ガイド: ビジネスチャットを効果的に使いこなす方法

社内のチャットアプリは、相手がすぐ近くにいようと時差のある場所にいようと、組織全体の従業員とコミュニケーションをスムーズに取るために欠かせないツールです。リアルタイムのメッセージプラットフォームがあることでコラボレーションをしやすい雰囲気が生まれ、従業員が1対1またはグループでチャットでき、スケジュールミーティングや通話以外でも自由に情報を交換できます。 

ほとんどのビジネスチャットアプリはシンプルで使いやすく、特別な経験やトレーニングがほとんどなくても、同僚にメッセージを送ったり、グループチャネルを作成したりすることが簡単にできます。しかし、AI機能や組織ツールなどの追加機能を活用することで、ビジネスチャットはコミュニケーションのあり方を大きく変える可能性があります。効果的なコラボレーションのために中心的で整理されたスペースを提供し、会話やファイルを簡単に検索して必要な情報を見つけられるだけでなく、小さなプロジェクトから大きな案件まで、チーム全体で進捗を共有することができます。

ビジネスチャットを始めて使う方のために、基本的なチャットの整理方法やマナーを学べるガイドをご用意しました。ガイドでは、以下の内容をご紹介します。 

• 仕事用チャットスペースの整理方法
• ビジネスチャットで効果的にコミュニケーションを取るためのヒント
• チャットアプリで注目すべき基本機能
• Zoom Team Chatのようなビジネスチャットツールがチームのコラボレーションにどのように役立つか

チームが完全にリモートであっても、ハイブリッドでも、または対面中心であっても、現代の働き方では同じ場所にいない同僚と協力する機会が多くなっています。整理されたビジネスチャットスペースは、その距離を埋め、チームの効果的なコラボレーションを促進します。ここでは、Team Chatアプリで生産的な環境を整える方法をご紹介します。

チャネル名の付け方にルールを設ける

チャットチャネルとは通常、Zoom Team Chat、Slack、またはMicrosoft Teamsなどのメッセージアプリにおけるグループチャットスペースを指します。特定のトピックについて人々が集まり、議論の場となるようチャネルを作成することができます。そのため、チャネルを見つけやすく、識別しやすくするために、わかりやすい命名ルールを設けることをお勧めします。たとえば、プロジェクトチャネルには「proj-」、チーム固有のディスカッション用チャネルには「team-」などのプリフィックスを使用すると、誰もが必要なチャネルを簡単に見つけることができます。 

組織内の多様なグループ、チームに専用チャネルを設けることで、会話の焦点や関連性を保ちながら、コミュニティ意識を育むことができます。 

• 全社通知チャネルは、重要な最新情報の主要情報源となります。組織の規模によっては、情報が錯綜しないように投稿権限を制限するのも一計です。 
• チーム専用チャネルは部門内の的を絞った議論をサポートし、プロジェクト専用チャネルは特定のイニシアチブでのコラボレーションを促進します。 
• 部門横断的なチームの調整には、多様な部門からメンバーが集まる専用チャネルが有効です。 
• さらに、ソーシャルチャネルや「雑談」チャネルは、カジュアルな会話やチームビルディングの場を提供し、デジタルスペースでの企業文化の維持に役立ちます。 

これらの異なるタイプのチャネルは絵文字やアイコンを使用して区別できるので、チャットリストの中でも見つけやすくなります。

共有スペースでメンバー全員と最新情報を常に共有する

共有スペースは、チームがよりスムーズに情報を共有し、連携を保つためのチャット機能です。たとえば、Zoom Team Chatでは、すべてのメンバーがアクセスできる複数のグループチャネルを含む共有スペースを作成できます。その共有スペースにユーザーを招待すると、自動的にすべてのグループチャネルにも追加されます。これは、チームを管理している場合に、新入社員を全社通知チャネル、部門全体のチャネル、自分のチームチャネルなどに一括で追加して、オンボーディングしたいときに役立ちます。すべてのチャットアプリにこの機能があるわけではありませんが、チームにとって重要なチャネルのリストを整理、管理するうえで便利な方法となります。

フォルダーとお気に入りを使って自分だけの整理されたスペースを作成する

チャネル名や共有スペースなどはグループ全体の整理に役立ちますが、フォルダやお気に入りアイテムなどの機能を使用して、独自の整理方法を作ることもできます。最も重要なチャネル、毎日確認するチャネル、またはすぐに開きたいチャネルをお気に入りに登録するのが一般的です。チャットを部門、プロジェクト、ソーシャルチャネルなど、さまざまなカテゴリで整理できるように、フォルダは必要なだけ作成できます。Zoom Team Chatでは、フォルダの表示を展開または折りたたみできるため、スペースをすっきりさせ、必要なチャネルだけに集中することができます。

Team ChatはZoom Workplaceの一部であり、1つのアプリでコミュニケーション、コラボレーション、生産性向上のためのすべてのツールにアクセスできます。ビデオカンファレンスからクラウド電話まで、社内のチャットアプリから直接、チームメンバーとの通話を開始したり、スケジュールを設定できます。さらにTeam Chatでは、音声メッセージ、画面録画、メッセージの予約送信、リマインダーなどの機能を使用して、非同期でコミュニケーションを取ることもできます。

Team ChatはすべてのZoom Workplaceプランに含まれており、追加料金や契約は必要ありません。既存のチャットアプリから乗り換えをご検討中の場合は、Team ChatがSlackやMicrosoft Teamsとどう違うのかをご覧ください。 

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