Panduan: Cara menggunakan obrolan kerja secara efektif

Pelajari cara menciptakan lingkungan kerja digital yang kolaboratif dengan Zoom Team Chat, yaitu solusi olah pesan langsung dari Zoom untuk komunikasi di semua aplikasi Zoom.

Daftar secara gratis
Wanita menulis di meja kantor
Dalam panduan ini

Aplikasi obrolan di tempat kerja adalah alat penting untuk berkomunikasi dengan orang-orang di seluruh organisasi Anda, baik yang ada di bilik sebelah atau di negara lain. Platform perpesanan real-time menciptakan suasana kolaboratif sehingga karyawan dapat berinteraksi secara pribadi atau dalam kelompok serta bebas bertukar informasi di luar rapat dan panggilan terjadwal. 

 

Zoom Team Chat, solusi obrolan kerja kami untuk platform Zoom, menggabungkan kemampuan yang didukung AI* dengan pengalaman pengguna yang familier dan intuitif serta fitur kolaborasi lanjutan untuk menyederhanakan komunikasi sehari-hari dan memfasilitasi kerja sama tim.

 

Dalam panduan ini, kita akan menjelajahi pengaturan yang tepat untuk ruang obrolan kerja yang teratur, fitur yang harus dicari dalam aplikasi obrolan, praktik terbaik untuk berkomunikasi secara efektif menggunakan obrolan untuk bisnis, dan cara Zoom Team Chat mendukung pengiriman pesan dan komunikasi langsung di aplikasi Zoom Workplace.

Rancang ruang yang teratur untuk obrolan di tempat kerja

Dokter sedang menelepon

Dengan makin banyaknya organisasi yang beralih ke model kerja hibrida sehingga karyawan dapat bekerja di kantor maupun di luar kantor, kemampuan untuk terhubung secara instan dan mudah dengan satu atau beberapa anggota tim menjadi makin penting. Untuk mendorong kolaborasi tim yang efektif, sangat penting untuk merancang ruang khusus untuk obrolan di ruang kerja. Berikut ini cara menciptakan lingkungan yang teratur dan produktif di aplikasi obrolan tim.

 

Mari kita mulai dengan pengaturan dan penyiapan yang tepat — fondasi ruangobrolan kerjayang efektif. Hal ini termasuk menetapkan konvensi penamaan yang jelas untuk saluran yang membuatnya mudah dikenali dan dicari. Misalnya, menggunakan awalan seperti "proj-" untuk saluran proyek atau "team-" untuk diskusi khusus tim. Strategi organisasi saluran harus mengikuti hierarki yang logis, dengan saluran induk untuk departemen utama dan sub-saluran untuk proyek atau inisiatif tertentu. Pendekatan terstruktur ini membantu menjaga informasi tetap berada di saluran yang sesuai, dan semua orang dapat dengan cepat menemukan percakapan yang relevan.

 

Membuat saluran khusus untuk berbagai kelompok dan tim di seluruh organisasi membantu menumbuhkan rasa kebersamaan. Saluran pengumuman di seluruh perusahaan berfungsi sebagai sumber utama untuk pembaruan penting, dan tergantung pada ukuran organisasi Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk membatasi izin posting untuk menjaga kejelasan. Saluran khusus tim mendukung diskusi terfokus di dalam departemen, sementara saluran proyek memfasilitasi kolaborasi dalam inisiatif tertentu. Koordinasi tim lintas fungsi mendapat manfaat dari saluran khusus yang menyatukan anggota dari berbagai departemen. Selain itu, saluran sosial atau "watercooler" menyediakan ruang untuk percakapan santai dan membangun tim, membantu mempertahankan budaya perusahaan dalam ruang digital.

 

Dalam hal pesan langsung, penting untuk mempertimbangkan kapan waktu yang tepat untuk menggunakan percakapan pribadi daripada saluran publik. Pesan langsung bersifat ideal untuk hal-hal yang hanya menyangkut dua orang. Namun, jika informasi tersebut dapat bermanfaat bagi orang lain atau melibatkan keputusan tim, Anda mungkin ingin melakukan percakapan di saluran tim tertentu.

Obrolan kerja yang lebih baik dimulai dengan fitur-fitur aplikasi penting ini

Grup orang duduk di Lobi

Terkait penggunaan obrolan untuk bisnis, menemukan solusi yang mudah digunakan adalah prioritas utama. Kemudahan penggunaan membantu memastikan penerapan yang luas dan memaksimalkan produktivitas di seluruh organisasi. Berikut adalah fitur dan kemampuan tambahan yang perlu dipertimbangkan saat mencari solusi pesan instan.

  • Cara menjaga pesan tetap teratur

    Kemampuan untuk mengatur percakapan dengan utas, pin, dan penanda sumber daya memungkinkan tim untuk menjaga alur komunikasi yang jelas dan menjaga agar informasi penting tetap mudah diakses.

  • Kemampuan untuk menggunakan obrolan kerja di mana saja

    Dapatkan fleksibilitas yang lebih besar dengan aplikasi yang dioptimalkan untuk pengalaman desktop dan seluler. Kemampuan untuk mengelola notifikasi dengan mudah memungkinkan komunikasi yang lancar di mana pun anggota tim bekerja.

  • Memudahkan penskalaan

    Aplikasi obrolan di tempat kerja membutuhkan kemampuan manajemen pengguna yang dapat diakses untuk menambahkan anggota tim baru seiring dengan pertumbuhan organisasi. Carilah fitur kolaborasi eksternal yang memungkinkan anggota tim internal bekerja dengan kontak di luar organisasi dengan tetap mempertahankan kontrol akses yang sesuai.

  • Menjaga keamanan data

    Menggunakan obrolan untuk bisnis berarti informasi sensitif sering kali dibagikan melalui pesan. Pengaturan keamanan yang komprehensif dan fitur kepatuhan, termasuk enkripsi data, kontrol akses, dan kebijakan retensi, membantu memastikan komunikasi yang sensitif tetap terlindungi dan sesuai dengan peraturan industri tertentu.

  • Mendukung kolaborasi dokumen

    Kemampuan untuk berbagi berbagai jenis file secara mudah dengan opsi pratinjau dalam pesan, bersama dengan batas penyimpanan yang memadai, menyederhanakan kolaborasi dokumen.

  • Menawarkan kemampuan integrasi

    Akses ke semua aplikasi komunikasi grup dalam satu platform meningkatkan efisiensi. Kemampuan integrasi dengan alat bantu populer dan opsi khusus, yang dikombinasikan dengan fitur komunikasi terpadu, menciptakan alur kerja yang lancar dengan menghubungkan obrolan di tempat kerja dengan aplikasi bisnis lainnya.

Praktik terbaik dalam menggunakan obrolan kerja secara efektif

Pria mengetik di Obrolan Tim

Meskipun aplikasi obrolan di tempat kerja menyediakan berbagai fitur dan kemampuan, tetapi untuk memaksimalkannya, semua orang perlu mengikuti panduan penggunaan yang konsisten dan praktik terbaik untuk menjaga agar saluran tetap diberi nama dan teratur dengan jelas. Hal ini membantu memastikan aplikasi berfungsi dengan baik untuk seluruh organisasi dan semua anggota tim dapat menggunakannya secara efektif.

  • Berikan nama dan deskripsi yang jelas pada saluran

    Saat menyiapkan saluran obrolan kerja, berikan nama yang jelas dan deskriptif agar rekan tim dapat dengan mudah menemukan percakapan dan informasi spesifik, seperti grup sosial, pembaruan proyek, atau saluran dukungan. Pastikan untuk mendefinisikan dan mengomunikasikan dengan jelas tujuan setiap saluran dan peserta yang dituju untuk menjaga fokus dan menjaga diskusi tetap pada jalurnya.

  • Gunakan pesan status untuk mengomunikasikan ketersediaan

    Selain indikator status yang otomatis menunjukkan apakah kontak tersedia, dalam rapat, dalam acara kalender, atau secara offline, pengaturan pesan status memungkinkan anggota tim mengetahui ketersediaan dan kondisi kerja Anda sepanjang hari, misalnya, jika Anda sedang sakit, berlibur, atau bepergian untuk bekerja. Hal ini membantu mengelola ekspektasi waktu respons dan mengurangi gangguan ketika Anda dalam mode fokus.

  • Bersikaplah sopan dan ringkas

    Obrolan di tempat kerja dimaksudkan untuk komunikasi yang efisien dan instan. Jadi, jadi buatlah pesan yang jelas dan ringkas untuk menjaga efektivitas. Jaga agar percakapan tetap teratur dengan menggunakan utas untuk diskusi, menggunakan @penyebutan untuk memberi tahu kontak tertentu di dalam saluran, dan menghindari penyebutan @semua saluran yang tidak perlu agar notifikasi tetap minimum.

  • Jaga agar pesan tetap rapi

    Menggunakan format teks seperti huruf tebal, poin, dan judul membuat pesan Anda mudah dipindai dan dipahami. Hal ini meningkatkan keterbacaan dan membantu informasi penting menjadi lebih menonjol. Saat mengirim sumber daya, seperti tautan, file, gambar, atau video, pastikan untuk memberikan judul dan menunjukkan apa saja yang termasuk dalam sumber daya tersebut — hal ini memudahkan orang untuk menemukannya menggunakan fungsi pencarian.

  • Ketahui kapan waktu yang tepat untuk menjadwalkan rapat

    Saluran obrolan kerja membantu menghindari rapat yang tidak perlu dan membuat proyek berjalan lebih cepat. Saluran ini sangat bagus untuk memberi informasi kepada rekan satu tim, mengajukan pertanyaan singkat, bertukar pikiran, dan berbagi informasi atau sumber daya yang relevan. Namun, saluran ini sama pentingnya dengan mengetahui kapan harus melakukan percakapan secara offline dengan memindahkan diskusi yang lebih kompleks ke panggilan telepon atau rapat virtual. 

  • Atur batasan

    Pertahankan batasan kehidupan dan pekerjaan dengan menetapkan jam online yang jelas dan menggunakan fitur jangan ganggu bila diperlukan. Hal ini membantu mencegah kelelahan dan meningkatkan keseimbangan kehidupan dan pekerjaan yang sehat.

  • Menjaga ruang kerja yang rapi

    Jaga agar ruang obrolan Anda tetap rapi dan efisien dengan aktivitas pembersihan rutin. Dengan mengarsipkan saluran lama serta membuat folder untuk mengatur pesan langsung dan saluran, informasi jadi lebih mudah ditemukan dan kekacauan digital dapat berkurang.

Dapatkan lebih banyak tips menggunakan Zoom Team Chat, termasuk etiket obrolan untuk pemula, lebih banyak cara untuk menjaga pesan tetap teratur, tips profesional untuk produktivitas pribadi, dan cara menghemat waktu Anda sehari-hari.

Jadikan obrolan kerja lebih mudah dengan Zoom Team Chat

pria di sofa dengan meja laptop

Dengan Zoom Team Chat, Anda mendapatkan ruang khusus untuk olah pesan instan di dalam platform kerja Zoom yang didukung AI. Team Chat bekerja bersama semua alat komunikasi dan produktivitas Zoom Workplace Anda, seperti Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Docs, dan Zoom Whiteboard. Aplikasi ini dirancang untuk memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik melalui obrolan grup yang teratur, sekaligus mempermudah perpindahan antarsaluran komunikasi yang berbeda dalam satu aplikasi. Fitur-fiturnya meliputi:

  • Sistem manajemen tab yang sangat dapat disesuaikan dan fleksibel

    Navigasi bilah samping Team Chat memberikan kontrol lebih besar atas penandaan dan notifikasi tingkat tab sehingga Anda tidak terganggu dengan notifikasi atau tidak perlu menggulir tanpa henti untuk menemukan saluran. Team Chat juga menawarkan kemampuan pemfilteran dan penyortiran yang lebih canggih, dengan kemampuan unik untuk menyeret, menjatuhkan, dan menyematkan tab.

  • Transisi yang mulus dari pesan ke rapat

    Dengan Team Chat, Anda dapat menjadwalkan rapat Zoom langsung dari saluran sehingga mudah mengumpulkan semua peserta saluran untuk diskusi video.

  • Team Chat dan rapat berjalan berdampingan

    "Obrolan rapat berkelanjutan" Zoom adalah obrolan grup khusus untuk peserta rapat (baik rapat terjadwal maupun ad-hoc). Aplikasi ini memungkinkan Anda berbagi sumber daya dan agenda rapat dengan semua orang sebelum rapat, mengobrol secara real time selama rapat, dan melanjutkan percakapan setelah rapat berakhir. Ringkasan rapat yang dibuat oleh AI Companion* dikirim langsung ke obrolan rapat berkelanjutan sehingga semua orang dapat tetap selaras. Jika peserta yang diundang melewatkan rapat, mereka dapat mengunjungi obrolan rapat berkelanjutan untuk membaca ringkasan dan mengikuti perkembangannya.

  • Akses instan ke semua saluran yang tepat

    Ruang bersama menghilangkan masalah keharusan untuk menambahkan setiap anggota tim secara manual ke setiap saluran. Cukup tambahkan semua saluran yang terkait dengan proyek Anda ke ruang bersama dan anggota tim di ruang bersama akan otomatis mendapatkan akses ke saluran tersebut.

  • Kejelasan dengan percakapan yang lebih teratur

    Team Chat sepenuhnya mendukung percakapan berulir di saluran, 1:1, dan obrolan dalam rapat, yang membantu Anda dan orang lain mengatur percakapan sehingga Anda dapat mengikutinya dengan lebih mudah.

  • Integrasi untuk peningkatan efisiensi

    Team Chat memungkinkan Anda untuk menyesuaikan komunikasi Anda dengan kebutuhan organisasi Anda melalui integrasi yang membantu menghadirkan aplikasi bisnis yang paling sering digunakan ke dalam pengalaman obrolan di tempat kerja. Misalnya, selain Zoom Docs, Anda dapat menggunakan Microsoft Office atau Google Workspace dengan Team Chat, membuat dan berbagi dokumen tanpa keluar dari aplikasi Zoom.

  • Kemampuan AI bawaan

    Zoom AI Companion* membantu Anda merampingkan alur kerja sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal. Bagikan ringkasan rapat yang dibuat oleh AI dan langkah selanjutnya dalam saluran obrolan, ikuti pesan grup dengan ringkasan AI Companion, dan minta AI Companion menyusun pesan untuk Anda.

Tetap terhubung melalui Zoom Workplace

pria menggunakan telepon meja

Kekuatan terbesar Team Chat adalah kemampuannya untuk bekerja sama secara mulus dengan semua alat kolaborasi Zoom - mulai dari konferensi video hingga panggilan telepon cloud, Anda dapat memulai atau menjadwalkan waktu bersama anggota tim langsung dari aplikasi obrolan di tempat kerja. Selain itu, di Team Chat memungkinkan Anda berkomunikasi secara asinkron dengan fitur-fitur seperti pesan suara, perekaman layar, pesan terjadwal, pengingat, dan banyak lagi.

 

Team Chat disertakan dalam setiap lisensi Zoom — tidak ada biaya tambahan atau kontrak yang diperlukan, termasuk paket Zoom Workplace Dasar gratis. Daftar gratis.