Zoom nói về Zoom: Cách chúng tôi sử dụng Workvivo để kết nối và vinh danh mục tiêu chung của mình

Hầu hết chúng ta muốn công việc của mình có ý nghĩa. Chúng ta muốn kết nối với đồng nghiệp, cảm thấy điều mình làm là quan trọng và là một phần của điều gì đó lớn hơn chính mình.

Mọi chuyện trở nên tốt đẹp khi mọi người gắn kết— cả với cá nhân và tổ chức. Khi so sánh mức gắn kết nhân viên, Gallup nhận thấy lực lượng lao động gắn kết nhất có mức vắng mặt thấp hơn 81%, mức nghỉ việc thấp hơn 43% và mức sinh lời cao hơn 23% so với lực lượng lao động ít gắn kết nhất. Nghiên cứu này cũng cho thấy lực lượng lao động gắn kết có tỉ suất lợi nhuận trên cổ phiếu cao hơn và hồi phục nhanh hơn trong cuộc suy thoái năm 2008.

Tại Zoom, chúng tôi tin rằng công việc có thể dễ chịu và mọi người có thể có kết nối mạnh mẽ, cũng như cảm thấy có mục đích trong điều họ làm. Đó là lý do chúng tôi dùng Workvivo.

Chúng tôi nói nhiều về hoạt động cộng tác ở Zoom – chúng tôi cùng nhau hoàn thành công việc như thế nào? Đã có nhiều thứ được phát triển để cho phép chúng tôi kết nối và cộng tác mượt mà. Nhưng một trong thiếu sót lớn nhất là thử thách đã tồn tại từ lâu về văn hóa và sự kết nối. Thử thách này là điều khiến các nhà lãnh đạo ngày nay trăn trở nhiều nhất. Trong một nghiên cứu của Gartner, các Giám đốc Điều hành đánh giá văn hóa là mối quan tâm lớn nhất khi chuyển sang làm việc theo hình thức kết hợp. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng 40% nhà lãnh đạo nhân sự tăng ngân sách cho văn hóa từ đầu đại dịch.

Vào tháng Tư, chúng tôi đã chào đón Workvivo — nền tảng trải nghiệm nhân viên giúp tinh giản giao tiếp nội bộ, xây dựng cộng đồng và thúc đẩy tương tác cho các nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp và từ xa — đến với gia đình Zoom. Được thiết kế cho môi trường làm việc số, nền tảng này giúp mọi người tương tác và kết nối theo cách quen thuộc. Bạn có thể đăng nhập vào Workvivo lần đầu và hiểu ngay lập tức cách tương tác với đồng nghiệp, cũng như nhận thông tin bạn cần mà không cần đào tạo.

Workvivo giúp các tổ chức thể hiện chân thực văn hóa của họ trong môi trường kỹ thuật số — bất kể lực lượng lao động của họ đang ở văn phòng, nhà máy, khu bệnh viện hay ở nhà.

Vụ sáp nhập này là hoạt động mở rộng dễ hiểu của nền tảng Zoom, cho phép chúng tôi mang giải pháp trải nghiệm nhân viên đầy đủ đến với khách hàng của Zoom. Dưới đây là cách Workvivo trợ giúp cho nhân viên.

Trải nghiệm quen thuộc, thân thiện với người dùng 

Phản ứng đầu tiên của mọi người với Workvivo là cảm thấy sản phẩm rất quen thuộc và mang tính đại chúng. Như nhiều sản phẩm Zoom mà chúng ta biết và yêu thích, Workvivo được thiết kế với phương châm dễ sử dụng và thể hiện trải nghiệm của nhiều người trong chúng ta khi đọc tin tức hay kết nối với bạn bè. Điều này đồng nghĩa với giảm áp lực cho bộ phận CNTT và nhận được giá trị nhanh hơn.

Giao tiếp hiệu quả hơn

Nhân viên muốn được thông báo về điều đang diễn ra trong tổ chức. Họ muốn lắng nghe đồng nghiệp và lãnh đạo, học hỏi lẫn nhau và ăn mừng thắng lợi cùng nhau. Các nhóm truyền thông nội bộ cũng ngày càng ủng hộ các phương tiện truyền thông phong phú mới để gửi đi thông điệp qua việc dùng các luồng video trực tiếp, podcast, bảng điện tử và video. Trung tâm của nền tảng là nguồn cấp hoạt động, được cá nhân hóa cho mỗi cá nhân và cho phép nhân viên cập nhật thông tin về các tin tức và hoạt động mới nhất.

Nhất quán với các nhiệm vụ, mục tiêu và chiến lược rộng lớn hơn

Nhân viên luôn muốn có sự kết nối với mục đích và định hướng của tổ chức. Workvivo thể hiện rõ mục đích và định hướng này, giúp nhân viên cảm thấy họ là một phần của bức tranh lớn hơn khi cho phép người dùng gắn thẻ bất kỳ nội dung nào vào giá trị công ty. Điều này giúp nhân viên ở mọi khu vực trong tổ chức đăng bài hàng ngày với các ví dụ về cách họ thể hiện các giá trị đó trong thực tế.

Tìm thông tin họ cần một cách nhanh chóng

Nhân viên có thể tìm thông tin quan trọng trong Workvivo khi họ cần — Workvivo được thiết kế cho việc tự phục vụ. Thay vì chuyển đổi qua lại giữa các công cụ và ứng dụng, họ có thể nhanh chóng truy cập nội dung quan trọng nhất, rồi quay trở lại làm việc.

Tương tác trên mọi cấp độ

Với Workvivo, bạn có thể duy trì sự gắn kết bằng việc ghi nhận đồng nghiệp, đánh dấu các khoảnh khắc quan trọng như hướng dẫn nhập môn, giải chạy, hỗ trợ không gian cộng đồng và đưa ra phản hồi qua khảo sát. Mọi người trên nền tảng Workvivo sẽ có tiếng nói và thấy thoải mái khi là chính mình qua việc chia sẻ công việc, mục tiêu và sở thích của họ. Cách giao tiếp cởi mở này thúc đẩy việc áp dụng giải pháp và khiến nhân viên tiếp tục quay trở lại nền tảng.

Tinh gọn môi trường làm việc số 

Trở lại năm 2018, Forrester đã viết “mạng nội bộ công ty của bạn đã hết thời”. Thay thế các nền tảng truyền thống cồng kềnh bằng một ứng dụng dễ sử dụng, có trung tâm tài nguyên, các trang, thành phần tích hợp và trình khởi chạy ứng dụng hiện đại. Nhiều khách hàng của Workvivo dừng sử dụng hệ thống truyền thống và chuyển mọi thứ lên nền tảng này để tạo một trung tâm tập trung, nơi nhân viên có thể truy cập mọi thứ họ cần.

Trải nghiệm di động mạnh mẽ

Tương tự như nền tảng Zoom, Workvivo cho phép nhân viên dễ dàng chuyển đổi giữa các thiết bị. Điều đó đặc biệt tác động đến các nhóm như nhân viên tuyến đầu, chẳng hạn như các y tá trong các phòng cấp cứu, công nhân xây dựng, thợ mỏ, công nhân nhà máy và tiếp viên hàng không. Khoảng 70% lực lượng lao động Mỹ làm các công việc tuyến đầu, nhưng bộ phận này của lực lượng lao động thường bị bỏ qua và cô lập khỏi văn hóa công ty. Workvivo có thể giúp các tổ chức cập nhật thông tin và duy trì sự gắn kết cho nhân viên, ngay cả khi họ không có email công ty.

Với cách tiếp cận mạnh mẽ về giao diện người dùng cấp độ người tiêu dùng và tập trung vào di động, Workvivo nhận thấy mức áp dụng sản phẩm ngày càng tăng. Trái với các công cụ truyền thống, Workvivo đã trở thành “trái tim kỹ thuật số” của tổ chức – một từ do khách hàng nghĩ ra.

Thử thách về gắn kết nhân viên tác động đến mọi ngành và Workvivo đang hỗ trợ các tổ chức toàn cầu luôn cập nhật thông tin, gắn kết và kết nối nhân viên. Giám đốc Điều hành Ryanair, Eddie Wilson, gọi đó là "điểm tựa của mọi hoạt động truyền thông tại Ryanair”.

Các khách hàng khác nhận thấy tác động lớn của Workvivo lên các chiến lược gắn kết, giao tiếp và con người của họ – TELUS International có tỉ lệ kích hoạt 90%, còn CluneTech chứng kiến tỉ lệ giới thiệu nhân viên tăng vọt 336% và mức giữ chân nhân viên tăng 30%. Dollar General, hãng Cửa hàng tạp hóa tại Mỹ, hiện đang triển khai Workvivo cho 19.000 nhân viên trên khắp các cửa hàng và văn phòng. 

Các nhân viên Zoom đã rất nóng lòng tự trải nghiệm nền tảng Workvivo và nhóm dự án nhanh chóng thành lập để triển khai nền tảng trên khắp tổ chức. Nhóm đã triển khai nền tảng chỉ trong vài tuần, thay vì vài tháng như yêu cầu của các nền tảng khác.

Chỉ vài tuần sau khi ra mắt nội bộ, các nhân viên Zoom đã rất thích thú với việc ghi nhận đồng nghiệp, đánh dấu các khoảnh khắc quan trọng và chia sẻ sở thích của họ trên Workvivo. Nhóm hiện đã nhận thấy tác động của nền tảng này, với hàng trăm bài đăng và lời chúc mừng trên khắp nền tảng cũng như hàng ngàn bình luận và lượt thích trong tháng đầu tiên.

Các nhà lãnh đạo Zoom cũng chúc mừng việc ra mắt nền tảng và tiên phong sử dụng các tin nhắn video để khuyến khích nhân viên Zoom sử dụng Workvivo.

Ghi nhận lẫn nhau

Trong tất cả tính năng của Workvivo, các nhân viên Zoom hứng thú nhất với việc có một nơi để ghi nhận mọi nỗ lực của đồng nghiệp. Trong Không gian ghi nhận nhân viên Zoom, nhân viên có thể gửi lời chúc mừng đến đồng nghiệp về việc hoàn thành tốt công việc và gắn thẻ lời chúc đó với một trong các giá trị của công ty. 

Đánh dấu các khoảnh khắc quan trọng với trải nghiệm đa phương tiện phong phú

Workvivo giúp mọi người cảm thấy hòa nhập và cập nhật thông tin — bất kể họ làm việc từ xa hoàn toàn hay theo hình thức kết hợp — về các sự kiện đang diễn ra trong toàn tổ chức qua mọi loại phương tiện truyền thông, từ phát sóng trực tiếp và podcast đến TV và thư viện hình ảnh. Và thật dễ để mọi người tạo loại nội dung này.

Theo Taylor White, chuyên viên truyền thông nội bộ tại Zoom, “Workvivo không chỉ kết nối chúng tôi với những điều quen thuộc theo cách hiện đại và mới mẻ, mà còn tạo điều kiện dễ dàng cho các nhóm như nhóm của chúng tôi sáng tạo trong cách kết nối nhân viên với sứ mệnh, tầm nhìn và mục đích của mình. Các tùy chọn về loại nội dung là vô hạn”.

Trong sự kiện Góc nhìn của Zoom đầu năm nay tại Palo Alto, các nhân viên Zoom có thể cảm nhận sự kiện qua video và các bài đăng từ những người dự thính. 

Chúng tôi rất hứng khởi khi mang sự kiện lớn nhất trong năm, Zoomtopia, lên nền tảng Workvivo. Đây sẽ là nơi nhân viên có thể phát trực tiếp sự kiện và chia sẻ các kỷ niệm, các thắng lợi quan trọng và nội dung rút ra sau sự kiện.

Vinh danh các giá trị của chúng tôi

Thường các mục tiêu và giá trị của công ty được gắn trên một bức tường tại trụ sở hoặc trang trình chiếu trong bài thuyết trình hướng dẫn nhập môn — thật khó để thể hiện chân thực các giá trị đó theo cách có ý nghĩa. Trên Workvivo, nhân viên có thể gắn thẻ bất kỳ nội dung nào với giá trị công ty. Điều này tạo ra nguồn cấp nội dung chọn lọc để mọi người có thể thấy cách các đồng nghiệp đang đại diện cho mỗi giá trị trong thực tế.

“Thật tuyệt khi thấy các giá trị này thể hiện rõ nét trên Workvivo, với bài đăng từ khắp nơi trên thế giới và trong doanh nghiệp. Các nhân viên Zoom không chỉ nói cho chúng tôi biết họ quan tâm như thế nào đến đồng nghiệp hay khách hàng, mà còn cho chúng tôi thấy điều đó qua hình ảnh và video. Tôi luôn nóng lòng mở ứng dụng Workvivo mỗi tuần để xem thông tin cập nhật của nhân viên Zoom cho việc họ đang thể hiện các giá trị về sự quan tâm của chúng tôi như thế nào”, theo Matthew Saxon, giám đốc nhân sự của Zoom.

Cho đến gần đây, nhân viên Zoom sử dụng các kênh Zoom Team Chat rất nhiều để chia sẻ về mọi thứ, từ những câu chuyện đùa của các ông bố, cho đến các chuyến du lịch toàn thế giới. Việc chuyển sang Workvivo giúp những cộng đồng này tồn tại bền vững hơn và hoạt động vào các thời gian khác nhau. Zoom Team Chat đã trở thành nơi thúc đẩy kết nối và cộng tác tức thì qua các cuộc trò chuyện, cuộc họp và bảng trẳng. 

John Goulding, nhà sáng lập của Workvivo, cho biết: “Chúng tôi thường nhận được các câu hỏi về việc Workvivo có cạnh tranh với các ứng dụng trò chuyện như Slack, Zoom Team Chat hay Microsoft Teams không. Workvivo tích hợp và bổ trợ cho các công cụ này; những công cụ đó thực sự quan trọng cho hoạt động giao tiếp hàng ngày và hoàn thành công việc, nhưng thỉnh thoảng có thể gây ồn ào”.

Workvivo là nơi thúc đẩy sự gắn kết và tính cộng đồng giữa các nhóm và đồng nghiệp trên khắp nền tảng Zoom. Một số kênh mở đã chuyển sang Workvivo, ví dụ như “Hội những người yêu chó”, “Trò chuyện về bóng đá ở Zoom” và các nhóm nguồn lực nhân viên, cộng đồng khuyến khích sự đa dạng và hòa nhập của các văn hóa, nền tảng và khả năng khác nhau.

“Nếu cần hỏi chỗ tham gia cuộc họp hoặc cách chia sẻ tài liệu, bạn có thể gửi tin nhắn trên Zoom Team Chat, nhưng nếu bạn đã chốt một giao dịch hoặc hoàn thành dự án và muốn ăn mừng thì bạn sẽ dùng Workvivo”, theo John.

Thường thì sẽ cần có thời gian để nhân viên hoàn toàn chấp nhận và hiểu công cụ hoặc nền tảng mới. Nhưng các nhân viên Zoom yêu thích Workvivo ngay lập tức.

Theo Leo Boulto, giám đốc chiến lược thị trường cạnh tranh tại Zoom, “việc chúng tôi nhận thấy rất nhiều nhân viên Zoom tham gia và bắt đầu chia sẻ các câu chuyện và vinh danh lẫn nhau là bằng chứng thực tế không chỉ về những gì Workvivo có thể làm, mà còn về tính dễ sử dụng của Workvivo. Bạn sẽ thấy khích lệ rất nhiều khi nhận được lời tán dương của đồng đội hay xem qua điều đang diễn ra ở Amsterdam hoặc Manila qua video. Đăng nhập vào nền tảng Workvivo, bạn sẽ thấy tràn ngập năng lượng tích cực từ các bài đăng của đồng nghiệp. Tôi rất nóng lòng được thấy Workvivo tại Zoom phát triển như thế nào theo thời gian – chúng tôi mới chỉ bắt đầu”.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về Workvivo tại đây. Hãy theo dõi — chúng tôi sẽ chia sẻ thêm thông tin về Workvivo tại Zoom trong một phiên đặc biệt về nền tảng này trong Zoomtopia, ngày 3-4 tháng 10 năm 2023. Tham dự trực tiếp tại San Jose hoặc tham dự trực tuyến. Đăng ký ngay!