会议和聊天
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还在为碎片化沟通而困扰吗？了解连接团队的高效协作纽带
当团队通过集中式互联空间（例如 Zoom Chat）来分享创意、执行决策并确保全员无缝协作时，团队的工作效率就能显著提升。
Zoom Workflow Automation 允许您为回复聊天消息之类的常见任务创建自动化工作流程，帮助您的团队节省时间。
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发布日期 2024年7月9日
想想您在日常工作任务上花费了多少时间，比如发送每周签到消息，或将信息从一个应用程序复制到另一个应用程序。当您有更有意义的项目要做时，这里或那里看似一分钟的时间很快就会累积起来。自动化工作流程可以帮助您节省宝贵的时间。
无论您是忙于处理服务台请求的 IT 管理员，还是从一个应用程序跳转到另一个应用程序的信息工作者，自动化简单、常见的业务流程都能帮助您提高效率，最终完成更多工作。
Zoom Workflow Automation 支持搭建完善的工作流程，打通 Zoom Workplace 与第三方应用，简化全链路工作。您还可在工作流中嵌入 AI 功能，自动读取平台信息与业务背景，处理各类细碎事务，推动业务流程自动推进。
我们将看到这在您的工作日中是什么样子的，但首先，这里有一个关于工作流程自动化及其工作原理的概述。
工作流程自动化是指通过在系统间创建规则或工作流程，使用软件将某些任务自动化的过程。 这些规则可以是有条件的（一旦满足某些条件就会触发--想想 "如果这样，那么那样"），也可以是有顺序的（一旦触发，就按一定的线性顺序完成）。
借助 Zoom Workflow Automation，您可以搭建仅包含一个或两个步骤的简单工作流程，也可以创建融合条件逻辑、循环、延迟、分支切换的智能动态工作流程，轻松实现多分支业务指引。该工具可自动处理 Zoom Workplace 内常规工作流程，并充分利用内置 AI 功能。通过使用第三方集成或 Webhook 触发器与 Jira、Google 或 Microsoft 等业务应用程序连接，它还有助于减少上下文切换。
Zoom 工作流程自动化无需专业技术即可轻松使用。 在 Zoom Workplace 应用程序的工作流程选项卡中，只需从预建模板开始，然后根据您的特定需求自定义每个步骤。 或者，你也可以从头开始创建工作流程，从可用触发器列表中进行选择，并根据需要将步骤拖放到流程中。
请继续阅读，了解如何根据自己的角色设置工作流程，自动执行日常工作中的常见任务。
会议会产生大量讨论内容与创意，但对话结束后，如何督促自己与团队落地相关事项？会议结束后，Workflow Automation 可以根据 AI 生成的会议摘要，自动新建或更新 Zoom Doc（或 Google 或 Word 文档），您可在此回看讨论议题、完善创意、标注对应同事的后续任务。您甚至可以配置工作流程，将文档自动推送至指定聊天频道，让团队全员同步进度。
如果您加入了大量聊天频道，但仅需跟进少数频道的内容，那么您可以创建每日聊天简报，快速掌握消息动态，避免被海量信息淹没。您可以安排在每天的特定时间运行工作流程，指定要汇总的聊天频道和时间范围（例如，提取过去 24 小时的消息），并添加内置 AI 汇总步骤。您可以选择将摘要文本显示在 Zoom Doc 中，或通过 Zoom Chat 发送给同事或群组。工作流程执行完成后，您可以阅读聊天简报，了解聊天内容，并通过链接查看原始消息，方便您查阅、回复。
聊天消息很快就会堆积如山，尤其是当您的职位经常会反复收到相同的问题或反馈时。您可以设置一个工作流程，为表情回应指定一个可定制的回复。
例如，如果您是产品设计团队的一员，您可以设置心形表情，自动回复积极的反馈并发送感谢信息。您可以设置眼镜表情，通过分享产品常见问题解答的链接来回答常见问题。
如果您曾经等待经理批准一份重要文件，那么检查更新既耗时又低效。也许您需要不停地切换选项卡，看看他们是否对文档发表了评论，查看电子邮件中是否有新消息，或者看一眼聊天频道，看看您的消息是否得到了点赞的回应。
创建一个工作流程，让您的经理可以轻松地盖章批准，并让您随时了解情况。您可以通过为寻求批准的人分配表情（例如拇指向上和拇指向下表情）来实现这一点。然后，你可以创建一个条件来触发工作流程的下一步：一旦收到拇指向上的表情，就直接给您发消息；如果使用了拇指向下的表情，就要求您提供更多反馈。
When something goes wrong, whether it’s an outage or a technical issue, you want your dev ops teams to move quickly to respond. You can set a workflow to trigger from a third-party app to generate a Jira ticket (if you have Jira already) and start a Zoom Chat channel when an incident report is flagged. Based on the type of incident, your workflow can specify which people to include in the channel, so the right team members get pulled in to resolve the issue.
由于可以通过网络钩子触发工作流，并将条件工作流和顺序工作流结合起来，因此您可以构建远远超出我们模板的复杂工作流。 这样，您就可以与第三方应用程序无缝集成，节省时间，避免在不同应用程序中来回创建票据或文档。 您可以自定义这些工作流程，以满足您的团队和更广泛的组织需求。
As a manager, you need to keep track of what your team members have on their plates and know the status of projects in progress. Many managers accomplish this with a weekly check-in, where individual contributors share what they’re working on in Zoom Chat. But that seemingly routine task can be deceptively time-consuming for you and your direct reports — first, you have to remember to send the reminder message, then your team needs to provide their updates, and you might need to ask follow-up questions to get the level of detail you need.
利用工作流程自动化将每周签到自动化，有助于提高每个人的工作效率。您可以创建一个工作流程，按照您选择的频率发送预定的消息，还可以添加一个表单，让您的团队更轻松地回复正确的信息。这样，您每周的待办事项清单上就少了一项！
您可以在工作流程中调用内置 AI，汇总团队频道一周内全部聊天消息，并将内容添加至 Zoom Doc。完成汇总后，您可将这份文档分享给团队，征询大家希望纳入每周团队会议议程的讨论话题。这份摘要能够帮助团队成员回忆日常零散沟通内容，筛选出需要深入研讨的话题。
Approving requests for business travel, time off, and expenses can clutter your email inbox and bog down your day with busy work. Workflow Automation can make that process easy and streamlined so you can review and approve these types of requests directly in Zoom Chat.
只需从“请假申请”工作流程模板开始，根据自己的需要进行定制，然后将工作流程链接发布到团队的聊天频道（您甚至可以将其固定到该频道，以便每个人都能轻松找到）。当团队成员需要您批准某项请求时，他们只需填写表单，表单将自动发送给你进行审核，一旦您签字同意，他们就会收到通知。
加入混合团队或远程团队的新员工可能更难了解同事，也更难产生联系感。如果您有一个团队范围或部门范围的聊天频道，您可以设置一个工作流程来自动介绍新成员。创建一份表单让他们填写，其中包括他们的主要职责、爱好和兴趣，这样做就很容易了。
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like a link to the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
工作流程自动化现在适用于付费 Zoom 用户，在免费试用期间无需支付额外费用（将您的 Zoom Workplace 应用程序升级到 6.3.10 或更高版本）。管理员和帐户所有者，您可以通过在管理门户中启用工作流程自动化，为您的员工带来自动化的好处。请查看我们的支持页面，了解有关 如何开始自动化工作流程的更多信息 。
加入混合团队或远程团队的新员工可能更难了解同事，也更难产生联系感。如果您有一个团队范围或部门范围的聊天频道，您可以设置一个工作流程来自动介绍新成员。创建一份表单让他们填写，其中包括他们的主要职责、爱好和兴趣，这样做就很容易了。
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
在测试期间，付费 Zoom 用户无需支付额外费用即可使用工作流程自动化。*作为管理员和账户所有者，您可以在管理员门户中启用工作流程自动化，让员工享受自动化带来的好处。请查看我们的支持页面，更详细地了解如何开始自动化工作流程。
*注：在测试期间，可能不适用于所有地区和垂直行业。
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了解 AI 优先协作平台 Zoom Workplace 如何帮助您提高日常工作效率。
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获取使用 Zoom Chat 的小技巧，以便随时随地进行沟通，轻松管理复杂项目，自动执行日常任务——上述操作均可通过一体化平台完成。
