Bạn đang gặp khó khăn với tình trạng giao tiếp rời rạc? Hãy tìm hiểu về yếu tố liên kết giúp gắn kết các nhóm lại với nhau

Giao tiếp tại nơi làm việc không phải lúc nào cũng đơn giản như chúng ta muốn. Nhân viên của bạn có thể đang chuyển từ hộp thư email sang ứng dụng trò chuyện nhóm và ngược lại hàng chục lần mỗi ngày. Họ rất dễ quên lưu một liên kết quan trọng từ cuộc trò chuyện trong cuộc họp và sau đó mất liên kết đó khi cuộc họp kết thúc. Bạn đã bao nhiêu lần có cùng một cuộc trò chuyện trong hai ứng dụng khác nhau, dẫn đến nhầm lẫn và hiểu lầm?

Giao tiếp bị phân mảnh không chỉ gây khó chịu và kém hiệu quả, mà còn dẫn đến việc mất thông tin quan trọng. Nhóm của bạn không cần hàng chục công cụ khác nhau mà cần một chuỗi kết nối giữa các cuộc họp, tin nhắn và tệp để việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn. Với Zoom Team Chat, bạn sẽ có được điều đó.

Vì Team Chat nằm trong giấy phép Zoom Workplace của bạn, nên bạn không cần phải lo lắng về việc quản lý bằng một công cụ khác hoặc một hợp đồng khác ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Và vì Team Chat không ngừng phát triển, với khả năng tự động hóa hơn của AI Companion, kết nối đa nền tảng và trải nghiệm trực quan hơn trong số những cải tiến mới nhất của chúng tôi, các nhóm có thể duy trì hoạt động trong khi bạn có được một nền tảng an toàn, duy nhất để quản lý tất cả. 

Dưới đây là cách Team Chat có thể giúp bạn thu gọn giao tiếp của nhóm để họ có thể hoàn thành nhiều việc hơn mà ít phải chịu phiền toái. 

Thực tế là: nhân viên không có thời gian hoặc không kiên nhẫn để chuyển đổi giữa các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại và các cuộc trò chuyện không đồng bộ với nhau. Khi họ phải trò chuyện trong một ứng dụng, tham gia cuộc họp từ một ứng dụng khác và theo dõi bằng email trong một ứng dụng khác, họ sẽ bị mất tập trung khỏi công việc quan trọng hơn và cuối cùng ảnh hưởng đến năng suất của họ. 

Team Chat là một không gian tập trung giúp giảm thiểu việc chuyển đổi qua lại. Đây là nơi các cuộc trò chuyện bắt đầu, hành động theo sau và mọi người đều có thể duy trì sự tập trung. Khi kết hợp với phần còn lại của nền tảng Zoom, đây là điểm khởi đầu để nhóm kết nối và cộng tác. 

Bạn có thể trò chuyện riêng tư hoặc theo nhóm, chia sẻ liên kết và tệp tại cùng một nơi, và dễ dàng tìm kiếm trong các cuộc trò chuyện cũng như tệp để có được thông tin cần thiết. Tuy nhiên, Team Chat không chỉ là một công cụ nhắn tin tức thời. Nếu nhân viên đang tham gia một cuộc họp Zoom và có cuộc thảo luận sôi nổi trong cửa sổ trò chuyện, tính năng trò chuyện liên tục trong cuộc họp cho phép tiếp tục cuộc trò chuyện đó. Sau khi cuộc họp kết thúc, họ vẫn có thể truy cập các tin nhắn trò chuyện đó trong Team Chat để theo dõi, cùng với tóm tắt của AI Companion, bản ghi âm/ghi hình và các tệp khác được chia sẻ trong cuộc họp.

Trò chuyện liên tục trong cuộc họp chỉ là một ví dụ về cách Team Chat hoạt động như một trình kết nối trên Zoom, kết nối các tương tác của bạn lại với nhau trong một không gian trung tâm. Nếu bạn đang kiểm tra email trong Zoom Mail, bạn có thể dễ dàng chia sẻ một tin nhắn quan trọng trong cuộc trò chuyện chỉ với vài cú nhấp chuột. Nếu bạn đang trò chuyện với ai đó và muốn thực hiện một cuộc gọi nhanh, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng video để bắt đầu một cuộc họp Zoom ngay lập tức. Khi bạn gọi cho một người từ Zoom Phone hoặc nhận thư thoại từ một liên hệ, bạn có thể xem nhật ký cuộc gọi và thư thoại trong cuộc trò chuyện 1:1 với họ, giữ tất cả các bản ghi liên lạc của bạn ở cùng một nơi.

Những người sử dụng Team Chat có thể dễ dàng tiếp cận các khả năng AI tích hợp nhờ Zoom AI Companion. Nếu bạn có hàng núi tin nhắn, AI Companion có thể giúp bạn bắt kịp bằng cách tóm tắt các chuỗi trò chuyện. Bạn có một tài liệu mà không có thời gian để xem xét trước cuộc họp lớn? AI Companion có thể tạo ra một bản đọc nhanh gồm các điểm chính. Bạn thậm chí không cần phải mở tài liệu đó mà sẽ nhận được bản tóm tắt ngay trong chuỗi trò chuyện.

Tóm tắt và phân tích thông tin chỉ là một trong những khả năng của AI Companion. AI Companion cũng có thể giúp bạn giảm thời gian phản hồi bằng cách soạn thảo tin nhắn trò chuyện với giọng điệu và độ dài phù hợp (ngay cả khi bạn đang di chuyển nhờ ứng dụng di động Zoom Workplace của bạn). Nếu bạn đang trò chuyện với đồng nghiệp về việc tìm thời gian họp, bạn có thể sử dụng AI Companion để lên lịch cuộc họp trực tiếp từ một tin nhắn.

Và vì AI Companion có thể tham khảo thông tin từ Team Chat và trên Zoom Workplace, bạn có thể sử dụng bảng điều khiển bên tiện dụng để đặt câu hỏi về cuộc trò chuyện của mình với những người cụ thể, chẳng hạn như “[Một người cụ thể] đã nói gì về [một chủ đề cụ thể]?” AI Companion sẽ tìm kiếm trong các tin nhắn trò chuyện của bạn và đưa ra một bản tóm tắt dựa trên những gì thấy được, liên kết đến các nguồn được trích dẫn để bạn kiểm tra trực tiếp.

Các nhóm thường sử dụng email để liên hệ với bên ngoài và ứng dụng trò chuyện để giao tiếp với đồng nghiệp. Nhưng cách tiếp cận đó có nghĩa là nhân viên của bạn cần phải sử dụng các kênh giao tiếp khác nhau. Các chuỗi email bị xóa và các tệp tin bị mất. Thường không có cách nào tốt để tìm kiếm trên cả hai kênh để có được thông tin bạn cần.

Team Chat cho phép bạn thu hẹp khoảng cách giữa các hoạt động cộng tác nội bộ và bên ngoài một cách an toàn. Quản trị viên có thể quản lý các quyền và kiểm soát xem các liên hệ bên ngoài nào có thể tham gia vào các kênh trò chuyện nội bộ. Khi các liên hệ bên ngoài có mặt trong cuộc trò chuyện, nhân viên của bạn sẽ có thể thấy để điều chỉnh cách giao tiếp cho phù hợp.

Ngân sách thu hẹp là thách thức thường gặp đối với các nhóm CNTT ngày nay. Khi nói đến bất kỳ công cụ mới nào, bạn có thể nghĩ đến chi phí, nhưng Team Chat nằm trong giấy phép Zoom Workplace của bạn, điều đó có nghĩa là bạn không cần phải có thêm ngân sách mới triển khai được. Thực tế, nếu bạn đang trả tiền cho một ứng dụng trò chuyện độc lập ngoài Zoom, việc thay thế ứng dụng bằng Team Chat có thể giúp bạn cắt giảm chi phí. Điều đó góp phần làm giảm tổng chi phí sở hữu (TCO) cho hoạt động giao tiếp của bạn.

Ngoài việc thay thế ứng dụng trò chuyện độc lập, việc tích hợp các ứng dụng kinh doanh thường dùng nhất vào Team Chat giúp duy trì sự cộng tác tại một nơi trung tâm. Các ứng dụng cho Team Chat cho phép bạn đưa các tác vụ công việc hàng ngày vào không gian nơi diễn ra các cuộc trò chuyện và quyết định. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể truy cập các công cụ quản lý dự án như Jira hoặc Asana, công cụ bán hàng như Salesforce và Microsoft® Dynamics 365, công cụ phát triển như GitHub, và các công cụ khác mà không cần chuyển đổi ngữ cảnh hoặc rời khỏi Zoom.

Để đạt hiệu quả cao hơn nữa, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc để tự động hóa một số tác vụ nhất định trong Team Chat và các sản phẩm khác của Zoom Workplace. Với công cụ Workflow Automation không cần mã của chúng tôi, xây dựng quy trình làm việc là một quy trình đơn giản – bạn có thể bắt đầu từ đầu hoặc sử dụng mẫu để tạo bản tóm tắt trò chuyện hàng ngày, gửi lời nhắc trò chuyện hàng tuần cho nhóm của mình hoặc thu thập góp ý từ một kênh.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần tùy chỉnh mọi thứ thêm nữa bằng cách xây dựng các ứng dụng ngành kinh doanh nội bộ? Zoom có các công cụ dành cho nhà phát triển giúp xây dựng các ứng dụng cho Team Chat dễ dàng hơn. Tạo một bot thông báo đơn giản để theo dõi và báo cáo trạng thái của các dịch vụ quan trọng hoặc phát triển một ứng dụng trực quan phong phú với các thẻ tương tác để hiển thị dữ liệu. Các công cụ cho nhà phát triển, hướng dẫn, bộ API và webhook của chúng tôi cho phép các nhà phát triển bên ngoài hoặc nội bộ xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cho nhóm của bạn. 

Nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ ứng dụng trò chuyện hiện tại sang Zoom Team Chat, có thể bạn đã có mọi thứ cần thiết để bắt đầu. Nếu bạn đã có giấy phép Zoom, bạn không cần phải nâng cấp tài khoản của mình. Team Chat được tích hợp ngay trong ứng dụng Zoom Workplace – tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào biểu tượng trò chuyện trên thanh công cụ của mình. 

Vì Team Chat là một phần của trải nghiệm Zoom mà nhân viên của bạn đã quen thuộc, nên họ dễ dàng điều hướng và sử dụng. Là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát cài đặt trò chuyện trong cổng thông tin quản trị Zoom tập trung, giúp bạn dễ dàng quản lý mọi thứ ở cùng một nơi. 

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn di chuyển lịch sử trò chuyện và nội dung hiện có của mình sang Team Chat từ một sản phẩm như Slack? Chúng tôi biết việc di chuyển có thể gây căng thẳng, vì vậy chúng tôi có ứng dụng Team Chat Migration để giúp bạn nhập dữ liệu trò chuyện của mình ngay vào Zoom. Hướng dẫn triển khai đi kèm sẽ hướng dẫn bạn về quy trình sử dụng ứng dụng di chuyển để có trải nghiệm mượt mà.  

Các quản trị viên thân mến, chúng tôi có các tài nguyên để hỗ trợ bạn triển khai Team Chat cho nhân sự của mình, bao gồm cách thêm liên hệ công ty và tạo kênh trò chuyện. 

Bạn muốn biết các mẹo khác nữa? Blog tờ thông tin về Team Chat của chúng tôi sẽ giúp bạn sử dụng các tính năng tiết kiệm thời gian và tăng năng suất nhất như một chuyên gia.

Ghi chú của biên tập viên: Blog này ban đầu được xuất bản vào tháng 10 năm 2022 và đã được cập nhật vào tháng 8 năm 2025 để đảm bảo tính chính xác và toàn diện.