Mit der Workflow-Automatisierung von Zoom können Sie automatisierte Workflows für gängige Aufgaben wie die Beantwortung von Chat-Nachrichten erstellen und so Ihrem Team helfen, Zeit zu sparen.
7 Minute Lesezeit
Aktualisiert am February 19, 2025
Veröffentlicht am July 09, 2024
Denken Sie daran, wie viel Zeit Sie für Routineaufgaben aufwenden, wie z. B. das Versenden einer wöchentlichen Check-in-Nachricht oder das Duplizieren von Informationen aus einer Anwendung in eine andere. Was hier und da wie eine Minute erscheinen mag, kann sich schnell summieren, wenn Sie wichtigere Projekte haben, die Sie lieber erledigen würden. Automatisierte Arbeitsabläufe können Ihnen helfen, wertvolle Zeit einzusparen.
Ganz gleich, ob Sie als IT-Administrator mit Helpdesk-Anfragen jonglieren oder als Informationsspezialist von einer Anwendung zur nächsten springen, die Automatisierung einfacher, gängiger Geschäftsprozesse hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten - und letztendlich mehr zu erreichen.
Zoom Workflow Automation macht es Ihnen leicht, leistungsstarke Workflows zu erstellen, die Ihre Arbeit über Zoom Workplace und Apps von Drittanbietern hinweg rationalisieren. Sie können auch den AI Companion in Ihre Workflows einbinden, der Informationen und Kontext von der Plattform abruft, um Maßnahmen zu ergreifen, indem er sich um diese kleinen Aufgaben für Sie kümmert.
Wir werden sehen, wie das in Ihrem Arbeitsalltag aussieht, aber zunächst erhalten Sie einen Überblick über die Workflow-Automatisierung und ihre Funktionsweise.
Unter Workflow-Automatisierung versteht man die Verwendung von Software zur Automatisierung bestimmter Aufgaben durch die Erstellung von Regeln oder Workflows zwischen Systemen. Diese Regeln können bedingt sein (sie werden ausgelöst, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind - denken Sie an "wenn dies, dann das") oder sequentiell (sie werden in einer bestimmten, linearen Reihenfolge ausgeführt, sobald ein Auslöser eintritt).
Mit Zoom Workflow Automation können Sie einfache Workflows mit einem oder zwei Schritten oder intelligentere und dynamischere Workflows erstellen, die bedingte Logik, Schleifen, Verzögerungen und Schalter kombinieren, um Aktionen mühelos über mehrere Pfade zu leiten. Es ermöglicht Ihnen, gängige Arbeitsabläufe in Zoom Workplace zu automatisieren und die Funktionen von AI Companion zu nutzen. Durch die Verwendung von Integrationen von Drittanbietern oder Webhook-Triggern für die Verbindung mit Geschäftsanwendungen wie Jira, Google oder Microsoft können Sie außerdem das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten reduzieren.
Zoom Workflow Automation ist auch ohne technische Kenntnisse einfach zu bedienen. Beginnen Sie auf der Registerkarte Workflows in der Zoom Workplace-App einfach mit einer vorgefertigten Vorlage und passen Sie jeden Schritt an Ihre speziellen Bedürfnisse an. Oder Sie können einen Arbeitsablauf von Grund auf neu erstellen, indem Sie aus einer Liste verfügbarer Auslöser wählen und die gewünschten Schritte per Drag&Drop in den Ablauf einfügen.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Workflows einrichten können, um häufige Aufgaben in Ihrem Arbeitsalltag zu automatisieren, die auf Ihre Rolle zugeschnitten sind.
Meetings können mit vielen Diskussionen und Ideen gefüllt sein, aber wenn das Gespräch vorbei ist, wie halten Sie sich selbst und Ihr Team dazu an, die Dinge auch tatsächlich umzusetzen? Die Workflow-Automatisierung kann automatisch ein Zoom-Dokument (oder ein Google- oder Word-Dokument) aus einer vom AI Companion generierten Zusammenfassung des Meetings erstellen oder aktualisieren. So haben Sie einen eigenen Bereich, in dem Sie die Diskussionsthemen noch einmal aufgreifen, Ideen erweitern und Kollegen mit den nächsten Schritten markieren können. Sie können den Workflow sogar so konfigurieren, dass das Dokument automatisch mit Ihren Teamkollegen in einem ausgewählten Chat-Kanal geteilt wird, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
Wenn Sie in einer Milliarde Chat-Kanälen aktiv sind, aber nur in einer Handvoll, in die Sie direkt involviert sein müssen, erstellen Sie ein tägliches Chat-Briefing, damit Sie auf dem Laufenden bleiben, ohne mit Nachrichten überhäuft zu werden. Planen Sie einen Workflow so, dass er zu einer bestimmten Tageszeit beginnt, geben Sie an, welche Chat-Kanäle Sie zusammenfassen möchten, und legen Sie die Zeitspanne fest (Sie können z.B. die Nachrichten der letzten 24 Stunden heranziehen), und fügen Sie den Schritt hinzu, diese Nachrichten mit AI Companion zusammenzufassen. Sie können wählen, ob der zusammengefasste Text in einem Zoom-Dokument erscheinen soll oder ob Sie ihn über den Team-Chat an einen Kollegen oder eine Gruppe senden möchten. Nach der Ausführung des Workflows können Sie Ihr Chat-Briefing lesen, um eine Beschreibung dessen zu erhalten, worüber gesprochen wurde, zusammen mit Links, die Sie zur ursprünglichen Nachricht schicken, damit Sie diese lesen oder darauf antworten können.
Chat-Nachrichten können sich schnell anhäufen, vor allem, wenn Sie in einer Rolle sind, in der Sie immer wieder die gleichen Fragen oder das gleiche Feedback erhalten. Sie können einen Workflow einrichten, um einer Emoji-Reaktion eine anpassbare Antwort zuzuweisen.
Wenn Sie zum Beispiel in einem Produktdesign-Team arbeiten, können Sie das Herz-Emoji so einstellen, dass Sie auf positives Feedback automatisch mit einer Dankesnachricht reagieren. Sie könnten das Brillen-Emoji so einstellen, dass damit bei häufigen Fragen ein Link zu den Produkt-FAQ gesendet wird.
Wenn Sie schon einmal darauf gewartet haben, dass Ihr Vorgesetzter ein wichtiges Dokument genehmigt, wissen Sie, dass es zeitaufwändig und ineffizient sein kann, wenn Sie ständig nach dem Status sehen müssen. Eventuell müssen Sie in einer anderen Registerkarte nachsehen, ob das Dokument kommentiert wurde, Ihren Posteingang auf neue Nachrichten überprüfen oder in Ihrem Chat-Kanal nachsehen, ob Ihre Nachricht mit einem „Daumen hoch“ beantwortet wurde.
Erstellen Sie einen Workflow, bei dem Ihr Vorgesetzter problemlos seine Zustimmung erteilt und Sie darüber benachrichtigt werden. Dazu können Sie der Person, die Sie um Zustimmung bitten, Emojis zuweisen (z. B. die Emojis „Daumen hoch“ und „Daumen runter“). Dann können Sie eine Bedingung erstellen, die den nächsten Schritt im Workflow auslöst: eine Direktnachricht an Sie, wenn der Daumen nach oben gezeigt wird, oder die Bitte um weiteres Feedback, wenn das Daumen-nach-unten-Emoji verwendet wird.
Wenn etwas schief geht, sei es ein Ausfall oder ein technisches Problem, sollten Ihre Entwicklungs- und Betriebsteams schnell reagieren können. Sie können einen Workflow einrichten, der von einer Drittanbieter-App ausgelöst wird, um ein Jira-Ticket zu erstellen (wenn Sie Jira bereits haben) und einen Team-Chat-Kanal zu starten, wenn ein Vorfallsbericht markiert wird. Je nach Art des Vorfalls kann Ihr Workflow festlegen, welche Personen in den Kanal einbezogen werden sollen, damit die richtigen Teammitglieder zur Lösung des Problems herangezogen werden.
Mit der Möglichkeit, Workflows über Webhooks auszulösen und bedingte und sequentielle Workflows zu kombinieren, können Sie komplexe Workflows erstellen, die weit über unsere Vorlagen hinausgehen. So können Sie nahtlos mit Anwendungen von Drittanbietern zusammenarbeiten, um Zeit zu sparen und das Hin und Her beim Erstellen von Tickets oder Dokumenten in verschiedenen Anwendungen zu vermeiden. Sie können diese Arbeitsabläufe an die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihres Unternehmens anpassen.
Als Manager müssen Sie den Überblick darüber behalten, was Ihre Teammitglieder zu tun haben und den Status der laufenden Projekte kennen. Viele Manager erreichen dies mit einem wöchentlichen Check-in, bei dem die einzelnen Mitarbeiter in Zoom Team Chat mitteilen, woran sie arbeiten. Aber diese scheinbare Routineaufgabe kann für Sie und Ihre direkten Mitarbeiter sehr zeitaufwändig sein. Zunächst müssen Sie daran denken, die Erinnerungsnachricht zu versenden, dann muss Ihr Team seine Fortschritte verkünden und Sie müssen möglicherweise Nachfragen stellen, um die erforderlichen Details zu erhalten.
Die Automatisierung dieses wöchentlichen Check-ins mithilfe der Workflow-Automatisierung kann die Produktivität aller Beteiligten verbessern. Sie können einen Workflow erstellen, um eine geplante Nachricht in einem von Ihnen gewählten Rhythmus zu versenden, und ein Formular hinzufügen, um Ihrem Team die Beantwortung mit den richtigen Informationen zu erleichtern. Das ist ein Punkt weniger auf Ihrer wöchentlichen To-do-Liste!
Sie können AI Companion in einem Workflow-Schritt verwenden, um die Chat-Nachrichten einer ganzen Woche aus dem Kanal Ihres Teams zusammenzufassen und sie zu einem Zoom-Dokument hinzuzufügen. Von dort aus können Sie das Dokument mit Ihrem Team teilen und es fragen, welche Themen es in die wöchentliche Teambesprechung aufnehmen möchte. Die Zusammenfassung kann ihnen helfen, sich an die kurzen Gespräche zu erinnern, die sie täglich geführt haben, und zu erkennen, welche Themen eine tiefergehende Diskussion rechtfertigen.
Die Genehmigung von Anträgen auf Geschäftsreisen, Urlaube und Spesenabrechnungen kann Ihren E-Mail-Posteingang überfüllen und Ihren Tag mit viel Arbeit überfrachten. Mit der Workflow-Automatisierung können Sie diesen Prozess vereinfachen und straffen, sodass Sie diese Art von Anfragen direkt in Team-Chat überprüfen und genehmigen können.
Beginnen Sie einfach mit der Workflow-Vorlage „Urlaubsanträge“, passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an und posten Sie den Link zum Workflow im Chat-Kanal Ihres Teams (Sie können ihn sogar an diesen Kanal anheften, damit ihn alle leicht finden können). Wenn Teammitglieder eine Anfrage von Ihnen genehmigen lassen müssen, können sie einfach das Formular ausfüllen. Es wird automatisch zur Überprüfung an Sie gesendet und sobald Sie es genehmigen, werden die Teammitglieder benachrichtigt.
Neue Mitarbeiter, die in ein hybrid oder dezentral organisiertes Team kommen, haben es möglicherweise schwerer, ihre Kollegen kennenzulernen und ein Gefühl der Verbundenheit zu entwickeln. Wenn Sie einen team- oder abteilungsweiten Chat-Kanal haben, können Sie einen Workflow einrichten, um neue Mitglieder automatisch einzuführen. Machen Sie es ihnen leicht, indem Sie ein Formular erstellen, das sie ausfüllen können und das ihre wichtigsten Aufgaben, Hobbys und Interessen enthält.
Sobald der neue Mitarbeiter das Formular ausfüllt, wird ein Schritt ausgelöst, der eine Nachricht mit einer kurzen Willkommensnachricht und einer Einführung an den Chat-Kanal des Teams sendet. Sie können neuen Mitarbeitern auch mit einer automatischen Nachricht helfen, sich willkommen zu fühlen, indem Sie ihnen wichtige Ressourcen mitteilen, z. B. einen Link zum Teamkalender. Wie immer können Sie diese Nachrichten an die Kultur Ihres Teams anpassen.
Die Workflow-Automatisierung ist jetzt für zahlende Zoom-Benutzer ohne zusätzliche Kosten während der kostenlosen Testphase verfügbar (aktualisieren Sie Ihre Zoom Workplace-App auf Version 6.3.10 oder höher). Administratoren und Kontoinhaber können die Vorteile der Automatisierung für Ihre Mitarbeiter nutzen, indem Sie die Workflow-Automatisierung in Ihrem Verwaltungsportal aktivieren. Auf unserer Support-Seite finden Sie weitere Informationen darüber, wie Sie Ihre Workflows automatisieren können.
Neue Mitarbeiter, die in ein hybrid oder dezentral organisiertes Team kommen, haben es möglicherweise schwerer, ihre Kollegen kennenzulernen und ein Gefühl der Verbundenheit zu entwickeln. Wenn Sie einen team- oder abteilungsweiten Chat-Kanal haben, können Sie einen Workflow einrichten, um neue Mitglieder automatisch einzuführen. Machen Sie es ihnen leicht, indem Sie ein Formular erstellen, das sie ausfüllen können und das ihre wichtigsten Aufgaben, Hobbys und Interessen enthält.
Wenn der neue Mitarbeiter das Formular ausfüllt, löst dies einen Schritt aus, der eine Nachricht mit einer kurzen Willkommensnachricht und einer Vorstellung an den Kanal des Teams in Zoom Team Chat sendet. Sie können neuen Mitarbeitern auch mit einer automatischen Nachricht helfen, sich willkommen zu fühlen, indem Sie ihnen wichtige Ressourcen wie den Teamkalender zugänglich machen. Natürlich können Sie diese Nachrichten an die Kultur Ihres Teams anpassen.
Die Workflow-Automatisierung ist jetzt in der Betaphase für zahlende Zoom-Benutzer ohne zusätzliche Kosten verfügbar.* Admins und Kontoinhaber können die Vorteile der Automatisierung für Ihre Mitarbeiter nutzen, indem sie die Workflow-Automatisierung im Admin-Portal aktivieren. Auf unserer Support-Seite finden Sie weitere Informationen darüber, wie Sie Workflows automatisieren können.
*Hinweis: In der Betaphase möglicherweise nicht für alle Regionen und Branchen verfügbar.
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