ガイド: ビジネスチャットを効果的に使いこなす方法

ビジネスチャットチャネルをセットアップするときは、チームメイトが手早く必要な会話を見つけ、ソーシャルグループ、プロジェクトの最新情報、サポートチャネルといった特定の情報を見つけられるように、説明的で識別しやすい名前を付けましょう。主旨がぼやけず、話が脱線しないで順調に議論が進むように、必ず各チャネルの趣旨と意図された参加者を明確に定義して伝えます。

連絡先が対応可能か、ミーティング中か、カレンダーイベント中か、オンラインかオフラインかが自動的に表示されるステータスインジケータに加え、ステータスメッセージも設定しておくと、病欠、休暇、出張で外出中のときなど、自身の対応可能性と作業状態を一日中いつでもチームメンバーに知らせることができます。これには、自身の応答時間に対する相手の期待値を管理し、フォーカスモード中の中断を減らす効果があります。

ワークプレイスのチャットは効率的な即座のコミュニケーションのために用意されているため、メッセージは明確・簡潔を心がけ、効果が削がれないようにしましょう。複数の議論はスレッドで分け、@メンションを使用してチャネル内の特定の連絡先の注意を喚起し、チャネル全体への不要な@allメンションは控えて通知を最小限に保つことで、会話を整理します。

太字、箇条書き、見出しなどのテキストフォーマットを適用すると、見やすく理解しやすいメッセージにすることができます。結果として読みやすさが向上し、重要な情報が目立ちやすくなります。リンク、ファイル、画像、ビデオなどのリソースを送信するときは、必ずタイトルを付け、リソースの内容を明記してください。そうすれば読み手が検索機能でそのメッセージをより簡単に見つけられるようになります。

ビジネスチャットチャネルを活用すると、不要なミーティングを避けて迅速にプロジェクトを推進できます。チームメイトへの情報提供、簡単な質問、アイデアのブレインストーミング、関連情報やリソースの共有に最適です。その一方で、より複雑な議論は電話やバーチャルミーティングに移行させ、オフラインで話し合うべきタイミングを見極めることも、同じくらい重要です。

オンラインで対応する時間帯を明確に設定し、必要に応じて取り込み中機能を使用することで、仕事と個人的な暮らしの境界を維持しましょう。燃え尽き症候群を防ぎ、健全なワークライフバランスを維持しやすくなります。

定期的なクリーンアップでチャットスペースを整理整頓し、効率性を維持しましょう。古いチャネルをアーカイブし、フォルダを作成してダイレクトメッセージやチャネルを整理すると、情報が見つかりやすくなり、よりすっきりと整理されたデジタル環境を確保できます。

Team Chatのサイドバーナビゲーションでは、タブレベルでバッジと通知をより細やかにコントロールできるため、雑多な通知に圧倒されることも、チャネルを探して延々とスクロールすることもありません。またTeam Chatは、タブのドラッグアンドドロップやピン留めといった独自機能により、一段と高度なフィルタリング機能、ソート機能を提供します。

Team Chatでは、Zoomミーティングをチャネルから直接スケジュールでき、チャネル参加者全員を取り込んだビデオディスカッションも手早く設定できます。

Zoomの「継続的なミーティングチャット」は、ミーティング参加者専用のグループチャットです（スケジュールミーティングと臨時ミーティングの両方に対応）。ミーティング前にリソースやミーティングのアジェンダを全員に共有することも、ミーティング中にリアルタイムでチャットすることも、ミーティング終了後も会話を続行することもできます。AI Companionの生成した* ミーティング要約は、継続的なミーティングチャットに直接送信されるため、全員の知識と基準を常に均一に保つことができます。招待された参加者は、ミーティングに出席できなかった場合も、継続的なミーティングチャットにアクセスして要約に目を通すことで、足並みをそろえることができます。

共有スペースを設けると、チャネルごとにチームメンバーを一人ひとり手動で追加しなければならないという問題を解決できます。プロジェクト関連のチャネルをすべて共有スペースに追加するだけで、共有スペース内のチームメンバーは全員、追加されたチャネルにアクセスできるようになります。

Team Chatは、チャネル、1対1、ミーティング内チャットで全面的に会話のスレッド化をサポートしています。そのため誰もが多数の会話を整理し、よりスムーズに流れを追うことができます。

Team Chatを利用すると、特によく利用する業務用アプリをビジネスチャット体験に取り込めるような連携により、各組織のニーズに沿ってコミュニケーション手段を調整できます。たとえばZoom Docsに加えてMicrosoft OfficeやGoogle WorkspaceもTeam Chatと連携させ、このZoomアプリを離れることなくドキュメントを作成・共有することもできます。

Zoom AI Companion* を活用すると、ワークフローを効率化し、より多くの仕事をこなせるようになります。AIの生成したミーティング要約や次のステップをチャットチャネルで共有したり、グループ内の多数のメッセージの内容をAI Companionの要約で振り返ったり、Ask AI Companionでメッセージの下書きを作成したりできます。