分布式团队协作并不容易 — 获取我们的全球性团队协作技巧

分布式团队往往需要付出更多努力才能有效地协作，而许多帮助队友了解最新情况的任务可能会影响真正的协作。发送会议记录、行动事项或向协作者更新项目状态等任务，可能会妨碍一个人与他人联系并专注于有意义的工作的能力。事实上，根据我们的《工作场所中的人工智能》报告，73% 的领导者和 55% 的员工每周至少都会投入几次时间与同事分享记录和行动事项，71% 的领导者和 51% 的员工每周会多次提供项目状态更新信息。大量繁忙的工作会妨碍团队协作。

在 Zoom，我们也面临着这些挑战。 作为一家全球性公司，我们必须对如何开展团队合作采取战略性态度。 我们依靠自己的工具提供帮助，我们的经验甚至使我们能够思考和设计新的功能和解决方案，帮助团队更高效地协同工作。 我们是这样做的

由于团队成员分布在不同的大洲，协作是组织管理上的挑战。通常情况下，如果没有人在半夜加入，每个人都无法进行实时通话。 

Zoom 平台是将团队凝聚在一起的粘合剂，可实现跨时区和跨语言的持续协作。该平台的核心是 Zoom Team Chat，它为员工提供了一种异步或实时、一对一或分组交流的方式。 

“我使用的是东海岸时间 [美国]，而我的大部分同事都在西海岸，但我也会与欧洲和亚洲的同事进行合作。”生产力应用程序主管 Darin 说，“我们正在进行这种真正的全球协作。”

作为一名经理，Darin 会尽量注意在工作时间以外向同事发送聊天信息。“有些人不介意在下班后收到信息，但有些人更喜欢具有这种界限。Team Chat 使我们能够满足这两种需求。我可以安排聊天时间，这样收件人就能在他们的时间，也就是上午收到信息。”他说。 

Team Chat 帮助 Darin 在许多不同类型的工作流中保持同步，无论他是积极参与者还是只需要了解大致情况。即使这些对话是用另一种语言进行的，Darin 也可以使用 Zoom 内置的 Team Chat 翻译功能来翻译消息。当协作跨多个产品（例如从会议到聊天）时，连续会议聊天有助于将讨论集中在一个地方，这样即使在会议结束后，他也可以继续对话。

为了节省时间，Darin 使用 Zoom AI Companion（我们具有跨平台功能的生成式 AI 助手）来总结冗长的聊天会话。这有助于他把握团队活动的脉搏，而不会被困扰在细枝末节中。

"我们通过聊天进行了大量的交流。其中的一些内容我需要深入了解，但也有一些内容无关紧要。当我来到一个有 30 或 40 条未读消息的聊天频道时，我可以获得一个摘要，了解其中的要点，然后即可继续参与，”Darin 说，“作为对我的时间的回报，这是无价的。”

Zoom 员工依靠 Zoom Team Chat 作为交流、讨论和决策的中心。但是，当团队成员需要分享产品模型或指出错误时，文字和静态图像通常并不能说明全部问题。 

“过去，我们会进行屏幕截图并编写说明，然后粘贴到聊天记录或文档中。您可以将正在发生的事情拼凑起来，但这要耗费更多时间。”Darin 说。 

随着内置在 Zoom 平台中的异步视频工具 Zoom Clips 的推出，这一过程发生了改变。 

“在 Clips 的帮助下，我们可以通过视频进行异步协作。我认为它是最好的演示工具。”产品经理 Matthieu 说。他可以在法国与全球各地的工程团队合作，对特定产品功能进行微调。

“工程团队将开发一个功能，并录制一个简短的演示。当我在线时，我可以检查它是否符合需求以及设计。”Matthieu 解释说，“如果我发现剪辑中有不符合需求的地方，我可以在剪辑的某个特定点发表评论，并由此展开讨论”。

在反馈回路的另一端，是产品设计经理 Kendall 和他的团队。“作为一名设计师，我有时会在 Clips 链接中收到一个需求。它会给我提供背景信息，就像我刚刚与产品经理进行了一次走查会议。”Kendall 说，“如果我在下午准备好了设计草案，我可以花几分钟时间准备一个剪辑来展示我的想法，第二天早上，我的剪辑上或在 Team Chat 中就会有评论。如果一切顺利，他们会对这段剪辑点赞。”

表情回应并不是 Zoom Clips 中唯一的高级功能。为了帮助提高视频质量，Kendall 和 Matthieu 可以对自己的形象进行美颜，利用降噪技术，甚至使用虚拟形象。分享剪辑后，他们可以看到有多少人观看了该剪辑，并对在剪辑中的特定点留下的问题和评论做出回应。

Darin 认为，这种解决聊天消息来回传递的方法为他的团队带来了巨大的投资回报。“我们可以在很短的时间内进行清晰的沟通。”他说。

Matthieu 发现，即使时差不是问题，在某些情况下，他也更喜欢使用剪辑录制而不是参加实际会议。“会议中的演示效果可能较差 — 人们需要做准备，而且他们可能会对在现场回答问题感到有压力。”他说，"使用 Clips 时，您可以直接开始录制。花在演示上的时间大幅减少”。

作为观看者，Matthieu 更喜欢在最方便的时候观看演示，而不是在会议期间观看直播。“我发现我的注意力更高。如果需要的话，我可以回到起点或某个特定点。”

异步通信让英国的内容设计师 Laura 有时间消化所呈现的信息并组织她的思路。“就我个人而言，当我收到一个剪辑时，能有一点空间来思考我的回应是一件很棒的事情。”她说，“对我来说，Clips 让沟通变得更容易。”

时差并不是我们的全球性团队需要克服的唯一挑战。语言障碍也会阻碍团队进行清晰的沟通。团队协作工具需要能够支持不同语言之间的沟通。 

一般来说，在会前提供议程不仅是一种好的做法，而且还有助于那些不会说主要会议语言的人提前做好准备。Darin 说，他在 Zoom Notes 中跟踪议程项目，这些项目可以在聊天中分享，也可以在会议选项卡中调出。

Laura 的工程和产品设计同事大部分都使用不同的语言，他们在团队聊天中分享会议议程，她只需点击几下即可将这些消息翻译成英语。在会议期间，她会打开实时翻译字幕，以便跟上对话。“我能够轻松地参与和聆听，语言不会成为障碍。”她说。

最近，我们在 Zoom AI Companion 中引入了更多功能，并支持多达 36 种语言 （预览版）以用于会议中功能，从而帮助全球性团队更好地沟通。在启用之后，AI Companion 可以自动检测会议中使用的受支持语言，并以该语言生成会议摘要。AI Companion 还能使用受支持的语言回答问题，即使会议中没有使用该语言。这意味着像 Laura 这样的会议参会者可以用英语向 AI Companion 提问，并得到英语回复，即使对话使用的是另一种语言。

如果您想帮助您的分布式团队跨越时区和语言障碍更好地沟通，以下三点值得考虑： 

1. 中心枢纽有助于团队保持联系。如果团队知道从何处获取信息，则有助于他们更好地开展协作。团队通信和协作平台集 Zoom Meetings、Zoom Team Chat、Zoom Clips 以及可扩大公司交流范围的 Workvivo 于一体，员工无需离开 Zoom，即可掌握跨职能项目动态并可获得组织更新信息。“Workvivo 现已成为最适合查找最新公司新闻的工具。”Matthieu 说。
2. 并非所有事情都必须“实时进行”。在某些情况下，通过 Team Chat 和 Clips 进行异步通信与现场会议一样有效，或者说是开始对话的好方法。正如 Laura 所说，“Clips 不是会议的替代品，而更像是一种保持前进动力的辅助工具。”而且，即使您不能参加会议，AI 生成的会议摘要也能帮您跟上会议进度。
3. 集成解决方案节省时间。如果您的团队不需要在第三方翻译工具之间来回切换，他们就可以更快、更高效地与同事沟通。‘’Team Chat 的翻译功能对我的团队很有帮助。在我们有疑问时，我们可以很方便地再次确认消息的含义。”Kendall 说。

如果您已有 Zoom Workplace，可立即开始使用 Zoom Clips 和 Zoom Team Chat！查看我们的 Zoom Clips 用户指南和 Zoom Team Chat 指南。 

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