会议和聊天
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还在为碎片化沟通而困扰吗？了解连接团队的高效协作纽带
当团队通过集中式互联空间（例如 Zoom Chat）来分享创意、执行决策并确保全员无缝协作时，团队的工作效率就能显著提升。
Zoom Workflow Automation 允许您为回复聊天消息之类的常见任务创建自动化工作流程，帮助您的团队节省时间。
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发布日期 2024年7月9日
想想您在日常工作任务上花费了多少时间，比如发送每周签到消息，或将信息从一个应用程序复制到另一个应用程序。当您有更有意义的项目要做时，这里或那里看似一分钟的时间很快就会累积起来。自动化工作流程可以帮助您节省宝贵的时间。
无论您是忙于处理服务台请求的 IT 管理员，还是从一个应用程序跳转到另一个应用程序的信息工作者，自动化简单、常见的业务流程都能帮助您提高效率，最终完成更多工作。
Zoom 工作流程自动化 可轻松构建强大的工作流程，在 Zoom Workplace 和第三方应用程序中简化您的工作。您还可以在工作流程中加入人工智能伴侣，从平台中获取信息和上下文，通过为您处理这些小任务来推动行动。
我们将看到这在您的工作日中是什么样子的，但首先，这里有一个关于工作流程自动化及其工作原理的概述。
工作流程自动化是指通过在系统间创建规则或工作流程，使用软件将某些任务自动化的过程。 这些规则可以是有条件的（一旦满足某些条件就会触发--想想 "如果这样，那么那样"），也可以是有顺序的（一旦触发，就按一定的线性顺序完成）。
有了 Zoom 工作流程自动化，您可以创建只有一个或两个步骤的简单工作流程，也可以创建更智能、更动态的工作流程，将条件逻辑、循环、延迟和开关结合起来，毫不费力地引导操作沿多个路径进行。 它可让您自动执行 Zoom Workplace 中的常见工作流程，并充分利用 AI Companion 功能。 通过使用第三方集成或 Webhook 触发器与 Jira、Google 或 Microsoft 等业务应用程序连接，它还有助于减少上下文切换。
Zoom 工作流程自动化无需专业技术即可轻松使用。 在 Zoom Workplace 应用程序的工作流程选项卡中，只需从预建模板开始，然后根据您的特定需求自定义每个步骤。 或者，你也可以从头开始创建工作流程，从可用触发器列表中进行选择，并根据需要将步骤拖放到流程中。
请继续阅读，了解如何根据自己的角色设置工作流程，自动执行日常工作中的常见任务。
会议上可能会有很多讨论和想法，但一旦谈话结束，你如何让自己和团队负起责任，真正贯彻执行？ 工作流程自动化可以在会议结束后根据 AI 助手生成的会议摘要自动创建或更新Zoom 文档（或 Google 或 Word 文档），为您提供专门的空间来重温讨论主题、扩展观点并标记同事的下一步操作。 您甚至可以配置工作流程，在选定的聊天频道中自动与队友共享文档，让每个人都能及时了解情况。
If you’re in a billion chat channels but only have a handful you need to be directly involved in, create a daily chat briefing to help you get caught up without being overwhelmed with messages. Schedule a workflow to start at a particular time of day, specify which chat channels you want to summarize and the time range (for example, you can pull messages from the last 24 hours), and add the step to summarize these messages with AI Companion. You can choose to have the summarized text appear in a Zoom doc or send it to a colleague or group via Zoom Chat. After the workflow executes, you can read your chat briefing to get a description of what was talked about, along with links to send you to the original message so you can read or respond.
聊天消息很快就会堆积如山，尤其是当您的职位经常会反复收到相同的问题或反馈时。您可以设置一个工作流程，为表情回应指定一个可定制的回复。
例如，如果您是产品设计团队的一员，您可以设置心形表情，自动回复积极的反馈并发送感谢信息。您可以设置眼镜表情，通过分享产品常见问题解答的链接来回答常见问题。
如果您曾经等待经理批准一份重要文件，那么检查更新既耗时又低效。也许您需要不停地切换选项卡，看看他们是否对文档发表了评论，查看电子邮件中是否有新消息，或者看一眼聊天频道，看看您的消息是否得到了点赞的回应。
创建一个工作流程，让您的经理可以轻松地盖章批准，并让您随时了解情况。您可以通过为寻求批准的人分配表情（例如拇指向上和拇指向下表情）来实现这一点。然后，你可以创建一个条件来触发工作流程的下一步：一旦收到拇指向上的表情，就直接给您发消息；如果使用了拇指向下的表情，就要求您提供更多反馈。
When something goes wrong, whether it’s an outage or a technical issue, you want your dev ops teams to move quickly to respond. You can set a workflow to trigger from a third-party app to generate a Jira ticket (if you have Jira already) and start a Zoom Chat channel when an incident report is flagged. Based on the type of incident, your workflow can specify which people to include in the channel, so the right team members get pulled in to resolve the issue.
由于可以通过网络钩子触发工作流，并将条件工作流和顺序工作流结合起来，因此您可以构建远远超出我们模板的复杂工作流。 这样，您就可以与第三方应用程序无缝集成，节省时间，避免在不同应用程序中来回创建票据或文档。 您可以自定义这些工作流程，以满足您的团队和更广泛的组织需求。
As a manager, you need to keep track of what your team members have on their plates and know the status of projects in progress. Many managers accomplish this with a weekly check-in, where individual contributors share what they’re working on in Zoom Chat. But that seemingly routine task can be deceptively time-consuming for you and your direct reports — first, you have to remember to send the reminder message, then your team needs to provide their updates, and you might need to ask follow-up questions to get the level of detail you need.
利用工作流程自动化将每周签到自动化，有助于提高每个人的工作效率。您可以创建一个工作流程，按照您选择的频率发送预定的消息，还可以添加一个表单，让您的团队更轻松地回复正确的信息。这样，您每周的待办事项清单上就少了一项！
您可以在工作流程步骤中使用 AI Companion 总结团队频道中整整一周的聊天信息，并将其添加到 Zoom 文档中。 然后，您就可以与团队共享该文档，并询问他们希望将哪些主题添加到每周团队会议议程中。 摘要有助于唤起他们对日常简短对话的记忆，并了解哪些话题值得深入讨论。
Approving requests for business travel, time off, and expenses can clutter your email inbox and bog down your day with busy work. Workflow Automation can make that process easy and streamlined so you can review and approve these types of requests directly in Zoom Chat.
只需从“请假申请”工作流程模板开始，根据自己的需要进行定制，然后将工作流程链接发布到团队的聊天频道（您甚至可以将其固定到该频道，以便每个人都能轻松找到）。当团队成员需要您批准某项请求时，他们只需填写表单，表单将自动发送给你进行审核，一旦您签字同意，他们就会收到通知。
加入混合团队或远程团队的新员工可能更难了解同事，也更难产生联系感。如果您有一个团队范围或部门范围的聊天频道，您可以设置一个工作流程来自动介绍新成员。创建一份表单让他们填写，其中包括他们的主要职责、爱好和兴趣，这样做就很容易了。
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like a link to the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
工作流程自动化现在适用于付费 Zoom 用户，在免费试用期间无需支付额外费用（将您的 Zoom Workplace 应用程序升级到 6.3.10 或更高版本）。管理员和帐户所有者，您可以通过在管理门户中启用工作流程自动化，为您的员工带来自动化的好处。请查看我们的支持页面，了解有关 如何开始自动化工作流程的更多信息 。
加入混合团队或远程团队的新员工可能更难了解同事，也更难产生联系感。如果您有一个团队范围或部门范围的聊天频道，您可以设置一个工作流程来自动介绍新成员。创建一份表单让他们填写，其中包括他们的主要职责、爱好和兴趣，这样做就很容易了。
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
在测试期间，付费 Zoom 用户无需支付额外费用即可使用工作流程自动化。*作为管理员和账户所有者，您可以在管理员门户中启用工作流程自动化，让员工享受自动化带来的好处。请查看我们的支持页面，更详细地了解如何开始自动化工作流程。
*注：在测试期间，可能不适用于所有地区和垂直行业。
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了解 AI 优先协作平台 Zoom Workplace 如何帮助您提高日常工作效率。
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获取使用 Zoom Chat 的小技巧，以便随时随地进行沟通，轻松管理复杂项目，自动执行日常任务——上述操作均可通过一体化平台完成。
