Guide : Meilleures pratiques pour une utilisation efficace du chat professionnel

Découvrez comment créer un environnement de travail numérique collaboratif avec Zoom Team Chat, la solution de messagerie instantanée de Zoom pour centraliser vos communications sur l’ensemble de vos applications Zoom.

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Femme écrivant à un bureau
Dans ce guide :

Les applications de chat professionnel sont des outils essentiels pour communiquer avec les personnes de votre entreprise, qu’elles se trouvent dans le bureau voisin ou à l’étranger. Les plateformes de messagerie instantanée créent un environnement collaboratif où les membres de l’équipe peuvent échanger librement, en tête-à-tête ou en groupe, en dehors des réunions et des appels programmés. 

 

Zoom Team Chat, notre solution de chat professionnelle intégrée à la plateforme Zoom, combine des fonctionnalités optimisée par l’IA* à une interface intuitive et familière, tout en proposant des outils de collaboration avancés pour simplifier la communication au quotidien et renforcer le travail d’équipe.

 

Dans ce guide, nous vous présenterons comment configurer un espace de chat professionnel structuré, les fonctionnalités essentielles à rechercher dans une application de messagerie, ainsi que les meilleures pratiques pour communiquer efficacement par chat. Vous découvrirez également comment Zoom Team Chat et s’intègre parfaitement à la plateforme Zoom Workplace pour favoriser la communication et les discussions instantanées.

Créer un espace organisé pour le chat professionnel

Médecin au téléphone

Avec l’essor du travail hybride, où les équipes alternent entre bureau et télétravail, la capacité à se connecter rapidement et simplement avec un ou plusieurs collègues est plus cruciale que jamais. Pour encourager et optimiser la collaboration, il est essentiel de mettre en place un espace dédié au chat professionnel. Voici quelques conseils pour créer un environnement organisé et propice à la productivité dans votre application de messagerie d’équipe.

 

Commençons par une organisation et une configuration adéquates : la base d’un espace de chat professionnel performant. Cela passe notamment par la mise en place de conventions pour nommer les canaux, afin qu’ils soient facilement identifiables et simples à retrouver. Par exemple, utilisez des préfixes comme « proj- » pour les canaux de projet ou « équipe- » pour ceux dédiés à une équipe spécifique. Les canaux doivent être organisés selon une hiérarchie logique : des canaux principaux pour les services majeurs, et des sous-canaux pour les projets ou initiatives spécifiques. Cette structure favorise une répartition claire des informations et permet de retrouver rapidement les discussions pertinentes.

 

La création de canaux spécifiques pour différents groupes et équipes au sein de l’organisation contribue à créer un sentiment de communauté. Un canal d’annonces à l’échelle de l’entreprise sert de source principale pour les mises à jour importantes et, en fonction de la taille de votre organisation, vous pouvez envisager de restreindre les autorisations de publication pour maintenir la clarté. Les canaux spécifiques aux équipes favorisent les discussions ciblées au sein des départements, tandis que les canaux de projets facilitent la collaboration sur des initiatives spécifiques. La coordination des équipes interfonctionnelles bénéficie de canaux dédiés qui réunissent des membres de différents services. En outre, les canaux sociaux ou "watercooler" offrent un espace de conversation décontractée et de renforcement de l’esprit d’équipe, ce qui contribue à maintenir la culture d’entreprise dans les espaces numériques.

 

En ce qui concerne la messagerie directe, il est important de savoir quand il convient d’utiliser des conversations privées plutôt que des canaux publics. Les messages directs conviennent parfaitement aux échanges qui ne concernent que deux personnes. En revanche, si l’information peut être utile à d’autres membres de l’équipe ou qu’elle concerne une décision collective, il est préférable de privilégier le canal dédié.

Les fonctionnalités essentielles pour des discussions efficaces

Groupe assis dans un hall

Lorsqu’il s’agit d’adopter un outil de chat en entreprise, la facilité d’utilisation est primordiale. Une interface intuitive favorise l’adoption par l’ensemble des équipes et contribue à améliorer la productivité.Voici d’autres fonctionnalités et critères à prendre en compte lors du choix d’une solution de messagerie instantanée.

  • Conseil pour organiser les messages

    La possibilité de structurer les conversations, grâce aux fils de discussion, à l’épinglage de messages ou à l’ajout de signets, permet aux équipes de conserver des flux de communication clairs et de garder les informations importantes facilement accessibles.

  • Chat professionnel utilisable partout

    Optez pour une application conçue à la fois pour les ordinateurs et les appareils mobiles, afin de bénéficier d’une flexibilité optimale. La gestion simplifiée des notifications garantit une communication fluide, quel que soit le lieu de travail de vos équipes.

  • Évolutivité

    Une application de chat professionnelle doit proposer des fonctionnalités de gestion simples à utiliser pour intégrer facilement de nouveaux membres à mesure que votre entreprise évolue. Recherchez des fonctions de collaboration externe qui permettent aux membres de l’équipe interne de travailler avec des contacts extérieurs tout en maintenant des contrôles d’accès appropriés.

  • Sécurisation des données

    L’utilisation du chat en entreprise implique souvent l’échange d’informations sensibles. Des paramètres de sécurité complets et des fonctionnalités de conformité, y compris le chiffrement des données, les contrôles d’accès et les politiques de conservation, permettent de garantir la confidentialité des échanges et le respect des réglementations spécifiques à votre secteur d’activité.

  • Soutien à la collaboration documentaire

    La possibilité de partager facilement différents types de fichiers avec des options de prévisualisation dans les messages, ainsi que des limites de stockage adéquates, rationalise la collaboration sur les documents.

  • Fonctionnalités d’intégration

    Centraliser les applications de communication de groupe sur une seule plateforme améliore l’efficacité. Une solution de chat efficace propose des intégrations avec les outils les plus utilisés, tout en offrant des options personnalisables. Combinée à des fonctionnalités de communications unifiées, cette interconnexion crée un environnement de travail cohérent avec les autres applications métiers.

Meilleures pratiques pour une utilisation efficace du chat professionnel

Homme en train d’utiliser Team Chat

Même si votre application de chat professionnelle propose de nombreuses fonctionnalités, il est essentiel que le personnel suive des lignes directrices claires et adopte les meilleures pratiques afin de garantir une utilisation cohérente, notamment en ce qui concerne la clarté et l’organisation des canaux. Cela permet d’assurer une expérience optimale pour l’ensemble de l’entreprise et de garantir que tous les membres de l’équipe puissent l’utiliser efficacement.

  • Des noms et descriptions explicites pour les canaux

    Lorsque vous créez des canaux de discussion au travail, optez pour des noms clairs et explicites afin que vos collègues puissent facilement repérer les conversations et les informations recherchées comme des groupes sociaux, des mises à jour de projets ou des canaux d’assistance. Veillez à définir et à indiquer clairement l’objectif de chaque canal et les personnes concernées pour favoriser la concentration et garder le cap lors des échanges.

  • Disponibilité clairement indiquée avec les messages d’état

    En plus des indicateurs d’état automatiques qui signalent si vous êtes disponible, en réunion, à un événement du calendrier ou hors ligne, vous pouvez définir un message d’état personnalisé pour informer votre équipe de votre disponibilité et de votre contexte de travail tout au long de la journée, par exemple si vous êtes malade, en vacances ou en déplacement professionnel. Cela clarifie les attentes en matière de réactivité et limite les interruptions lorsque vous avez besoin de vous concentrer.

  • Politesse et concision

    Les chats en milieu professionnel doivent permettre une communication rapide et efficace. Par conséquent, privilégiez la clarté et la concision. Structurez les conversations en fils de discussion, interpelez directement vos collègues avec les @mentions et limitez l’usage de @tous pour éviter les notifications inutiles. 

  • Lisibilité des messages

    La mise en forme du texte (gras, puces, titres) rend vos messages plus faciles à lire et à comprendre. Cela améliore la lisibilité et met en avant les informations importantes. Lorsque vous envoyez une ressource, telle qu’un lien, un fichier, une image ou une vidéo, veillez à lui donner un titre explicite et à préciser son contenu. Cela facilite son repérage ultérieur via la fonction de recherche.

  • Savoir quand organiser une réunion

    Les canaux de chat professionnel permettent d’éviter les réunions inutiles et de faire avancer les projets plus rapidement. Ils sont parfaits pour faire circuler rapidement l’information au sein de l’équipe, poser des questions simples, lancer des idées ou partager des ressources utiles. Cependant, pour certaines discussions, il est parfois préférable de passer à un appel téléphonique ou à une réunion virtuelle, afin de clarifier les points complexes. 

  • Fixer des limites

    Préservez l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée en définissant clairement vos horaires de disponibilité, et en activant le mode « Ne pas déranger » lorsque c’est nécessaire. Ces meilleures pratiques contribuent à prévenir l’épuisement professionnel et à favoriser un équilibre de vie sain.

  • Organiser l’espace de travail

    Maintenez un espace de discussion clair et efficace en effectuant régulièrement un tri. Archivez les canaux obsolètes et créez des dossiers pour organiser vos messages directs et vos canaux afin de faciliter la recherche d’informations et de limiter l’encombrement numérique.

Découvrez plus de conseils pour utiliser Zoom Team Chat, y compris les règles de courtoisie pour les débutants, des astuces pour organiser vos messages et gagner du temps au quotidien ainsi que des conseils de pro pour doper votre productivité.

Faciliter les discussions professionnelles avec Zoom Team Chat

Homme assis sur un canapé avec un ordinateur portable

Avec Zoom Team Chat, vous disposez d’un espace dédié à la messagerie instantanée au sein de la plateforme de travail de Zoom optimisée par l’IA. Team Chat fonctionne avec tous les outils de communication et de productivité de Zoom Workplace, comme Zoom Meetings, Zoom Phone, Zoom Docs et Zoom Whiteboard. Il est conçu pour favoriser la collaboration grâce à des chats de groupe organisés, tout en facilitant le passage d’un canal de communication à l’autre dans une seule application. Les fonctionnalités sont les suivantes :

  • Système de gestion des onglets flexible et hautement personnalisable

    La barre de navigation latérale de Team Chat offre un meilleur contrôle sur les badges et les notifications par onglet, pour mieux gérer les notifications et retrouver rapidement vos canaux. Team Chat propose aussi des options avancées de filtrage et de tri, ainsi qu’une fonctionnalité unique de glisser-déposer et d’épinglage des onglets.

  • Transitions transparentes entre les messages et les réunions

    Team Chat permet de planifier une réunion Zoom directement à partir d’un canal, ce qui simplifie la mise en relation de tous les membres pour une discussion en visioconférence. 

  • Chat de groupe et réunions en parallèle

    Les « chats de réunion continus » de Zoom sont des discussions de groupe dédiées aux participants et participantes d’une réunion, qu’elle soit planifiée ou improvisée. Ils permettent de partager des ressources et un ordre du jour en amont, d’échanger en temps réel pendant la réunion, et de poursuivre les conversations quand elle est terminée. Les synthèses de réunion générées par AI Companion* s’affichent directement dans le chat de réunion continu, afin que tout le monde reste sur la même longueur d’onde. Toute personne ayant manqué la réunion peut ainsi consulter la synthèse dans le chat pour s’informer.

  • Accès instantané aux bons canaux

    Les espaces partagés éliminent la nécessité d’ajouter manuellement chaque membre de l’équipe à chaque canal. Il suffit de regrouper tous les canaux liés à un projet dans un espace partagé afin que tous les membres de cet espace puissent automatiquement y accéder.

  • Des conversations plus claires et mieux organisées

    Team Chat propose des fils de discussions dans les canaux, les discussions privées et les chats de réunion, permettant de structurer les échanges pour un meilleur suivi.

  • Des intégrations pour une meilleure efficacité

    Team Chat s’adapte aux besoins de votre entreprise grâce à ses nombreuses intégrations pour connecter vos applications professionnelles les plus utilisées et bénéficier ainsi d’une expérience cohérente. Par exemple, outre Zoom Docs, vous pouvez utiliser Microsoft Office ou Google Workspace avec Team Cha, pour créer et partager des documents sans quitter l’application Zoom.

  • Fonctionnalités d’IA intégrées

    Avec Zoom AI Companion*, simplifiez vos flux de travail pour gagner en efficacité. Cet outil génère des synthèses de réunion et identifie les prochaines étapes que vous pouvez ensuite partager dans un canal de discussion, il résume les messages de groupe que vous avez manqués et peut rédiger des brouillons de messages pour vous.

Favoriser les échanges avec Zoom Workplace

Homme utilisant un téléphone de bureau

La plus grande force de Team Chat réside dans son intégration fluide avec l’ensemble des outils de collaboration de Zoom. Que ce soit pour une visioconférence, un appel téléphonique dans le cloud ou la planification d’une réunion, vous pouvez tout lancer directement depuis l’application de chat professionnelle. Team Chat facilite également la communication asynchrone grâce à des fonctionnalités pratiques comme les messages vocaux, l’enregistrement d’écran, les messages programmés, les rappels, et bien plus encore.

 

Team Chat est inclus dans chaque licence Zoom sans frais supplémentaires ni contrat requis, y compris dans le forfait Zoom Workplace Basique gratuit. Inscrivez-vous gratuitement.