合理化されたチームチャットの業務活用

混乱を避け、会話の焦点を定め、合理的に情報やリソースを交換できるようにするには、グループ チャットの目的と参加者を明確に規定しておく必要があります。

チームのワークチャットに内容が一目でわかるタイトルを付けると、チームメイトがチャット UI から目的の会話を簡単に検索でき、プロジェクトやポリシーのアップデートといった特定の情報を把握可能なリソースとして活用できます。

連絡先名の隣にステータス インジケーターが表示され、オンライン、ミーティング中、カレンダー イベント中、オフラインのいずれかの状態が示されます。メッセージを送信する前にプレゼンス状態を確認することで、重要なプレゼンテーションやイベント中の相手を邪魔しないよう配慮できます。

ワークチャットの趣旨は、効率的かつ迅速なコミュニケーションにあるため、その効果を発揮するために明確かつ簡潔なメッセージを心がけましょう。長文のメッセージや要領を得ない文章は避けるようにします。

チームのワークチャットでリンク、ファイル、画像、ビデオなどのリソースを送信する際は、必ず明確なタイトルを付けて、リソースの内容がわかるようにします。これにより、チャットの連絡先がチャット ソリューションの検索バーを使用して、あとからリソースを簡単に見つけられるようになります。

深夜や始業前に同僚からのメッセージに返信したくなることもあるでしょう。しかし、それでは疲れ果ててしまい燃え尽き症候群を招くおそれがあります。夕方や始業前はチームのワークチャットのプレゼンスを「取り込み中」に設定することで、過剰なメッセージのやり取りを回避できます。

同僚が上司と簡単にコミュニケーションできるスペースを設け、このスペースで上司に積極的に対応するよう促すことで、従業員が会社のプランに対する理解を深め、上司とのつながりをより強く実感できるようになります。

同僚とのつながりにはミーティングをスケジュール作成するだけでなく、チャットを使用しましょう。チャット チャネルを作成して、チームメイトへの情報共有、ブレインストーミングの開始、関連情報やリソースの共有を行うことで、不要なミーティングを回避し、プロジェクトをより迅速に進めることができます。

共通の趣味、情熱を傾けている対象を別の同僚と語り合えるチャネルやチャット グループを立ち上げると、その同僚をより深く理解できるスペースが実現します。直接会う機会の少ないハイブリッド ワーカーにとっては、このような機会が特に重要です。

連絡先名の隣に表示されるプレゼンス インジケーターにより、ミーティング中、カレンダー イベント中、外出中、またはなんらかの理由により対応不能といった連絡先の状態をすぐに把握できます。

Zoom ユーザーは、Zoom のユニファイド コミュニケーション プラットフォームから、任意のワークスペース ソリューションにアクセス可能なため、Salesforce、Jira、GitHub、Mio などとの連携を Zoom Team Chat で直接活用できます。

Zoom Team Chat の高度な検索機能を使用すると、特定のメッセージ、連絡先、ファイル、ご自身 / 連絡先へのメンションを簡単に見つけることができます。

ファイル、ビデオ、文書、リンクなどをチャットでシームレスに共有、閲覧できるため、全員の認識を統一できます。

システム管理者は、クラウドでのチャット メッセージ保管期間、社内の従業員から社外のステークホルダーへのファイル共有や通信の可否といったセキュリティ設定を簡単に表示、変更できます。

チャットやチャネルの削除、お気に入り登録、カスタマイズ可能なフォルダでの整理ができるため、目的の会話をいつでも簡単に見つけることができます。

アラートをカスタマイズして、重要な会話からの通知のみを受信します。またカレンダー イベントやミーティングの最中、および指定した「取り込み中」の時間に通知を無効にすることもできます。

デスクトップとモバイル デバイス用の Zoom アプリでは、オフィス、外出先、または在宅勤務中でもチャット ソリューションにアクセスできます。

Zoom Team Chat から手軽に Zoom ホワイトボードを共有する機能を利用して日々のコラボレーションを合理化することも、ボタンをクリックするだけで Zoom Team Chat セッションを Zoom Phone 通話や Zoom ミーティングにシームレスに移行することもできます。