wolał(a)byś się zająć. Zautomatyzowane przepływy pracy mogą pomóc Ci odzyskać ten cenny czas.
Niezależnie od tego, czy są Państwo administratorami IT, którzy zmagają się ze zgłoszeniami pomocy technicznej, czy też pracownikami informacyjnymi, którzy przeskakują z jednej aplikacji do drugiej, automatyzacja prostych, typowych procesów biznesowych pomaga być bardziej wydajnym - i ostatecznie zrobić więcej.
Zoom Workflow Automation ułatwia tworzenie zaawansowanych przepływów pracy, które usprawniają pracę w Zoom Workplace i aplikacjach innych firm. Mogą Państwo również włączyć funkcje AI do swoich przepływów pracy, pobierając informacje i kontekst z platformy, aby stymulować działania, dbając o te małe zadania.
Opowiemy, jak to wygląda w codziennej pracy, ale najpierw omówimy automatyzację przepływu pracy i na czym ona polega.
Automatyzacja przepływu pracy to proces wykorzystywania oprogramowania do automatyzacji określonych zadań poprzez tworzenie reguł lub przepływów pracy między systemami. Reguły te mogą być warunkowe (uruchamiane po spełnieniu określonych warunków - proszę pomyśleć "jeśli to, to tamto") lub sekwencyjne (wykonywane w określonej, liniowej kolejności po wystąpieniu wyzwalacza).
Dzięki Zoom Workflow Automation można tworzyć proste przepływy pracy z jednym lub dwoma krokami lub bardziej inteligentne i dynamiczne przepływy pracy, które łączą logikę warunkową, pętle, opóźnienia i przełączniki, aby bez wysiłku prowadzić działania wzdłuż wielu ścieżek. Umożliwia automatyzację typowych przepływów pracy w Zoom Workplace i wykorzystanie możliwości sztucznej inteligencji. Pomaga również ograniczyć przełączanie kontekstu dzięki wykorzystaniu integracji innych firm lub wyzwalaczy webhook do łączenia się z aplikacjami biznesowymi, takimi jak Jira, Google lub Microsoft.
Zoom Workflow Automation jest łatwy w użyciu bez specjalistycznej wiedzy technicznej. Na karcie Przepływy pracy w aplikacji Zoom Workplace można po prostu rozpocząć od wstępnie utworzonego szablonu i dostosować każdy krok do konkretnych potrzeb. Można też utworzyć przepływ pracy od podstaw, wybierając z listy dostępnych wyzwalaczy i przeciągając oraz upuszczając kroki do przepływu zgodnie z potrzebami.
Proszę czytać dalej, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować przepływy pracy w celu zautomatyzowania typowych zadań w ciągu dnia pracy, dostosowanych do Państwa roli.
Spotkania mogą być wypełnione wieloma dyskusjami i pomysłami, ale kiedy rozmowa się skończy, w jaki sposób można pociągnąć do odpowiedzialności siebie i swój zespół, aby faktycznie realizować swoje cele? Automatyzacja przepływu pracy może automatycznie utworzyć lub zaktualizować dokument Zoom Doc (lub dokument Google lub Word) z podsumowania spotkania wygenerowanego przez AI po zakończeniu spotkania, zapewniając dedykowaną przestrzeń do ponownego omówienia tematów dyskusji, rozwinięcia pomysłów i oznaczenia współpracowników kolejnymi krokami. Można nawet skonfigurować przepływ pracy tak, aby automatycznie udostępniał ten dokument członkom zespołu na wybranym kanale czatu, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco.
Jeśli uczestniczysz w wielu kanałach czatu, ale tylko w kilku z nich musisz brać czynny udział, stwórz codzienne podsumowanie czatu, które pomoże ci nadążyć z informacjami, nie przytłaczając cię nadmiarem wiadomości. Zaplanuj przepływ pracy tak, żeby uruchamiał się o określonej porze dnia, wybierz kanały czatu, z których chcesz wygenerować podsumowanie, oraz zakres czasowy (na przykład możesz pobrać wiadomości z ostatnich 24 godzin), a potem dodaj etap podsumowujący te wiadomości za pomocą wbudowanej sztucznej inteligencji. Można wybrać, aby podsumowany tekst pojawił się w dokumencie Zoom Docs lub wysłać go do współpracownika lub grupy za pośrednictwem Zoom Chat. Po wykonaniu przepływu pracy można przeczytać briefing czatu, aby uzyskać opis tego, o czym rozmawiano, wraz z linkami odsyłającymi do oryginalnej wiadomości, aby można było ją przeczytać lub na nią odpowiedzieć.
Wiadomości na czacie mogą szybko się mnożyć, zwłaszcza jeśli jesteś na stanowisku, na którym masz tendencję do otrzymywania tych samych pytań lub informacji zwrotnych raz za razem. Możesz skonfigurować przepływ pracy, aby przypisać konfigurowalną odpowiedź do reakcji w formie emotikona.
Na przykład, jeśli pracujesz w zespole projektantów produktów, możesz ustawić emotikon serca, aby automatycznie reagować na pozytywne informacje zwrotne za pomocą wiadomości z podziękowaniem. Możesz też ustawić emotikon okularów, aby odpowiadać na powszechne pytania, udostępniając link do często zadawanych pytań dotyczących produktu.
Jeśli kiedykolwiek czekałeś(-łaś) na zatwierdzenie ważnego dokumentu przez przełożonego, sprawdzanie aktualizacji mogło być zarówno czasochłonne, jak i nieefektywne. Być może trzeba było przełączać karty, aby sprawdzić, czy ktoś skomentował dokument, sprawdzić pocztę e-mail pod kątem nowych wiadomości lub zerknąć na kanał czatu, aby zobaczyć, czy wiadomość otrzymała reakcję w postaci kciuka w górę.
Stwórz przepływ pracy, który pozwoli Twojemu menedżerowi na łatwe zatwierdzanie i informowanie Cię o aktualizacjach. Możesz to zrobić, przypisując emotikon do osoby, od której chcesz uzyskać zgodę (na przykład emotikon kciuka w górę i kciuka w dół). Następnie możesz utworzyć warunek, który uruchomi następny krok w przepływie pracy: bezpośrednie wysłanie wiadomości po otrzymaniu kciuka w górę lub prośba o więcej informacji zwrotnych, jeśli zostanie użyty emotikon kciuka w dół.
When something goes wrong, whether it’s an outage or a technical issue, you want your dev ops teams to move quickly to respond. You can set a workflow to trigger from a third-party app to generate a Jira ticket (if you have Jira already) and start a Zoom Chat channel when an incident report is flagged. Based on the type of incident, your workflow can specify which people to include in the channel, so the right team members get pulled in to resolve the issue.
Dzięki możliwości wyzwalania przepływów pracy za pośrednictwem webhooków oraz łączenia warunkowych i sekwencyjnych przepływów pracy, mogą Państwo tworzyć złożone przepływy pracy, które wykraczają daleko poza nasze szablony. Pozwala to na płynną integrację z aplikacjami innych firm, aby zaoszczędzić czas i uniknąć tworzenia biletów lub dokumentów w różnych aplikacjach. Mogą Państwo dostosować te przepływy pracy do potrzeb swojego zespołu i szerszej organizacji.
As a manager, you need to keep track of what your team members have on their plates and know the status of projects in progress. Many managers accomplish this with a weekly check-in, where individual contributors share what they’re working on in Zoom Chat. But that seemingly routine task can be deceptively time-consuming for you and your direct reports — first, you have to remember to send the reminder message, then your team needs to provide their updates, and you might need to ask follow-up questions to get the level of detail you need.
Automatyzacja cotygodniowej odprawy za pomocą automatyzacji przepływu pracy może pomóc zwiększyć produktywność wszystkich pracowników. Możesz utworzyć przepływ pracy, aby wysyłać zaplanowane wiadomości z wybraną częstotliwością i dodać formularz, aby ułatwić zespołowi udzielanie odpowiedzi z odpowiednimi informacjami. Dzięki temu możesz skreślić to działanie z tygodniowej listy rzeczy do zrobienia!
Możesz skorzystać z wbudowanej sztucznej inteligencji w ramach etapu przepływu pracy, aby podsumować wiadomości z czatu z całego tygodnia z kanału swojego zespołu i dodać je do dokumentu Zoom Docs. Następnie można udostępnić dokument swojemu zespołowi i zapytać, które tematy chcą dodać do cotygodniowej agendy spotkań zespołu. Podsumowanie może pomóc im w przypomnieniu sobie krótkich rozmów, które prowadzili na co dzień, i zobaczyć, które wątki mogą wymagać głębszej dyskusji.
Approving requests for business travel, time off, and expenses can clutter your email inbox and bog down your day with busy work. Workflow Automation can make that process easy and streamlined so you can review and approve these types of requests directly in Zoom Chat.
Wystarczy zacząć od szablonu przepływu pracy „Wniosek urlopowy”, dostosować go do swoich potrzeb i opublikować link na kanale czatu zespołowego (możesz go nawet tam przypiąć, aby wszyscy mogli go łatwo znaleźć). Gdy członkowie zespołu będą potrzebowali, żeby zatwierdził(a) ich wniosek, wystarczy, że wypełnią formularz — zostanie on automatycznie wysłany do Ciebie w celu weryfikacji, a po podpisaniu wysłane zostanie potwierdzenie zwrotne.
Nowym pracownikom dołączającym do zespołu hybrydowego lub zdalnego może być trudniej poznać swoich współpracowników i poczuć więź. Jeśli masz kanał czatu obejmujący cały zespół lub dział, możesz skonfigurować przepływ pracy, aby automatycznie przedstawiać nowych członków. Wszystko to ułatwisz, tworząc dla nich formularz dotyczący ich kluczowych obowiązków, hobby i zainteresowań.
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like a link to the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
Automatyzacja przepływu pracy jest teraz dostępna dla płatnych użytkowników Zoom bez dodatkowych kosztów podczas bezpłatnego okresu próbnego (zaktualizuj aplikację Zoom Workplace do wersji 6.3.10 lub nowszej). Administratorzy i właściciele kont mogą przynieść korzyści automatyzacji swoim pracownikom, włączając automatyzację przepływu pracy w swoim portalu administracyjnym. Więcej informacji na temat automatyzacji przepływówpracy znajdą Państwo na naszej stronie pomocy technicznej.
Nowym pracownikom dołączającym do zespołu hybrydowego lub zdalnego może być trudniej poznać swoich współpracowników i poczuć więź. Jeśli masz kanał czatu obejmujący cały zespół lub dział, możesz skonfigurować przepływ pracy, aby automatycznie przedstawiać nowych członków. Wszystko to ułatwisz, tworząc dla nich formularz dotyczący ich kluczowych obowiązków, hobby i zainteresowań.
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
Automatyzacja przepływu pracy jest teraz dostępna dla płatnych użytkowników Zoom bez dodatkowych kosztów w okresie beta * Administratorzy i właściciele kont mogą zapewnić korzyści płynące z automatyzacji swoim pracownikom, włączając automatyzację przepływu pracy w portalu administracyjnym. Więcej informacji na temat automatyzacji przepływów pracy można znaleźć na naszej stronie pomocy.
* Uwaga: w okresie beta usługa może nie być dostępna we wszystkich regionach i branżach.
8 min czytania
Efektywność zespołów może być wyższa, gdy dysponują one połączoną przestrzenią — taką jak Zoom Chat — gdzie mogą się dzielić pomysłami, podejmować działania i zadbać o tempo prac.
5 min czytania
Dowiedz się, jak Zoom Workplace, platforma współpracy oparta na sztucznej inteligencji, może Ci pomóc w zwiększeniu produktywności w ciągu całego dnia pracy.
10 min czytania
Zapoznaj się z naszymi wskazówkami dotyczącymi korzystania z Zoom Chat, aby komunikować się, kiedy i jak chcesz, z łatwością zarządzać złożonymi projektami i automatyzować codzienną pracę - wszystko w jednym miejscu.
