ガイド: ビジネスチャットを効果的に使いこなす方法

すべてのZoomアプリを連携させてコミュニケーションできるZoomのダイレクトメッセージ用ソリューション、Zoom Team Chatで、コラボレーションに最適なデジタル作業環境を構築する方法をご紹介します。

オフィスデスクでメモを取る女性

ワークプレイスのチャットアプリは、相手がすぐ隣の部屋にいようと他国にいようと組織全体の従業員とコミュニケーションをとることができる必須ツールです。リアルタイムのメッセージプラットフォームがあることでコラボレーションをしやすい雰囲気が生まれ、従業員が1対1またはグループで関わり合い、スケジュールミーティングや通話以外でも自由に情報を交換できます。

 

弊社がZoomプラットフォーム向けに用意したビジネスチャットソリューションのZoom Team Chatは、AIファースト* の機能、皆様の使い慣れた直感的ユーザー体験、高度なコラボレーション機能を組み合わせ、日々のコミュニケーションを効率化してチームワークを促進します。

 

このガイドでは、整理されたビジネスチャットスペースに最適なセットアップ、チャットアプリに求めるべき機能、チャットのビジネス利用による効果的なコミュニケーションのベストプラクティス、Zoom WorkplaceアプリでZoom Team Chatがダイレクトメッセージとコミュニケーションをサポートしている仕組みを取り上げます。

ワークプレイスのチャットに最適な整理されたスペースを設計する

電話中の医師

従業員がオフィスとオフサイトの両方で働くハイブリッドワークモデルに移行する企業が増える中で、1人または複数のチームメンバーとたやすく即座につながることのできる機能が、これまで以上に重要になっています。効果的なチームコラボレーションを促進するには、ワークプレイスのチャット専用のスペースを設計する必要があります。ここでは、合理化されて生産性の高い環境をチームチャットアプリで構築する方法をご紹介します

 

最初に取り組むのは、適切な整理とセットアップです。これが効果的なビジネスチャットスペースの土台となります。チャネルを簡単に識別・検索できるように明確なチャネル命名規則を確立しておくことも、この作業の一環です。たとえばプロジェクトチャネル名を「proj-」で始めたり、チーム専用のディスカッションには「team-」などの接頭辞を付けたりします。チャネル整理の戦略は、論理的階層に従い、大枠の部門は親チャネル、具体的なプロジェクトやイニシアチブはサブチャネルにしましょう。このように構造化されたアプローチをとると、情報を最適なチャネル内で管理でき、皆がすばやく懸案の会話を確認できます。

 

組織内の多様なグループ、チームに専用チャネルを設けると、コミュニティ意識の強化につながります。全社通知チャネルは、重要な最新情報の主要情報源となります。組織の規模によっては、情報が錯綜しないように投稿権限を制限するのも一計です。チーム専用チャネルは部門内の的を絞った議論をサポートし、プロジェクト専用チャネルは特定のイニシアチブでのコラボレーションを促進します。部門横断的なチームの調整には、多様な部門からメンバーが集まる専用チャネルが有効です。さらに、ソーシャルチャネルや「雑談」チャネルは、カジュアルな会話やチームビルディングの場を提供し、デジタルスペースでの企業文化の維持に役立ちます。

 

ダイレクトメッセージに関しては、公開チャネルを避けて非公開の会話で話し合うべきタイミングを考えることが大切です。ダイレクトメッセージは、2人だけの問題に最適です。ただし、その情報がほかの人に利益をもたらす可能性がある場合や、チームの意思決定に関わる場合は、専用のチームチャネルで会話したほうがよいでしょう。

よりよいビジネスチャットの土台となる必須アプリ機能

ロビーに座って作業するグループ

チャットのビジネス活用では、使いやすいソリューションの見極めが最優先事項です。使いやすさは、利用を浸透させ組織全体で生産性を最大限まで高めるうえで役立ちます。ここでは、インスタントメッセージソリューションの選定時に考慮すべきその他の特長と機能を紹介します。

  • メッセージを常に整理しておく方法

    スレッド、ピン、リソースのブックマークを使用して会話を整理する機能により、チームは明確なコミュニケーションの流れを維持し、重要な情報にすぐにアクセスできる状態を維持できます。

  • どこからでもビジネスチャットを活用できる機能

    デスクトップとモバイルの両方の体験に最適化されたアプリで、柔軟性を高めましょう。通知を簡単に管理できるため、チームメンバーがどこで作業していても、シームレスなコミュニケーションが可能です。

  • 拡張が容易になる

    組織の成長に合わせて新しいチームメンバーを追加するには、ワークプレイスのチャットアプリが、アクセス容易なユーザー管理機能を備えている必要があります。適切なアクセスコントロールを維持しながら、社内のチームメンバーが社外の連絡先と連携できるような外部コラボレーション機能を探してください。

  • データを常に安全に保護する

    ビジネスでチャットを使用するということは、機密情報が頻繁にメッセージ内で共有されるということです。データ暗号化、アクセスコントロール、情報保管ポリシーなど、包括的なセキュリティ設定とコンプライアンス機能により、機密度の高い通信を常に確実に保護し、特定の業界規制のコンプライアンスを徹底することができます。

  • ドキュメントでのコラボレーションがサポートされる

    適切なストレージ制限を設けたうえで、メッセージ内のプレビューオプションを使用し、さまざまな種類のファイルを簡単に共有できるようにすると、ドキュメントを通じたコラボレーションを効率化できます。

  • 連携機能を提供する

    1つのプラットフォームですべてのグループコミュニケーションアプリにアクセスできるため、効率性が高まります。一般的なツールやカスタムオプションとの連携機能とユニファイドコミュニケーション機能の組み合わせにより、ワークプレイスのチャットとほかの業務用アプリケーションを連携させ、シームレスなワークフローを生み出すことができます。

ビジネスチャットを効果的に使いこなすためのベストプラクティス

Team Chat で文章を入力する男性

ワークプレイス向けのチャットアプリは多様な特長と機能を備えていますが、それをフル活用するには、皆が一貫した使用方法とベストプラクティスのガイドラインに従い、わかりやすいチャネル名を付けて整理する必要があります。そうすることでアプリが組織全体で適切に機能し、チームメンバー全員がそのアプリを効果的に使いこなせます。

  • チャネルに識別しやすい名前と説明を付ける

    ビジネスチャットチャネルをセットアップするときは、チームメイトが手早く必要な会話を見つけ、ソーシャルグループ、プロジェクトの最新情報、サポートチャネルといった特定の情報を見つけられるように、説明的で識別しやすい名前を付けましょう。主旨がぼやけず、話が脱線しないで順調に議論が進むように、必ず各チャネルの趣旨と意図された参加者を明確に定義して伝えます。

  • ステータスメッセージを使用して対応可能性を伝える

    連絡先が対応可能か、ミーティング中か、カレンダーイベント中か、オンラインかオフラインかが自動的に表示されるステータスインジケータに加え、ステータスメッセージも設定しておくと、病欠、休暇、出張で外出中のときなど、自身の対応可能性と作業状態を一日中いつでもチームメンバーに知らせることができます。これには、自身の応答時間に対する相手の期待値を管理し、フォーカスモード中の中断を減らす効果があります。

  • 礼儀を守りつつ簡潔に伝える

    ワークプレイスのチャットは効率的な即座のコミュニケーションのために用意されているため、メッセージは明確・簡潔を心がけ、効果が削がれないようにしましょう。複数の議論はスレッドで分け、@メンションを使用してチャネル内の特定の連絡先の注意を喚起し、チャネル全体への不要な@allメンションは控えて通知を最小限に保つことで、会話を整理します。

  • メッセージはいつでも整理整頓しておく

    太字、箇条書き、見出しなどのテキストフォーマットを適用すると、見やすく理解しやすいメッセージにすることができます。結果として読みやすさが向上し、重要な情報が目立ちやすくなります。リンク、ファイル、画像、ビデオなどのリソースを送信するときは、必ずタイトルを付け、リソースの内容を明記してください。そうすれば読み手が検索機能でそのメッセージをより簡単に見つけられるようになります。

  • ミーティングをスケジュールするべきタイミングがわかる

    ビジネスチャットチャネルを活用すると、不要なミーティングを避けて迅速にプロジェクトを推進できます。チームメイトへの情報提供、簡単な質問、アイデアのブレインストーミング、関連情報やリソースの共有に最適です。その一方で、より複雑な議論は電話やバーチャルミーティングに移行させ、オフラインで話し合うべきタイミングを見極めることも、同じくらい重要です。

  • 境界線を設定する

    オンラインで対応する時間帯を明確に設定し、必要に応じて取り込み中機能を使用することで、仕事と個人的な暮らしの境界を維持しましょう。燃え尽き症候群を防ぎ、健全なワークライフバランスを維持しやすくなります。

  • 整理整頓されたワークスペースを維持する

    定期的なクリーンアップでチャットスペースを整理整頓し、効率性を維持しましょう。古いチャネルをアーカイブし、フォルダを作成してダイレクトメッセージやチャネルを整理すると、情報が見つかりやすくなり、よりすっきりと整理されたデジタル環境を確保できます。

初心者向けのチャットエチケット、追加のメッセージ整理術、プロの教える生産性向上のヒント、一日の時間を有効活用する方法など、Zoom Team Chatを使いこなすヒントをさらにご紹介しましょう。

Zoom Team Chatでビジネスチャットをさらに簡単にする

ソファに座りながら机でノートパソコンを操作する男性

Zoom Team Chatにより、ユーザーはZoomのAIファーストの作業プラットフォーム内にインスタントメッセージ専用のスペースを確保できます。Team Chatは、Zoom Meetings、Zoom Phone、Zoom Docs、Zoom Whiteboardなど、Zoom Workplaceのすべてのコミュニケーションツールや生産性向上ツールと一緒に使用できます。整理されたグループチャットで、よりよいコラボレーションを促進するように設計されており、1つのアプリで異種コミュニケーションチャネル間を簡単に行き来できるようになっています。主な特徴は以下のとおりです。

  • 柔軟で細やかにカスタマイズできるタブ管理システム

    Team Chatのサイドバーナビゲーションでは、タブレベルでバッジと通知をより細やかにコントロールできるため、雑多な通知に圧倒されることも、チャネルを探して延々とスクロールすることもありません。またTeam Chatは、タブのドラッグアンドドロップやピン留めといった独自機能により、一段と高度なフィルタリング機能、ソート機能を提供します。

  • メッセージからミーティングにシームレスに移行できる

    Team Chatでは、Zoomミーティングをチャネルから直接スケジュールでき、チャネル参加者全員を取り込んだビデオディスカッションも手早く設定できます。

  • Team Chatとミーティングを並べて同時に実施できる

    Zoomの「継続的なミーティングチャット」は、ミーティング参加者専用のグループチャットです(スケジュールミーティングと臨時ミーティングの両方に対応)。ミーティング前にリソースやミーティングのアジェンダを全員に共有することも、ミーティング中にリアルタイムでチャットすることも、ミーティング終了後も会話を続行することもできます。AI Companionの生成した* ミーティング要約は、継続的なミーティングチャットに直接送信されるため、全員の知識と基準を常に均一に保つことができます。招待された参加者は、ミーティングに出席できなかった場合も、継続的なミーティングチャットにアクセスして要約に目を通すことで、足並みをそろえることができます。

  • あらゆるチャネルに即座にアクセスできる

    共有スペースを設けると、チャネルごとにチームメンバーを一人ひとり手動で追加しなければならないという問題を解決できます。プロジェクト関連のチャネルをすべて共有スペースに追加するだけで、共有スペース内のチームメンバーは全員、追加されたチャネルにアクセスできるようになります。

  • 会話が一段と整理され、わかりやすい

    Team Chatは、チャネル、1対1、ミーティング内チャットで全面的に会話のスレッド化をサポートしています。そのため誰もが多数の会話を整理し、よりスムーズに流れを追うことができます。

  • 連携により効率性が高まる

    Team Chatを利用すると、特によく利用する業務用アプリをビジネスチャット体験に取り込めるような連携により、各組織のニーズに沿ってコミュニケーション手段を調整できます。たとえばZoom Docsに加えてMicrosoft OfficeやGoogle WorkspaceもTeam Chatと連携させ、このZoomアプリを離れることなくドキュメントを作成・共有することもできます。

  • 組み込みのAI機能

    Zoom AI Companion* を活用すると、ワークフローを効率化し、より多くの仕事をこなせるようになります。AIの生成したミーティング要約や次のステップをチャットチャネルで共有したり、グループ内の多数のメッセージの内容をAI Companionの要約で振り返ったり、Ask AI Companionでメッセージの下書きを作成したりできます。

Zoom Workplaceでつながりを維持する

固定電話を使用する男性

Team Chatの最大の強みは、Zoomのあらゆるコラボレーションツールとシームレスに連携する点です。ビデオミーティングからクラウド電話まで、チームメンバーとのコミュニケーションの時間をワークプレイスのチャットアプリから直接、開始またはスケジュールできます。しかもTeam Chatでは、音声メッセージ、画面レコーディング、スケジュールメッセージ、リマインダーなどの機能を使って非同期でコミュニケーションをとることもできます。

 

Team Chatは、無料のZoom Workplaceベーシックプランも含め、あらゆるZoomライセンスに組み込み済みです。ご利用に追加の費用や契約は必要ありません。ぜひ無料でサインアップしてください。