Tìm hiểu cách tạo môi trường làm việc kỹ thuật số mang tính cộng tác, tổ chức không gian trò chuyện công việc và áp dụng các phương pháp tốt nhất để giao tiếp nhóm hiệu quả.
Ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc là công cụ thiết yếu để giao tiếp với mọi người trong tổ chức của bạn, dù họ đang ở ngay bàn bên cạnh hay ở múi giờ khác. Các nền tảng nhắn tin thời gian thực tạo ra môi trường hợp tác, nơi nhân viên có thể trò chuyện riêng tư với nhau hoặc trò chuyện theo nhóm và tự do trao đổi thông tin bên ngoài các cuộc họp và cuộc gọi đã lên lịch.
Hầu hết các ứng dụng trò chuyện công việc đều dễ dùng, thuận tiện cho việc gửi tin nhắn cho đồng nghiệp hoặc tạo kênh nhóm mà không cần nhiều kinh nghiệm hoặc đào tạo. Nhưng khi đi sâu vào các tính năng bổ trợ như AI và công cụ dành cho tổ chức, bạn sẽ phát hiện nền tảng trò chuyện trong công việc có thể thay đổi cách chúng ta giao tiếp. Nó tạo ra không gian tập trung một cách có tổ chức làm nền móng cho việc hợp tác hiệu quả, nơi bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin trong cuộc trò chuyện và tệp tin, đồng thời cập nhật cho các thành viên trong nhóm về các dự án lớn nhỏ.
Nếu bạn mới làm quen với ứng dụng trò chuyện cho doanh nghiệp, sau đây sẽ là hướng dẫn giúp bạn nắm rõ các bước cơ bản và quy tắc trò chuyện trong tổ chức. Chúng ta sẽ khám phá:
Dù đội ngũ của bạn làm việc hoàn toàn từ xa, kết hợp, hay trực tiếp tại văn phòng, đặc điểm của lực lượng lao động thời nay là nhân viên thường phải hợp tác với đồng nghiệp ở những vị trí địa lý khác nhau. Một không gian trò chuyện công việc có tổ chức sẽ giúp thu hẹp khoảng cách đó và thúc đẩy hoạt động hợp tác nhóm hiệu quả. Sau đây là cách tạo môi trường hiệu quả trong ứng dụng trò chuyện nhóm của bạn.
Một kênh trò chuyện thường là một không gian trò chuyện nhóm trong ứng dụng nhắn tin như Zoom Team Chat, Slack hoặc Microsoft Teams. Các kênh có thể được tạo ra để gắn kết mọi người xung quanh một chủ đề thảo luận cụ thể. Do đó, chúng tôi khuyến nghị đặt ra các quy ước đặt tên rõ ràng cho kênh để dễ nhận diện và tìm kiếm. Ví dụ có thể sử dụng các từ viết tắt như DA cho kênh dự án hoặc TLN cho các cuộc thảo luận riêng của nhóm; như vậy mọi người sẽ dễ dàng tìm thấy những gì họ cần hơn.
Tạo kênh cụ thể cho các nhóm và đội ngũ khác nhau trong tổ chức nhằm xây dựng ý thức cộng đồng, đồng thời giới hạn các cuộc trò chuyện trong những nội dung phù hợp.
Bạn có thể phân biệt các kênh khác nhau bằng biểu tượng cảm xúc và biểu tượng chung để mọi người dễ tìm thấy trong danh sách trò chuyện hơn.
Không gian chia sẻ là tính năng trò chuyện cho phép các nhóm liên lạc với nhau một cách đồng bộ. Ví dụ, trong Zoom Team Chat, bạn có thể tạo một không gian chia sẻ bao gồm nhiều kênh nhóm mà tất cả các thành viên đều có quyền truy cập. Việc mời một người vào không gian chia sẻ sẽ coi như tự động thêm họ vào tất cả các kênh nhóm. Việc này rất hữu ích nếu bạn đang quản lý một nhóm và muốn hỗ trợ nhân viên mới gia nhập bằng cách cùng lúc thêm họ vào kênh thông báo toàn công ty, kênh toàn bộ phận và kênh nhóm. Không phải ứng dụng trò chuyện nào cũng có tính năng này, nhưng đây là cách hữu ích để duy trì danh sách các kênh thiết yếu cho các nhóm.
Trong khi các yếu tố như tên kênh và không gian chia sẻ giúp duy trì tính tổ chức cho nhóm lớn, bạn cũng có thể tạo cấu trúc tổ chức riêng của mình bằng các tính năng như thư mục và mục được gắn sao. Thông thường, chỉ những kênh quan trọng nhất mới được gắn sao, ví dụ như những kênh mà bạn sử dụng hằng ngày hoặc muốn mở ngay lập tức. Bạn có thể tạo bao nhiêu thư mục tùy thích để sắp xếp các cuộc trò chuyện vào các danh mục khác nhau — theo bộ phận, theo dự án hoặc theo kênh mạng xã hội. Trong Zoom Team Chat, bạn có thể mở rộng hoặc thu nhỏ giao diện của các thư mục để duy trì sự gọn gàng của không gian và tập trung vào các kênh mà bạn cần.
Khi nói đến việc sử dụng trò chuyện cho mục đích kinh doanh, việc tìm kiếm một giải pháp dễ sử dụng là ưu tiên hàng đầu. Tính dễ sử dụng giúp đảm bảo sự chấp nhận rộng rãi và tối đa hóa năng suất trên toàn tổ chức. Dưới đây là các tính năng và khả năng bổ sung cần xem xét khi tìm kiếm một giải phápnhắn tin tức thời.
Khả năng tổ chức các cuộc trò chuyện bằng các chuỗi, mục ghim và dấu trang tài nguyên cho phép các đội nhóm duy trì luồng giao tiếp rõ ràng và giữ cho thông tin quan trọng ở tình trạng luôn sẵn sàng truy cập được.
Tận hưởng sự linh hoạt tối đa với ứng dụng được tối ưu hóa cho cả trải nghiệm trên máy tính và thiết bị di động. Khả năng quản lý thông báo một cách dễ dàng cho phép giao tiếp liền mạch dù các thành viên trong nhóm đang làm việc ở đâu.
Ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc cần có các tính năng quản lý người dùng dễ sử dụng để thêm thành viên mới vào đội ngũ khi tổ chức phát triển. Tìm kiếm các tính năng cộng tác bên ngoài cho phép các thành viên nội bộ trong nhóm làm việc với các liên hệ bên ngoài tổ chức đồng thời duy trì các quyền kiểm soát truy cập phù hợp.
Khi sử dụng tính năng trò chuyện cho mục đích kinh doanh, thông tin nhạy cảm thường sẽ được chia sẻ qua tin nhắn. Các cài đặt bảo mật toàn diện và tính năng tuân thủ, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và chính sách lưu trữ, giúp đảm bảo các thông tin nhạy cảm được bảo vệ an toàn và tuân thủ các quy định cụ thể của ngành.
Khả năng chia sẻ dễ dàng các loại tệp khác nhau kèm theo tùy chọn xem trước trong tin nhắn, cùng với giới hạn lưu trữ hợp lý, giúp hợp lý hóa quá trình cộng tác về tài liệu.
Truy cập vào tất cả các ứng dụng giao tiếp nhóm trên một nền tảng giúp nâng cao hiệu quả. Khả năng tích hợp với các công cụ phổ biến và tùy chọn tùy chỉnh, kết hợp với các tính năng truyền thông hợp nhất, tạo ra một quy trình làm việc liền mạch thông qua kết nối trò chuyện tại nơi làm việc với các ứng dụng kinh doanh khác.
Mặc dù ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việccủa bạn cung cấp nhiều tính năng và khả năng, để tận dụng tối đa ứng dụng này, mọi người cần tuân thủ các hướng dẫn về việc sử dụng nhất quán và các phương pháp tốt nhất để đảm bảo các kênh được đặt tên rõ ràng và sắp xếp hợp lý. Điều này giúp đảm bảo ứng dụng hoạt động hiệu quả cho toàn bộ tổ chức và tất cả thành viên trong nhóm có thể sử dụng nó một cách hiệu quả.
Khi thiết lập các kênh trò chuyện cho công việc, hãy đặt tên và mô tả rõ ràng cho các kênh này để đồng nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cuộc trò chuyện và thông tin cụ thể như nhóm xã hội, cập nhật dự án hoặc kênh hỗ trợ. Hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ ràng và truyền đạt mục đích của từng kênh cũng như đối tượng tham gia dự kiến để duy trì sự tập trung và giữ cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng.
Ngoài các chỉ báo trạng thái hiển thị tự động để cho biết một liên hệ đang rảnh, đang tham gia cuộc họp, trong sự kiện lịch, hoặc ngoại tuyến, việc thiết lập tin nhắn trạng thái cho phép các thành viên trong nhóm biết trạng thái rảnh và trạng thái làm việc của bạn trong suốt ngày, ví dụ như khi bạn đang ốm, đi nghỉ, hoặc đi công tác. Điều này giúp điều chỉnh kỳ vọng về thời gian phản hồi và giảm thiểu sự gián đoạn khi bạn đang ở chế độ tập trung.
Các cuộc trò chuyện tại nơi làm việc được thiết kế để giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng, vì vậy hãy đảm bảo rằng các tin nhắn của bạn rõ ràng và súc tích để duy trì hiệu quả. Tổ chức các cuộc trò chuyện gọn gàng bằng cách sử dụng các chuỗi thảo luận, sử dụng @nhắc tên để thông báo cho các liên hệ cụ thể trong kênh và tránh sử dụng @tất cả để nhắc tên trên kênh một cách không cần thiết để giảm thiểu thông báo.
Sử dụng định dạng văn bản như in đậm, gạch đầu dòng và tiêu đề giúp tin nhắn của bạn dễ dàng đọc lướt và hiểu. Điều này giúp văn bảng dễ đọc và làm nổi bật thông tin quan trọng. Khi gửi một tài nguyên, chẳng hạn như liên kết, tệp tin, hình ảnh hoặc video, hãy đảm bảo đặt tiêu đề cho tài nguyên đó và mô tả nội dung của nó — điều này giúp người khác dễ dàng tìm kiếm tài nguyên thông qua chức năng tìm kiếm.
Các kênh trò chuyện cho công việc giúp tránh các cuộc họp không cần thiết và đẩy nhanh tiến độ dự án. Chúng rất hữu ích để giữ liên lạc với đồng nghiệp, đặt câu hỏi nhanh, lên ý tưởng và chia sẻ thông tin hoặc tài nguyên liên quan. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là phải biết khi nào nên biến các cuộc trò chuyện trực truyến thành trực tiếp bằng cách chuyển các thảo luận phức tạp sang các cuộc gọi thoại hoặc cuộc họp ảo.
Giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách thiết lập giờ làm việc trực tuyến rõ ràng và sử dụng tính năng "không làm phiền" khi cần thiết. Điều này giúp ngăn ngừa căng thẳng và thúc đẩy sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống.
Giữ không gian trò chuyện gọn gàng và hiệu quả bằng cách thực hiện các hoạt động dọn dẹp định kỳ. Lưu trữ các kênh cũ và tạo thư mục để sắp xếp tin nhắn trực tiếp và các kênh, giúp dễ tìm kiếm thông tin hơn và giảm bớt rác thải kỹ thuật số.
Nhận thêm mẹo sử dụng Zoom Team Chat, bao gồm quy tắc ứng xử trong trò chuyện cho người mới bắt đầu, các cách để tổ chức tin nhắn hiệu quả, mẹo chuyên nghiệp để tăng cường hiệu suất cá nhân và cách tiết kiệm thời gian trong ngày.
Zoom Team Chat, giải pháp trò chuyện công việc của chúng tôi dành cho nền tảng Zoom, kết hợp các khả năng ưu tiên AI với trải nghiệm người dùng trực quan, quen thuộc và các tính năng cộng tác nâng cao để hợp lý hóa hoạt động giao tiếp hàng ngày và tạo điều kiện làm việc nhóm.
Zoom Team Chat hoạt động cùng với AI Companion và các công cụ giao tiếp và năng suất của Zoom Workplace, như Zoom Meetings, Zoom Phone, Docs và Whiteboard. Ứng dụng được thiết kế để thúc đẩy hợp tác hiệu quả hơn thông qua các trò chuyện nhóm có tổ chức, đồng thời giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các kênh giao tiếp khác nhau trong cùng một ứng dụng. Các tính năng bao gồm:
Thanh điều hướng bên của Zoom Chat cung cấp quyền kiểm soát hiệu quả hơn đối với biểu tượng thông báo và thông báo ở cấp thẻ, giúp bạn không bị quá tải bởi thông báo hoặc phải cuộn liên tục để tìm kênh. Zoom Chat cũng cung cấp các tính năng lọc và sắp xếp nâng cao, cùng với khả năng duy nhất là kéo, thả và ghim thẻ.
Zoom Chat cho phép bạn lên lịch hoặc bắt đầu cuộc họp Zoom trực tiếp từ một kênh, giúp dễ dàng tập hợp tất cả thành viên kênh cho một cuộc thảo luận video.
Tính năng “trò chuyện liên tục trong cuộc họp” của Zoom là các cuộc trò chuyện nhóm chuyên dụng dành cho các thành viên tham gia cuộc họp (cả cuộc họp đã lên lịch và cuộc họp đột xuất). Chúng cho phép bạn chia sẻ tài nguyên và lịch trình cuộc họp với tất cả mọi người trước cuộc họp, trò chuyện trực tiếp trong suốt cuộc họp và tiếp tục cuộc trò chuyện sau khi cuộc họp kết thúc. Tóm tắt cuộc họp do AI Companion tạo được gửi trực tiếp vào cuộc trò chuyện liên tục trong cuộc họp để mọi người có thể cập nhật thông tin và đồng bộ hóa. Nếu một người tham gia được mời không thể tham dự cuộc họp, họ có thể truy cập vào cuộc trò chuyện liên tục của cuộc họp để đọc tóm tắt và cập nhật thông tin.
Phần không gian chung loại bỏ vấn đề phải thêm thủ công từng thành viên vào từng kênh. Chỉ cần thêm tất cả các kênh liên quan đến dự án của bạn vào một không gian chung, và các thành viên trong không gian chung đó sẽ tự động có quyền truy cập vào các kênh đó.
Tính năng Trò chuyện nhóm hỗ trợ đầy đủ các cuộc trò chuyện theo luồng trên các kênh, trò chuyện 1:1 và trong cuộc họp, giúp bạn và người khác tổ chức các cuộc trò chuyện một cách có hệ thống, từ đó dễ dàng theo dõi hơn.
Zoom AI Companion giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc để hoàn thành nhiều công việc hơn. Chia sẻ tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra và các bước tiếp theo trong kênh trò chuyện, cập nhật tin nhắn nhóm với tóm tắt của AI Companion, và yêu cầu AI Companion soạn tin nhắn cho bạn.
Team Chat là một phần của Zoom Workplace, tức là là bạn có thể truy cập tất cả các công cụ giao tiếp, cộng tác và năng suất trong một ứng dụng. Từ hội nghị video đến gọi điện thoại trên đám mây, bạn có thể trò chuyện hoặc hẹn lịch với các thành viên trong nhóm bằng chính ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc. Ngoài ra, Team Chat cho phép bạn giao tiếp không đồng bộ với các tính năng như tin nhắn thoại, ghi màn hình, tin nhắn lên lịch, lời nhắc và nhiều hơn nữa.
Team Chat kèm sẵn trong tất cả các gói Zoom Workplace mà không thêm chi phí, không phải ký thêm hợp đồng. Bạn đang cân nhắc chuyển đổi từ ứng dụng trò chuyện đang dùng? So sánh Team Chat với Slack và Microsoft Teams.
