Pelajari cara menciptakan lingkungan kerja digital yang kolaboratif, mengatur obrolan kerja Anda, dan menerapkan praktik terbaik obrolan untuk komunikasi tim yang efektif.
Aplikasi obrolan di tempat kerja sangat penting untuk berkomunikasi dengan orang-orang di seluruh organisasi Anda, baik mereka berada di bilik sebelah atau di zona waktu lain. Platform olah pesan real-time menciptakan suasana kolaboratif di mana Karyawan dapat mengobrol satu lawan satu atau dalam grup dan bebas bertukar informasi di luar rapat terjadwal dan panggilan.
Sebagian besar aplikasi obrolan kerja mudah digunakan, sehingga memudahkan untuk mengirim pesan kepada rekan kerja atau memulai saluran grup tanpa banyak pengalaman atau pelatihan. Namun, ketika Anda mengeksplorasi fitur tambahan seperti kemampuan AI dan alat organisasi, obrolan kerja dapat mengubah cara Anda berkomunikasi. Ini menyediakan ruang terpusat dan teratur untuk kolaborasi yang efektif, di mana Anda dapat dengan mudah mencari percakapan dan berkas untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan, serta menjaga anggota tim tetap mendapat informasi terkini tentang proyek besar maupun kecil.
Jika Anda baru dalam obrolan bisnis, berikut adalah panduan untuk membantu Anda mempelajari seluk-beluk organisasi dan etiket obrolan dasar. Kami akan menjelajahi:
Apakah tim Anda sepenuhnya jarak jauh, hibrida, atau tatap muka, karyawan saat ini sering kali mendapati diri mereka berkolaborasi dengan rekan kerja yang tidak berada di lokasi yang sama. Ruang obrolan kerja yang teratur membantu menjembatani jarak tersebut dan menumbuhkan kolaborasi tim yang efektif. Berikut adalah cara menciptakan lingkungan yang produktif di aplikasi obrolan tim Anda.
Sebuah saluran obrolan biasanya merujuk pada ruang obrolan grup di aplikasi pesan seperti Zoom Team Chat, Slack, atau Microsoft Teams. Saluran dapat dibuat untuk menyatukan orang-orang di sekitar topik diskusi tertentu. Oleh karena itu, kami merekomendasikan untuk membuat konvensi penamaan yang jelas untuk saluran agar mudah diidentifikasi dan dicari. Misalnya, menggunakan awalan seperti “proj-” untuk saluran proyek atau “team-” untuk diskusi khusus tim membantu setiap orang menemukan apa yang mereka butuhkan dengan lebih mudah.
Membuat saluran khusus untuk berbagai grup dan tim di seluruh organisasi membantu membangun rasa kebersamaan sambil menjaga percakapan tetap fokus dan relevan.
Anda dapat membedakan berbagai jenis saluran ini dengan menggunakan emoji dan ikon, sehingga lebih mudah ditemukan dalam daftar obrolan Anda.
Ruang bersama adalah fitur obrolan yang memungkinkan tim untuk tetap sinkronisasi dengan lebih mudah. Di Zoom Team Chat, misalnya, Anda dapat membuat ruang bersama yang mencakup beberapa saluran grup yang harus dapat diakses oleh semua anggota. Mengundang seseorang ke ruang bersama tersebut akan secara otomatis menambahkan mereka ke semua saluran grup tersebut. Ini sangat membantu jika Anda mengelola tim dan ingin melakukan Orientasi karyawan baru dengan menambahkannya ke saluran pengumuman perusahaan, saluran departemen, dan saluran tim Anda sekaligus. Tidak semua aplikasi obrolan memiliki fitur ini, tetapi ini adalah cara yang berguna untuk mempertahankan daftar saluran penting bagi tim.
Sementara hal-hal seperti nama saluran dan ruang bersama membantu menjaga grup yang lebih luas tetap teratur, Anda juga dapat membuat struktur organisasi Anda sendiri menggunakan fitur seperti folder dan item berbintang. Bintang sering kali disediakan untuk saluran terpenting Anda, yang Anda rujuk setiap hari atau ingin dibuka dengan cepat. Anda dapat membuat folder sebanyak yang Anda inginkan untuk mengatur obrolan Anda ke dalam berbagai kategori — berdasarkan departemen, proyek, atau saluran sosial. Di Zoom Team Chat, Anda dapat memperluas atau menciutkan tampilan folder untuk menjaga ruang tetap rapi dan fokus hanya pada saluran yang Anda butuhkan.
Terkait penggunaan obrolan untuk bisnis, menemukan solusi yang mudah digunakan adalah prioritas utama. Kemudahan penggunaan membantu memastikan penerapan yang luas dan memaksimalkan produktivitas di seluruh organisasi. Berikut adalah fitur dan kemampuan tambahan yang perlu dipertimbangkan saat mencari solusi pesan instan.
Kemampuan untuk mengatur percakapan dengan utas, pin, dan penanda sumber daya memungkinkan tim untuk menjaga alur komunikasi yang jelas dan menjaga agar informasi penting tetap mudah diakses.
Dapatkan fleksibilitas yang lebih besar dengan aplikasi yang dioptimalkan untuk pengalaman desktop dan seluler. Kemampuan untuk mengelola pemberitahuan dengan mudah memungkinkan komunikasi yang lancar di mana pun anggota tim bekerja.
Aplikasi obrolan di tempat kerja membutuhkan kemampuan manajemen pengguna yang dapat diakses untuk menambahkan anggota tim baru seiring dengan pertumbuhan organisasi. Carilah fitur kolaborasi eksternal yang memungkinkan anggota tim internal bekerja dengan kontak di luar organisasi dengan tetap mempertahankan kontrol akses yang sesuai.
Menggunakan obrolan untuk bisnis berarti informasi sensitif sering kali dibagikan melalui pesan. Pengaturan keamanan yang komprehensif dan fitur kepatuhan, termasuk enkripsi data, kontrol akses, dan kebijakan retensi, membantu memastikan komunikasi yang sensitif tetap terlindungi dan sesuai dengan peraturan industri tertentu.
Kemampuan untuk berbagi berbagai jenis file secara mudah dengan opsi pratinjau dalam pesan, bersama dengan batas penyimpanan yang memadai, menyederhanakan kolaborasi dokumen.
Akses ke semua aplikasi komunikasi grup dalam satu platform meningkatkan efisiensi. Kemampuan integrasi dengan alat bantu populer dan opsi khusus, yang dikombinasikan dengan fitur komunikasi terpadu, menciptakan alur kerja yang lancar dengan menghubungkan obrolan di tempat kerja dengan aplikasi bisnis lainnya.
Meskipun aplikasi obrolan di tempat kerja menyediakan berbagai fitur dan kemampuan, tetapi untuk memaksimalkannya, semua orang perlu mengikuti panduan penggunaan yang konsisten dan praktik terbaik untuk menjaga agar saluran tetap diberi nama dan teratur dengan jelas. Hal ini membantu memastikan aplikasi berfungsi dengan baik untuk seluruh organisasi dan semua anggota tim dapat menggunakannya secara efektif.
Saat menyiapkan saluran obrolan kerja, berikan nama yang jelas dan deskriptif agar rekan tim dapat dengan mudah menemukan percakapan dan informasi spesifik, seperti grup sosial, pembaruan proyek, atau saluran dukungan. Pastikan untuk mendefinisikan dan mengomunikasikan dengan jelas tujuan setiap saluran dan peserta yang dituju untuk menjaga fokus dan menjaga diskusi tetap pada jalurnya.
Selain indikator status yang otomatis menunjukkan apakah kontak tersedia, dalam rapat, dalam acara kalender, atau secara offline, pengaturan pesan status memungkinkan anggota tim mengetahui ketersediaan dan kondisi kerja Anda sepanjang hari, misalnya, jika Anda sedang sakit, berlibur, atau bepergian untuk bekerja. Hal ini membantu mengelola ekspektasi waktu respons dan mengurangi gangguan ketika Anda dalam mode fokus.
Obrolan di tempat kerja dimaksudkan untuk komunikasi yang efisien dan instan. Jadi, jadi buatlah pesan yang jelas dan ringkas untuk menjaga efektivitas. Jaga agar percakapan tetap teratur dengan menggunakan utas untuk diskusi, menggunakan @penyebutan untuk memberi tahu kontak tertentu di dalam saluran, dan menghindari penyebutan @semua saluran yang tidak perlu agar notifikasi tetap minimum.
Menggunakan format teks seperti huruf tebal, poin, dan judul membuat pesan Anda mudah dipindai dan dipahami. Hal ini meningkatkan keterbacaan dan membantu informasi penting menjadi lebih menonjol. Saat mengirim sumber daya, seperti tautan, file, gambar, atau video, pastikan untuk memberikan judul dan menunjukkan apa saja yang termasuk dalam sumber daya tersebut — hal ini memudahkan orang untuk menemukannya menggunakan fungsi pencarian.
Saluran obrolan kerja membantu menghindari rapat yang tidak perlu dan membuat proyek berjalan lebih cepat. Saluran ini sangat bagus untuk memberi informasi kepada rekan satu tim, mengajukan pertanyaan singkat, bertukar pikiran, dan berbagi informasi atau sumber daya yang relevan. Namun, saluran ini sama pentingnya dengan mengetahui kapan harus melakukan percakapan secara offline dengan memindahkan diskusi yang lebih kompleks ke panggilan telepon atau rapat virtual.
Pertahankan batasan kehidupan dan pekerjaan dengan menetapkan jam online yang jelas dan menggunakan fitur jangan ganggu bila diperlukan. Hal ini membantu mencegah kelelahan dan meningkatkan keseimbangan kehidupan dan pekerjaan yang sehat.
Jaga agar ruang obrolan Anda tetap rapi dan efisien dengan aktivitas pembersihan rutin. Dengan mengarsipkan saluran lama serta membuat folder untuk mengatur pesan langsung dan saluran, informasi jadi lebih mudah ditemukan dan kekacauan digital dapat berkurang.
Dapatkan lebih banyak tips menggunakan Zoom Team Chat, termasuk etiket obrolan untuk pemula, lebih banyak cara untuk menjaga pesan tetap teratur, tips profesional untuk produktivitas pribadi, dan cara menghemat waktu Anda sehari-hari.
Zoom Team Chat, solusi obrolan kerja kami untuk platform Zoom, menggabungkan kemampuan yang mengutamakan AI dengan pengalaman pengguna yang familier dan intuitif serta fitur kolaborasi tingkat lanjut untuk menyederhanakan komunikasi sehari-hari dan memfasilitasi kerja tim.
Zoom Team Chat berfungsi dengan AI Companion bersama alat komunikasi dan produktivitas Zoom Workplace Anda, seperti Zoom Meetings, Zoom Phone, Docs, dan papan tulis. Aplikasi ini dirancang untuk memfasilitasi kolaborasi yang lebih baik melalui obrolan grup yang terorganisir, sekaligus mempermudah perpindahan antarsaluran komunikasi yang berbeda dalam satu aplikasi. Fitur meliputi:
Navigasi bilah samping Team Chat memberikan kontrol lebih besar atas penandaan dan notifikasi tingkat tab sehingga Anda tidak terganggu dengan notifikasi atau tidak perlu menggulir tanpa henti untuk menemukan saluran. Team Chat juga menawarkan kemampuan pemfilteran dan penyortiran yang lebih canggih, dengan kemampuan unik untuk menyeret, menjatuhkan, dan menyematkan tab.
Team Chat memungkinkan Anda menjadwalkan atau memulai rapat Zoom langsung dari saluran, sehingga mudah mengumpulkan semua peserta saluran untuk diskusi video.
“Obrolan rapat berkelanjutan” Zoom adalah obrolan grup khusus untuk peserta rapat (baik rapat terjadwal maupun ad-hoc). Aplikasi ini memungkinkan Anda berbagi sumber daya dan agenda rapat dengan semua orang sebelum rapat, mengobrol secara real time selama rapat, dan melanjutkan percakapan setelah rapat berakhir. Ringkasan rapat yang dibuat oleh AI Companion dikirim langsung ke obrolan rapat berkelanjutan sehingga semua orang dapat tetap selaras. Jika peserta yang diundang melewatkan rapat, mereka dapat mengunjungi obrolan rapat berkelanjutan untuk membaca ringkasan dan mengikuti perkembangannya.
Ruang bersama menghilangkan masalah keharusan untuk menambahkan setiap anggota tim secara manual ke setiap saluran. Cukup tambahkan semua saluran yang terkait dengan proyek Anda ke ruang bersama dan anggota tim di ruang bersama akan otomatis mendapatkan akses ke saluran tersebut.
Team Chat sepenuhnya mendukung percakapan berulir di saluran, 1:1, dan obrolan dalam rapat, yang membantu Anda dan orang lain mengatur percakapan sehingga Anda dapat mengikutinya dengan lebih mudah.
Zoom AI Companion membantu Anda merampingkan alur kerja sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal. Bagikan ringkasan rapat yang dibuat oleh AI dan langkah selanjutnya dalam saluran obrolan, ikuti pesan grup dengan ringkasan AI Companion, dan minta AI Companion menyusun pesan untuk Anda.
Team Chat adalah bagian dari Zoom Workplace, yang berarti Anda memiliki akses ke semua alat komunikasi, kolaborasi, dan produktivitas dalam satu aplikasi. Dari konferensi video hingga panggilan telepon cloud, Anda dapat memulai atau menjadwalkan waktu dengan anggota tim langsung dari aplikasi obrolan tempat kerja Anda. Selain itu, Team Chat memungkinkan Anda berkomunikasi secara asinkron dengan fitur-fitur seperti pesan suara, perekaman layar, pesan terjadwal, pengingat, dan banyak lagi.
Team Chat disertakan dalam semua paket Zoom Workplace tanpa biaya tambahan atau kontrak yang diperlukan. Apakah Anda ingin beralih dari aplikasi obrolan yang Anda gunakan saat ini? Berikut adalah perbandingan Team Chat dengan Slack dan Microsoft Teams.
