Come realizzare il miglior ambiente per il lavoro ibrido con Zoom

Ormai si lavora ovunque: dal tavolo da pranzo, al bar e alla camera d'hotel. Abbiamo cambiato la nostra idea di che cos'è un ufficio. Non è un luogo statico dove ci sono cubicoli e sale conferenze tradizionali, dove i dipendenti devono timbrare il cartellino per otto ore di lavoro al giorno, cinque giorni alla settimana. È un ambiente di lavoro ibrido e flessibile perfetto per la collaborazione e la connessione.

Un crescente numero di dipendenti sta tornando parzialmente a lavorare in ufficio, mantenendo comunque una certa flessibilità per il lavoro da remoto. In un report di ricerca del 2024 commissionato da Zoom e condotto da Reworked Insights, il 64% dei responsabili ha dichiarato che la propria organizzazione, al momento, sta implementando un modello ibrido e l'82% ha dichiarato che ne prossimi due anni ha intenzione di rendere più flessibile il proprio ambiente di lavoro.

Per molti dipendenti questo approccio flessibile offre il meglio di entrambe le possibilità, ma il modello di lavoro ibrido rappresenta una sfida per i team del luogo di lavoro e delle strutture. In sostanza, devi trovare un modo per fornire la migliore esperienza a tutti i dipendenti, sia che si trovino in ufficio per cinque giorni alla settimana, sia che lavorino da casa part-time o che lavorino completamente da remoto. 

Noi di Zoom conosciamo le sfide legate alla creazione di un ambiente di lavoro ibrido efficace: le abbiamo affrontate noi stessi. I nostri uffici sono un esempio concreto di come chiunque può utilizzare le nostre tecnologie per creare un ambiente di lavoro ibrido efficiente che promuova la connessione, la collaborazione e la fiducia tra i team distribuiti. Si tratta degli hub in cui ci conosciamo, lavoriamo insieme e utilizziamo i prodotti che realizziamo in modo da poterli migliorare. 

Adottando un ambiente di lavoro ibrido, ci riuniamo per migliorare le nostre tecnologie, proseguire con l'innovazione e supportare i nostri clienti globali con soluzioni che contribuiscono a definire l'esperienza di lavoro in modalità ibrida.

Se ti trovi ad affrontare la sfida di realizzare un ambiente di lavoro ibrido che sia effettivamente di successo e che supporti davvero le esigenze dei tuoi dipendenti, abbiamo alcuni suggerimenti e strategie che puoi sfruttare.

Sappiamo che il lavoro da remoto presenta dei vantaggi, ad esempio la possibilità di attrarre e assumere i migliori talenti indipendentemente dal luogo in cui vivono e di supportare colleghi con esigenze e abilità diverse. Siamo anche consapevoli dei vantaggi del trovarsi fisicamente insieme: conversazioni naturali, team building ed esperienze di socialità.

Le nostre tecnologie riuniscono le persone, indipendentemente dal loro luogo di lavoro. Chat per il team, telefono, riunioni video, posta e calendario, lavagna, spazi di lavoro virtuali e applicativi per il coinvolgimento dei dipendenti contribuiscono a favorire le connessioni tra le persone all'interno dell'ufficio e la forza lavoro distribuita. 

In questo nuovo mondo del lavoro ibrido, sentiamo la necessità di rendere le riunioni più eque e inclusive. I dipendenti remoti non vogliono vivere un'esperienza di seconda scelta, senza poter vedere tutti i partecipanti in sala conferenze né partecipare alle conversazioni collaterali. I dipendenti in ufficio vogliono poter partecipare alle riunioni in modo rapido e semplice, come sono abituati a fare da casa. Non vogliono preoccuparsi di cavi e connessioni che richiedono un esperto AV per essere districati, vogliono che la tecnologia funzioni e basta.

Ash Thornley-Davies, account executive del settore sanitario di Zoom che lavora da remoto, afferma "Vivo in una zona rurale dell'Inghilterra ed è sempre stato complicato raggiungere la sede a Londra per le riunioni di team in presenza. In passato, ciò significava sentirsi quasi un partecipante di serie B, la nota a margine di uno schermo mentre la conversazione avveniva intorno al tavolo".

Zoom Rooms offre a tutti un'esperienza di riunione ibrida più semplice e più equa,indipendentemente dal luogo di partecipazione. I team per l'ambiente di lavoro che realizzano uffici più flessibili apprezzeranno la facilità con cui è possibile consentire la collaborazione video HD in ogni spazio: da quelli per riunioni di piccole dimensioni con due o tre persone, a una sala conferenze per dirigenti o a una sala per le presentazioni. 

Per i dipendenti in ufficio, prenotare una sala e partecipare a una riunione è semplice come usare il telefono o il portatile. 

Jeff Harling, responsabile dell'assistenza digitale, con la sede negli uffici Zoom di Denver ha affermato "È la semplicità a rendere l'esperienza così positiva. Schiacci un pulsante e ci sei! Anche la condivisione schermo è altrettanto semplice. La semplicità di utilizzo si rivela particolarmente utile quando devo riunirmi con il team. Ci sono persone accanto a me in ufficio e altre sparse in tutto il mondo, tutte contemporaneamente."

I tag smart name per video, una delle ultime innovazioni di Zoom Rooms, sfruttano l'IA per applicare i nomi alle persone nel video della Zoom Room, mentre i tag smart name voce possono evidenziare l'oratore nella sala. Ciò semplifica per gli altri partecipanti sapere chi c'è in sala e chi sta parlando.

Quando entrambi sono abilitati, il tag dell'oratore risultante può essere utilizzato per consentire l'attribuzione di funzionalità relative alle riunioni, come didascalie, trascrizioni e riepiloghi della riunione. Abilitare questa funzionalità a livello di account e incoraggiare i dipendenti a iscriversi automaticamente ai tag smart name può contribuire a rendere le riunioni più inclusive e più produttive, consentendo ai partecipanti alle Zoom Rooms di essere riconosciuti più facilmente.

E con il direttore intelligente di Zoom Rooms i dipendenti che lavorano da remoto possono vedere meglio i colleghi in ufficio, in spazi più ampi. In questo modo evitano anche la tremenda "visuale da pista da bowling" comune in tantissime sale conferenze. Per determinare l'angolazione migliore per vedere fino a 16 persone in una Zoom Room, il direttore intelligente usa diverse telecamere e la tecnologia di IA.

"Riesco a vedere tutti e con le reali espressioni del viso mentre parliamo. Finalmente mi fa sentire come se mi trovassi nella sala con il mio team", ha affermato Ash. "Geograficamente, sarò anche distante, ma sono presente anche nell'ufficio di Londra".

Anche le soluzioni dei partner hardware possono contribuire a promuovere una maggiore inclusività. Logitech Sight, una soluzione hardware con certificazione Zoom, migliora le sale riunioni abbinandole a una videocamera frontale per offrire un'esperienza simile a quella di una webcam a casa. Sight, grazie a Smart Switching disponibile ora nella versione beta pubblica di CollabOS 1.13, sposta automaticamente il flusso della videocamera tra quella frontale in sala e quella in posizione centrale a seconda di dove si trova il partecipante. 

Per le tue riunioni più importanti con clienti e dirigenti di alto livello è fondamentale proporre un'esperienza ibrida di qualità elevata. Le ultime innovazioni basate sull'IA, come il direttore intelligente e i tag smart name nella sala riunioni per la dirigenza possono creare un ambiente più coinvolgente e dinamico dove svolgere le riunioni. In questo modo, tutti gli amministratori e i responsabili infatti possono essere chiaramente visibili e riconoscibili.

I dipendenti che vanno in ufficio, lo fanno di proposito. Vogliono sfruttare i momenti in ufficio per attività che funzionano meglio di persona: incontrare i clienti, fare sessioni di brainstorming, collaborare a un progetto o approfondire la conoscenza del proprio team a pranzo. 

Se i dipendenti devono affrontare il problema di uscire di casa, districarsi nel traffico e trovare parcheggio, vogliono spendere bene il loro tempo, senza doversi preoccupare della logistica.

"I dipendenti vogliono sapere esattamente cosa aspettarsi quando arrivano in ufficio", ha dichiarato Jeff Smith, responsabile prodotto di Zoom Meetings, Spaces e Whiteboard. "Non vogliono arrivare fin qui e scoprire che non possono sedersi accanto ai colleghi di team. Oppure scoprire che tutte le sale conferenze sono prenotate".

I dipendenti possono utilizzare la Prenotazione area di lavoro di Zoom per prenotare una scrivania in anticipo in un giorno specifico o per effettuare una prenotazione ricorrente. Puoi personalizzare la Prenotazione area di lavoro in base alla disposizione dell'ufficio e dare ai dipendenti la possibilità di vedere dove si siedono gli altri, in modo da poter scegliere una scrivania vicino al team o, se preferiscono, vicino alla macchinetta del caffè. Per semplificare la scelta delle scrivanie tra i colleghi dello stesso reparto, puoi creare dei quartieri nella disposizione.

I suggerimenti intelligenti basati sull'IA della Prenotazione area di lavoro possono suggerire il posto migliore secondo le preferenze dei dipendenti o in base alle giornate in cui saranno presenti più colleghi. 

L'implementazione della Prenotazione area di lavoro con dispositivi con certificazione Zoom come Neat Frame, Neat Pad o Neat Board 50 migliora l'efficienza nella ricerca di uno spazio di lavoro, facilitando la prenotazione rapida di luoghi flessibili come open space, sale riunioni di piccole dimensioni e cabine telefoniche. Con un'esperienza di prenotazione agevole, i dipendenti possono dedicare più tempo alle cose che ritengono davvero importanti negli spazi che meglio si adattano alle loro esigenze.

I nostri Zoomies usano la Prenotazione area di lavoro per pianificare e prenotare tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare in modo pratico e produttivo, come postazioni di lavoro e sale conferenze. Possono inoltre trovare postazioni di lavoro dotate di attrezzature particolari, come scrivanie regolabili in altezza o doppi monitor.

Che cosa accade quando un dipendente deve incontrare un cliente e il team per l'area di lavoro vuole informazioni per allestire la sala? La Prenotazione area di lavoro ti consente di aggiungere un questionario personalizzato per chiedere ai dipendenti se devono ospitare clienti, se si fermeranno a pranzo o se andranno via presto in modo da avvertire il personale dell'ufficio. In questo modo aiuterai il team per l'area di lavoro a pianificare in modo più efficiente gli ordini di cibo, allocare le risorse e altro ancora. I dipendenti vivranno un'esperienza più agevole.

Quando i dipendenti arrivano in ufficio, la segnaletica digitale può essere utile a dar loro indicazioni, offrire promemoria amichevoli e comunicare altre informazioni importanti. Puoi impostare la segnaletica digitale per visualizzare tutti i contenuti che i dipendenti potrebbero trovare utili, dalle mappe della Prenotazione area di lavoro, ai calendari degli eventi, ai menu del pranzo e alle regole dell'ufficio.

I dipendenti cercano di ottenere il massimo dalle loro visite in ufficio, i team delle strutture sono sotto pressione per creare un ambiente di lavoro ibrido e desiderabile, che inviti a spostarsi. Questo include una tecnologia che funziona altrettanto bene (o meglio) della configurazione della postazione di lavoro da remoto dei dipendenti, e aree di lavoro che supportino il loro desiderio di socializzare e di collaborare con i colleghi.

Se ti preoccupano i costi degli aggiornamenti, beh, sei in buona compagnia. In un momento di incertezza economica, molte aziende stanno cercando un modo per ridurre le spese. In un report di Deloitte del 2023, il 54% dei responsabili finanziari ha dichiarato che i loro CEO richiedono di focalizzarsi sulla riduzione dei costi. Gli immobili e gli uffici sono tra i costi più elevati che un'azienda deve sostenere. 

I team per l'ambiente di lavoro devono trovare il modo di dare nuova vita agli investimenti esistenti, utilizzando soluzioni tecnologiche flessibili che funzionino con l'hardware a disposizione. 

Inizia ad adattare gli spazi a ciò che serve ai dipendenti in questo momento e a riconfigurare gli spazi che non si useranno più. I dati possono aiutarti a capire come i dipendenti usano l'ufficio, in modo da poter prendere decisioni informate.

Ad esempio, la Prenotazione area di lavoro e Zoom Rooms ti consentono di vedere quante scrivanie vengono prenotate ed effettivamente utilizzate ogni giorno, quali sale conferenze si prenotano più spesso e quali sono usate raramente. Queste informazioni ti permettono di risparmiare sui costi unificando il settore operativo su un minor numero di piani e riprogettando le sale che non servono più alle esigenze in evoluzione dei dipendenti. 

Ad esempio, potresti scoprire che le tue sale conferenze più grandi non sono più necessarie perché le riunioni in presenza prevedono un minor numero di persone rispetto a un tempo. Puoi usare divisori per suddividere lo spazio in aree di ritrovo più piccole e informali. 

Molte organizzazioni desiderano portare il video in un numero maggiore di piccoli spazi senza spendere troppo. Zoom Rooms ti consente di trasformare qualsiasi spazio in una sala riunioni ibrida, con la possibilità di partecipare a una riunione Zoom semplicemente premendo un pulsante. Spesso puoi utilizzare l'hardware che già possiedi o scegliere tra un ecosistema flessibile di hardware dei nostri partner per configurare Zoom Rooms in modo rapido ed economicamente conveniente. 

Il supporto a questi spazi, inoltre, non richiede risorse aggiuntive: la Gestione dispositivi Zoom ti aiuta a gestire sale e dispositivi da remoto da un portale amministratori centralizzato.

Poly Lens, una soluzione con certificazione Zoom del partner hardware HP Poly, ora si integra con la Gestione dispositivi Zoom e fornisce uno stato dettagliato dello stato di salute della sala in modo da migliorare l'efficienza, fornire informazioni dettagliate e risolvere i problemi nativi di Zoom Rooms. Tutte queste informazioni sono accessibili tramite il portale Poly Lens. 

"Alla fine, non esiste un modo ottimale per organizzare un ufficio, perché tutto dipende dai dipendenti e da ciò che serve loro per collaborare nel modo più efficace", ha affermato Jeff Smith. "In questo caso, le soluzioni flessibili sono fondamentali: avere una tecnologia che si adatta allo spazio e a come lo utilizzano i dipendenti".

Alla domanda: "Che cos'è il lavoro ibrido?" ogni azienda risponderà in modo diverso. Per noi di Zoom, significa che alcuni dipendenti lavorano da remoto e altri con una pianificazione ibrida, ovvero con la presenza in ufficio in giorni specifici. Per noi l'ufficio non è solo un luogo fisico, ma una destinazione che attira i dipendenti, un hub di creatività e innovazione che riunisce gli Zoomies in presenza e virtualmente.

Grazie alla tecnologia adatta, l'ufficio può diventare uno spazio di collaborazione, comunicazione e connessione, progettato per le esigenze attuali e future dei tuoi dipendenti.

Scopri come Zoom Rooms e le soluzioni per l'area di lavoro possono assistere il tuo team nella creazione di un ambiente di lavoro ibrido efficiente e flessibile.

Nota dell'editore: questo post è stato pubblicato originariamente a settembre 2023 ed è stato aggiornato a gennaio 2025 per includere nuove informazioni sul prodotto.