共同作業が可能なデジタルワーク環境の構築方法、ビジネスチャットの整理術、そしてチームで効果的にコミュニケーションを取るためのチャット活用のベストプラクティスをご紹介します。
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共同作業が可能なデジタルワーク環境の構築方法、ビジネスチャットの整理術、そしてチームで効果的にコミュニケーションを取るためのチャット活用のベストプラクティスをご紹介します。
社内のチャットアプリは、相手がすぐ近くにいようと時差のある場所にいようと、組織全体の従業員とコミュニケーションをスムーズに取るために欠かせないツールです。リアルタイムのメッセージプラットフォームがあることでコラボレーションをしやすい雰囲気が生まれ、従業員が1対1またはグループでチャットでき、スケジュールミーティングや通話以外でも自由に情報を交換できます。
ほとんどのビジネスチャットアプリはシンプルで使いやすく、特別な経験やトレーニングがほとんどなくても、同僚にメッセージを送ったり、グループチャネルを作成したりすることが簡単にできます。しかし、AI機能や組織ツールなどの追加機能を活用することで、ビジネスチャットはコミュニケーションのあり方を大きく変える可能性があります。効果的なコラボレーションのために一元化・整理されたスペースを提供し、会話やファイルから簡単に検索して必要な情報を見つけられるだけでなく、小さなプロジェクトから大きな案件まで、チーム全体で進捗を共有することができます。
ビジネスチャットを始めて使う方のために、基本的なチャットの整理方法やマナーを学べるガイドをご用意しました。ガイドでは、以下の内容をご紹介します。
チームがフルリモート、ハイブリッド、対面中心のいずれの働き方であっても、現代の職場では、従業員が離れた場所にいる同僚と連携する機会が増えています。整理されたビジネスチャットスペースを活用することで、その距離を埋め、チームの効果的なコラボレーションを促進できます。Zoom Chatアプリで生産的な環境を整える方法は以下のとおりです。
チャットチャネルとは通常、Zoom Chat、Slack、またはMicrosoft Teamsなどのメッセージアプリにおけるグループチャットスペースを指します。特定のトピックについて人々が集まり、議論の場となるようチャネルを作成することができます。そのため、チャネルを見つけやすく、識別しやすくするために、わかりやすい命名ルールを設けることをお勧めします。たとえば、プロジェクトチャネルには「proj-」、チーム固有のディスカッション用チャネルには「team-」などのプリフィックスを使用すると、誰もが必要なチャネルを簡単に見つけることができます。
組織内の多様なグループ、チームに専用チャネルを設けることで、会話の焦点や関連性を保ちながら、コミュニティ意識を育むことができます。
これらの異なるタイプのチャネルは絵文字やアイコンを使用して区別できるので、チャットリストの中でも見つけやすくなります。
共有スペースは、チームがよりスムーズに情報を共有し、連携を保つためのチャット機能です。たとえば、Zoom Chatでは、すべてのメンバーがアクセスできる複数のグループチャネルを含む共有スペースを作成できます。その共有スペースにユーザーを招待すると、自動的にすべてのグループチャネルにも追加されます。これは、チームを管理している場合に、新入社員を全社通知チャネル、部門全体のチャネル、自分のチームチャネルなどに一括で追加して、オンボーディングしたいときに役立ちます。すべてのチャットアプリにこの機能があるわけではありませんが、チームにとって重要なチャネルのリストを整理、管理するうえで便利な方法となります。
チャネル名や共有スペースなどはグループ全体の整理に役立ちますが、フォルダやお気に入りアイテムなどの機能を使用して、独自の整理方法を作ることもできます。最も重要なチャネル、毎日確認するチャネル、またはすぐに開きたいチャネルをお気に入りに登録するのが一般的です。チャットを部門、プロジェクト、ソーシャルチャネルなど、さまざまなカテゴリで整理できるように、フォルダは必要なだけ作成できます。Zoom Chatでは、フォルダの表示を展開または折りたたみできるため、スペースをすっきりさせ、必要なチャネルだけに集中することができます。
チャットのビジネス活用では、使いやすいソリューションの見極めが最優先事項です。使いやすさは、利用を浸透させ組織全体で生産性を最大限まで高めるうえで役立ちます。ここでは、インスタントメッセージソリューションの選定時に考慮すべきその他の特長と機能を紹介します。
スレッド、ピン、ブックマークを活用して会話を整理することで、チームは明確な情報の流れを維持し、大切な情報にすぐアクセスできます。
デスクトップとモバイル両方で最適化されたアプリで、より柔軟に活用できます。通知を簡単に管理できるため、チームメンバーがどこで働いていてもシームレスにコミュニケーションできます。
職場向けチャットアプリには、組織の成長に合わせて新しいメンバーを追加できるユーザー管理機能が必要です。社内メンバーが組織外の連絡先と連携できる外部コラボレーション機能を探しましょう。適切なアクセスコントロールを維持しながら利用できます。
業務でチャットを使う場合、機密性の高い情報がメッセージで共有されることが多くなります。データ暗号化、アクセス制御、保存ポリシーなどを含むセキュリティ設定とコンプライアンス機能により、機密性の高い情報も業界規制に準拠した形で安全に保たれます。
メッセージ内でプレビュー付きでさまざまなファイル形式を簡単に共有でき、十分な保存容量とあわせてドキュメントの共同作業を効率化します。
複数のグループコミュニケーションアプリへのアクセスを一つのプラットフォームに集約することで、業務効率が向上します。人気のツールやカスタムオプションとの連携機能に加え、統合コミュニケーション機能を備えることで、ワークプレイスチャットと他の業務アプリケーションをつなぎ、シームレスなワークフローを実現します。
ワークプレイス向けのチャットアプリは多様な特長と機能を備えていますが、それをフル活用するには、皆が一貫した使用方法とベストプラクティスのガイドラインに従い、わかりやすいチャネル名を付けて整理する必要があります。そうすることでアプリが組織全体で適切に機能し、チームメンバー全員がそのアプリを効果的に使いこなせます。
ビジネスチャットチャネルをセットアップするときは、チームメイトが手早く必要な会話を見つけ、ソーシャルグループ、プロジェクトの最新情報、サポートチャネルといった特定の情報を見つけられるように、説明的で識別しやすい名前を付けましょう。主旨がぼやけず、話が脱線しないで順調に議論が進むように、必ず各チャネルの趣旨と意図された参加者を明確に定義して伝えます。
連絡先が対応可能か、ミーティング中か、カレンダーイベント中か、オンラインかオフラインかが自動的に表示されるステータスインジケータに加え、ステータスメッセージも設定しておくと、病欠、休暇、出張で外出中のときなど、自身の対応可能性と作業状態を一日中いつでもチームメンバーに知らせることができます。これには、自身の応答時間に対する相手の期待値を管理し、フォーカスモード中の中断を減らす効果があります。
ワークプレイスのチャットは効率的な即座のコミュニケーションのために用意されているため、メッセージは明確・簡潔を心がけ、効果が削がれないようにしましょう。複数の議論はスレッドで分け、@メンションを使用してチャネル内の特定の連絡先の注意を喚起し、チャネル全体への不要な@メンションは控えて通知を最小限に保つことで、会話を整理します。
太字、箇条書き、見出しなどのテキストフォーマットを適用すると、見やすく理解しやすいメッセージにすることができます。結果として読みやすさが向上し、重要な情報が目立ちやすくなります。リンク、ファイル、画像、ビデオなどのリソースを送信するときは、必ずタイトルを付け、リソースの内容を明記してください。そうすれば読み手が検索機能でそのメッセージをより簡単に見つけられるようになります。
ビジネスチャットチャネルを活用すると、不要なミーティングを避けて迅速にプロジェクトを推進できます。チームメイトへの情報提供、簡単な質問、アイデアのブレインストーミング、関連情報やリソースの共有に最適です。その一方で、より複雑な議論は電話やバーチャルミーティングに移行させ、オフラインで話し合うべきタイミングを見極めることも、同じくらい重要です。
オンラインで対応する時間帯を明確に設定し、必要に応じて取り込み中機能を使用することで、仕事と個人的な暮らしの境界を維持しましょう。燃え尽き症候群を防ぎ、健全なワークライフバランスを維持しやすくなります。
定期的なクリーンアップでチャットスペースを整理整頓し、効率性を維持しましょう。古いチャネルをアーカイブし、フォルダを作成してダイレクトメッセージやチャネルを整理すると、情報が見つかりやすくなり、よりすっきりと整理されたデジタル環境を確保できます。
初心者向けチャットエチケット、メッセージの整理術、生産性向上のためのプロのヒント、時間を節約する方法など、Zoom Chatを使いこなすためのヒントをさらにご紹介します。
Zoom Chatは、Zoomプラットフォーム向けのビジネスチャットソリューションであり、AIファーストの機能と使い慣れた直感的なユーザーエクスペリエンス、高度なコラボレーション機能を組み合わせることで、日々のコミュニケーションを効率化し、チームワークを促進します。
Zoom Chatは、Zoom Meetings、Zoom Phone、Zoom Docs、Zoom WhiteboardなどのZoom Workplaceのコミュニケーションおよび生産性ツールと連携し、AI Companionとともにご利用いただけます。整理されたグループチャットで、よりよいコラボレーションを促進するように設計されており、1つのアプリで異種コミュニケーションチャネル間を簡単に行き来できるようになっています。主な特徴は以下のとおりです。
Zoom Chatのサイドバーナビゲーションでは、タブレベルでバッジと通知をより細やかにコントロールできるため、雑多な通知に圧倒されることも、チャネルを探して延々とスクロールすることもありません。またZoom Chatは、タブのドラッグアンドドロップやピン留めといった独自機能により、一段と高度なフィルタリング機能、ソート機能を提供します。
Zoom Chatでは、Zoomミーティングを直接チャネルからスケジュールまたは開始でき、チャネル参加者全員を取り込んだビデオディスカッションも手早く設定できます。
Zoomの「継続的ミーティングチャット」は、ミーティング参加者専用のグループチャットです（スケジュールミーティングと臨時ミーティングの両方に対応）。ミーティング前にリソースやミーティングのアジェンダを全員に共有することも、ミーティング中にリアルタイムでチャットすることも、ミーティング終了後も会話を続行することもできます。AI Companionの生成したミーティング要約は、継続的ミーティングチャットに直接送信されるため、全員の知識と基準を常に均一に保つことができます。招待された参加者は、ミーティングに出席できなかった場合も、継続的ミーティングチャットにアクセスして要約に目を通すことで、足並みをそろえることができます。
共有スペースを設けると、チャネルごとにチームメンバーを一人ひとり手動で追加しなければならないという問題を解決できます。プロジェクト関連のチャネルをすべて共有スペースに追加するだけで、共有スペース内のチームメンバーは全員、追加されたチャネルにアクセスできるようになります。
Zoom Chatは、チャネル、1対1、ミーティング内チャットで全面的に会話のスレッド化をサポートしています。そのため誰もが多数の会話を整理し、よりスムーズに流れを追うことができます。
Zoom AI Companionを活用することでワークフローを効率化し、より多くの仕事をこなせるようになります。AIの生成したミーティング要約や次のステップをチャットチャネルで共有したり、グループ内の多数のメッセージの内容をAI Companionの要約で振り返ったり、Ask AI Companionでメッセージの下書きを作成したりできます。
Zoom ChatはZoom Workplaceの一部であり、1つのアプリでコミュニケーション、コラボレーション、生産性向上のためのすべてのツールにアクセスできます。ビデオカンファレンスからクラウド電話まで、社内のチャットアプリから直接、チームメンバーとの通話を開始し、スケジュールを設定できます。さらにZoom Chatでは、音声メッセージ、画面録画、送信予約メッセージ、リマインダーなどの機能を使用して、非同期でコミュニケーションを取ることもできます。
Zoom ChatはすべてのZoom Workplaceプランに含まれており、追加料金や契約は必要ありません。既存のチャットアプリから乗り換えをご検討中の場合は、Zoom ChatがSlackやMicrosoft Teamsとどう違うのかをご覧ください。