Dengan Zoom Workflow Automation, Anda dapat membuat alur kerja otomatis untuk tugas umum seperti menanggapi pesan obrolan, sehingga membantu tim Anda menghemat waktu.
7 menit untuk membaca
Diterbitkan pada 09 Juli 2024
Pikirkan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk tugas rutin, seperti mengirim pesan pertemuan mingguan atau menduplikasi informasi dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya. Apa yang mungkin terlihat seperti hanya beberapa menit di sana-sini dapat dengan cepat bertambah ketika Anda memiliki proyek yang lebih bermakna yang ingin segera Anda kerjakan. Alur kerja otomatis dapat membantu Anda mendapatkan kembali waktu yang berharga tersebut.
Baik Anda seorang admin TI yang menangani permintaan meja bantuan atau pekerja informasi yang berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya, mengotomatiskan proses bisnis yang sederhana dan umum akan membantu Anda menjadi lebih efisien - dan pada akhirnya, menyelesaikan lebih banyak hal.
Zoom Workflow Automation memudahkan Anda membangun alur kerja canggih yang merampingkan pekerjaan di seluruh Zoom Workplace dan aplikasi pihak ketiga. Anda juga dapat menyertakan fitur AI dalam alur kerja Anda, yang menarik informasi dan konteks dari platform untuk mendorong tindakan dengan menangani tugas-tugas kecil tersebut untuk Anda.
Kita akan melihat seperti apa hal tersebut di hari kerja Anda, tetapi pertama-tama, berikut ini adalah ikhtisar Workflow Automation dan cara kerjanya.
Otomatisasi alur kerja adalah proses penggunaan perangkat lunak untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu dengan membuat aturan atau alur kerja antar sistem. Aturan-aturan ini dapat bersifat kondisional (dipicu setelah kondisi tertentu terpenuhi - pikirkan "jika ini, maka itu") atau berurutan (diselesaikan dalam urutan linier tertentu setelah pemicu terjadi).
Dengan Zoom Workflow Automation, Anda dapat membuat alur kerja sederhana dengan satu atau dua langkah, atau alur kerja yang lebih cerdas dan dinamis yang menggabungkan logika bersyarat, perulangan, penundaan, dan sakelar untuk memandu tindakan di beberapa jalur dengan mudah. Ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan alur kerja umum di Zoom Workplace dan memanfaatkan kemampuan AI bawaan. Ini juga membantu mengurangi peralihan konteks dengan menggunakan integrasi pihak ketiga atau pemicu webhook untuk terhubung dengan aplikasi bisnis seperti Jira, Google, atau Microsoft.
Otomatisasi Alur Kerja Zoom mudah digunakan tanpa keahlian teknis. Dari tab Alur Kerja di aplikasi Zoom Workplace, cukup mulai dengan templat yang telah dibuat sebelumnya dan sesuaikan setiap langkah untuk kebutuhan spesifik Anda. Atau, Anda bisa membuat alur kerja dari awal, memilih dari daftar pemicu yang tersedia, lalu menyeret dan melepaskan langkah-langkah ke dalam alur sesuai kebutuhan.
Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda dapat mengatur alur kerja untuk mengotomatiskan tugas-tugas umum di hari kerja Anda, yang disesuaikan dengan peran Anda.
Rapat bisa diisi dengan banyak diskusi dan ide, tetapi setelah percakapan selesai, bagaimana Anda membuat diri Anda dan tim Anda bertanggung jawab untuk benar-benar menindaklanjutinya? Otomatisasi Alur Kerja dapat secara otomatis membuat atau memperbarui Zoom Doc (atau dokumen Google atau Word) dari ringkasan rapat yang dibuat oleh AI setelah rapat Anda berakhir, sehingga Anda memiliki ruang khusus untuk melihat kembali topik diskusi, mengembangkan ide, dan menandai rekan kerja untuk langkah selanjutnya. Anda bahkan dapat mengonfigurasi alur kerja untuk secara otomatis membagikan dokumen tersebut kepada rekan tim Anda di saluran percakapan tertentu, sehingga semua orang dapat terus mendapatkan informasi.
Jika Anda berada di satu miliar saluran percakapan tetapi hanya memiliki beberapa saluran yang perlu Anda ikuti secara langsung, buat pengarahan percakapan harian untuk membantu Anda mengejar ketertinggalan tanpa kewalahan dengan pesan. Jadwalkan alur kerja untuk dimulai pada waktu tertentu dalam sehari, tentukan saluran percakapan mana yang ingin Anda rangkum dan rentang waktu (misalnya, Anda dapat menarik pesan dari 24 jam terakhir), dan tambahkan langkah untuk meringkas pesan ini menggunakan AI bawaan. Anda dapat memilih agar teks yang diringkas muncul di Zoom Doc atau mengirimkannya ke kolega atau grup melalui Zoom Chat. Setelah alur kerja dijalankan, Anda dapat membaca pengarahan percakapan untuk mendapatkan deskripsi tentang apa yang dibicarakan, bersama dengan tautan untuk mengarahkan Anda ke pesan asli sehingga Anda dapat membaca atau merespons.
Pesan obrolan dapat dengan cepat menumpuk, terutama jika Anda berada dalam peran di mana Anda cenderung mendapatkan pertanyaan atau umpan balik yang sama berulang kali. Anda dapat menyiapkan alur kerja untuk menetapkan respons yang dapat disesuaikan terhadap reaksi emoji.
Misalnya, jika Anda berada dalam tim desain produk, Anda dapat mengatur emoji hati untuk merespons umpan balik positif secara otomatis dengan pesan terima kasih. Anda dapat mengatur emoji kacamata untuk menanggapi pertanyaan umum dengan membagikan tautan ke Tanya Jawab Umum produk.
Jika Anda pernah menunggu manajer Anda untuk menyetujui dokumen penting, memeriksa pembaruan bisa memakan waktu dan tidak efisien. Mungkin Anda harus terus berpindah tab untuk melihat apakah mereka mengomentari dokumen, memeriksa email untuk pesan baru, atau mengintip saluran obrolan untuk melihat apakah pesan Anda mendapat reaksi jempol.
Buat alur kerja yang memungkinkan manajer Anda dengan mudah memberikan tanda tangan persetujuan dan membuat Anda selalu mendapatkan informasi terbaru. Anda dapat melakukan ini dengan memberikan emoji kepada orang yang Anda minta persetujuannya (emoji jempol ke atas dan jempol ke bawah, misalnya). Kemudian, Anda dapat membuat kondisi yang memicu langkah selanjutnya dalam alur kerja: mengirim pesan langsung kepada Anda setelah jempol ke atas diterima, atau meminta lebih banyak umpan balik jika emoji jempol ke bawah digunakan.
When something goes wrong, whether it’s an outage or a technical issue, you want your dev ops teams to move quickly to respond. You can set a workflow to trigger from a third-party app to generate a Jira ticket (if you have Jira already) and start a Zoom Chat channel when an incident report is flagged. Based on the type of incident, your workflow can specify which people to include in the channel, so the right team members get pulled in to resolve the issue.
Dengan kemampuan untuk memicu alur kerja melalui webhook dan menggabungkan alur kerja bersyarat dan berurutan, Anda bisa membuat alur kerja yang kompleks yang jauh melampaui templat kami. Hal ini memungkinkan Anda untuk berintegrasi secara mulus dengan aplikasi pihak ketiga untuk menghemat waktu dan menghindari bolak-balik membuat tiket atau dokumen di aplikasi yang berbeda. Anda dapat menyesuaikan alur kerja ini untuk memenuhi kebutuhan tim Anda dan organisasi yang lebih luas.
As a manager, you need to keep track of what your team members have on their plates and know the status of projects in progress. Many managers accomplish this with a weekly check-in, where individual contributors share what they’re working on in Zoom Chat. But that seemingly routine task can be deceptively time-consuming for you and your direct reports — first, you have to remember to send the reminder message, then your team needs to provide their updates, and you might need to ask follow-up questions to get the level of detail you need.
Mengotomatiskan pertemuan mingguan ini menggunakan Workflow Automation dapat membantu meningkatkan produktivitas semua orang. Anda dapat membuat alur kerja untuk mengirim pesan terjadwal pada frekuensi yang Anda pilih dan menambahkan formulir untuk memudahkan tim Anda merespons dengan info yang tepat. Itu berarti satu item yang berkurang dalam daftar tugas mingguan Anda!
Anda dapat menggunakan AI bawaan dalam langkah alur kerja untuk meringkas pesan percakapan selama seminggu penuh dari saluran tim Anda dan menambahkannya ke dokumen Zoom. Dari sana, Anda dapat membagikan dokumen tersebut kepada tim Anda dan menanyakan topik apa yang ingin mereka tambahkan ke dalam agenda rapat tim mingguan. Ringkasan tersebut dapat membantu mereka mengingat kembali percakapan singkat yang mereka lakukan setiap hari dan melihat utas mana yang mungkin memerlukan diskusi lebih mendalam.
Approving requests for business travel, time off, and expenses can clutter your email inbox and bog down your day with busy work. Workflow Automation can make that process easy and streamlined so you can review and approve these types of requests directly in Zoom Chat.
Cukup mulai dengan templat alur kerja "Permintaan cuti", sesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda, dan kirimkan tautan alur kerja di saluran obrolan tim (Anda bahkan bisa menyematkannya ke saluran tersebut agar semua orang bisa dengan mudah menemukannya). Ketika anggota tim membutuhkan Anda untuk menyetujui permintaan, mereka cukup mengisi formulir — formulir tersebut akan otomatis dikirimkan kepada Anda untuk ditinjau, dan setelah Anda menandatanganinya, mereka akan mendapatkan pemberitahuan kembali.
Karyawan baru yang bergabung dengan tim hibrida atau tim jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk mengenal rekan kerja mereka dan merasakan adanya hubungan. Jika Anda memiliki saluran obrolan di seluruh tim atau departemen, Anda bisa mengatur alur kerja untuk memperkenalkan anggota baru secara otomatis. Permudah dengan membuat formulir yang harus mereka isi yang mencakup tanggung jawab utama, hobi, dan minat mereka.
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like a link to the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
Otomatisasi Alur Kerja kini tersedia bagi pengguna Zoom berbayar tanpa biaya tambahan selama masa uji coba gratis(tingkatkan aplikasi Zoom Workplace Anda ke versi 6.3.10 atau yang lebih tinggi). Admin dan pemilik akun, Anda dapat memberikan manfaat otomatisasi kepada tenaga kerja Anda dengan mengaktifkan Otomatisasi Alur Kerja di portal admin Anda. Lihat halaman dukungan kami untuk informasi lebih lanjut tentang cara mulai mengotomatiskan alur kerja Anda.
Karyawan baru yang bergabung dengan tim hibrida atau tim jarak jauh mungkin mengalami kesulitan untuk mengenal rekan kerja mereka dan merasakan adanya hubungan. Jika Anda memiliki saluran obrolan di seluruh tim atau departemen, Anda bisa mengatur alur kerja untuk memperkenalkan anggota baru secara otomatis. Permudah dengan membuat formulir yang harus mereka isi yang mencakup tanggung jawab utama, hobi, dan minat mereka.
Once the new hire fills out the form, it’ll trigger a step that sends a message to the Zoom Chat channel with a short welcome message and introduction. You can also help new hires feel welcome with an automated message sharing key resources, like the team calendar. As always, you can customize these messages to suit your team culture.
Workflow Automation kini tersedia untuk pengguna Zoom berbayar tanpa biaya tambahan selama periode beta.* Admin dan pemilik akun, Anda dapat memberikan manfaat otomatisasi kepada tenaga kerja Anda dengan mengaktifkan Workflow Automation di portal admin Anda. Lihat halaman dukungan kami untuk informasi lebih lanjut tentang cara mulai mengotomatiskan alur kerja Anda.
*Catatan: Mungkin tidak tersedia untuk semua wilayah dan bidang industri selama periode beta.
8 menit untuk membaca
Tim dapat menjadi lebih efektif ketika mereka memiliki ruang terpusat dan terhubung — seperti Zoom Chat — untuk berbagi ide, mengambil tindakan, dan menjaga semua orang tetap dalam alur.
5 menit untuk membaca
Lihat bagaimana Zoom Workplace, platform kolaborasi yang mengutamakan AI, dapat membantu Anda menjadi lebih produktif sepanjang hari kerja.
10 menit untuk membaca
Dapatkan tips kami untuk menggunakan Zoom Chat untuk berkomunikasi kapan pun dan bagaimana pun Anda inginkan, mengelola proyek yang rumit dengan mudah, dan mengotomatiskan kesibukan sehari-hari - semuanya di satu tempat.
